47139 (Информационная система "Управление персоналом"), страница 3

Специалисты могут быть «главными», «ведущими», «старшими» или иметь категорию, характеризуемую номером. Старший специалист наряду с исполнением своих обычных обязанностей специалиста может руководить группой коллег – рядовых исполнителей, не выделенной в самостоятельное подразделение. Это руководство не имеет административного характера, а сводится преимущественно к координации и консультированию. Он может быть также единоличным ответственным исполнителем какой-то работы, не имеющим подчиненных. Ведущий специалист выполняет те же обязанности, что и старший, но осуществляет еще и методическое руководство, а главный координирует работу ведущих и старших специалистов.

Третью подгруппу в этой группе образуют другие работники, относящиеся к служащим. Они осуществляют подготовку и оформление документов, учет, контроль, хозяйственное обслуживание, например, кассиры, делопроизводители, архивариусы, коменданты.

Основой отнесения людей к той или иной группе (категории) является занимаемая ими должность, то есть штатная единица организации, первичный элемент в структуре управления ею, характеризующийся совокупностью прав, обязанностей и ответственности работника, выполняемыми им трудовыми функциями, границами компетентности, правовым положением.

Занятие той или иной должности требует от людей обладания соответствующей профессией и квалификацией. Под профессией понимают комплекс специальных теоретических знаний и практических навыков, приобретенных человеком в результате специальной подготовки и опыта работы в данной области, позволяющих осуществлять соответствующий вид деятельности. Можно говорить, например, о профессии менеджера, юриста, экономиста, врача.

Совокупность знаний, умений и навыков, личных свойств, необходимых человеку для успешного выполнения профессиональных обязанностей, получила название профессиональной пригодности, которая может быть потенциальной и реальной. Первая основывается на задатках, способностях, физических и психических свойствах; вторая складывается постепенно в результате освоения им новых знаний и навыков.

В пределах каждой профессии в результате разделения труда выделяются специальности, связанные с выполнением более узкого круга функций.

Опыт и практика увязывают навыки, знания и умения воедино, формируя квалификацию, то есть степень профессиональной подготовки, необходимую для выполнения данных трудовых функций. Различается квалификация работы и квалификация работника. Первая представлена совокупностью требований к тому, кто должен исполнять работу, вторая – совокупностью приобретенных человеком профессиональных качеств.

Квалификация работника определяется такими факторами, как уровень общих и профессиональных знаний, стаж работы в данной или аналогичной должности, необходимый для освоения профессии. Для руководителей речь идет также об уровне организационных навыков. Квалификация присваивается специальной комиссией на основе всесторонней проверки знаний и опыта данного лица и юридически закрепляется в документах: дипломах, свидетельствах и проч. Степень квалификации работников, позволяющая успешно решать стоящие перед ним задачи, может быть названа компетентностью.

Различия в степени квалификации рабочих отражаются в тарифном разряде: более высокий разряд соответствует более высокой квалификации.

По степени квалификации рабочих принято разделять на следующие группы:

• Высококвалифицированные рабочие, окончившие ПТУ и средние специальные учебные заведения со сроком обучения 2 – 4 года.

• Квалифицированные рабочие, окончившие средние ПТУ, технические училища, обычные ПТУ или прошедшие производственное обучение на предприятиях в течение 6 – 24 месяцев.

• Малоквалифицированные рабочие, прошедшие производственную подготовку в течение 2 – 5 месяцев.

• Неквалифицированные рабочие, прошедшие практическое обучение или инструктаж на рабочих местах в течение нескольких недель.

При анализе персонала состав рабочих изучается также по профессиям, возрасту, формам и системам оплаты труда, сменам, стажу.

Мера квалификации работника называется профессиональной компетентностью. Она определяет способность работника качественно и безошибочно выполнять свои функции как в обычных, так и в экстремальных условиях, успешно осваивать новое и быстро адаптироваться к изменяющимся условиям.

Возрастная структура персонала характеризуется долей лиц соответствующих возрастов в его общей численности. При изучении возрастного состава применяются следующие группировки: 16, 17, 18, 19, 20 – 24, 25 – 29, 30 – 34, 35 – 39, 40 – 44, 45 – 49, 50 – 54, 55 – 59, 60 – 64, 65 лет и старше.

Структура персонала по стажу может рассматриваться двояко: в плане общего стажа и стажа работы в данной организации. С общим стажем напрямую связан уровень производительности труда, общий стаж группируется по следующим периодам: до 16 лет, 16 – 20, 21 – 25, 26 – 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40 лет и более.

Стаж работы в данной организации характеризует закрепляемость кадров. Статистика выделяет следующие периоды для расчета этого показателя: до 1 года, 1 – 4, 5 – 9, 10 – 14, 15 – 19, 20 – 24, 25 – 29, 30 лет и более.

Структура персонала по уровню образования (общему и специальному) предполагает выделение лиц, имеющих высшее образование, незаконченное высшее (более половины срока обучения), среднее специальное, среднее общее, неполное среднее, начальное.

