48515 (Разработка автоматизированной информационной системы), страница 2

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

2. разработка информационной системы

2.1. Описание структуры базы данных

Реляционная схема базы данных «Учебный процесс» представлена следующими таблицами:

«Группа» – содержит по одной строке для каждой из групп;

«Студенты» – содержит по одной строке для каждого из студентов;

«Кафедра» – содержит по одной строке для каждой из кафедр;

«Преподаватель» – содержит по одной строке для каждого из преподавателей;

«Предмет» – содержит по одной строке для каждого из предметов;

«Учебный план» – содержит по одной строке для каждого вида занятия по каждому предмету отдельного семестра;

«Успеваемость» – содержит по одной строке для каждого результата сдачи отдельным студентом отдельной дисциплины.

Все таблицы базы данных «Учебный процесс» находятся в третьей нормальной форме:

каждый столбец таблицы неделим, и в рамках одной таблицы нет столбцов с одинаковыми по смыслу значениями (1НФ);

первичные ключи однозначно определяют запись и неизбыточны, все поля каждой из таблиц зависят от ее первичного ключа (2НФ);

значение любого поля, не входящего в первичный ключ, не зависит от значения другого поля, тоже не входящего в первичный ключ (3НФ).

В графической форме изображены перечисленные таблицы, их столбцы, первичные и внешние ключи. Задание первичных и внешних ключей сопровождается построением дополнительных структур – индексов, обеспечивающих быстрый доступ к данным через значение ключа.

Структура базы данных «Учебный процесс»

Ниже, в табл.1–7 представлены параметры структуры таблиц базы данных «Учебный процесс» с типами данных столбцов и предлагаемыми ограничениями целостности.

Таблица 1. Описание свойств полей таблицы СТУДЕНТ

Имя поля	Клю-чевое поле	Уни-кальное поле	Обяза-тельное поле	Тип данных	Размер	Число деся-тичных знаков
Код студента	Пер-вичн.	Да	Да	Числовой	Длинное целое
Код группы	Внеш.		Да	Числовой	Целое
Номер зачетной книжки		Да		Текстовый	10
Фамилия			Да	Текстовый	15
Имя			Нет	Текстовый	15
Отчество			Нет	Текстовый	15
Год рождения			Нет	Числовой	Целое
Адрес			Нет	Текстовый	25
Домашний телефон			Нет	Текстовый	10
Балл при поступлении			Нет	Числовой	Одинар. с плав. точкой	2

Таблица 2. Описание свойств полей таблицы ГРУППА

Имя поля	Клю-чевое уника-льное поле	Обяза-тель-ное поле	Тип данных	Раз-мер	Число деся-тичных знаков	Условие на значе-ние	Сооб-щение об ошибке
Код группы	Пер-вичн.	Да	Числовой	Целое
Обозначение группы		Да	Текстовый	8
Количество студентов		Нет	Числовой	Байт		>=0 And <=35	Кол-во сту-дентов больше допуст. !
Средний балл в группе при поступлении		Нет	Числовой	Оди-нар. с плав. точ-кой	2	>2 And <=5 Or 0	Ошибка в оценке!

Таблица 3. Описание свойств полей таблицы КАФЕДРА

Имя поля	Клю-чевое поле	Уни-кальное поле	Обяза-тельное поле	Тип данных	Размер
Код кафедры	Пер-вичн.	Да	Да	Числовой	Целое
Название кафедры			Да	Текстовый	20
Телефон			Нет	Текстовый	10
Заведующий			Нет	Текстовый	15
Фото			Нет	Поле объекта OLE

Таблица 4. Описание свойств полей таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

Имя поля	Клю-чевое поле	Уни-кальное поле	Обяза-тельное поле	Тип данных	Размер
Код преподавателя	Пер-вичн.	Да	Да	Числовой	Целое
Код кафедры	Внеш.		Да	Числовой	Целое
Табельный номер		Да	Да	Текстовый	10
Фамилия			Да	Текстовый	15
Имя			Нет	Текстовый	15
Отчество			Нет	Текстовый	15
Домашний адрес			Нет	Текстовый	25
Домашний телефон			Нет	Текстовый	10
Должность			Нет	Текстовый	15
Ученая степень			Нет	Текстовый	15
Ученое звание			Нет	Текстовый	10

Таблица 5. Описание свойств полей таблицы ПРЕДМЕТ

Имя поля	Ключевое поле	Уникальное поле	Обяза-тельное поле	Тип данных	Размер
Код предмета	Табельный номер	Да	Да	Числовой	Целое
Наименование предмета			Да	Текстовый	20
Программа			Нет	Поле MEMO

