Если ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, не найден, выдается звуковой сигнал. Когда используется несколько критериев поиска, программа находит только те элементы, которые удовлетворяют всем указанным условиям.[1, с. 287]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе написания курсовой работы были изучены все способы обработки данных в MS Excel. Уяснена и запомнена наиболее важная информация. Научились устанавливать контроль ввода данных в Excel, освоили работу со списками в режиме формы в Excel, выполнять поиск нужной информации с помощью фильтров, использование сводных таблиц для анализа данных в списках.

1. Для создания нового пользовательского списка нужно:

• выбрать в меню Сервис команду Параметры;

• в диалоговом окне Параметры выбрать вкладку Списки;

• выбрать в поле Списки элемент Новый список;

• ввести в поле Элементы списка пользовательский список, нажимая после ввода элемента клавишу Enter;

• щелкнуть кнопку Добавить;

• щелкнуть кнопку ОК.

1. Для того чтобы отсортировать строки в списке, нужно:

• выделить строки, которые необходимо переупорядочить;

• выбрать в меню Данные команду Сортировка;

• в диалоговом окне Сортировка выбрать в группе Идентифицировать поля по нужный флажок опции;

• выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по столбец, по которому нужно отсортировать данные;

• выбрать в поле Сортировать по порядок сортировки;

• указать дополнительные столбцы сортировки в одном или обоих полях Затем. Щелкнуть кнопку ОК.

1. Для поиска текста или чисел нужно:

   • выделить область поиска на рабочем листе;

   • выбрать в меню Правка команду Найти;

   • ввести в поле Найти образец поиска;

   • при необходимости установить флажки проверки Учитывать регистр и Ячейка целиком;

   • выбрать в раскрывающемся списке Просматривать: направление поиска;

   • выбрать в раскрывающемся списке Область поиска нужный пункт;

   • щелкнуть кнопку Найти далее;

   • для поиска следующих ячеек повторять последнее действие;

   • для завершения поиска щелкнуть Закрыть.

2. Для фильтрации списка нужно:

• выделить одну из ячеек.

• выбрать Данные команду Фильтр;

• В подменю выбрать пункт Автофильтр;

• открыть раскрывающийся список в том столбце, по которому нужно фильтровать данные;

• выбрать нужный элемент списка;

• если выбран элемент Условие, выполнить в диалоговом окне Пользовательский автофильтр следующие действия:

• выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор сравнения;

• ввести с клавиатуры или выбрать в правом верхнем раскрывающемся списке значение, которое нужно использовать вместе с оператором сравнения;

• для определения двух критериев установить один из флажков опции: И или ИЛИ;

• задать второй критерий фильтрации в нижних раскрывающихся списках;

• щелкнуть кнопку ОК.

1. Для того чтобы вызвать окно формы базы данных нужно:

   • выделить одну ячейку списка;

   • выбрать в меню Данные команду Форма.

Были получены более широкие навыки работы с программой Excel.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Рахмина Г.В. Excel 2000г. Руководство пользователю с примерами. – М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2001. - 592 с.

2. Додж М., Стинсон К. Эффективная работа с Microsoft Excel 2000.- СПб.: Издательство «Питер», 2000. - 1056 с.

3. Экономическая информатика/ под ред. П.В. Конюховского и Д.Н. Колесова. – СПб.: Питер, 2000. - 560 с.

4. Блатнер Патрик, Уильрих Лори и др. Использование Microsoft Excel. Специальное издание.: Пер. с англ.: Учебное пособие.- М.: Издательский дом «Видьямс», 2000. – 1024 с.

5. Ботт Эд., Леонпрдо Вуди. Использование Microsoft Office 2000. специальное издание: Пер. с англ.: Уч. пос. – М.: Издат. дом «Видьямс», 2000. – 1024 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Рассмотрим целостную обработку данных таблицы на примере телефонного справочника:

Таблица 1

Создадим пользовательский список: №, Ф.И.О., Улица, Дом, Кв., Корпус. Введем этот список в первую строку рабочего листа, используя автозаполнение.

1. Открыть меню Сервис.

2. Выбрать команду Параметры.

3. Выбрать вкладку Списки.

4. Выбрать в списке Списки элемент НОВЫЙ СПИСОК.

5. Ввести в поле Элементы списка первый элемент - № и нажать клавишу Enter.

6. Аналогично ввести остальные элементы списка.

7. Щелкнуть кнопку Добавить. Созданный пользовательский список появится в поле Списки.

8. Щелкнуть кнопку ОК.

9. Ввести в ячейку А1 первый элемент списка №.

