Результат создания перекрестного запроса представлен в Приложении 19-20.

4.4 Создание запросов действия

Формирование запроса на создание таблицы БД.

После открытия окна конструктора запроса вводится команда Запрос / Создание таблицы

В появившемся окне Создание таблицы указывается имя создаваемой таблицы и куда ее следует поместить – в текущую БД или в другую БД. Затем из списков полей перетаскиваются в бланк запроса поля, которые должны быть в этой таблице, и при необходимости задаются условия отбора записей. После выполнения запроса новая таблица будет в списке таблиц окна БД.

Формирование запроса на обновление полей таблицы БД

После открытия окна конструктора запроса вводится команда Запрос / Обновление в бланке запроса появится новая строка Обновление. Затем в бланк запроса перетаскиваются все поля таблицы, и для полей, подлежащих обновлению, в строке Обновление задаются выражения, значения которых будут новыми значениями обновляемых полей. При необходимости обновления значений полей только в некоторых записях задаются условия отбора записей.

Формирование запроса на добавление записей к таблице БД.

При открытии окна конструктора запроса в качестве источника запроса указывается таблица, из которой добавляются записи в другую таблицу. Записи таблицы-источника должны содержать такие же поля, что и пополняемая таблица БД. В окне конструктора запроса вводится команда Запрос / Добавление. Появится диалоговое окно Добавление, в котором требуется указать имя пополняемой таблицы и где эта таблица находится – в текущей БД или в другой БД. Кроме того, в бланке запроса появится новая строка Добавление.

Затем перетаскиваются те поля из списка полей таблицы-источника, которые совпадают с полями пополняемой таблицы. Их имена Access автоматически укажет в строке Добавление как имена полей пополняемой таблицы.

Формирование запроса на удаление записей из таблицы БД.

Если между таблицами установлена связь с обеспечением целостности данных, но без каскадного удаления записей, то прежде составляется запрос на удаление записей из подчиненной таблицы, а затем – из главной.

В этом случае при удалении записей из подчиненной таблицы в окне конструктора запроса вводится команда Запрос / Удаление. В результате в бланке запроса появится новая строка Удаление. Тогда из списка полей подчиненной таблицы перетаскивается в бланк запроса символ звездочки (*), после чего в строке Удаление для этого поля отобразится значение Из. Затем из списка полей главной таблицы перетаскиваются поля, участвующие в условии отбора удаляемых записей, и для них в строке Удаление появится значение Условие. После этого задаются условия отбора удаляемых записей.

Если связь между таблицами с обеспечением целостности данных и с каскадным удалением записей, то создается запрос на удаление записей только из главной таблицы.

При составлении запроса на удаление записей из главной таблицы (в обоих случаях) в окне конструктора запроса вводится команда Запрос / Удаление.

В бланк запроса перетаскиваются поля, участвующие в условиях отбора записей на удаление, и задаются условия отбора.

4.5 Выполнение и сохранение запроса

После формирования запроса его необходимо выполнить. Из окна Конструктора запроса это можно сделать, введя одну из команд:

• Запрос / Запуск

• Вид / Режим таблицы

Если результаты выполнения запроса не удовлетворяют, то можно вернуться к окну Конструктора запроса для его модификации по команде Вид / Конструктор. В противном случае результат запроса можно сохранить с помощью команды Файл / Сохранить или произведя закрытие окна Конструктора запроса.

5. Создание форм пользователя

СУБД Access позволяет создавать такие объекты БД, как формы. Формы служат удобным средством для ввода, просмотра и редактирования информации БД.

Формы для ввода представляют бланк, подлежащий заполнению, и дают возможность осуществить контроль вводимых данных и исключить ввод неверных. При просмотре и редактировании имеют дело с маской, накладываемой на набор данных. Маска-форма позволяет ограничить доступ пользователя к информации БД, заблокировав отдельные (служебные или засекреченные) поля или записи.