Таблица 6. Описание свойств полей таблицы УЧЕБНЫЙ ПЛАН

Имя поля	Клю-че-вое поле	Уни-каль-ное поле	Обя-за-тель-ное поле	Тип данных	Размер	Число деся-тич-ных зна-ков	Усло-вие на значе-ние	Сооб-щение об ошиб-ке
Код учебного плана	Пер-вичн.	Да	Да	Числовой	Целое
Код препода-вателя	Внеш.		Да	Числовой	Целое
Код предмета	Внеш.		Да	Числовой	Целое
Часы			Нет	Числовой	Целое		>0 And <=300	Число часов не более 300!
Вид занятия			Нет	Текстовый	10
Семестр			Нет	Числовой	Байт	2
Вид сдачи			Нет	Текстовый	10

Таблица 7. Описание свойств полей таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ

Имя поля	Клю-че-вое поле	Уни-каль-ное поле	Обя-за-тель-ное поле	Тип данных	Размер	Число деся-тич-ных зна-ков	Усло-вие на значе-ние	Сооб-щение об ошиб-ке
Код студента	Внеш.	Да, Пер-вичн.	Да	Числовой	Длинноецелое
Код учебного плана	Внеш.		Да	Числовой	Целое
Оценка			Нет	Числовой	Байт		>=0 And <=5	Ошиб-ка в оценке!
Дата сдачи			Нет	Дата/время

Таким образом, мы уже имеем схему базы данных «Учебный процесс», которую получили, воспользовавшись общими правилами перехода к реляционной модели данных. Она является корректной, поскольку в ней уже отсутствуют нежелательные отношения. Теперь необходимо решить вопрос о том, какую СУБД будем использовать и, затем, описать концептуальную схему в терминах выбранной СУБД. Необходимо также произвести описание внешних моделей в терминах выбранной СУБД.

Воспользуемся для простоты уже хорошо нами освоенной ранее (с точки зрения технологии работы) СУБД MS Access. Для начала необходимо решить вопрос о назначении типа данных для каждого атрибута каждой сущности. Ниже приведены некоторые сведения, необходимые для решения этого вопроса.

Схема данных базы данных «Учебный процесс» в реляционной СУБД MS Access».

Окно определения структуры таблицы в режиме конструктора.

2.2. Технологическое обеспечение

Технологическое обеспечение включает описание организации технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации и отражает последовательность операций, начиная от способа сбора первичной информации, включающей два типа документов (документы, данные из которых используются для корректировки НСИ и документы, представляющие оперативную информацию, используемую для расчетов) и заканчивая формированием результатной информации, ее передачи и мероприятиям по переходу на новую отчетную дату. Затем приводится схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации и инструкционные карты основных операций технологического процесса, отражающие пооперационное описание технологии.

Для работы с программным продуктом используется простой, интуитивно понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формы определяется доступностью командных кнопок, целостность данных определяется набором используемых в программе проверок.

Формы предназначены и для заполнения базы данных пользователями. Создадим в режиме автоформы формы «Группа» и «Студент» и введем в формы данные. В соответствующих таблицах базы данных появились новые, введенные нами, данные для группы ДХГ-31.

Аналогично в режиме автоформы следует создать формы «Кафедра», «Преподаватель», «Предмет», «План», «Успеваемость».

Для вывода на печать документов на основе данных из базы используются отчеты. Отчеты во многом похожи на формы, но имеют иное функциональное назначение – они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги.

Создадим отчет «Список студентов по группам» в режиме мастера отчетов на основании запроса «Список студентов по группам», выполненного ранее. Отредактируем в режиме конструктора отчет, если это требуется, чтобы привести отчет в пригодный для печати вид.

Следует также отметить, что внешние схемы базы данных обычно конструируются на стадии разработки приложений.

заключение

Использование данной автоматизированной системы электронного документооборота в реальных условиях приведет к улучшению ряда экономических показателей:

- улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени автоматизации получения первичной информации);

- увеличение числа обслуживаемых клиентов.

К составляющим эффективность при использовании данной системы электронного документооборота можно отнести также следующее:

- во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

- организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

- система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

- создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

- минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих мест, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.

- качественный выигрыш достигается организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем - в повторном вводе реквизитов текстов полученных документов.

Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.

список литературы

1. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 1983. – 320 с.

2. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989. – 351 с.

3. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352 с.

4. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. - М.: Мир, 1991. – 252 с.

5. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер, 2002. – 304 с.

6. Кириллов В.В. Структуризованный язык запросов (SQL). – СПб.: ИТМО, 1994. – 80 с.

7. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 158 с.