Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Министерство культуры

Российской Федерации

Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

Министерство образования

Российской Федерации

Управление делами

Ведущему специалисту

А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

объединения "Агропром"

В.Д. Иванову

При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

И.П. Калинину

ул. Садовая, д.5, кв.12

Киреевский р-н, г. Липки

Тульская обл., 301264

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам федерального органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы.

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правого акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись

А.С. Иванов

28.10.2000

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются — внешнее согласование. Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра путей сообщения

Российской Федерации

_______________ __________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

30.09.2000

СОГЛАСОВАНО

Росархива

от 30.09.2000 № 01–15/155-K

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

• с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;

• с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

• с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

• при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

• с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федеральной

архивной службы России

____________ ______________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

16.10.2000

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Федерального органа исполнительной власти.

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Росархива

от 16.10.2000 № 1505

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

Максимова Нина Сергеевна

928-88-14

или

Максимова

928-88-14

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например:

Приложение к приказу

Министерства культуры

Российской Федерации.... №...

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе мы выполнили следующие задачи:

• Охарактеризовали теоретические аспекты сущности организационной и распорядительной документации и ее роль в процессе управления;

• Описали организационную документацию;

• Описали правовую документацию.

Мы выяснили что организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относят:

• постановление;

• решение;

• распоряжение;

• приказ;

• протокол;

• устав;

• положение;

• инструкция.

Так же мы узнали что организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационно-правовых документов является дата утверждения. Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа. Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационно-правовых документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст организационно-правовых документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производиться арабскими цифрами. Организационно-правовые документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми. Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

В заключении хочется добавить, что правильное оформление организационно-правовой документации упрощает работу фирмы и делает ее более устойчивой. Организационно-правовые документы обеспечивают исполнение задач и функций предприятия, организацию его работы. Без грамотной организации организационно-правовой документации продолжительное существование фирмы невозможно.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Макарова, Николайчук, Титкова. Компьютерное делопроизводство. Учебный курс. 2-е изд. - СПб.: Питер, 2007.-410 с.: ил.

2. Инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти утвержденная приказом министерства культуры №54

//http://in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div1/gl8.html

3. // http://www.dokuc.com/or01.html

4. //old.kspu.ru/ffec/rlang/glossary.html

5. //http://ru.wikipedia.org/wiki/Распоряжение

6. //http://ru.wikipedia.org/wiki/Приказ

7. //http://ru.wikipedia.org/wiki/Протокол

8. /http://in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div1/gl8.html

ПРИЛОЖЕНИЕ А(АМОК)

от 20.10.2010 № 8354

О внесении проекта решения городской Думы Краснодара «О внесении изменений в решение городской Думы Краснодара от 24.02.2005 № 63 п. 8 «О Положении о порядке управления и распоряжения объектами муниципальной собственности муниципального образования город Краснодар» на рассмотрение городской Думы Краснодара

В соответствии с разделом 5 Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар постановляю:

1. Внести проект решения городской Думы Краснодара «О внесении изменений в решение городской Думы Краснодара от 24.02.2005 № 63 п.8 «О Положении о порядке управления и распоряжения объектами муниципальной собственности муниципального образования город Краснодар» на рассмотрение городской Думы Краснодара (прилагается).

2. Назначить представителем главы муниципального образования город Краснодар при обсуждении данного проекта решения в городской Думе Краснодара директора департамента муниципальной собственности и городских земель администрации муниципального образования город Краснодар Е.Ю.Калугину.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы муниципального образования город Краснодар М.Б. Фролова.

Глава муниципального

образования город Краснодар В.Л. Евланов

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

РЕШЕНИЕ(АМОК)

городской Думы Краснодара

О внесении изменений в решение городской Думы Краснодара от 24.02.2005 № 63 п.8 «О Положении о порядке управления и распоряжения объектами муниципальной собственности муниципального образования город Краснодар»

В соответствии со статьей 31 Устава муниципального образования город Краснодар городская Дума Краснодара РЕШИЛА:

1. Внести в решение городской Думы Краснодара от 24.02.2005 № 63 п.8 «О Положении о порядке управления и распоряжения объектами муниципальной собственности муниципального образования город Краснодар» следующие изменения:

1.1 В абзаце втором подпункта 2.3.2 пункта 2.3 раздела 2 приложения слово «письму» заменить словом «заявлению».

1.2 В абзаце одиннадцатом подпункта 2.3.2 раздела 2 приложения слова «межведомственной комиссией по использованию жилищного фонда при администрации внутригородского округа города Краснодара» заменить словами «межведомственной комиссией администрации муниципального образования город Краснодар по использованию жилищного фонда».

1.3 В абзаце шестом подпункта 2.3.3 пункта 2.3 раздела 2 приложения слова «минимальных размеров оплаты труда в месяц» заменить словами «минимальных размеров оплаты труда в месяц, устанавливаемой в соответствии с законодательством Российской Федерации, равном базовой сумме, применяемой при исчислении стипендий, пособий, и других обязательных социальных выплат, налогов, сборов, штрафов и иных платежей, исчислении платежей по гражданско-правовым обязательствам (далее - минимальных размеров оплаты труда в месяц).».

1.4 В абзаце тринадцатом подпункта 2.3.3 пункта 2.3 раздела 2 приложения слова «подпункта а)» заменить словами «подпунктах а), б)».

1.5 Пункт 2.3 раздела 2 приложения дополнить подпунктами 2.3.4 и 2.3.5 следующего содержания:

«2.3.4 Списание основных средств, находящихся в оперативном управлении городской Думы Краснодара, администрации муниципального образования город Краснодар, отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар, Контрольно-счетной палаты муниципального образования город Краснодар, Избирательной комиссии муниципального образования город Краснодар (далее – Органы), осуществляет комиссия по списанию основных средств, созданных при указанных органах, в случаях установленных абзацами двенадцатом, тринадцатом подпункта 2.3.3 пункта 2.3 раздела 2 настоящего Положения, на основании документов: