49794 (Оформление служебных документов), страница 2

2016-07-30СтудИзба

Описание файла

Документ из архива "Оформление служебных документов", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "информатика" из 1 семестр, которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "курсовые/домашние работы", в предмете "информатика, программирование" в общих файлах.

Онлайн просмотр документа "49794"

Текст 2 страницы из документа "49794"

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.

1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38–90.

2. Реквизиты служебного письма: гос. герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.

3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5–2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.

5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.

Классификация официальной переписки

Признак

Группа переписки

Вид связи

Деловое письмо (отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо

Территория

Внутренние (внутри страны), международные письма

Место в информационном обмене

Инициативные письма, письма-ответы

Завершенность информационного обмена

Письма, требующие ответа; письма, не требующие ответа

Положение в системе документооборота

Поступающие, отправляемые письма

Уровень типизации

Типовые письма, письма в произвольной форме

Композиция

Простые, сложные письма

Отношение к действиям партнеров

Благодарность, поздравление, одобрение, требование, пожелание и др.

Отношение к полноте и точности информации

Запросы, подтверждения, опровержения и др.

Тематика

По вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и т.д.

Отношения в иерархии управления

Письма вышестоящих, подведомственных,

сторонних организаций

Правовой статус корреспондента

Письма юридическим и физическим лицам, ряду

организаций (информационные), одной организации, структурному подразделению, должностному лицу,

письма граждан (индивидуальные, коллективные), парламентские, депутатские запросы

Число адресатов

Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов

Количество писем от одного автора

Первичное, повторное письма

Наличие информации об адресате

Письма, содержащие сведения об авторе,

анонимные обращения

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Как составить справку?

Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности. В правом верхнем углу указывается место представления справки. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело. В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

Реквизиты справки следующие:

  • место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),

  • название и координаты организации, выдавшей справку,

  • штамп организации, выдавшей справку,

  • наименование вида документа,

  • дата,

  • печать организации.

  • текст справки,

Пример справки

ОАО «Заря» 123000, Москва, ул. Ак. Павлова, д. 20

В Налоговую инспекцию г. Москвы

СПРАВКА

29.09.2002

Петухов Игорь Иванович работает директором отдела сбыта ОАО «ЗАРЯ» с окладом 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей.

Директор

(Подпись)

И.А. Петров

Главный бухгалтер

(Подпись)

Н.В. Николаева

Пояснительная записка – одна из составляющих бухгалтерской отчетности В пояснительной записке должна быть приведена информация о данных, требование о раскрытии которых определено в п27 ПБУ 4/99, а также других Положениях по бухгалтерскому учету (об изменениях учетной политики организации, о материально – производственных запасах, основных средствах, о доходах и расходах организации, о событиях после отчетной даты и условных фактах хозяйственной жизни, об информации по аффинированным лицам, об информации по операционным и географическим сегментам и пр.) и не нашедших отражения в формах бухгалтерской отчетности Информацию о соответствующих данных рекомендуется включать в пояснительную записку в виде отдельных разделов В пояснительной записке подлежат раскрытию данные статей, по которым в бухгалтерском балансе и отчете о прибылях и убытках отражаются прочие активы, прочие кредиторы, дебиторы, иные обязательства, отдельные виды прибылей и убытков в случае их существенности. В пояснительной записке следует привести краткую характеристику деятельности организации (обычных видов деятельности; текущей, инвестиционной и финансовой деятельности), основные показатели деятельности и факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты деятельности организации, а также решения по итогам рассмотрения годовой бухгалтерской отчетности и распределения прибыли, оставшейся в распоряжении организации, те соответствующую информацию, полезную для получения более полной и объективной картины о финансовом положении организации, финансовых результатах деятельности организации за отчетный период и изменениях в ее финансовом положении При изложении основных показателей деятельности может быть приведена характеристика основных средств (доля активной части основных средств, коэффициенты износа, обновления, выбытия и пр), нематериальных активов, финансовых вложений, научно – технического уровня продукции и пр При этом информация может быть дополнена необходимыми аналитическими таблицами, расшифровками Рекомендуется определять тенденции основных показателей деятельности, а также качественные изменения в имущественном и финансовом положении, их причины В случае необходимости в пояснительной записке следует указывать принятый порядок расчета аналитических показателей (рентабельность, доля собственных оборотных средств и пр) При оценке финансового состояния на краткосрочную перспективу могут приводиться показатели оценки удовлетворительности структуры баланса (текущей ликвидности, обеспеченности собственными средствами и способности восстановления (утраты) платежеспособности) При характеристике платежеспособности следует обратить внимание на такие показатели, как наличие денежных средств на счетах в банках, в кассе организации, убытки, просроченные дебиторскую и кредиторскую задолженности, не погашенные в срок кредиты и займы, полноту перечисления соответствующих налогов в бюджет, уплаченные (подлежащие уплате) штрафные санкции за неисполнение обязательств перед бюджетом Также следует обратить внимание на оценку положения организации на рынке ценных бумаг и причины имевших место негативных явлений При оценке финансового положения на долгосрочную перспективу приводится характеристика структуры источников средств, степень зависимости организации от внешних инвесторов и кредиторов и пр Дается характеристика динамики инвестиций за предыдущие годы и на перспективу с определением эффективности этих инвестиций Кроме того, может быть приведена оценка деловой активности организации, критериями которой являются широта рынков сбыта продукции, включая наличие поставок на экспорт, репутация организации, выражающаяся, в частности, в известности клиентов, пользующихся услугами организации, и др; степень выполнения плановых показателей, обеспечения заданных темпов их роста (снижения); уровень эффективности использования ресурсов организации Целесообразно включение в пояснительную записку данных о динамике важнейших экономических и финансовых показателей работы организации за ряд лет, описаний будущих капиталовложений, осуществляемых экономических мероприятий, природоохранных мероприятий и другой информации, интересующей возможных пользователей бухгалтерской отчетности Акционерные общества в пояснительной записке приводят фамилии и должности членов совета директоров (наблюдательного совета), членов исполнительного органа, общую сумму выплаченного им вознаграждения При этом описываются все виды выплаченного вознаграждения (оплата труда, премии, комиссионные) и иные имущественные предоставления (льготы и привилегии).

