47775 (Обмін даними між компонентами ППП MS Officе)

Міністерство освіти і науки України

_____________________________

Дніпропетровський Національний Університет

Факультет прикладної економіки

Кафедра економічної інформатики і статистики

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни “Інформатика та комп'ютерна техніка”

на тему: “Обмін даними між компонентами ППП MS Office”

Дніпропетровськ, 2001 р.

Зміст

Вступ 4

1. Загальна характеристика існуючих методів обміну даними між компонентами MS Office, їх властивості та напрямки використання. 5

Формат даних, що вставляються з буфера обміну 5

Про зв'язані і впроваджені об'єкти 5

Створення нового впровадженого об'єкта 6

Створення зв'язаного чи впровадженого об'єкта з існуючого файлу 6

2. Відмінності у властивостях створених, впроваджених та вставлених даних 7

Створення зв'язаного чи впровадженого об'єкта на основі даних з існуючого файлу 7

Способи спільного використання даних у Word 8

3. Технологія використання та приклади використання операцій обміну даними між компонентами MS Office 9

Перетаскування даних між програмами 9

Вставка даних з Microsoft Access у документ Word 9

Вставка вмісту таблиці чи запиту Microsoft Access в існуючий документ Word 9

Експорт даних з Microsoft Access у документ Word 10

Імпорт текстового файлу Word у Microsoft Access 11

Про вставку листа чи діаграми Microsoft Excel у документ Word 12

Створення зв'язаного об'єкта з існуючого листа чи діаграми Microsoft Excel 12

Створення впровадженого об'єкта з існуючого листа чи діаграми Microsoft Excel 13

Створення нового впровадженого листа чи діаграми Microsoft Excel 14

Коды полей: DDE и DDEAUTO 15

4. Практична частина 16

Вихідні дані 16

База даних 16

Технологічний процес збору й опрацювання інформації 17

Таблиця 1 17

Рис.2. Блок-схема ТПСОИЗагальна характеристика предметної області 18

Використані методи MS Excel і MS Word 19

5. Результати опрацювання інформації 20

Розрахунок середньої ціни товарної одиниці і розкид цін. 20

Розрахунок розкиду цін на пральні порошки 21

Висновки 22

Список літератури 23

Додаток А 25

Додаток Б 26

Вступ

Все більше і більше розроблюється Windows-прикладок для сумісної роботи. Добрий приклад - прикладки пакету Microsoft Office. Ці програми мають загальний вид та стиль і, крім того, дозволяють досить просто обмінюватись даними.

Обмін даними між компонентами MS Office необхідний при роботі з документами різних типів. Дані, набрані в одному додатку, можуть бути передані в інший.

Як відомо, при роботі в системі Windows можна користуватися буфером обміну. Буфер обміну - це та область пам’яті комп’ютера, яка використовується як місце зберігання загальної інформації, що вирізана або скопійована з деякої прикладки. Можна передавати дані через буфер, вставляти формули і малюнки. При цьому в процесі обміну користувач вибирає пункти меню, відкриває вікна, вибирає вкладки у вікнах. Таким чином, робота користувача дуже зручна і не вимагає спеціальних знань у програмуванні, що дуже актуально в епоху застосування ЕОМ у всіх сферах діяльності людини.

Якщо треба розділити дані, які можуть змінюватись, між прикладками, то процедура статичного копіювання та вставки за допомогою буферу обміну не є кращим вибором. Більш ефективне рішення використати динамічний зв’язок між даними, скопійованими з однієї прикладки в іншу.

Існує ще один метод обміну інформацієй між Windows-прикладками - це впровадження об’єкту в документ.

Робота присвячена огляду і вивченню засобів обміну даними з пакеті MS Office.

1. Загальна характеристика існуючих методів обміну даними між компонентами MS Office, їх властивості та напрямки використання.

Формат даних, що вставляються з буфера обміну

Дані, що копіюються чи видаляються в буфер, вставляються в іншу програму, якщо можливо, у форматі, доступному для редагування програмою. Наприклад, дані з книг Microsoft Excel і запису з Microsoft Access вставляються в Word як таблиці Word, зі збереженням форматування тексту і ширини стовпців. Текст із документа Word, розділений знаками табуляції, вставляється в осередки рядків і стовпців Microsoft Excel, а запису Microsoft Access вставляються в лист Microsoft Excel як рядки, причому для кожного поля виділяється окремий стовпець.

