19768 (Документационное обеспечение управления), страница 5

Рекламные письма информируют потребителей о ценах, форме или способах рынка предоставления услуг.

Коммерческие письма служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов.

Письма-рекламации или претензионные письма содержат информацию о необходимости возмещения убытков другой стороной в результате невыполнения каких-либо условий.

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.

Служебные письма оформляются на бланке для письма.

Типовой формуляр бланка для писем включает:

- Государственный герб РФ или Герб субъекта федерации;

- эмблему организации или товарный знак;

- код организации;

- код формы документа;

- наименование автора документа;

- справочные данные об организации-авторе;

- дату;

- регистрационный индекс;

- ссылку на регистрационный индекс и дату документа;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметку о наличии приложений;

- подпись;

- отметку об исполнителе.

Изображение герба должно соответствовать Положению о Государственном гербе РФ или правовым актам субъектов РФ.

Эмблема или товарный знак размещаются только в соответствии с ведомственными нормативными актами.

Код организации и код формы документа проставляют соответственно по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), ОГРН и ИНН проставляют согласно документам, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации должно соответствовать учредительным документам – уставу или положению. Вышестоящая организация указывается только при административном или прямом подчинении.

Справочные данные включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и по усмотрению организации – номера факсов, банковские реквизиты, ОГРН, ИНН, адрес электронной почты и т. д.

При переписке с иностранными партнерами и в совместных организациях используется двуязычное оформление.

Дата письма – дата его подписания и отправки (22.04.2004 или полностью 22 апреля 2004 г.). Может использоваться обратная последовательность: 2004.04.22.

Рядом с датой указывается индекс письма (06-11/64, где 06 – порядковый номер, под которым зарегистрировано письмо, 11 – индекс структурного подразделения, 64 – номер дела по номенклатуре).

Ссылка на регистрационный индекс переписывается из письма, на который дается ответ.

Требования к адресату заключаются в том, что в нем дается полное или сокращенное наименование организации, структурного подразделения в именительном падеже. Текст письма должен быть аргументированным, кратким, последовательным и корректным. Обычно текст служебного письма состоит из вводной части и основной. В вводной части описываются факты или причины, побудившие направить письмо, основная часть содержит цель послания. Это может быть предложение, согласие, обоснованный отказ, гарантия или какие-либо другие факты.

Логическая структура письма предполагает использование стандартных оборотов речи:

Благодарим Вас за письмо...

Считаем необходимым обратить Ваше внимание...

Пользуясь предоставленной возможностью...

Обращаемся к Вам с убедительной просьбой...

Приносим извинения за несвоевременный ответ...

Направляем Вам...

К сожалению, мы вынуждены отказаться...

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма...

В ответ на Ваше письмо напоминаем...

Согласно контракту...

В соответствии с...

Отметка о наличии приложения оформляется кратко, если оно упоминается в тексте письма, и называется полностью в случае отсутствия напоминания.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения организации.

Эффективная работа с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятие должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:

- общепринятых принципов обработки документов;

- принципов работы с документами конкретного предприятия;

Системы делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

- используемой нормативной методикой базой делопроизводства;

- сложившихся национальных традиций работы с документами;

- установленном руководством предприятиях (или отрасли) правила работы с документами;

- квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства соблюдения правил работы с документами на предприятие. В структурных подразделениях назначаются сотрудники ответственные за ведение делопроизводства.

Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.

2.1 Формы организации делопроизводства

Форма организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

- централизованная;

- децентрализованная;

- смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при девизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

2.2 Основные этапы документооборота

Документооборот – Это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Документы, поступающие на предприятие проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством.

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

Служба ДОУ, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделениям (канцелярия, общий отдел, секретариат). Так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличие приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

- направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отделение и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

2.3 Прием и первичная обработка документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.