19768 (Документационное обеспечение управления), страница 8

Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности.

Основные задачи, которые ставятся при оформлении дел:

• Максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время;

• Обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

• Создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при пролистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую установленную государственным стандартом обложку.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны, - бумажных (стандартного А5-А3 формата и крупноформатных), пленочных, магнитных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упаковки.

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению – четко и в обобщенной форме отражается основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (дело, документы);

- автор документа (название организации, структурного подразделения);

- корреспондент (название организации, которой адресуется и от которой получают документы);

- вопрос или краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.

Вместе с тем задачи, решаемые при выполнение процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в деятельности организации, но и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а так же других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизовано в отделе кадров. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников организации не разрешается.

При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечивается информационная взаимосвязь местонахождения документа в дело с его предыдущими учетными формами и номерам, строго выполнять инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Конфиденциальные не подшитые документы должны храниться у работника отдела кадров в папках, на которых указывается их целевое значение: фамилии сотрудников организации, которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедур и операций (подшивка дело, отправленные и др.). Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов, которая регулярно обновляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, в шкафах и сейфах не допускается.

Технологическая схема процесса формирования и оформления дела при его заведении; оформление дела при его формировании; оформление дела (тома) при его закрытии; выдачи законченных дел сотрудникам организации и приема их от сотрудников.

Особенности процедуры оформления дела при его заведении являются:

- оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности;

- оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

- оформление корточки учета расширений и выдачи дела (на внутренней стороне обложки);

- подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

- внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит следующие графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются сохранность документов и их комплектность.

Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:

- проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятие грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовала);

- внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

- нумерация листов документа в деле;

- при необходимости внесения изменений в реквизиты обложки дела;

- подшивка документа в дело (прошнурование листов документов), проверка правильности нумерации листов;

- внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

- проверка правильности подшивки документа;

- возвращение учетной карточки документа на соответствующую картотеку.

В дело подшиваются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.

Особенности процедуры оформления дел при его закрытие:

- подшивка и оформление заверительного листа;

- оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

- опечатывание концов шнурка на заверительном листе;

- внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

- проставление отметки о закрытие дела в номенклатуре дел;

- при необходимости – внесение дела в инвентарную опись законченных дел, карточек, журналов;

- по окончании года – закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

- внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

- при необходимости – внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных дел, картотек журналов.

Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году.

Законченные конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используется в текущей работе сотрудников организации, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

Особенностями процедуры выдачи законченных дел сотрудникам организации и приема их от сотрудников можно назвать следующие:

- проверка работником отдела кадров полномочий исполнителям – наличия на обложке дела или в карточке учета разрешения и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу;

- выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи;

- помещение карточки учета разрешений и выдачи в картотеку «За исполнителями»;

- при возврате дела сотрудником – проверка соответствия документов дела сведениями, зафиксированным во внутреннюю опись, контроль комплектности дела и документов сохранности всех их элементов;

- роспись работниками отдела кадров за возврат дела в карточке разрешений и выдачи, а так же внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

- помещение дела и карточки в места хранения.

Все вышеуказанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор немашинных операций.

Помимо известных задач номенклатура дел предназначена для:

1. учета формирования дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;

2. закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам;

3. учета дел архивного фонда;

4. учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи документов в ведомственный архив или архив организации.

В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедуры закрытия номенклатуры дел, которая включает операции:

- проверка закрытия всех заведенных дел и томов;

- проведение годовой проверки наличия дел и документов;

- заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;

- проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника отдела кадров;

- включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;

- переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем календарном году;

- распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.

После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается, подшивается, сохраняет учетную функцию архивных дел.

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом происходит процесс изъятия электронного документа из информационного массива службы кадров или с дискеты.

3.2 Хранение дел

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.