Якщо прикладка не може редагувати дані, вона вставляє їх як впроваджений об'єкт. Для редагування впроваджених об'єктів варто використовувати вихідні програми. Якщо дані не удається вставити, вони вставляються у виді малюнка, недоступного для редагування.

Для керування вставкою даних використовуйте команду Специальная вставка (меню Правка).

Впроваджений об'єкт. Дані, вставлені у файл. Будучи впровадженим, об'єкт стає частиною файлу. При подвійному щиглику впроваджений об'єкт відкривається за допомогою програми, у якій він був створений. Усі внесені у впроваджений об'єкт зміни відображаються у файлі, що містить його.

Про зв'язані і впроваджені об'єкти

Можна використовувати зв'язний об'єкт чи впроваджений об'єкт для додавання усього чи частини файлу, створеного однієї з програм Office чи будь-якою програмою, що підтримує зв'язані і впроваджені об'єкти, в інший файл. Можливе створення нового впровадженого об'єкта чи зв'язаного об'єкта з існуючого файла. Якщо даний файл був створений у програмі, що не підтримує зв'язані і впроваджені об'єкти, можливі копіювання та вставка даних з файлу для сумісного їх використання декількома програмами.

Основна відмінність між зв'язаними і впровадженими об'єктами полягає в місці їхнього збереження, а також способі відновлення даних при їхньому розташуванні в кінцевий файл.

Зв'язаний об'єкт.   У випадку зі зв'язаним об'єктом, відновлення даних відбувається тільки при зміні вихідного файлу. Зв'язані дані зберігаються у вихідному файлі. Кінцевий файл зберігає тільки зведення про місце розташування вихідного файлу і відображає представлення зв'язаних даних. Рекомендується використовувати зв'язані об'єкти, якщо важливий розмір файлу.

Впроваджений об'єкт.   У випадку з впровадженим об'єктом, при зміні вихідного файлу кінцевий файл не зміниться. Впроваджені об'єкти стають частиною кінцевого файлу і, будучи один раз вставленими, більше не є частиною вихідного файлу. Двічі клацніть впроваджений об'єкт для його відкриття в програмі, що була використана для його створення.

Створення нового впровадженого об'єкта

• Клацніть у документі місце, куди варто помістити впроваджений об'єкт.

• Виберіть команду Объект у меню Вставка, а потім — вкладку Создание.

• У списку Тип объекта виберіть тип створюваного об'єкта.

• Для відображення впровадженого об'єкта у вигляді значка (це зручно, якщо документ призначений для перегляду в електронному виді) установите прапорець В виде значка.

Примітки

• У списку Тип объекта відображаються тільки встановлені на даному комп'ютері програми, що підтримують зв'язані і впроваджені об'єкти.

• При виборі типу об'єкта Лист Microsoft Excel у документ уставляється вся книга. У документі одночасно відображається тільки один лист. Для відображення іншого листа двічі клацніть об'єкт Microsoft Excel, а потім виберіть потрібний лист.

Створення зв'язаного чи впровадженого об'єкта з існуючого файлу

• Клацніть у документі місце, куди варто помістити зв'язний чи впроваджений об'єкт.

• Виберіть команду Объект у меню Вставка, а потім — вкладку Создание из файла.

• У поле Имя файла введіть ім'я файлу, з якого буде створений зв'язаний чи впроваджений об'єкт, чи натисніть кнопку Обзор для вибору файлу зі списку.

• Для створення зв'язаного об'єкта установите прапорець Связь с файлом.

• Якщо прапорець Связь с файлом не був установлений, буде створений впроваджений об'єкт.

• Для відображення зв'язаного об'єкта у виді значка встановіть прапорець В виде значка.

Примітки

• Команду Объект (меню Вставка) не можна використовувати для вставки графічних і деяких інших типів файлів. Для вставки графічних файлів у Word призначена команда Рисунок (меню Вставка).

• При створенні впровадженого об'єкта з існуючої книги Microsoft Excel у документ уставляється вся книга. У документі одночасно відображається тільки один лист. Для відображення іншого листа двічі клацніть об'єкт Microsoft Excel, а потім виберіть потрібний лист.

2. Відмінності у властивостях створених, впроваджених та вставлених даних

Створення зв'язаного чи впровадженого об'єкта на основі даних з існуючого файлу

• Виділіть дані для зв'язаного чи впровадженого об'єкта.

