47254 (Использование программы Outlook Express для работы с электронной почтой)

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНТЕРФЕЙС MS OUTLOOK

2. ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ MS OUTLOOK И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

2.1 Использование календаря

2.2 Организация собрания

2.3 Создание списка Контакты

2.4 Создание списка задач

2.5 Использование дневника

2.6 Создание заметок

3. ВОЗМОЖНОСТИ MS OUTLOOK ПРИ РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

3.1 Работа с поступающей почтой

3.2 Работа с почтой

3.3 Использование адресной книги

3.4 Создание почтовых сообщений

3.5 Установка параметров электронной почты

3.6 Вставка объектов в сообщение

3.7 Организация событий

4. АРХИВАЦИЯ И УДАЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ СРЕДСТВА АВТОАРХИВАЦИИ

4.1 Управление сообщениями с помощью правил

4.2 Приглашения на собрания, поручения и документы

5. MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2003 – ЗАЯВЛЕНИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

5.1 Общие сведения

5.2 Microsoft Office Outlook 2003 и Интернет

5.3 Объекты «cookie»

5.4 Поиск

5.5 Использование шаблонов

5.6 Обновление используемых гиперссылок

5.7 Печать

5.8 Проверка подлинности с помощью паспорта

5.9 Рабочие области для документов

5.10 Служба факсов

5.11 Справочные материалы

5.12 Служба перевода

5.13 Службы Windows SharePoint Services

6. ПРОГРАММА ПО УЛУЧШЕНИЮ КАЧЕСТВА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

6.1 Отчеты об ошибках

6.2 Мгновенные сообщения и уведомления

6.3 Запись макросов

6.4 Возможности Outlook

6.5 Управление правами на доступ к данным

6.6 Безопасность

6.7 Сведения о контактах

6.8 Отслеживание элементов и файлов, связанных с контактом

7. СОЗДАНИЕ СООБЩЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ С ОГРАНИЧЕННЫМИ РАЗРЕШЕНИЯМИ

7.1 Примечания

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире весьма важным для любой организации, фирмы и даже отдельного человека, является рациональное распределение рабочего времени, а также массовое представление информации о себе, фирме, производимых услугах и товаров и т.д. От того, насколько успешно решаются эти задачи, будет зависеть коммерческий успех предприятия. Существенную помощь в этом может оказать интегрированный пакет MS Office, в состав которого входит большой набор программ различного назначения.

С самого начала развития Интернет электронная почта была наиболее популярным приложением Всемирной сети. Свыше 90% пользователей сети обмениваются почтовыми сообщениями. Электронная почта уже стала неотъемлемым средством делового и личного общения. Одной из программ, которую многие пользователи применяют как средство обработки электронных сообщений, является пакет MS Outlook. Однако работа с электронной почтой — лишь одна из основных возможностей данной программы. В широком смысле MS Outlook — универсальный организатор различных видов деятельности пользователя. Например, Календарь позволяет структурировать рабочее время, Библиотека контактов хранит справочную информацию о людях и организациях.

1. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНТЕРФЕЙС MS OUTLOOK

И нтерфейс программы MS Outlook показан на рисунке 1.

Окно пакета MS Outlook содержит следующие элементы:

1. Строка заголовка — включает название программы и открытой папки, а также кнопки Свернуть, Развернуть, Закрыть.

2. Строка меню — содержит команды работы с различными объектами и настройками.

3. Панель инструментов — содержит кнопки для быстрого доступа к командам.

4. Строка заголовка папки — отображает текущую папку. Щелчок на этой строке вызывает список папок, которые можно открыть.

5. Строка состояния — отображает текущее состояние окна.

6. Панель Outlook расположена в левой части окна и содержит группы:

   • Почта — обработка электронной корреспонденции;

   • Календарь — содержит описание встреч, собраний и т.д.;

   • Контакты — содержит список имен и адресов людей, с которыми поддерживается связь

   • Задачи — включает список задач;

   • Заметки — содержит сделанные пользователем записи;

   • Список папок — отображает папки Outlook;

   • Ярлыки — быстрый запуск папок и элементов групп;

   • Дневник — содержит элементы дневника, такие как телефонные номера, записи о собраниях и т.д.