10. Протащить маркер заполнения до ячейки F1. Созданный пользовательский список появится в первой строке таблицы:

Таблица 2

Отсортируем базу данных в алфавитном порядке по столбцу Ф. О. И. , а затем по столбцу Улица и по столбцу №.

1. Выделить любую ячейку.

2. Выбрать в меню Данные команду Сортировка. Появится диалоговое окно Сортировка.

3. Установить в группе Идентифицировать поля по флажок опции подписям.

4. Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по столбец, по которому нужно сортировать данные, - Ф. И. О.

5. Установить в поле Сортировать по флажок опции По возрастанию для сортировки по алфавиту.

6. Выбрать в раскрывающемся списке поля Затем по дополнительный столбец – Улица.

7. Установить в этом поле флажок опции По возрастанию.

8. Выбрать в раскрывающемся списке поля В последнюю очередь, по элемент – №.

9. Установить в этом поле флажок опции По возрастанию►ОК.

Рисунок 1

1. Щелкнуть кнопку Параметры... Появится окно Параметры сортировки.

2. Выбрать в раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу: пользовательский порядок сортировки: №, Ф.И.О., Улица, Дом, Корпус, Кв..

3. Установить в поле Сортировать флажок опции столбцы диапазона.

4. Щелкнуть кнопку ОК в окне Параметры сортировки.

5. Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по Строка 1.

6. Выбрать в поле Сортировать по возрастанию.

7. Щелкнуть кнопку ОК в окне Сортировка диапазона.

8. Выбрать в поле Сортировать по убыванию.

Рисунок 2

Рисунок 3

Добавить новую запись в базу данных, содержащую следующие поля:

2013852, Машкей Л.И., 1 Наклонный пер., 32 - 1- 2.

1. Выбрать в меню Данные команду Форма.

2. Щелкнуть в диалоговом окне Адреса и телефоны кнопку Добавить. Появится запись.

3. Щелкнуть левой кнопкой мыши в поле № и ввести значение 2013852

4. Аналогичным образом ввести остальные поля новой записи.

5. Нажать клавишу Enter для добавления записи в базу данных.

6. Щелкнуть кнопку Закрыть и убедится, что новая запись добавлена в конец базы данных.

Рисунок 4

Заменить во всей таблице 1 Михалова пер. на 1 Железнодорожный пер.

1. Выделить первую ячейку рабочего листа.

2. Открыть меню Правка.

3. Выбрать команду Заменить. Появится диалоговое окно Заменить.

4. Ввести в поле Найти: слово, которое нужно заменить: 1 Михалова пер.

5. Ввести в поле Заменить на: на новое название улицы: 1 Железнодорожный пер..

6. Установить флажок проверки Ячейка целиком.

7. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска: По строкам.

8. Щелкнуть кнопку Заменить всё.

Рисунок 5

Найти ячейку с содержимым «201-44-41».

1. Выделить первую ячейку рабочего листа.

2. Выбрать в меню Правка команду Найти. Появится диалоговое окно Найти.

3. Установить флажок проверки Ячейка целиком.

4. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать элемент По строкам.

5. Щелкнуть кнопку Найти далее. Ячейка, содержимое которой удовлетворяет шаблону, будет выделена.

6. Щелкнуть кнопку Закрыть.

Рисунок 6

Найти все записи, номер которых не меньше 2013560, а фамилия начинается с буквы К.

1. Вызвать диалоговое окно формы. Щелкнуть кнопку Критерии.

2. Ввести в поле № критерий поиска: >=2013560.

3. Ввести в поле Ф.И.О. шаблон: К*.

Щелкнуть кнопку Далее. В диалоговом окне выведена первая запись, удовлетворяющая введенным критериям. В правом верхнем углу диалогового окна Адреса и телефоны отобразится номер найденной записи в списке.

Повторяйте предыдущее действие до тех пор, пока не будет выведена последняя запись, удовлетворяющая критериям. После щелчка по кнопке Далее будет слышен звуковой сигнал, и содержимое окна формы не будет меняться.

Рисунок 7

Вывести на экран список лиц, которые живут по 1 измайловскому переулку и фамилии которых начинаются на букву В или Ш.

1. выделить одну из ячеек списка

2. Выбрать в меню Данные команду Фильтр.

3. В подменю выбрать пункт Автофильтр.

4. Открыть раскрывающийся список в столбце Ф.И.О.

5. Выбрать элемент Условие. Появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр.

6. Выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор равно.

7. Ввести в левом верхнем раскрывающемся списке шаблон В* для отбора записей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы

8. Выбрать флажок опции ИЛИ.

9. Выбрать в левом нижнем раскрывающемся списке оператор равно.

