Федеративное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Рязанская радиотехническая академия

Кафедра автоматизированных систем управления

Разработка базы данных для оценки неполной оплаты отгруженной продукции

2005

Содержание

Аннотация

Введение

1. Назначение и область применения

1.1 Описание предметной области

1.2 Документы предметной области

2. Постановка задачи

2.1 Организационно-экономическая сущность задачи

2.2 Описание входной информации

2.2.1 Условно-постоянная информация

2.2.2 Оперативно-учетная информация

Договор

2.3 Описание выходной информации

3. Разработка информационного обеспечения задачи

3.1 Информационный анализ предметной области

3.2 Выделение информационных объектов

3.3 Определение связей и построение информационно-логической модели

4. Решение задачи в системе управления базами данных Microsoft Access

4.1 Определение логической структуры реляционной БД

4.2 Решение задачи в системе управления базами данных Microsoft Access

4.3 Обоснование выбора программных средств

4.4 Создание базы данных

4.5 Создание таблиц

4.6 Создание связей между таблицами

4.7 Ввод и редактирование данных

4.8 Создание запросов

4.9 Создание отчетов

4.10 Создание форм

4.11 Создание графиков

5. Руководство пользователя

6.Контрольный пример

Заключение

Список литературы

Приложение 1

Приложение 2

Аннотация

В данном курсовом проекте разработана база данных для оценки неполной оплаты отгруженной продукции и анализа состояния экономического положения описываемой фирмы при помощи СУБД ACCESS 2000, в которой содержится информация о заказчиках, изделиях, товаротранспортных накладных и платёжных требованиях.

Документ содержит описание данных, которые содержаться в разработанной базе данных, и может быть использован в качестве инструкции для применения рассматриваемого продукта.

Введение

Одной из проблем во взаимоотношениях поставщика с заказчиками является неполная оплата отгруженной заказчику продукции, что усложняет финансовое положение предприятия-поставщика. Своевременное получение информации о недооплате (неплатежах) путем автоматизации решения рассматриваемой задачи позволяет оперативно выяснить причины недоплаты, избежать банкротства компании.

Для эффективного контроля оплаты заказчиком отгруженной продукции необходимо вести автоматизированный учет отгрузки, учет оплаты и производить анализ оплаты с целью выявления оплаченной части продукции и недооплаты. В данной задаче необходимо иметь возможность по запросу пользователя получать результаты такого анализа для любого задаваемого в запросе изделия. При помощи графика оценить финансовое состояние организации.

1. Назначение и область применения

1.1 Описание предметной области

В предметную область (ПО) комплекса задач, к которому относится задача оценки оплаты, рассматриваются процессы планирования и учета выпуска изделий на предприятии, сдача готовых изделий на склады и отгрузка готовой продукции заказчикам в соответствии с договорами, анализ текущего запаса продукции на складах, учет и анализ полноты оплаты за отгруженную продукцию.

Задача оценки неполной оплаты отгруженного заданного изделия касается процессов отгрузки готовых изделий и оплаты их заказчиками.

Функциям, которые должны быть реализованы в задаче:

• учет отгрузки готовой продукции;

• учет оплаты заказчиками отгруженной продукции;

• анализ полноты оплаты за отгруженную продукцию.

Существует ряд ограничений, существенных для процессов, которые относятся к рассматриваемой задаче:

• вся отгрузка заказчикам осуществляется по договорам;

• каждому договору соответствует один заказчик;

• номер договора неизменен и уникален;

• товаротранспортная накладная (далее ТТН) привязана к одному договору;

• рассматриваются договора только текущего года;

• один заказчик может иметь несколько договоров;

• у изделия всегда только одна единица измерения;

• номер ПТР соответствует одной ТТН, этот номер уникален для заказчика;

• одной ТТН может соответствовать несколько ПТР;

• дата оплаты отгруженной продукции определяется датой из ПТР.

1.2 Документы предметной области

Входная информация задачи «Оценка неполной оплаты отгруженного заданного изделия» разделяется на условно-постоянную и оперативно-учетную информацию. Условно-постоянная информация, необходимая для решения этой задачи, включает справочные данные о номенклатуре изделий, выпускаемых предприятием, их наименовании, единицах измерения и ценах. Эта информация отражена в справочнике готовой продукции. Входная информация, содержащая данные оперативного учета, включает данные об отгрузке и оплате. Данные об отгрузке готовых изделий заказчикам содержатся в ТТН. Этот документ об отгрузке готовой продукции всегда привязан к одному договору и, соответственно, заказчику. ТТН может содержать несколько наименований изделий, и его номер уникален для предприятия, отгружающего продукцию.

Данные об оплате заказчиками отгруженных предприятием товаров содержатся в платежном требовании (поручении). Номер этого документа уникален только для заказчика и всегда соответствует конкретной ТТН. Документ ПТР может содержать несколько наименований изделий. Одной ТТН может соответствовать несколько ПТР.

2. Постановка задачи

2.1 Организационно-экономическая сущность задачи

Одной из проблем во взаимоотношениях поставщика с заказчиками является неполная оплата отгруженной заказчику продукции, что усложняет финансовое положение предприятия-поставщика. Своевременное получение информации о недооплатах (неплатежах) путем автоматизации решения рассматриваемой задачи позволяет оперативно выяснить причины недоплаты и принять необходимые меры.