Назначением задачи учета личного состава является учет численности работающих в различных разрезах. Входными данными при этом будут данные первичного документа «Личная карточка», а выходными – численность работающих по подразделениям, категориям, возрасту, образованию и т.д.

1.2 Цели создания ЭИС

Целью создания автоматизированной информационной системы (АИС), обеспечивающей компьютерную поддержку по управлению персонала, является значительное сокращение затрат за счет автоматизации ручного труда и формирования отчетности при обработке информации. Эта система предназначена для эффективного выполнения функций по регистрации первичных документов, повышения эффективности процесса обработки и движения документов, взаимосвязи с другими отделами, а также хранения документов.

1.3 Функции и ограничения создания ЭИС

Разрабатываемая ЭИС должна включать следующие функции:

1. Создание и поддержание в актуальном состоянии информационного массива, содержащего данные о работниках предприятия.

2. Согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях
управления и в разных структурных подразделениях;

3. Своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;
4. Ведение административного документооборота по персоналу и учету труда;

1. Формирование, оформление и печать необходимых выходных документов.

2. Планирование фондов рабочего времени и учет их использования;

3. Предоставление статистической отчетности по труду и налоговой отчетности в государственные органы, формирование отчетности для Пенсионного фонда России и МНС;

4. Подбор персонала на руководящие должности;

5. Ведение кадрового резерва и мобильного персонала;

6. Аттестация и повышение квалификации работников;

7. Поиск специалистов на рынке труда;

8. Ведение архивов без ограничения срока давности;

Разработка ИС «Управление персоналом» сопряжена с рядом ограничений:

1. Принимая во внимание тот факт, что объемы информации, обрабатываемой данной ЭИС, весьма значительны и предъявляются высокие требования к ее достоверности, то необходимо отметить, что особые требования должны предъявляться к исходной информации.

2. АИС должна функционировать как подсистема в существующей общей системе на предприятии, должна быть способной к взаимодействию с другими частями этой системы.

3. Стоимость разработки автоматизированной информационной системы не должна превышать эффекта от ее внедрения.

4. Время, отводимое на разработку данной системы должно сопоставляться с дальнейшей эффективностью ее использования.

1.4 Расчёт экономической эффективности от внедрения ЭИС

Большие трудности при управлении персонала связаны с обработкой большого количества локументов и информации, то основной целью совершенствования его работы следует избрать повышение эффективности процесса обработки и движения документов с момента их создания работниками ОК (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

В случае достижения указанной цели следует ожидать повышения эффективности функционирования системы управления персоналом за счёт улучшения качества решения задач управления на основе оперативной и достоверной информации, что в свою очередь должно способствовать повышению производительности труда и сокращению потерь рабочего времени у работников кадровой службы предприятия. Индикатором улучшения этих, важнейших с точки зрения экономики, показателей вероятнее всего станет изменение чиенности работников службы управления персоналом.

Внедрение информационной системы позволит:

1. централизовать обработку информации по учёту и движению кадров и выдачу сведений по статистической и другой отчётности;

2. сократить сроки составления форм отчётности по персоналу;

3. увеличить объём выдаваемой на управление информации, одновременно повысить её качество;

4. улучшить качественный и количественный анализ состава работающих;

5. своевременно выявлять и регулировать отклонение в системе обеспеченности производства работниками тех или иных профессий;

6. производить социологические и психологические исследования причин увольнения, на их основе внедрять мероприятия по повышению уровня закрепляемости кадров на предприятии (снижению текучести кадров);

7. на основе анализа кадровой ситуации более глубоко и целенаправленно подходить к удовлетворению нужд работников;

8. повысить уровень организации работ по управлению кадрами.

Расчет разовых (капитальных) затрат на создание и внедрение АИС

Затраты на разработку ИС в целом определяются по калькуляционным статьям: основная заработная плата; дополнительная заработная плата; единый социальный налог; расходы на машинное время; накладные расходы; материальные затраты; прочие затраты. В результате получается полная себестоимость разработки. Определим затраты по каждой статье.

Основная заработная плата

Затраты времени на разработку АИС определяются на основе «Типовых норм времени на программирование задач для ЭВМ». Определим затраты рабочего времени программистов и разработчиков по каждой из стадий разработки АИС на основании следующих исходных данных: ТЗ на разработку проекта предусматривает проведение стадии ТРП взамен стадий ТП и РП; планируемый срок разработки – 6 месяцев; количество разновидностей форм входной информации: 17, из них переменной – 12, справочной, условно-постоянной – 5; количество разновидностей форм выходной информации: 6, в том числе печатных документов – 5, на машинных носителях – 1; степень новизны комплекса задач: Г; сложность алгоритма: 3; количество разновидностей форм ПИ – 5, НСИ – 12; объем входной информации: 8000 документо-строк; сложность организации контроля входной и выходной информации: входные данные и документы разнообразного формата и структуры, контроль осуществляется перекрестно, печать документов сложной многоуровневой структуры, разнообразной формы и содержания; использование типовых проектных решений – 25%.

Таблица 1. Затраты времени по стадиям разработки проекта

Определение численности исполнителей: