CPU - Central Processing Unit (центральный процессорный модуль или микропроцессор);

Motherboard & Bus (Основная или материнская плата и общая шина);

ROM - Read Only Memory (память только для чтения или постоянная память);

Cache Memory (кэш-память или иначе буферная память);

RAM - Random Access Memory (память с произвольным доступом или оперативная память);

HD - Harddisk (жесткий диск - Winchester (винчестер));

FD - Floppy Disk (гибкий диск);

Оптические диски (CD-ROM - Compact Disk-Read Only Memory (компакт-диск - память только для чтения), DVD - Digital Versatile Disk (диски многоцелевого назначения) и т.п.);

Блоки расширения (дополнительные платы): VideoAdapter (видеоадаптер), Soundcard (звуковая плата), Netcard (сетевая плата для локальной сети).

Центром вычислительной системы является ее процессор. Это основное звено, или "мозг" компьютера. Именно процессор обладает способностью выполнять команды, составляющие компьютерную программу. Персональные компьютеры строятся на базе микропроцессоров, выполняемых в настоящее время на одном кристалле (чипе).

Для того чтобы микропроцессор мог работать, необходимы некоторые вспомогательные компоненты. Когда данные передаются внутри компьютерной системы, они проходят по общему каналу, к которому имеют доступ все компоненты системы. Этот путь получил название шины данных. Необходимо отметить, что понятие «шина данных» имеет общее значение, конкретно же и микропроцессор имеет свою шину данных и оперативная память. Когда нет специального уточнения, то речь идет, как правило, об общей шине, или иначе шине ввода-вывода.

Одним из основных элементов компьютера, позволяющим ему нормально функционировать, является память. Внутренняя память компьютера (оперативная память и кэш-память) - это место хранения информации, с которой он работает. Она является временным рабочим пространством. Информация во внутренней памяти не сохраняется при выключении питания, на диске же или дискете может храниться годами без потребления питания. В постоянной памяти (ROM) персонального компьютера записан набор программ базовой системы ввода-вывода (BIOS). Эта память энергонезависима и BIOS всегда готова к чтению при включении питания компьютера.

Для эффективного использования компьютер приходится оборудовать множеством устройств и программ. Если компьютеров в фирме или ее подразделении много, каждый из них комплектовать отдельно слишком дорого, можно все ресурсы использовать совместно, связав компьютеры между собой в сеть. Отметим также, что переход на информационные технологии требует не только соединения компьютеров, но и выделения некоторых компьютеров для выполнения специальных задач (например, серверов).

К периферийному оборудованию отнесем устройства ввода/вывода, среди которых те, что непосредственно входят в автоматизированное рабочее место специалиста

Одни из лучших сканеров выпускает фирма HP. Сканеры (как и лазерные принтеры) этой фирмы стали фактически стандартом, и большинство программ изначально рассчитаны на использование именно их возможностей. Для правильного восприятия изображения зачастую нужна подстройка сканера (яркости подсветки, разрешающей способности) программами, с ним работающими. Фирма HP ввела формат диалога TWAIN, достаточно общий для всех обозримых нужд пользователей. Все новые программы, работающие со сканерами, поддерживают этот формат. Поэтому покупать сканер, не понимающий TWAIN, не стоит.

При всей легкости вызова нужной информации на экран все же вывод информации на бумагу (получение твердой копии экрана) практически обязателен на автоматизированном рабочем месте. К тому же, бумага до сих пор воспринимается как единственный юридический документ.

Лазерный принтер (LaserJet) представляет собой аналог светокопировальной машины, предложенной фирмой Хегох, с той разницей, что изображение не копируется на селеновый барабан с оригинала, а рисуется прямо на барабане лазерным лучом. Как и в копировальном аппарате, рисунок «проявляется» за счет прилипания к нему порошкового красителя. Этот рисунок переносится потом с барабана на бумагу и «закрепляется» на ней нагреванием. Плотность печати принтера в зависимости от цены - от 300 до 2400 dpi, скорость 5 - 20 страниц в минуту, изображение насыщенное и, в отличие от струйных принтеров, не боится влаги. Однако расходные материалы для лазерного принтера - дороже.

Представленная в курсовом проекте автоматизированная система управления представляет собой комплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации (схема 1).

