50141 (Создание базы данных в предметной области "Аптека"), страница 2

Рис.1.1 − Модель данных предметной области «Аптека»

1.3 Реализация БД «Аптека»

1.3.1 Создание таблиц БД «Аптека»

При реализации базы данных «Аптека» с помощью Microsoft Access были созданы 7 таблиц:

1. Лекарства;

2. Приход;

3. Расход;

4. Производители;

5. Поставщики;

6. Единицы измерения;

7. Места хранения.

Первые три таблицы созданы как основные сущности предметной области. Сущности «Производители», «Поставщики», «Единицы измерения», «Места хранения» являются атрибутами основных сущностей, но вынесены в отдельные таблицы с целью создания выпадающих списков при заполнении основных таблиц.

Опишем основные таблицы и их атрибуты:

• Лекарства обладают следующими атрибутами:

- идентификатор лекарственного средства (ключевое поле);

- наименование лекарства;

- краткая аннотация;

- фирма-производитель;

- единица измерения;

- место хранения.

• Приход:

- идентификатор прихода (ключевое поле);

- препарат;

- дата поступления;

- количество;

- поставщик;

- цена закупки.

• Расход:

- идентификатор расхода (ключевое поле);

- препарат;

- дата реализации;

- количество;

- отпускная цена.

Данные, введенные в таблицы, отражены в приложении А.

1.3.2 Реализация запросов

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов.

• Запросы на выборку. Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

• Запросы с параметрами. Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие (Условие. Ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра.) для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

• Перекрестные запросы. Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

• Запросы на изменение. Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

• На удаление записи.

• На обновление записи.

• На добавление записей.

• На создание таблицы.

• Запрос SQL. Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи. Язык SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access.

В рамках данной курсовой работы была поставлена задача на основе объединенных таблиц создать следующие запросы в режиме конструктора:

• запросы на выборку (выбор символьных данных, числовых, использование масок);

• итоговые запросы;

• запрос с параметром;

• перекрестные запросы.

Был организован запрос на выборку по значению текстового поля, который отображает информацию по приходу лекарственного средства «5-НОК». Результат запроса представлен на рис. 1.2.

Рис.1.2 − Запрос к БД по значению тестового поля

Запрос к БД по значению одного первого символа позволяет получить информацию по приходу всех лекарственных препаратов, название которых начинается с буквы «М» (рис. 1.3).

Рис.1.3 − Запрос к БД по значению тестового поля

В курсовой работе также был организован запрос к БД «Аптека» по значению численного поля. Данный запрос позволяет получить информацию о ле5карственных препаратах, поступивших в аптеку в количестве «10» размерных единиц. Результат работы данного запроса демонстрирует рис. 1.4.

Рис.1.4 − Запрос к БД по значению числового поля

Запрос с параметром, организованный к БД «Аптека», позволяет получить информацию о приходах всех лекарств в заданный пользователем временной интервал. При вызове данного запроса на исполнение появляется диалоговое окно «Введите значение параметра» (рис. 1.5), в котором последовательно необходимо ввести начальную, а затем конечную дату интересующего пользователя временного интервала. Результат работы запроса с параметром, временной интервал для которого задан 01.01.2010-01.05.2010, представлен на рис. 1.6.

Рис.1.5 − Диалоговое окно ввода параметра

Рис.1.6 − Результат работы запроса с параметром

В рамках данной курсовой работы создан запрос, демонстрирующий работу операции группирования данных с использованием функции sum() и использования построителя выражений (рис 1.7). Данный запрос позволяет определить суммы от реализации каждого лекарственного средства по датам реализации. Для отображения указанной суммы было создано новое поле с заголовком «Сумма», вычисляемое как выражение «[Количество реализованного товара]∙[Отпускная цена за штуку]». В данном запросе использовано сортировка данных (по возрастанию) по названию.

Рис.1.7 − Результат работы запроса с использованием построителя выражений и группировки данных

К БД «Аптека» был реализован перекрестный запрос (рис. 1.8), который отражает по датам количество проданного в день лекарственного средства.

Рис.1.8 – Перекрестный запрос: Реализация лекарств по датам

Для работы с БД был создан запрос из объединенных таблиц («Лекарства» и «Реализация») – рис. 1.9-1.10.

Рис.1.9 – Формирование запроса из объединенных таблиц

Рис. 1.10 – Результат работы запроса из объединенных таблиц

1.3.3 Построение форм

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД − это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

• ввода и просмотра информации базы данных,

• изменения данных,

• печати данных,

• создания диаграмм, сообщений и пр.

Способы создания форм в Access могут быть разными:

• Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности).

• Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию).

• Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи).

• Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

• Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица).

• Автоформа: сводная таблица.

• Автоформа: сводная диаграмма.

• Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph).

• Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме Excel).

С помощью инструментария Access для таблицы был созданы ленточные автоформы, которые позволяют с легкостью добавлять новые записи. На рис. 1.11.представлена одна из ленточных автоформ − «Лекарства». Всего было создано 7 подобных автоформ, для каждой из таблицы БД «Аптека». Для создания автоформы «Лекарства» использован графический инструментарий «WotArt», что позволило создать красочную надпись «Лекарства» (рис. 1.11).

Рис. 1.11 – Пример ленточной автоформы для таблицы «Лекарства»

Ленточные автоформы также были созданы для запросов, организованных к БД «Аптека», например для запроса с параметром (рис. 1.12).

Рис. 1.12 – Пример ленточной автоформы для запроса с параметром

В режиме конструктора и мастера форм были созданы четыре кнопочные формы, облегчающие обеспечивающие навигацию по БД «Аптека». Главная кнопочная форма БД «Аптека» (рис. 1.13) обеспечивает доступ к основным элементам БД – справочникам, информации по приходу и реализации товара, реализованным запросам, отчетам, диаграмме по выручке.

Рис. 1.13 – Форма «Аптека»

С помощью графических инструментов Microsoft Access на форму добавлен логотип аптеки. На форме «Аптека» также отражается информация о текущей дате и остатке дней до начала третьего квартала 2010 года. Данная динамическая информация реализована при помощи встроенных функций СУБД Microsoft Access – Date() и DateDiff(). Функция Date() возвращает полю значение текущей даты, а встроенная функция DateDiff() временной интервал между заданными промежутками времени.

По нажатию кнопки справочники появляется форма «Справочники» (рис.1.14). Для оформления данной формы также были использованы графические возможности Microsoft Access: добавлен рисунок и надпись в стиле «WordArt». Форма справочники обеспечивает навигацию с таблицами «Лекарства», «Поставщики», «Места хранения», «Производители». По нажатию на одноименные кнопки появятся формы к указанным таблицам, позволяющие осуществлять ввод данных.

Рис. 1.14 – Форма «Справочники»

Форма «Запросы» (рис. 1.15), которая доступна по нажатию одноименной кнопки на главной форме «Аптека», обеспечивает быстрый и удобный доступ к запросам, реализованным к БД в рамках данной курсовой работы.

Рис. 1.15 – Форма «Запросы»

Доступ к отчетам обеспечивает форма «Отчеты» (рис. 1.16).