Пояснительная записка – такая же самостоятельная часть бухгалтерской отчетности, как и остальные ее формы. Содержание пояснительной записки составляют в первую очередь обаятельные сведения, раскрытие которых предусмотрено Положением по ведению бухгалтерского учета, Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ). Кроме того, в нее может быть включена № формация, уточняющая, дополняющая сведения, представлений в других формах бухгалтерской отчетности. Так, в пояснительной записке должны быть приведены:

  • показатели, которые не нашли отражения в формах годовой и бухгалтерской отчетности (например, сведения об объемах продажи продукции, работ, услуг по видам деятельности и географически рынкам сбыта);

  • расшифровки прочих активов и пассивов, кредиторов идем торов, иных обязательств, отдельных видов прибылей и убытков в случае их существенности в общей сумме итогов форм № и №2 (напомним, что существенной является сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных составляете менее 5%);

  • основные показатели деятельности организации и факторы, повлиявшие в отчетном году на хозяйственные и финансовые результаты работы организации, а также решения по итогам рассмотрев годовой бухгалтерской отчетности и распределения прибыли, оставшейся в распоряжении организации;

  • данные о доходах, расходах и обязательствах, выявленных после даты составления годовой отчетности до ее представления и существенно влияющих на оценку имущественного и финансового положения организации;

  • показатели состояния основных средств (доля их активной части, коэффициенты износа, обновления, выбытия и т.п.), финансовых вложений, дебиторской и кредиторской задолженности, нематериальных активов;

  • порядок расчета аналитических финансовых показателей: рентабельности продукции, ликвидности, платежеспособности организации и т.п.;

  • оценка деловой активности организации;

  • элементы учетной политики, отличные от предыдущего года.

В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года.

  • В пояснительной записке организация объявляет вменения в своей учетной политике на следующий отчетный год, раскрывает те из них, которые существенно влияют на оценку принятие решений пользователей бухгалтерской отчетности в отчетном году;

  • данные о причитающихся налоговых платежах в бюджет, исчисленных по двум методам (для организаций, применяющих при налогообложении метод определения выручки от продажи продукции по мере ее оплаты): на основе представленных налоговых расчетов и на основе сведений о продаже и финансовых результатах, отраженных (бухгалтерском учете исходя из допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Данные о налоговых платежах должны быть приведены в разрезе существенных видов налогов залог на прибыль, НДС, налог на пользователей автомобильных дорог и др.) с отражением сумм отклонений. При этом информация приводится только по тем налогам, облагаемый оборот по которым меняется с использованием показателя выручки от продажи продукции (работ, услуг);

  • сведения о наличии, местонахождении, наименовании дочерних зависимых) обществ и видах их деятельности;

  • основные проводимые организацией мероприятия в области охраны окружающей среды, влияние этих мероприятий на уровень капиталовложений организации и прибыли в отчетном году, а также их финансовые последствия для будущих периодов.

В пояснительной записке отражаются те условные факты, которые являются существенными и имеют место на дату подписания годового отчета.

Пояснительная записка должна выполнять следующие основные задачи:

  • раскрыть существенную информацию, содержащуюся в статьях бухгалтерской отчетности;

  • обеспечить информационную разгрузку форм бухгалтерской отчетности

В пояснительной записке подлежат раскрытию существенные способы ведения бухгалтерского учета. Пояснительную записку можно разделить на три основные части:

  • общие сведения об организации;

  • расшифровка важнейших статей форм бухгалтерской отчетности;

  • аналитические показатели, характеризующие деятельность организации.

При изменении учетной политики в новом году в пояснительной записке должна содержаться оценка в денежном выражении последствий изменения учетной политики, оказавших или способных оказать существенное влияние на финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты деятельности организации. Организация должна представлять информацию с учетом требования представления числовых показателей минимум за два года.

Свежие статьи
Популярно сейчас
А знаете ли Вы, что из года в год задания практически не меняются? Математика, преподаваемая в учебных заведениях, никак не менялась минимум 30 лет. Найдите нужный учебный материал на СтудИзбе!
Ответы на популярные вопросы
Да! Наши авторы собирают и выкладывают те работы, которые сдаются в Вашем учебном заведении ежегодно и уже проверены преподавателями.
Да! У нас любой человек может выложить любую учебную работу и зарабатывать на её продажах! Но каждый учебный материал публикуется только после тщательной проверки администрацией.
Вернём деньги! А если быть более точными, то автору даётся немного времени на исправление, а если не исправит или выйдет время, то вернём деньги в полном объёме!
Нет! Мы не выполняем работы на заказ, однако Вы можете попросить что-то выложить в наших социальных сетях.
Добавляйте материалы
и зарабатывайте!
Продажи идут автоматически
4123
Авторов
на СтудИзбе
667
Средний доход
с одного платного файла
Обучение Подробнее