10. Ввести в правом нижнем раскрывающемся списке шаблон Ш* для отбора записей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы Ш.

11. Щелкнуть кнопку ОК. В результате будет выведен отфильтрованный список, содержащий записи только о людях, фамилии которых удовлетворяют критерию.

12. Открыть раскрывающийся список в столбце Улица.

13. Выбрать элемент 1 измайловский пер.

Таблица 3

Выполним фильтрацию по списку:

1. выбрать команду Данные Фильтр Расширенный фильтр. Откроется диалоговое окно Расширенный фильтр.

2. исходный диапазон ячеек, занимаемый списком, выделится автоматически.

3. для того, чтобы указать диапазон условий выделим ячейки А1 : F25.

4. нажать кнопку ОК.

Рисунок 8

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Тест

1. Список – это ….

   1. содержащаяся в рабочем листе Excel таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка располагаются данные одного типа:

   2. набор последовательных строк, содержащих разнообразную информацию;

   3. таблица, на рабочем листе, позволяющая подытожить большие объемы данных, выбрав подходящий метод вычислений:

2. запись, поле, заглавная строка – являются элементами:

   1. таблицы;

   2. списка;

   3. рабочего листа;

3. Список состоит из…. структурных основных элементов:

   1. 5;

   2. 3;

   3. 6;

4. Средство обработки и представления данных, превосходящее по возможностям и удобству использования традиционные списки с промежуточными итогами:

   1. сводная таблица;

   2. сортировка;

   3. фильтрация;

5. Режим мастера сводных таблиц состоит из… последовательных этапов, в ходе которых задаются параметры построения сводной таблицы:

   1. 3;

   2. 5;

   3. 4;

6. Средство Excel, которое предназначено для ускорения ввода данных:

   1. автодополнение;

   2. автозаполнение;

   3. оба ответа верны;

7. Какой инструмент применяется для сравнения только к ячейкам с текстом, игнорируя числовые, временные значения и даты:

   1. сортировка;

   2. автозаполнение;

   3. автодополнение;

8. ввод последовательностей чисел или дат в столбец или строку, путем перетаскивания указателя мыши вдоль столбца или строки осуществляется с помощью команды:

1. автозаполнение;

2. автодополнение;

3. автофильтр;

1. Сколько уровней ключей можно задать при сортировке диапазона данных:

   1. 3;

   2. 4;

   3. 1;

   4. Нет верных ответов;

2. По скольким ключевым полям возможна сортировка в Excel, в том числе с подведением общих и промежуточных итогов по группам записей:

   1. только по одному;

   2. по одному или нескольким;

   3. по одному, без подведения итогов;

3. Если критерием поиска служит текстовая строка, то какие символы можно использовать для маскирования текстовых позиций:

   1. «*», «+»;

   2. «?», «!»;

   3. «*», «?»;

4. Символ «?» позволяет игнорировать:

   1. ту, текстовую позицию, которую он занимает;

   2. все следующие после него символы;

   3. нет верных ответов;

5. Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране:

   1. любые записи;

   2. записи, не удовлетворяющие заданным требованиям;

   3. только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор скрывает;

6. Какие команды используются для задания условия автофильтра:

   1. Все, Первые 10…, Условие…, Пустые, Непустые;

   2. Все, Первые 10…, Условие…, Полные, Неполные;

   3. Все, Первые 5…, Условие…, Пустые, Полные;

7. После применения фильтра к списку цвет стрелки в выбранном поле становиться:

   1. остается таким же без изменений;

   2. синим;

   3. стрелка исчезнет;

8. Для изменения условия автофильтра необходимо:

   1. выбрать опцию Все;

   2. выбрать команду Данные→Фильтр→Автофильтр;

   3. щелкнуть по кнопке с синей стрелкой;

9. Какой из фильтров позволяет задавать более сложные условия фильтрации:

1. пользовательский автофильтр;

2. расширенный фильтр;

3. автофильтр;

1. Для отбора записей более чем по одному значению поля необходимо использовать два критерия используя, логический оператор:

   1. И;

   2. ИЛИ;

   3. ЕСЛИ;

2. Используя, какой логический оператор можно объединить два условия для одного поля:

   1. ИЛИ;

   2. РАВНО;

   3. И;

3. С помощью какого инструмента в списке можно просмотреть только те данные, которые отвечают заданным одному или нескольким критериям:

   1. форма;

   2. автозаполнение;

   3. сортировка;

Таблица ответов

№ вопроса	Ответы
1	а
2	б, в
3	б
4	а
5	в
6	а
7	в
8	а
9	а
10	б
11	в
12	а
13	в
14	а
15	б
16	в
17	б
18	а, б
19	в
20	а