Формы есть простые и составные (включающие другие формы). Они могут содержать различные элементы: поля БД и подписи к ним, списки, флажки, переключатели, кнопки, вкладки и др. В них возможны вычисления для отдельных записей и их групп, а также наглядное графическое представление данных в виде диаграмм.

Форму можно спроектировать на базе одной или нескольких таблиц и/или запросов. На основе одной таблицы или запроса можно построить несколько форм. В форме имена полей берутся из описания таблицы, а сами поля пользователь располагает в соответствии со своими вкусами и требованиями и вносит различные элементы оформления: линии, рисунки, заливку и др.

Форма создается "вручную" - с помощью конструктора форм, автоматизированным способом - с помощью Мастера форм и автоматически - с использованием автоформы. Конструктор форм предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которого пользователь может создать форму соответственно своим вкусам и требованиям. Мастер форм руководит процессом проектирования форм. Он задает пользователю вопросы о структуре и оформлении формы, предлагая на выбор несколько вариантов. В результате диалога пользователя и Мастера форм появляется "готовая к употреблению" форма. Автоформа на основе выбранной таблицы автоматически создает одну из форм: в столбец, ленточную, табличную.

Окно конструктора формы содержит следующие средства конструирования:

• панель Конструктора с набором графических кнопок, которая включается/выключается по команде Вид/Панели инструментов;

• разделы проекта, в которых размещают различные графические объекты, определяющие вид и содержание формы. Эти графические объекты называют элементами управления;

• панель элементов управления, включаемая/выключаемая по команде Вид/Панель элементов

• список полей таблицы или запроса, служащих источником данных для формы. Он включается/выключается по команде Вид/Список полей;

• сетка, отображаемая в разделах проекта для удобства проектирования. Она включается/ выключается по команде Вид/Cетка;

• линейки – горизонтальная и вертикальная, включаемые/выключаемые по команде Вид/Линейка. Они также предназначены для удобства проектирования.

По умолчанию в окне Конструктора формы выводится раздел проекта Область данных, в котором размещают поля БД из таблицы или запроса, а также вычисляемые поля. Кроме данного раздела при конструировании могут быть востребованы и другие разделы:

Заголовок формы и Примечание формы, включаемые/выключаемые попарно соответственно по команде Вид – Заголовок/Примечание формы.

Верхний колонтитул и Нижний колонтитул, включаемые/выключаемые попарно по команде Вид / Колонтитулы.

Если, например, в окне Конструктора формы включены все названные разделы, то они располагаются в рабочей области этого окна в такой последовательности, как показано на рис. 5.1.

Рис.5.1 Расположение разделов проекта формы в окне конструктора формы

Заголовок формы содержит сведения, общие для всех записей, такие как название формы, дата и время. Примечание формы отображает сведения, общие для всех записей, такие как инструкции по работе с формой, командные кнопки, общие суммы в счетах. Верхний колонтитул и Нижний колонтитул используются в случае конструирования формы табличного вида. Тогда в Верхнем колонтитуле отображаются названия столбцов, а в Нижнем колонтитуле – номер страницы, дата.

Разделы проекта формы наполняются различными графическими объектами - элементами управления, используемыми для отображения данных, выполнения действий или в качестве украшений. Элементы управления вводятся в форму при помощи графических кнопок панели элементов, изображенной на рис. 5.2.

Рисунок 5.2 Панель элементов управления

Элементы управления есть связанные и несвязанные. Связанный элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управления используются для просмотра, ввода или редактирования значений из полей БД. Ввод связанного элемента управления в проект формы осуществляется путем перетаскивания из окна со списком полей нужного поля в раздел Область данных.

В результате появляются два прямоугольника – подпись поля и поле. Например:

Маркеры перемещения служат для отдельного перемещения подписи, поля. При установке на них указателя мыши появляется изображение руки с вытянутым указательным пальцем и тогда следует выполнить перемещение.

Для одновременного перемещения подписи и поля указатель мыши устанавливается на границу выделенной подписи или выделенного поля и, когда он принимает вид раскрытой ладони, производят перетаскивание. Для удаления подписи осуществляют ее выделение и нажимают клавишу Delete; для удаления поля с подписью выделяют поле и нажимают клавишу Delete.

