19630 (Учет движения материалов на предприятии), страница 3

Изложенные варианты аналитического учета материалов с применением компьютеров имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

В настоящее время разработано несколько вариантов программ учета производственных запасов с применением компьютеров, в которых эти проблемы успешно решены.

Глава 2. Документальное оформление и учет движения материалов на предприятии ООО "Монострой"

2.1 Краткая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью "Монострой" (далее – ООО "Монострой") создано для осуществления коммерческой деятельности с целью извлечения прибыли на принципах хозяйственного расчета и самофинансирования. ООО "Монострой" находится по адресу г. Владимир ул. Большая Нижегородская 88, 600020.

Предметом деятельности ООО "Монострой" является:

• выполнение строительно-монтажных работ по заказам предприятий и граждан;

• оказание услуг населению, предприятиям, организациям в строительстве и ремонте зданий и сооружений, а также изготовление различных строительных изделий;

• выполнение функций Заказчика по строительству и реконструкции зданий и сооружений;

• оказание транспортных услуг населению;

• все виды операций с недвижимостью (риэлтерская деятельность), в том числе оценка недвижимого имущества и основных фондов;

• создание материально-технической базы для развития производства;

• иная деятельность, не запрещенная законодательством РФ.

ООО "Монострой" обладает правами юридического лица, имеет расчетные счета в учреждениях банков, печать, штамп со своим наименованием и указанием места нахождения, бланки установленного образца, товарный знак. Имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе.

ООО "Монострой" создано на основании действующего законодательства в соответствии с Федеральным Законом от 08.02.98г. № 14-ФЗ "Об Обществах с ограниченной ответственностью". Осуществляет свою деятельность на основании лицензии Л 102966 Рег.№ ГС-1-33-02-03-0-3328412890-000066-1, выданной государственным комитетом РФ по строительству и жилищно-коммунальному комплексу. В ООО "Монострой" существует четко определенная структура, показывающая кто и за что отвечает. Существуют должностные инструкции, детализирующие обязанности и ответственность для каждого вида работ, лимиты при заказах материалов, хранения денег, найме на работу, подписи на отдельные виды операций. Работники организации постоянно повышают свою квалификацию (семинары по бухгалтерскому учету, работе отдела кадров, компьютерные курсы). Практически все работники имеют высшее образование и большой опыт работы, в случае необходимости, могут подменить друг друга. На высоком уровне организована система взаимопроверок, для предотвращения ошибок. Осуществляется контроль за сохранностью имущества, основанный на "системе доступа" то есть препятствующий несанкционированному проникновению в места складирования материалов, готовой продукции, доступу к секретной информации (архиву, бухгалтерским записям, компьютерам). На предприятии существует четкая организационная структура бухгалтерского аппарата (Приложение 1).

Главный бухгалтер выполняет контролирующую роль, ведет главную книгу и составляет бухгалтерскую отчетность. Учетные данные по всем санкционированным хозяйственным операциям отражены в бухгалтерском учете точно и в полном объеме, законность операций проверяется соответствующим органом (юристом). Главным бухгалтером детально разработана учетная политика организации, дополнения к ней вводятся по мере надобности и документально оформляются. Все изменения в системе бухгалтерского учета и налогообложения отслеживаются. Все отклонения от запланированных показателей выявляются и фиксируются, своевременно информируется руководство, определяются причины отклонений и принимаются соответствующие решения. Регулярно проводится инвентаризация по имуществу и обязательствам.

2.2 Документальное оформление и синтетический учет заготовления материалов

Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов. Вид и форма поступающих документов зависит от условий договора и условий поставки. Кроме того, от условий договора часто зависит и состав транспортно-заготовительных расходов (далее ТЗР) [12, с. 140].

В ООО "Монострой" учет материалов компьютеризирован. Осуществляется с помощью программы 1С: Бухгалтерия, версия 6.6.

Материалы в ООО "Монострой" поступают, в основном, от местных и иногородних поставщиков (за безналичный расчет) и от подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета.

Поступление материалов от поставщиков (за безналичный расчет) контролирует в первую очередь отдел снабжения, так как при работе с такими поставщиками в обязательном порядке заключается договор поставки (Приложение 2). Работники отдела снабжения следят за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляют им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивают грузы, если они своевременно не прибыли в организацию.

Материалы на склад ООО "Монострой" от местных и иногородних поставщиков обычно доставляет экспедитор, либо сотрудник отдела снабжения. Если груз прибыл от транспортных организаций (например, железная дорога), то экспедитор особое внимание должен уделять состоянию тары, пломб, а в случае их повреждения требовать проверки сдачи груза. Если материалы доставляются со склада поставщика автотранспортом покупателя, то экспедитору ООО "Монострой" выписывается доверенность на получение материалов от конкретного поставщика (Приложение 3). С этой доверенностью он едет на склад поставщика и получает груз. Работники организации поставщика делают отметки на доверенности экспедитора ООО "Монострой", проставляют номер счета-фактуры и дату получения на отрывном талоне доверенности, дают ему сопроводительные документы (товарно-транспортные накладные, платежные поручения и так далее), а счета-фактуры присылают в бухгалтерию по почте.

