48477 (Работа с приложениями Microsoft Office), страница 2

АСОЦІАЦІЯ [СУТНІСТЬ S1, СУТНІСТЬ S2, ...]

(атрибут 1, атрибут 2, ..., атрибут n)

де S – ступінь зв'язку, а атрибути, що входять у ключ, повинні бути відзначені за допомогою підкреслення.

Так, розглянутий вище приклад безлічі зв'язків між сутностями, може бути описаний на МИМ у такий спосіб:

Лікар (Номер_лікаря, Прізвище, Ім'я, По батькові, Спеціальність)

Пацієнт (Реєстраційний_номер, Номер ліжка, Прізвище,

Ім'я, По батькові, Адреса, Дата народження, Підлога)

Лікуючий_лікар [Лікар 1, Пацієнт M]

(Номер_лікаря, Реєстраційний_номер)

Консультант [Лікар M,Пацієнт N]

(Номер_лікаря, Реєстраційний_номер).

Рис. 6. Приклади ER-діаграм

Для виявлення зв'язків між сутностями необхідно, як мінімум, визначити самі сутності. Але це не проста задача, тому що в різних предметних областях той самий об'єкт може бути сутністю, чи атрибутом асоціацією. Проілюструємо таке твердження на прикладах, зв'язаних з описом шлюбних зв'язків (див. приклад 1).

Приклад 2. Відділ записів актів цивільного стану (ЗАГС) має справа не з усіма людьми, а тільки з тими, хто звернувся з проханням про реєстрацію шлюбу, чи народження смерті. Тому в країнах, де допускаються лише традиційні шлюби, відділи ЗАГС можуть розміщати зведення про шлюби, які региструються в єдиній сутності:

Шлюб (Номер_свідчення, Прізвище_чоловіка, Ім'я_чоловіка,

По батькові_чоловіка, Дата_народження_чоловіка, Прізвище_дружини,

... , Дата_реєстрації, Місце_реєстрації, ...),

ER-діаграма якої приведена на Рис. 6,б.

Для кожної БД можуть існувати свої специфічні операції. Але найбільш загальні операції зв'язані з функціонуванням БД це: фільтрація, пошук даних, реалізація запитів.

4. Технологія вибіркового використання даних БД у Excel: фільтрація, пошук даних, реалізація запитів

1. Фільтрація списку за допомогою розширеного фільтра

Щоб фільтрувати список за допомогою розширеного фільтра, стовпці списку повинні мати заголовки. На листі також повинне бути не менш трьох порожніх рядків вище списку. Ці рядки будуть використані як діапазон умов добору.

1 Скопіюйте зі списку заголовки стовпців, які фільтруються .

2 Уставте скопійовані заголовки стовпців у першому порожньому рядку діапазону умов добору.

3 Введіть у рядки під заголовками умов необхідні критерії добору. Переконаєтеся, що між значеннями умов і списком знаходиться як мінімум один порожній рядок.

4 Вкажіть осередок у списку.

5 Виберіть пункт Фільтр у меню Дані, а потім — команду Розширений фільтр.

6 Щоб показати результат фільтрації, сховавши непотрібні рядки, установите перемикач Обробка в положення Фільтрувати список на місці.

Щоб скопіювати відфільтровані рядки в іншу область листа, установите перемикач Обробка в положення Скопіювати результати в інше місце, перейдіть у поле Помістити результат у діапазон, а потім укажіть верхній лівий осередок області вставки.

7 Введіть у поле Діапазон критеріїв посилання на діапазон умов добору, що включає заголовки стовпців.

Якщо на листі існує діапазон з ім'ям Критерії, то в поле Діапазон умов автоматично з'явиться посилання на цей діапазон.

2. Приклади умов добору розширеного фільтра

В умови добору розширеного фільтра може входити кілька умов, що накладаються на один стовпець, кілька умов, що накладаються одночасно на кілька стовпців, а також умови, що накладаються на значення, що повертається формулою.

На осередки одного стовпця накладаються три чи більш умови добору

Щоб задати для окремого стовпця три чи більш умови добору, введіть умови в осередки, розташовані в суміжних рядках. Наприклад, для наступного діапазону умов будуть відібрані рядки, що містять або «Белов», «Батурін» чи «Сушкин» у стовпці «Продавець» (Рис. 7.).