Группы изображаются либо в виде пиктограммы с надписью слева от нее, либо в виде пиктограммы меньшего размера в нижней части списка групп. Изменение вида происходит перемещением линии в верхней части списка групп вверх или вниз.

В каждой папке имеются вложенные папки, предназначенные для организации специализированной работы. Например, в папке Почта содержатся такие папки для работы с почтой, как:

• Входящие — содержит все поступившие сообщения;

• Отправленные — хранит все отправленные сообщения;

• Исходящие — содержит сообщения, которые надо отправить;

• Удаленные — содержит все удаленные сообщения.

При отображении содержимого папок используется определенный тип представления:

• таблицей (для просмотра почтовых сообщений, задач и сведений);

• временной шкалой (для просмотра записей дневника);

• день/неделя/месяц (для просмотра собраний и запланированных задач);

• карточками (для просмотра контактов);

• значками (задачи, заметки, календари).

Представление можно изменить, выбрав в меню Вид → Упорядочить по → Текущее представление.

2. ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ MS OUTLOOK И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

2.1 Использование Календаря

Папка Календарь используется для планирования встреч и создания списка задач. Он похож на обычный настольный календарь, но обладает большим набором функций. Например: проверка планирования распорядка дня, извещение о различных мероприятиях, рассылка извещений по электронной почте, организация и проведение сетевых совещаний и др.

Интерфейс:

• в верхней части отображается текущая дата;

• стрелки ◄ и ► позволяют переходить на другие месяцы;

• слева расположена Панель расписания;

• в правой верхней части — Панель календаря на месяц;

• в правой нижней части — Панель списка задач.

Изменение вида календаря.

При открытии Календарь отображается таким, каким выводился последний раз. Чтобы изменить количество дней, отображаемых в Календаре, нужно выбрать одно из предлагаемых действий:

• щелкнуть на кнопке День, Рабочая неделя, Неделя или Месяц на Стандартной панели инструментов;

• выбрать в меню Вид пункт День, Рабочая неделя, Неделя или месяц.

Перемещение по Календарю и выбор дат.

• выделить на Календаре неделю, месяц или др.;

• использовать полосу прокрутки на Панели расписания;

• использовать клавиши управления курсором, а затем щелкнуть на нужной дате.

При заполнении Календаря можно назначить встречу. Для этого нужно указать тему, место, время начала, категорию, оповещение. Чтобы добавить информацию о встрече, выполняются следующие операции:

• выделить нужную дату;

• на Панели расписания сделать двойной щелчок в нужной строке → появится диалоговое окно «Без имени — встреча» → в поле Тема вводится имя человека, цель переговоров и т.д. → в поле Место ввести место встречи → заполнить поля Начало и Конец → поставить в пункте Оповещение, в окне правее — за сколько минут. Для звукового оповещения щелкнуть кнопку с громкоговорителем → в окне «Состояние» выбрать способ отображения в календаре времени встречи: Свободен, Под вопросом (может не появиться на встрече), Занят, Нет на работе (вне досягаемости в это время) → в большое поле внизу ввести текст описания встречи (комментарий, какие материалы взять с собой, файл и т.д.) → под кнопкой Категории присвоить категорию встречи → сверху щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.

Если необходимо регулярно проводить собрания, встречи, готовить месячные отчеты или получать напоминания о днях рождения, то в Календарь нужно ввести информацию о повторяющейся встрече. Для этого:

• находясь в поле Календарь выбрать в меню Календарь → Создать повторяющеюся встречу. Появится диалоговое окно «Повторение встречи»;

• в секции Время указать: Начало, Конец, Длительность;

• в секции Шаблон повторения указать частоту повторений: Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно. Указать в какой день;

• в секции Пределы повторения задать Начало (выбирается дата) Нет конечной даты (если повторяющиеся встречи не ограничены датой) Всего копий (правее указать число встреч) Дата окончания (ограничивает количество повторяющихся встреч);

• щелкнуть OK, чтобы закрыть окно «Повторение встречи»;

• в появившемся окне «Встреча» ввести необходимые сведения.