2.3. Программное обеспечение

Выделяют два вида компьютерного обеспечения: программное и аппаратное. Программное обеспечение включает в себя системное и прикладное.

Системное программное обеспечение предназначено для функционирования самого компьютера как единого целого. Это, в первую очередь, операционная система, а также сервисные программы различного назначения - драйверы, утилиты и т. п. В системное программное обеспечение входит сетевой интерфейс, который обеспечивает доступ к данным на сервере. Данные, введенные в компьютер, организованы, как правило, в базу данных, которая, в свою очередь, управляется прикладной программой управления базой данных (СУБД).

Прикладное обеспечение представляет собой программы, для которых, собственно, и предназначен компьютер. Это - вычисления, обработка результатов исследований, различного рода расчеты, обмен информацией между компьютерами и т. д.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

Для работы с программным продуктом используется простой, интуитивно понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формы определяется доступностью командных кнопок, целостность данных определяется набором используемых в программе проверок.

Переход от одного объекта формы к другому осуществляется при нажатии клавиш Enter, Tab или щелчком мыши по соответствующему объекту.

После запуска программы на экране появляется главная форма (рис.1).

Командные кнопки используются для выбора режима работы программы.

Организация поиска и обработки данных осуществляется с помощью запросов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Использование данной системы в реальных условиях позволит повысить эффективность работы и уменьшить издержки.

Практическая значимость курсовой работы заключается в создании автоматизированной системы управления.

Переход к автоматизированному методу делопроизводству дает возможность:

- наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде;

- получить целостную картину поступления и составления документов;

- проводить согласование документов в электронной форме;

- контролировать все операции, связанные с организацией документооборота;

- повысить эффективность и качество управления, так как минимальная трудоемкость при организации работы с документами позволяет работникам структурного подразделения рационально планировать свою деятельность.

Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления.

Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с ними (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны.

АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т. д.

Использование данной автоматизированной системы электронного документооборота в реальных условиях приведет к улучшению ряда экономических показателей:

- улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени автоматизации получения первичной информации);

- увеличение числа обслуживаемых клиентов.

К составляющим эффективность при использовании данной системы электронного документооборота можно отнести также следующее:

- во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

- организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

- система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

- создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

- минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих мест, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.

- качественный выигрыш достигается организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем — в повторном вводе реквизитов текстов полученных документов.

Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 1983. – 320 с.

2. Банк В.С., Зверев В.С. Информационные технологии в экономике, -2003

3. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989. – 351 с.

4. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352 с.

5. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. -М.: Мир, 1991. – 252 с.

6. Докучаев А.А., Мошенский С.А., Назаров О.В. Средства информатики в офисе торговой фирмы. Средства компьютерных коммуникаций. – СП б, ТЭИ, 1996. – 32с.

7. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер, 2002. – 304 с.

8. Кириллов В.В. Структуризованный язык запросов (SQL). – СПб.: ИТМО, 1994. – 80 с.

9. Клименко С.В., Уразметов В.Ф. Internet: среда обитания информационного общества. Протвино.: РЦ ФТИ, 1995.

10. Климова Р.Н., Сорокина М.В., Хахаев И.А., Мошенский С.А. Информатика торговой фирмы / Учебное пособие. Для студентов всех специальностей всех форм обучения. – СП б.: СПбТЭИ, 1998. – 32с.

11. Компьютерные технологии обработки информации./Под ред. Назарова С.И. – М.: Финансы и статистика, 1996.

12. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 158 с.

13. Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. – М.: Финансы и статистика, 1984. – 196 с.

14. Марысаев В.Б. Персональный компьютер: Иллюстрированный справочник. – Москва, 1999.

15. Нанс Б. Компьютерные сети: Пер. с англ. – М.: Восточная книжная компания, 1996.

16. Пятибратов А.П., Гудындо Л.П., Кириченко А.А. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. – М., Финансы и статистика, 1998.

17. Фридланд А. Информатика – толковый словарь основных терминов. – Москва, Приор, 1998.

18. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных. – М.: Мир, 1984. – 294 с.

19. Хахаев И.А., Турченюк Т.И.Мошенский С.А. Internet/Intranet/ Основы разработки и использования документов. –СП б, ТЭИ, 1999. –69с.

20. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 1998.

18