Рис. 7.

Умова добору накладається на осередки двох чи більш стовпців

Щоб накласти умови добору не кілька стовпців одночасно, введіть умови в осередки, розташовані в одному рядку діапазону умов. Наприклад, для наступного діапазону умов будуть відібрані рядки, що містять «Продукти» у стовпці «Товар», «Белов» у стовпці «Продавець», і реалізації, що мають суму, більше 1000 (рис. 8.).

Рис. 8.

Для накладення обмежень на значення в різних стовпцях і відображення тільки потрібних рядків також використовується команда Автофільтр у меню Дані.

Щоб вибрати рядка, що задовольняють одному з декількох умов, накладених на різні стовпці, введіть умови в осередки, розташовані в різних рядках діапазону умов. Наприклад, для наступного діапазону умов будуть відібрані рядки, що містять або «Продукти» у стовпці «Товар», або «Белов» у стовпці «Продавець», або реалізації, що мають суму, більше 1000 (рис. 9.).

Рис. 9.

Щоб накласти складна умова добору, уведіть його складові частини в окремі рядки діапазону умов. Наприклад, для наступного діапазону умов будуть відібрані рядки, що містять «Белов» у стовпці «Продавець» і реалізації, що мають суму, більше 3000 чи рядка, що містять «Батуріна» у стовпці «Продавець» і реалізації, що мають суму, більше 1500 (рис. 10.).

Рис. 10.

В умові фільтрації можна використовувати значення, що повертається формулою. При завданні формул в умовах не використовуйте як заголовок умови заголовки стовпців списку. Уведіть заголовок, що не є заголовком стовпця чи списку залишіть заголовок умови незаповненим. Наприклад, для наступного діапазону умов будуть відображені рядки, у яких значення в стовпці G перевищує середнє значення в осередках E5: E14; заголовок умови не використовується (рис.11.).

Рис.11.

Використовувана в умові формула повинна посилатися або на заголовок стовпця (наприклад, «Продажу»), або на відповідне поле в першому записі. У приведеному прикладі G5 посилається на відповідне поле (стовпець G) першого запису (рядок 5) списку.

3. Пошук даних, тексту і чисел

Існує декілька засобів пошуку. Можна шукати дані безпосередньо. Для цього треба виконати наступні дії:

1 Виділите діапазон осередків, у якому буде проводитися пошук.

Щоб провести пошук по всьому листі, наведіть покажчик на будь-який осередок і натисніть кнопку миші.

2 В меню Виправлення виберіть команду Знайти.

3 В поле Що введіть чи текст числа, які потрібно знайти.

4 В списку Область пошуку виберіть тип даних, серед яких буде вироблятися пошук.

5 Виберіть команду Знайти далі.

Щоб зупинити пошук, натисніть клавішу ESC.

Можна використовувати деякі вмонтовані функції:

Функція Пошук повертає позицію першого входження чи символу текстового рядка при пошуку ліворуч праворуч. Функція ПОШУК використовується для пошуку входження чи символу рядка тексту в інший рядок тексту, для того щоб застосувати функції ПСТР чи ЗАМІНИТИ для зміни тексту.

Синтаксис:

ПОШУК(шуканий_текст;текст_для_пошуку;нач_позиція)

Шуканий_текст - це шуканий текст. Можна використовувати символи шаблона знак питання (?) і зірочка (*) в аргументі шуканий_текст. Знак питання відповідає будь-якому символу; зірочка відповідає будь-якой послідовності символів. Якщо потрібно знайти власне знак питання чи зірочку, то варто поставити перед ними знак тильда (~). Якщо шуканий_текст не знайдений, то повертається значення помилки #ЗНАЧ!.

Текст_для_пошуку - це текст, у якому потрібно знайти шуканий_текст.

Нач_позиція - це номер символу в тексті текст_для_пошуку (вважаючи ліворуч), з якого варто почати пошук.

Якщо нач_позиція опущена, то передбачається, що вона дорівнює 1.

Якщо нач_позиція не більше 0 чи більше, ніж довжина аргументу текст_для_пошуку, то повертається значення помилки #ЗНАЧ!.

