20573-1 (Автоматизированная система обработки экономической информации (АСОЭИ))

АСОЭИ

Назначение АСОЭИ

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

Что касается сферы налогообложения, и в частности, его экономической составляющей, то здесь сбор, контроль, обработка, анализ данных и выработка результатов сопровождается выполнением большого объема разнообразных вычислений: абсолютных и относительных отклонений, средних величин, дисперсий, процентных величин и др. Кроме того, в ходе анализа выполняются различные виды оценок, группировок, сравнений и сортировок исходных данных; нахождение минимального или максимального значения и ряд других операций. Результаты анализа требуют графического или табличного представления. Все это многообразие видов аналитической обработки экономической информации является объектом автоматизации с применением современных средств связи и вычислительной техники, особенно персональных ЭВМ.

Деятельность экономического отдела городской налоговой инспекции состоит из двух составляющих: внутренней и внешней.

К функциям внутренней составляющей относятся всё, что связано с функционированием данной инспекции:

Финансовое планирование, включает работу по составлению сметы расходов на содержание учреждения и арендной платы.

Нормирование труда, определение объемов работ и затрат по отделениям.

Составление штатного расписания в соответствии с номенклатурой должностей, действующими штатными нормативами.

Проведение тарификации, осуществляемое на основе требований тарифно-квалификационных характеристик с определением разрядов оплаты труда работников в соответствии с единой тарифной сеткой, решение вопросов стимулирования, премирования.

Проведение финансово-экономического анализа, направленного на оценку результатов выполнения заданий по финансово-экономическим показателям.

К функциям внешней составляющей относится деятельность инспекции, связанная с инспектируемыми предприятиями и физическими лицами:

Учёт и контроль доходов инспектируемых предприятий и физических лиц (на основе финансовых отчётов и бухгалтерских балансов предприятий и физических лиц).

Контроль поступления налогов посредством:

Контроля за своевременностью и полнотой поступления налогов в соответствии с законодательством.

Анализа доходов инспектируемых предприятий и физических лиц.

Участие в разработке нормативно-правовых документов по вопросам налогообложения (на основании анализа экономического и бухгалтерского состояния инспектируемых предприятий и физических лиц).

Таким образом, главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае – повысить эффективность выполнения перечисленных функций, поскольку, как можно увидеть, функционирование экономического отдела городской налоговой инспекции связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, АСОЭИ призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АСОЭИ является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию о налогообложениях и платежах.

Следует отметить, что автоматизации поддаются только те участки работ, которые максимально стандартизованы и формализованы.

Требования к АСОЭИ

Информация в настоящее время выходит на первый план среди прочих ресурсов предприятия. Это обуславливается необходимостью экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы. Отсюда вытекают и специальные требования, предъявляемые автоматизированным системам обработки информации.

Прежде всего, система должна отвечать основным функциональным требованиям, в качестве которых выступают операции экономического отдела городской налоговой инспекции.

Кроме того, к АСОЭИ предъявляются и основные системные требования:

Стандартизация и унификация

Единообразие форм представления информации, а также учёта, контроля и хранения документов.

Единообразие пользовательского интерфейса для всех решаемых задач.

Единый порядок документирования, сопровождения и модификации.

Система должна строиться на основе типовых программных продуктов и стандартных технологий и методологий.

Адаптивность системы (без программирования) в соответствии с платформой (вычислительная или операционная система), совместимость с другими информационными системами и между функциональными блоками самой АСОЭИ.

Настраиваемость системы:

Функциональных возможностей.

Интерфейсов пользователей в распределённой структуре.

Модульность и открытость как информационной системы в целом, так и отдельных её компонент. Кроме того, должен присутствовать пользовательский инструментарий для развития системы.

Масштабируемость (переносимость на другие платформы, мобильность).

Надёжность, защищённость, безопасность:

Авторизация и контроль доступа в систему для проведения отдельных операций и документооборота.

Множественность уровней защиты.

Система также должна удовлетворять и дополнительным требованиям:

Возможность работы в сетях с большими объёмами данных.

Функционирование в режиме реального времени.

Быстрое реагирование на запросы пользователей.

Поддержка пакетного режима и диалогового режима.

Система должна иметь распределённый характер (т.е. возможность обработки информации на нескольких ПК).

Наличие дружественного пользовательского интерфейса для ввода (формы, шаблоны документов) и просмотра информации (графики, таблицы).

Возможность диагностики технических и программных средств согласно инструкции по эксплуатации.

При этом проектирование АСОЭИ базируется на следующих принципах:

Модули конструируются сразу с учетом общей стратегии работы предприятия.

Механизмы взаимодействия программных модулей разрабатываются до начала конструирования самих модулей.

Интерфейсы сопряжения программных модулей должны быть точно документированы.

Потоки данных необходимо оценить и сопоставить с возможностями имеющихся или планируемых сетей телекоммуникаций.

Набор модулей конструируется в виде блоков, "навешиваемых" на интерфейсы сопряжения. Программные модули вовсе не обязаны повторять организационную структуру организации. Одни и те же модули могут применяться в различных подразделениях одной организации. Высокий уровень унификации говорит об однородности организационной структуры, что на практике, к сожалению, реализуется редко.