Для несвязанных элементов управления источника данных не существует. Такие элементы управления используются для отображения линий, прямоугольников, рисунков. Ввод в проект формы (отчета) несвязанного элемента управления осуществляется так: на панели элементов производится щелчок по кнопке нужного элемента управления, а затем щелчок в том разделе проекта, где требуется разместить этот элемент.

Навыки конструирования формы предполагают умение выделения группы элементов управления. Оно производится путем щелчков по элементам управления, входящим в группу, при нажатой клавише Shift. Выделить группу смежных элементов можно и путем очерчивания рамки вокруг этой группы. Чтобы изменить размер элементов группы, произвести их выравнивание, изменить интервал между ними, необходимо воспользоваться пунктом меню Формат.

Для придания элементу управления необходимых свойств его выделяют и вводят команду Вид/Свойства или вызывают контекстное меню и выбирают в нем пункт Свойства. В результате появляется окно свойств элемента управления, в котором, к примеру, вкладка Макет позволит произвести его желаемое форматирование.

Спроектированная форма приобретает реальный вид в окне формы, открываемом из окна БД с помощью кнопки [Открыть] и из окна Конструктора по команде Вид / Режим формы или по команде Вид / Режим таблицы. В режиме формы в форме отображается только одна запись, а в режиме таблицы – группа записей. В обоих режимах можно редактировать данные, а также просматривать их с помощью кнопок перехода к записям (к предыдущей, к следующей, к первой, к последней). Кнопка перехода к пустой записи позволяет добавление в базу новых данных. Результат построения форм для проектируемой базы данных приведен в Приложениях 21-23.

Форму можно сохранить, введя в окне Конструктора или в окне формы одну из команд:

• Файл / Сохранить как

• Файл / Сохранить

или произведя закрытие этих окон.

Форма может быть предварительно просмотрена из окна БД, из окна Конструктора и из окна формы по команде Файл / Предварительный просмотр и распечатана по команде Файл / Печать. При печати ее заголовок появляется только в начале первой страницы, а ее примечание – в конце последней страницы. Верхний и нижний колонтитулы видны только при печати, соответственно в начале и в конце каждой страницы.

Изменения в форму вносятся в окне Конструктора.

6. Подготовка отчетов

Отчет является важным средством извлечения информации из БД и вывода ее на экран или на печать в виде, удобном для восприятия и анализа пользователем. В отчете можно сортировать и группировать данные, осуществлять расчеты в строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет может основываться на множестве таблиц и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Он может быть составным – включать другие отчеты.

Access предоставляет большие возможности по оформлению отчетов: шрифтовое, фоновое и цветовое оформление, обрамление, рисунки, деловая графика, вставка объектов других приложений. Все это позволяет создавать отчеты высокого качества.

Существует три способа создания отчета: с помощью Конструктора, с помощью Мастера отчетов и автоматическое создание – автоотчет. Конструктор дает возможность самостоятельного проектирования отчетов. Мастер отчетов позволяет создать отчет на основе ответов пользователя на вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета. Автоотчет создает отчет в столбец и ленточный.

Отчет можно создать с помощью Мастера, а затем доработать с помощью Конструктора.

Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Все отчеты содержат область данных, но отчет также может включать разделы заголовка отчета, верхнего колонтитула, нижнего колонтитула и примечания отчета. Каждый раздел отчета имеет свое предназначение и печатается в определенном порядке.

Рис. 6.1. Состав отчета.

1. Заголовок отчета

2. Верхний колонтитул

3. Область данных (данные из таблиц)

4. Нижний колонтитул

5. Примечание отчета

В режиме конструктора разделы представлены в виде полос, и каждый содержащийся в отчете раздел представлен один раз. В напечатанном отчете разделы могут повторяться неоднократно. Способ отображения сведений в каждом разделе определяется расположением элементов управления, таких как надписи и поля.