Аргумент нач_позиція можна використовувати, щоб пропустити потрібну кількість символів з лівого краю тексту. Наприклад, припустимо, що Ви працюєте з текстовим рядком "МДС0093.Месячныепродажи". Щоб знайти перше входження "М" в описову частину текстового рядка, укажіть, що нач_позиція дорівнює 8, так що в тій частині тексту, що є серійним номером, пошук вироблятися не буде. Функція ПОШУК починає із символу 8, знаходить шуканий_текст у наступному символі і повертає число 9. Функція ПОШУК завжди повертає номер символу, вважаючи від лівого краю тексту, а не від значення аргументу нач_позиція.

ПОШУК не розрізняє регістра при пошуку (тобто рядкові і заголовні букви не розрізняються).

Функція ПОШУК подібний функції ЗНАЙТИ, за тим виключенням, що функція ЗНАЙТИ працює з урахуванням регістра.

Приклади:

ПОШУК("р";"Оператори";6) дорівнює 8

Якщо осередок B17 містить слово "доход", а осередок A14 містить "Сума Доходів", то:

ПОШУК($B$17;$A$14) дорівнює 7

Функція ПОШУК використовується разом з функцією ЗАМІНИТИ для того, щоб задати функції ЗАМІНИТИ коректне значення аргументу нач_позиція, з яким потрібно вставити новий текст. Використовуючи осередку попереднього приклада, одержимо:

ЗАМІНИТИ($A$14;ПОШУК($B$17;$A$14);7;"Витрат") повертає текст "Сума Витрат".

Функція Знайти знаходить входження одного текстового рядка (шуканий_текст) в інший текстовий рядок ( що, переглядається_текст) і початкову положення початку шуканого тексту щодо крайнього лівого символу тексту, що переглядається. Для пошуку входжень одного текстового рядка в інший текстовий рядок можна використовувати також функцію ПОШУК, але на відміну від функції ПОШУК, функція ЗНАЙТИ враховує регістр і не допускає символів шаблона.

Синтаксис:

ЗНАЙТИ(шуканий_текст; щопереглядається_текст;нач_позиція)

Шуканий_текст - це шуканий текст.

Якщо шуканий_текст - це "" (порожній рядок), то функція ЗНАЙТИ вважає придатним перший символ у рядку, що переглядається, (тобто поверне значення аргументу нач_ чипозиція 1).

Шуканий_текст не повинний містити ніяких символів шаблона.

Що переглядається_текст - це текст, що містить шуканий текст.

Нач_позиція - це позиція символу, з яким варто починати пошук. Перший символ в аргументі що переглядається_текст має номер 1. Якщо аргумент нач_позиція опущена, то він покладається рівним 1.

Якщо шуканий_текст не входить у що переглядається_текст, то функція ЗНАЙТИ повертає значення помилки #ЗНАЧ!.

Якщо нач_позиція чи менше дорівнює нулю, то функція ЗНАЙТИ повертає значення помилки #ЗНАЧ!.

Якщо нач_позиція більше довжини рядка що переглядається_текст, то функція ЗНАЙТИ повертає значення помилки #ЗНАЧ!.

Приклади:

ЗНАЙТИ("М";"Мадам Смирнова") дорівнює 1

ЗНАЙТИ("м";"Мадам Смирнова") дорівнює 5

ЗНАЙТИ("м";"Мадам Смирнова";6) дорівнює 8

Припустимо, що на робочому листі зберігається список деталей з їхніми серійними номерами, і потрібно виділити список найменувань деталей без серійних номерів. Можна використовувати функцію ЗНАЙТИ для пошуку символу #, а потім функцію ПСТР, щоб виключити серійний номер. Нехай осередку A2:A4 містять наступний список деталей із серійними номерами: "Керамічні ізолятори #124-6745-87", "Мідні котушки #12-671-6772", "Перемінні опори #116010".

ПСТР(A2;1;ЗНАЙТИ(" #";A2;1)-1) повертає "Керамічні ізолятори"

ПСТР(A3;1;ЗНАЙТИ(" #";A3;1)-1) повертає "Мідні котушки"

ПСТР(A4;1;ЗНАЙТИ(" #";A4;1)-1) повертає "Перемінні опори"

4. Створення запиту

Microsoft Query дозволяє одержати зовнішні дані декількома способами. Щоб скористатися цими можливостями і забезпечити необхідний результат, візьміть до уваги наступне: