19715 (Первичные учётные документы), страница 2

- наименование документа;

- наименование организации - составителя (должно совпадать с названием, указанным в учредительных документах организации);

- дата (подписания или утверждения; оформляется арабскими цифрами по принципу: день, месяц, год);

- наименования сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и других факторов, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (номер документа, адрес организации), при этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной документации остаются без изменения. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается, а вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Регистрация документа проводится только после его подписания (утверждения); в этом случае документу присваивается регистрационный номер - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учёта и последующего поиска.

Существует понятие «стандартизации документов». Это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. Стандарты унифицированных форм первичной учётной документации утверждает Госкомстат России по согласованию с Минфином и Минэкономразвития России. Подобные формы разработаны практически для всех направлений внутренней деятельности предприятия. Например, по учёту использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (N Т-12 "Табель учёта использования рабочего времени и расчета заработной платы", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-13 "Табель учёта использования рабочего времени"), по учёту кадров (N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-7 "График отпусков", N Т-10 "Командировочное удостоверение"), по учёту кассовых операций (N КО-1 "Приходный кассовый ордер", N КО-4 "Кассовая книга") и т.д. С различными бланками документов можно также ознакомиться в приложениях (Приложения Б, В, Г, Д, Е, Ж, И, К, Л, М).

Итак, классифицировать первичные учётные документы можно по множеству признаков. Существует понятие «формы документа». Под формой документа понимается состав и расположение его реквизитов. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по определённой форме, либо содержащейся в альбомах унифицированных форм, либо разработанной организацией самостоятельно.

3. Нормативные документы, в соответствии с которыми ведётся учёт на предприятии

Начать эту главу стоит, пожалуй, с того, что ведение первичных учётных документов осуществляется не «на усмотрение» организаций, а в строгом соответствии с определёнными нормативными документами. Эти документы можно представить как 4-х уровневую систему, основанную на их статусе:

Далее я рассмотрю основные нормативные документы, устанавливающие и регулирующие правила оформления и учёта первичных учётных документов, а также сами привила, определённые данными документами.

3.1 Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», принятый Государственной Думой 23.02.1996 г., одобренный Советом Федерации 20.03.1996 г.

(В редакции Федеральных законов: N 123-ФЗ от 23.07.1998, N 32-ФЗ от 28.03.2002, N 187-ФЗ от 31.12.2002, N 191-ФЗ от 31.12.2002, N 8-ФЗ от 10.01.2003, N 86-ФЗ от 30.06.2003, N 261-ФЗ от 23.11.2009, N 61-ФЗ от 28.05.2003, N 183-ФЗ от 03.11.2006 и ТК РФ)

Глава II данного закона раскрывает основные требования к ведению бухгалтерского учёта, определяет правила оформления бухгалтерской документации и её регистрации. Так, согласно статьи 9 «Первичные учётные документы», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и являются первичными учётными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учёт. Здесь же говорится о том, что первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по определённой форме, содержащей обязательные реквизиты (наименование документа, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления, а также личные подписи указанных лиц).

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте», за своевременное и качественное оформление первичных документов и достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы; право подписывать первичные документы могут только сотрудники, внесённые в список, утверждённый руководителем организации. Данный закон указывает на то, что первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции либо непосредственно после её окончания. Так же в Федеральном законе отражено то, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами; внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, в остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех участников (также обязательно указание даты внесения исправлений).

Статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте», к тому же, определяет порядок контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учётных документов, - для этого составляются сводные учётные документы; первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Закон указывает на то, что первичные учётные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

3.2 Постановление Правительства Российской Федерации № 835 от 08.07.97 "О первичных учётных документах"

Это Постановление было разработано правительством РФ в целях реализации положений Федерального закона "О бухгалтерском учёте". Основными его положениями стали следующие:

- функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учётной документации и их электронных версий возложены на Государственный комитет Российской Федерации по статистике функции;

- установлены сроки введения унифицированных форм первичной учётной документации (по учёту сельскохозяйственной продукции и сырья, по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве, по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте)

- заинтересованным федеральным органам исполнительной власти по согласованию с Государственным комитетом РФ по статистике предоставлено право на базе унифицированных форм первичной учётной документации разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учётных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности.

3.3 Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности в РФ (в редакции приказов Минфина РФ № 107н от 30.12.1999 и № 31н от 24.03.2000)

Согласно данному Положению, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учёт. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. Здесь же рассматриваются обязательные реквизиты, которые должны содержать учётные документы (о них писалось выше.) В положении указывается перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов. Положение указывает на то, что первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно - кассовых машин допускается составление первичного учётного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. Согласно Положению, создание первичных учётных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учёте производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота, а своевременное и качественное оформление первичных учётных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Положение содержит порядок внесения исправлений в кассовые, банковские и другие документы. По сути своей, Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности в РФ содержит основные моменты, широко и полно рассмотренные в ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 23.02.1996 г.

3.4 Постановление Госкомстата РФ № 20 от 24 марта 1999 г. "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учётной документации"

В соответствии с данным постановлением в унифицированные формы первичной учётной документации (кроме форм по учёту кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учётной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учётной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки информации.

Существуют и другие документы, на основании которых ведётся учёт и оформление первичной учётной документации. Это письмо Минфина РФ от 01.08.2001 N 16-00-14/364 "Об утверждении альбомов унифицированных форм первичной учётной документации", Постановление Госкомстата России от 30.10.97г. №71а. " Об утверждении Альбома новых унифицированных форм первичной учётной документации и другие.

Итак, ведение первичных учётных документов осуществляется в строгом соответствии с определёнными нормативными документами, которые можно представить как 4-х уровневую систему. К ним относят Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», а также различные Положения и Постановления Правительства РФ.

4. Рекомендации по совершенствованию системы организации первичного учёта на предприятии

В целях совершенствования системы организации первичного учёта на предприятии любой формы собственности можно дать следующие рекомендации:

- определить ответственного за составление графиков документооборота лиц и поручить им своевременное доведение данных графиков до исполнителей. Таким образом, будет решено сразу несколько проблем: графики будут доводиться до исполнителей единовременно (путём массовой рассылки), выполнение графиков будет проще отследить (один человек аккумулирует информацию лучше, чем несколько), общий график получить от одного человека быстрее, чем собирать их с нескольких руководителей подразделений. Как правило, на больших предприятиях данную функцию оставляют на начальником административного отдела либо администратором;

- разработать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение/неисполнение сотрудниками организации обязанностей по правильному оформлению первичных учётных документов (в особенности это относится к работникам складских служб, ответственных за точность данных в накладных).

- установить сроки проведения контрольных мероприятий по выявлению недочётов в первичных документов (обязательным в таком случае является создание регистрационных журналов, данные которых будут сравниваться с данными зарегистрированных в них документах);

- во избежание ситуаций, когда одинаковые формы документов имеют большие зрительные различия (что, безусловно, затрудняет их чтение), использовать на предприятии только унифицированные формы документации;

- в уже разработанные инструкции сотрудников, в которых указаны их должностные обязанности (например, должностные инструкции), дополнительно внести сведения о порядке, сроках сбора и регистрации первичных данных;