Экспедитор сдает полученные им материалы на склад материально-ответственному лицу (кладовщику). При приемке у экспедитора материалов кладовщик проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни их них отражают количество отправленного груза (накладные), другие – качество (сертификаты, удостоверения, технические паспорта). При полном соответствии количества фактически поступивших материалов документам поставщика материально-ответственное лицо выписывает приходный ордер формы № М-4 (Приложение 5). Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера. В ООО "Монострой" материально-ответственное лицо просто ставит свою подпись.

Кладовщик ООО "Монострой" в день поступления материалов приходует их на карточку складского учета материалов. На складе организации карточки ведутся только по количеству (Приложение 6), а в бухгалтерии – по количеству и сумме. Каждый день кладовщик передает в бухгалтерию реестр на поступившие материалы. Бухгалтерия должна разнести всю информацию в компьютерную программу 1С: Бухгалтерия. Так как отдел снабжения ответственно относится к выполнению своих обязанностей, то коммерческие связи с поставщиками налажены хорошо. И документы, подтверждающие приход материалов (счета-фактуры) поступают своевременно или же работники отдела снабжения едут за ними сами.

Для синтетического учета материалов предназначен счет 10 "Материалы". Счет 10 "Материалы" предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и тому подобных ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке). Оприходование материалов отражается записью по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и так далее в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов в организацию. При этом материалы принимаются к бухгалтерскому учету независимо от того, когда они поступили — до или после получения расчетных документов поставщика [6].

Пример:

После получения счета-фактуры от поставщика бухгалтер сверяет количество в реестре кладовщика с количеством указанном в счете-фактуре. Если расхождений не выявлено, то делается запись в компьютере: поступили материалы, в частности 5 марта 2008 года в ООО "Монострой" от ООО ЦентрСтрой поступил гипсокортон в количестве 60 штук, на общую сумму 12180 рублей (Приложение 7) и автоматически составляются проводки:

Д-т сч. 10-8 "Строительные материалы" К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" –10322-03руб. (поступили материалы от поставщиков)

Д-т сч. 19-3 "НДС по приобретенным ценностям" К-т сч. 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – 1857-97 руб. (выделен НДС по поступившим материалам)

Для учета материалов, которые числятся за разными материально-ответственными лицами в бухгалтерии ООО "Монострой" используются незадействованные в Плане счетов бухгалтерского учета, счет 17, который организация озаглавила также "Материалы" с открытыми к нему субсчетами. На котором учитывается материалы только по количеству. Применение этого счета нужно лишь для удобства учета и проведения инвентаризации на складах.

И если бухгалтер ООО "Монострой" сделает после разноски всех данных по приходу материалов распечатку карточки материально-ответственного лица – Власова В.П., то увидит какого числа, какие материалы, в каком количестве и от какого поставщика, и по какому документу поступили.

Если материалы поступают в ООО "Монострой" путем закупок через подотчетных лиц за наличный расчет, то для этого работник отдела снабжения должен составить заявку на те материалы, которые необходимо приобрести, указать для каких целей это необходимо, обосновать производственную необходимость и указать приблизительную сумму закупки. Эту заявку он должен подписать у руководителя организации. После этого он идет к кассиру, где ему выписывается расходный кассовый ордер (далее РКО) на сумму, указанную в заявке (Приложение 8). РКО подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, затем самим подотчетным лицом. После этого кассир из кассы выдает необходимую денежную сумму, указывая в РКО корреспондирующий счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". За эту сумму работник отдела снабжения должен отчитаться в трехдневный срок, составив авансовый отчет [2].

Пример:

Так как в ООО "Монострой" бухгалтерский учет компьютеризирован, то авансовые отчеты составляет непосредственно бухгалтер. Для этого работник отдела снабжения, взявший денежные средства в подотчет, в трехдневный срок сдает в бухгалтерию документы, подтверждающие расход взятых им денег (счета-фактуры с квитанцией к приходному кассовому ордеру, товарные чеки с обязательно приложенными к ним кассовыми чеками) (Приложение 9). На этих документах также должны быть подписи и личные печати материально-ответственных лиц, получивших данные материалы. На основании этих документов бухгалтер делает разноску в компьютер и составляется авансовый отчет (Приложение 10) [17, с. 136].

При этом в бухгалтерском учете автоматически составляются проводки:

Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т сч. 50 "Касса" – 1498 руб.

Д-т сч. 10-9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности" К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – 1498 руб.

И так по каждому документу и по каждой сумме. Внутренне перемещение материалов происходит автоматически (бухгалтер в компьютере, в документе авансового отчета ставит счета материально-ответственных лиц, которые можно увидеть открыв этот документ в программе 1С: Бухгалтерия), таким образом происходит списание денежных средств с материально-ответственного лица и оприходование материалов на соответствующих лиц.

2.3 Документальное оформление и учет выбытия материалов

Производственные запасы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке продажи излишних и неликвидных запасов.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой менеджеров на основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы организации должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешения на вывоз из организации материалов. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.