Для эффективного контроля оплаты заказчиком отгруженной продукции необходимо вести автоматизированный учет отгрузки, учет оплаты и производить анализ оплаты с целью выявления оплаченной части продукции и недоплаты. В данной задаче необходимо иметь возможность по запросу пользователя получать результаты такого анализа для любого задаваемого в запросе изделия.

Автоматизированный учет отгрузки должен осуществляться на основе данных из документа ТТН. По мере поступления ТТН на обработку эти данные должны вводиться, накапливаться и храниться в базе данных в течение регламентированного периода. Автоматизированный учет оплаты должен осуществляться на основе данных документа ПТР. Эти данные также должны накапливаться и храниться в базе данных.

На основе хранимых данных (об отгрузках и оплатах за отгруженную продукцию) по запросу пользователя должен производиться автоматизированный анализ оплаты для заданного изделия и выдача отчета. Отчет должен содержать сведения об оплаченной части отгруженных изделий одного наименования и недоплате. Кроме того, должен быть выдан список изделий по всей номенклатуре, по которым имеется недоплата.

2.2 Описание входной информации

Как уже было указано ранее, входная информация для данной задачи подразделяется на условно-постоянную и оперативно-учетную информацию. К условно-постоянной информации можно отнести справочник готовой продукции, а также данные о заказчиках. Формы входных документов, содержащих оперативно-учетную информацию, приведены в таблицах ниже.

2.2.1 Условно-постоянная информация

Для расшифровки кодов изделий в процессе решения задачи, получения достоверных сведений о наименовании, единице измерения и цене каждого из изделий необходима информация из «Справочника готовой продукции, выпускаемой на предприятии» (см. табл.1). Справочник является первичным носителем этих сведений, и поэтому они должны загружаться в базу данных с него.

Таблица 1. Справочник готовой продукции

Код изделия	Наименование изделия	Цена за единицу	Единица измерения

К условно-постоянной информации также относится информация о заказчиках. Сведения о заказчиках (табл. 2) необходимы для расшифровки кода заказчика в ходе решения задачи и получения сведений о его наименовании и адресе.

Таблица 2. Сведения о заказчиках

Код заказчика	Наименование заказчика	Адрес заказчика	Телефон

2.2.2 Оперативно-учетная информация

Сведения, характеризующие отгрузку, находятся в ТТН (таблица 3) Для решения задачи данные из ТТН (номер документа, дата отгрузки, идентификатор заказчика, идентификаторы отгруженных изделий и их количества, а также общая сумма отгруженного) обязательно должны поступать в базу данных.

Таблица 3. Документ, содержащий сведения об отгрузке продукции Товаротранспортная накладная № Форма14

Дата отгрузки:_________________________

Заказчик

Наименование:

Код:

Адрес:

Договор

Номер:

Дата:

Изделие		Единица измерения	Отгружено, шт.
Наименование	Код

Остальные реквизиты ТТН относятся к справочной информации, которая к моменту решения задачи уже должна находиться в БД. Она должна поступать в БД с документов условно-постоянной информации па этапе первоначальной загрузки, так как эти документы являются первичными и соответственно достоверными носителями этой информации. Из «Справочника готовой продукции» берутся наименование изделия, единица измерения, из справочника «Заказчики» - дата заключения, наименование заказчика и его адрес.

Сведения, характеризующие оплату за отгруженные изделия, находятся в платежном требовании ПТР (таблица 4).

С документа ПТР для решения задачи в базу данных обязательно должны поступать основные данные, определяющие оплату: номер ПТР, идентификатор заказчика, оплатившего изделия, дата оплаты, номер ТТН, определяющий оплачиваемую отгрузку, идентификаторы оплаченных изделий и оплаченные количества, а также общая сумма оплаты по ПТР.

Таблица 4. Документ входной учетной информации по оплате

Платежное требование №_______

Дата оплаты:___________________

По ТТН № ___________________

Заказчик

Наименование:_____________

Код: _________

Изделие		Единицы измерения	Оплачено, шт.
Наименование	Код

Остальные реквизиты ПТР могут быть определены в базе данных по кодам из имеющейся там информации, которая должна быть загружена из справочников готовых изделий и заказчиков на этапе, предшествующем решению данной задачи. К этим данным относятся: наименование и единица измерения изделия, наименование заказчика и его адрес. Описание реквизитов входной информации приведено в таблице 5.

Таблица 5. Описание реквизитов входной информации

Наименование реквизитов	Характеристика
входных документов	Тип	Максимальная длина
НТТН	Числ.	Целое (2 байта)
Дата отгрузки	Дата	8
Код заказчика	Числ.	Целое (2 байта)
Наименование заказчика зазззаказчиказаказчика	Текст	50
Адрес заказчика	Текст	20
Код изделия	Числ.	Целое (2 байта)
Наименование изделия	Текст	30
Единица измерения	Текст	10
Цена за (руб) кг	Денежн.	Длинное целое (8 байт)
Количество отгрузки	Числ.	С плавающей точкой(4 байта)
Сумма отгрузки	Денежн.	Длинное целое (8 байт)
НПТР	Числ.	Целое (2 байта)
Дата оплаты	Дата	8
Количество оплаты	Числ.	С плавающей точкой(4 байта)
Сумма оплаты	Денежн.	Длинное целое (8 байт)

2.3 Описание выходной информации

Выходной информацией задачи для пользователя являются два документа:

• отчет по заданному изделию, содержащий сведения об оплаченной части отгрузки и недоплате. Отчет должен быть выдан по всем заказчикам, ТТН и датам отгрузки;