Рабочие места во всех подразделениях, подлежащих автоматизации, формируются из программных модулей и объединяются в единую схему. Структуры данных и программных модулей вовсе не обязаны быть тождественны схеме экономических процессов.

Установка аппаратуры и средств телекоммуникаций осуществляется в соответствии со схемами рабочих мест и потоков данных.

Общая структура экономического отдела городской налоговой инспекции

Исходя из функций экономического отдела городской налоговой инспекции, можно выделить следующие отделы:

Отдел труда и заработной платы. Его основными задачами являются контроль соблюдения штата, окладов и ставок; за учётом рабочего времени и норм выработки; за своевременное осуществление расчётов с рабочими и служащими, а также расчётов по социальному страхованию. В функции данного отдела также входит оплата пособий по временной нетрудоспособности, суточных при командировках, пенсий.

Финансовый отдел. Этот отдел занимается учётом денежных средств и расчётно-кредитных операций (платежи в бюджет, оплата за аренду помещений, коммунальные услуги и т.д.). Основной задачей финансового отдела является обеспечение сохранения денежных средств, рациональная организация расчетных операций.

Отдел учёта и контроля занимается учётом фондов и целевых поступлений, учётом основных средств, доходов и расходов. В функции данного отдела входит также учёт и контроль доходов инспектируемых предприятий и физических лиц на основании финансовых и бухгалтерских документов. Затем финансовый отдел проверенные и учтённые данные передаёт отделу анализа.

Отдел анализа. Сотрудники этого отдела анализируют деятельность и доходы инспектируемых предприятий. В зависимости от результатов анализа вырабатывают размер налоговых сборов. Собирают статистику, на основании которой вносят предложения в разработку нормативно-правовых документов.

Собственно бухгалтерия, которая занимается учётом основных средств и фондов, составлением бухгалтерского баланса и отчёт по организации в целом. Кроме того, бухгалтерия взаимодействует с отделом труда и заработной платы и финансовым отделом, поскольку последние представляют внутреннюю экономику предприятия.

Во главе этой структуры стоит главный экономист и его заместитель. Они занимаются учётом, анализом и контролем всех операций, составлением экономических отчётов по деятельности всего отдела.

Главный экономист подчиняется руководителю городской налоговой инспекции, а в отношении порядка организации работы экономического отдела – главному экономисту вышестоящей организации (например, государственной налоговой инспекции).

Таким образом, можно изобразить следующую схему взаимодействия отделов:

Главный экономистЗаместитель главного экономистаБухгалтерияОтдел учёта и контроляОтдел анализаОтдел труда и заработной платыФинансовый отделРис.1. Структура экономического отдела городской инспекции

Из структуры отдела видно, что всю информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Так, например, отделы финансовый, труда и заработной платы и бухгалтерский, оперируют документами, касающимися внутреннего функционирования инспекции. А отделы анализа и учёта и контроля имеют дело с информацией внешних предприятий, подлежащих инспектированию.

Все сотрудники должны иметь доступ к единой информационной базе инспекции. При этом каждый из них должен работать с информацией, которая ему необходима. А информация, находящаяся вне компетентности и полномочий сотрудника, должна быть ему недоступна.

Таким образом, можно выбрать конфигурацию сети типа «Звезда». В ней присутствует сервер, на котором храниться база, содержащая некоторую информацию и права доступа к этой информации. Каждый отдел подключён к серверу и имеет права доступа только к информации, необходимой для обработки этим конкретным отделом.

Главный сервер представляет собой совокупность серверов: сервер баз данных, почтовый сервер и proxy-сервер.

Главный серверГлавный экономист и заместитель главного экономистаБухгалтерияОтдел труда и заработной платыФинансовый отделОтдел учёта и контроляОтдел анализаРис. 2. Схема локальной сетиНачисленная зарплата, командировочные, пособия и т.д.Отчёты по расчётно-кредитным операциям, по движению денежных средствИнформация о движении денежных средствИнформация о работе коллектива, отработанном времени и т.д.Данные о деятельности отделовБухгалтерские балансы и финансовые отчёты предприятий городаОтчёт по деятельности всего экономического отдела, приказы, информацияОтчёты о финансовом и экономическом состоянии предприятий города, статистические данныеОтчёты о доходах и деятельности предприятий городаБухгалтерские балансы и финансовые отчёты предприятий города, а также отчёты отдела учёта и контроляОбщий бухгалтерский балансИнформация об основных фондах, расходах инспекцииНормативно-справочная документацияИнформационные услуги

Состав АСОЭИ

Техническое обеспечение

Экономический отдел городской налоговой инспекции, как было показано выше, работает с огромным потоком документов. Причём документы могут быть как входящими (финансовые отчёты, бухгалтерские балансы инспектируемых предприятий, счета к оплате, например, за аренду предприятия, за приобретения какой-либо аппаратуры, мебели и т.д.), так и выходящими (отчёты в контролирующие или банковские учреждения и пр.). Поэтому очевидна необходимость средств принятия и отправки документов. В зависимости от вида документов используются различные технические средства:

документы бумажные – факс;