Чтобы запланировать события, длящихся не менее 24 часов, нужно проделать следующее: в меню выбрать Календарь → Создать событие. В появившемся диалоговом окне «Событие», аналогичному окну «Встреча», заполнить поля Тема, Место, Начало, Конец. Можно выбрать пункт Целый день. Затем щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.

2.2 Организация собрания

В MS Outlook собрание — это встреча, на которую пользователь приглашает участников и выделяет ресурсы. Участники — люди, участвующие в собрании; ресурсы — оборудование, которое используется на собрании, например, компьютер, проектор слайдов и др. С помощью Outlook можно спланировать время и дату собрания, определить тему и место его проведения и пригласить участников.

Для планирования собрания нужно перейти в папку Календарь и выбрать в меню Календарь → Назначить собрание. Появится диалоговое окно «Без имени — Событие». На вкладке Планировщик собрания в окне «Все участники» щелкнуть в строке Введите здесь имя участника и задать имя. Можно щелкнуть кнопку Пригласить других, чтобы выбрать имена из адресной книги. Внизу окна выбрать дату начала и конца собрания. Правее можно зафиксировать время начала и конца собрания. Время можно выбрать также, щелкнув на поле ввода, а затем перетащить зеленую полосу влево (время начала) или красную полосу вправо (конец собрания).

После планирования собрания нужно ввести сведения о нем: разослать приглашения на него, указать тему и место его проведения. Далее выбрать вкладку Встреча. Здесь можно добавить имена участников, заполнить строки Тема, Место. При необходимости изменить время, установить галочку в строке Оповещение, внизу окна набрать текст для участников. Щелкнуть кнопку Отправить.

Для приглашения на собрание можно использовать адресные книги. Если щелкнуть кнопку Пригласить других, появится окно «Выбор участников и ресурсов». В строке Источник адресов выбрать Адресная книга Outlook → Контакты. Щелкнуть кнопку Создать и задать имя, адрес электронной почты, телефон и др. Затем в левой части можно выбрать имя, а правее щелкнуть кнопки Обязательный и Необязательный, чтобы указать необходимость присутствие участника на собрании.

Все сведения, внесенные в Календарь, можно менять. Для этого в папке Календарь щелкнуть на нужной дате. Слева щелкнуть на названии собрания.

2.3 Создание списка Контакты

При использовании Адресной книги на экран выводится список контактов. Контактное лицо в MS Outlook — это человек или организация, о которых ввели данные: имя, адрес, телефон и др.

Создание нового контакта. Открыть папку «Контакты», которая вначале пустая. Выбрать в меню Контакты → Создать контакт → в диалоговом окне выбрать вкладку Общие → щелкнуть кнопку Полное имя… → в появившемся диалоговом окне внести данные → ОК → в вести данные в строках Организация и Должность → ввести адреса, телефоны и т.д. → кнопка Сохранить и закрыть.

Просмотр списка Контакты. По умолчанию контакты отображаются в Адресных карточках. Если карточек много, то чтобы найти нужную, щелкнуть справа на букву в алфавитном указателе. Можно изменить способ просмотра контактов при помощи пунктов меню Вид → Упорядочить по → Текущее представление, где выбрать: Адресные карточки, Подробные адресные карточки, Список телефонов, По категориям, По организациям, По местоположению.

Осуществление связи с контактным лицом

• Отправка сообщений: Контакты → Создать сообщение контакту → указать адрес электронной почты → кнопка Отправить.

• Подготовка собрания: Контакты → Назначить встречу с контактом.

• Создание задачи для контакта: Контакты → Создать задачу для контакта.

• Отправка письма: Контакты → Создать письмо контакту → открывается MS Word, в котором создается письмо.

2.4 Создание списка задач