При составлении полей для каждой таблице необходимо учитывать следующие основные принципы:

• Каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

• Таблица должна содержать все необходимые сведения;

• Данные следует разбить на наименьшие логические единицы.

2.4 Определение полей с уникальными значениями в каждой записи

Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах - например, для связывания паспортистки со всеми ее клиентами - каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом. Например, таблица “Жилищная организация” связана с таблицей “Жилой дом” связью “один ко многим”, следовательно, таблица “Жилой дом” имеет вторичный ключ “Номер организации”, а первичный ключ “Номер дома”.

2.5 Определение связей между таблицами

После того, как разбили сведения на таблицы и определили ключевые поля необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access. Связи бываю: один ко многим, много ко многим (реже используется).

3. ИНФОЛОГИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

3.1 Перечень сущностей

На последующих страницах представлены ER – диаграммы на русском (рис.1) и английском языках (рис.2) (разработаны в проектировщике Microsoft Visio). Данные ER – диаграммы были разработаны в 2008 году Пилюгиной Татьяной Анатольевной.

Перечень сущностей:

• Сущность «Жилищная организация», атрибуты: номер организации, код, название, адрес, телефон;

• Сущность «Жилой дом», атрибуты: номер дома, адрес, количество квартир;

• Сущность «Квартира», атрибуты: номер квартиры, количество комнат, жилая площадь (квадратных метров);

• Сущность «Жильцы», атрибуты: номер жильца, фамилия, имя, отчество;

• Сущность «Информация о жильце», атрибуты: паспортные данные, дата рождения, место рождения, откуда прибыл, гражданство, национальность, владелец/квартиросъемщик, вид прописки, состав семьи, количество прописанных;

• Сущность «Услуга», атрибуты: номер услуги, наименование, цена, причина;

• Сущность «Информация о выполненной услуге», атрибуты: номер выполненной услуги, срок выполнения.

3.2 Диаграмма "сущность-связь"

4. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ER-ДИАГРАММЫ

1. Жилищная организация (номер организации, код организации, название организации, адрес, телефон);

2. Жилой дом (номер дома, адрес, количество квартир, номер организации);

3. Квартира (номер квартиры, жилая площадь, количество комнат, номер дома);

4. Жильцы (номер жильца, фамилия, имя, отчество, номер дома, номер квартиры);

5. Информация о жильце (паспортные данные, место дата рождения, место рождения, откуда прибыл, гражданство, национальность, владелец/квартиросъемщик, вид прописки, состав семьи, количество прописанных, номер жильца);

6. Услуга (номер услуги, наименование, цена, причина, номер жильца);

7. Информация о выполненной услуге (номер выполненной услуги, срок выполнения, номер услуги).

5. ВЫБОР И ОПИСАНИЕ ИСПОЛЬЗУЕМОЙ СУБД

Microsoft Access

• Легкий способ создания приложений клиент/сервер. Проект Microsoft Access (.adp) представляет собой новый тип файлов Access, предоставляющих эффективный, естественный доступ к базам данных Microsoft SQL Server с помощью архитектуры компонентов OLE DB. С помощью проекта Access можно легко создать приложение типа клиент/сервер.

• Работа с проектами Access. Работа с проектом Microsoft Access очень похожа на работу с базой данных Access. Процесс создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей одинаков. Подключившись к базе данных SQL Server, можно просматривать, создавать, изменять и удалять таблицы, представления, сохраненные процедуры и схемы баз данных с помощью средств разработки Microsoft SQL Server Design Tools.

• Использование ядра MSDE (Microsoft Data Engine). MSDE представляет собой новую технологию, обеспечивающую совместимость локального хранения данных с Microsoft SQL Server 7.0. MSDE можно рассматривать как ядро обработки данных в архитектуре клиент/сервер, альтернативное ядру базы данных Microsoft Jet для файлового сервера. Технология MSDE разработана и оптимизирована для использования на малых компьютерах, таких как рабочие станции пользователей или малые серверы рабочих групп.

• Преобразование данных и объектов в формат SQL Server с помощью мастера. Мастер преобразования в формат SQL Server преобразует базу данных Microsoft Access (.mdb) в новую или существующую базу данных Microsoft SQL Server версий 6.5 или 7.0, либо в новый проект Microsoft Access (.adp) путем преобразования данных и описаний данных и переноса объектов базы данных.

6. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Выбираем в этом диалоговом окне переключатель Новая база данных и нажимаем кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или если было закрыто диалоговое окно, выводимое при запуске Microsoft Access, нажимаем кнопку Создать на панели инструментов и дважды щелкаем значок «База данных» на вкладке Общие. Указываем имя и каталог базы данных и нажимаем кнопку Создать.

Создаем таблицы в режиме конструктора. Заполняем поля таблиц и выбираем для каждой нужный тип. Помечаем первичные ключи.

Каждую таблицу необходимо сохранять перед закрытием. При сохранении называем каждую таблицу.

Затем в меню выбираем «Схема данных». В появившемся окне выбираем таблицы, которые будем связывать.

Связываем таблицы. Указываем тип связи. Получается:

Наша база данных готова к эксплуатации. Можно вводить необходимые данные.

В ниже представленных таблицах приведен пример ввода первичных данных в созданную базу данных.

Таблица «Жилищная организация»:

Таблица «Жилой дом»:

Таблица «Квартира»:

Таблица «Жильцы»:

Таблица «Информация о жильце»:

Таблица «Услуга»:

Таблица «Информация о выполненной услуге»:

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Роберт Дж. Мюллер. Базы данных и UML. Проектирование. - Издательство “ЛОРИ”, 2002. - 420 с. - ISBN 5-85582-168-4;

2. Т. Карпова. Базы данных: модели, разработка, реализация. - Издательство “Питер”, 2001. - 304 с. - ISBN 5-272-00278-4.