• Натисніть кнопку Копировать чи Вирезать.

• Перейдіть до файлу, у який будуть розташовані дані, а потім клацніть місце, куди їх варто помістити.

• Виберіть команду Специальная вставка в меню Правка.

• Щоб створити зв'язаний об'єкт, виберіть Связать.

Для створення впровадженого об'єкта виберіть Вставить. У списку Как виберіть значення, що містить слово “Объект”. Наприклад, якщо був скопійований текст із документа Word, виберіть Документ Microsoft Word Объект.

Примітка.   При створенні впровадженого об'єкта, заснованого на даних з існуючої книги Microsoft Excel, у документ уставляється вся книга. У документі одночасно відображається тільки один лист. Для відображення іншого листа двічі клацніть об'єкт Microsoft Excel, а потім виберіть потрібний лист.

Способи спільного використання даних у Word

Існує безліч різних способів спільного використання даних програмами Office. Вибір конкретного способу залежить від того, як будуть відображатися дані в прикладці, чи потрібно обновляти дані при їхній зміні і разом з ким вони будуть використовуватися.

3. Технологія використання та приклади використання операцій обміну даними між компонентами MS Office

Перетаскування даних між програмами

Використовуйте перетаскування для копіювання і переміщення даних, створення зв'язаних об'єктів, ярликів і гіперпосилань між документами різних програм. Кожна з програм повинна підтримувати протокол OLE.

• Розташуєте вікна програм таким чином, щоб обидва файли — вихідний та кінцевий відкриті і видні. Необхідно бачити дані, що перетаскуються, а також те місце, куди вони будуть поміщені.

• Виділите дані, а потім при натиснутій правій кнопці миші перетягнете виділені дані на нове чи місце в іншу програму.

• У контекстному меню виберіть потрібну команду.

Вставка даних з Microsoft Access у документ Word

Існує можливість перенести дані з Microsoft Access у новий чи існуючий документ Word.

• Щоб включити дані Microsoft Access в існуючий документ Word, вставте вміст таблиці чи запиту Microsoft Access. Щоб сформувати потрібний набір даних, використовуйте запит для відбору і сортування полів і записів. Щоб підтримувати дані в документі обновленими, створіть зв'язок з даними Microsoft Access. При кожній зміні даних у Microsoft Access їх копія буде автоматично обновлятися в документі Word.

• Щоб перенести дані з Microsoft Access у новий документ Word, експортуйте таблицю, запит, звіт чи інший об'єкт бази даних Microsoft Access. Потім ці дані можна відформатувати і відредагувати засобами Word чи використовувати як джерело даних злиття.

Вставка вмісту таблиці чи запиту Microsoft Access в існуючий документ Word

• У документі Word виберіть місце вставки вмісту таблиці чи запиту.

• Відобразіть панель інструментів Бази даних, а потім натисніть кнопку Вставить базу данных .

• Натисніть кнопку Получить данные.

• Якщо для одержання, відбору і сортування даних варто використовувати Microsoft Access і/або Word, перейдіть до кроку 5.

• Якщо для одержання, відбору і сортування даних варто використовувати Microsoft Query, натисніть кнопку MS Query, створіть запит, а потім перейдіть до кроку 9.

• Виберіть Базы данных MS Access у списку Тип файлов.

• У поле Имя файла введіть ім'я потрібної бази даних Microsoft Access, а потім натисніть кнопку Открыть.

• Виберіть вкладку чи Таблиці Запросы, виберіть потрібну таблицю чи запит, а потім натисніть кнопку OK.

• Щоб виконати відбір записів і/або полів для включення в таблицю Word, натисніть кнопку Отбор записей, виберіть потрібні параметри, а потім натисніть кнопку OK.

• Для настроювання форматування таблиці Word натисніть кнопку Автоформат таблицы, виберіть потрібні параметри, а потім натисніть кнопку OK.

• Натисніть кнопку Вставить данные.

• У групі Вставить записи вкажіть, які записи варто включити в таблицю Word.

• Щоб зберегти можливість відновлення даних у таблиці Word у випадку зміни вихідних даних, установите прапорець Вставить данные как поле.

Word вставляє дані в таблицю Word у виді поля DATABASE, зв'язаного з вихідною таблицею чи запитом. Щоб обновити поле, виділіть його в таблиці і натисніть клавішу F9.