19538 (Организационно-правовая документация)

Федеральное агентство по образованию

КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет управления и психологии

Кафедра общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес – процессов

Допустить к защите

«1» декабря 2010 г.

КУРСОВАЯ РАБОТА

Документирование организационно-правовой деятельности (состав организационно-правовых документов, процедура их подготовки)

Группа 1 курс 4 факультета управления и психологии

Специальность: Документоведение и документационное обеспечение управления

Краснодар 2010

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Организационная документация

1.1 Распоряжение, приказ

1.2 Протокол

2. Правовая документация

2.1 Устав

2.2 Положение, инструкции

3. Подготовка и оформление организационно-правовой документации

Заключение

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

В последнее время в связи с увеличением в нашей стране числа предприятий и организаций, значительно возросло внимание к правильности оформления организационных и правовых документов. Зачастую оперативность принятия решений зависит от скорости и правильности оформления документов. Поэтому в данной курсовой работе рассмотрены основные документы, которые обеспечивают исполнение задач и функций предприятия, организацию его работы.

Актуальность изучения данной темы заключается в том, что документовед несёт ответственность за правильность и быстроту оформления документов, поставленных ему администрацией или учредителями предприятия.

Результаты деятельности документоведа во многом зависят от информации, которая использована им для создания, оформления, изменения контроля исполнения и регулирования управленческой документации.

Значение работы с организационно-правовой документацией предприятия заключается в том, что она позволяет системно рассмотреть структуру предприятия, изучить его функции, понять цели которое оно стремится достичь.

Данная тема к настоящему времени освещалась во многих источников, но в данной курсовой работе мы попытаемся обобщить информацию большинства источников, выявить общие критерии оценки и сравнить различные точки зрения.

Объектом исследования являются Администрация Краснодарского Края, ЗСК, Администрация МОК и их организационно-распорядительная документация.

В качестве предмета исследования рассмотрены постановления, решения, распоряжения, приказы, протоколы, уставы, положения и инструкции.

Исходя из всего вышесказанного, целью данной работы является необходимость охарактеризовать сущность и специфику работы с организационно-распорядительной документацией предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо поставить ряд конкретных задач:

Охарактеризовать теоретические аспекты сущности организационной и распорядительной документации и ее роли в процессе управления.

Описать организационную документацию.

Описать правовую документацию.

В процессе рассмотрения данной темы нами были использованы следующие методы:

1. Теоретический анализ литературы и вторичных данных.

2. Сравнительный метод.

В процессе написания данной работы нами в основном была использована учебная и монографическая литература.

2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Есть множество определений организационных документов. Приведем некоторые из них:

Организационные документы – документы, закрепляющие конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время. Все организации и предприятия вместе с актами государственной власти управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами. В организационные документы входят: положения, уставы, инструкции, правила.[3] Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Все организации и предприятия вместе с актами государственной власти управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами.

Так же есть и другие определения организационных документов, более узкие:

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. [9] Организационный документ - форма принятого организационного решения.

Сравнивая эти определения можно сделать вывод, что первое определение рассматривает отдельные документы, которые просто фиксируют права и обязанности предприятия, в то время как в последующих определениях рассматривается взаимосвязанный комплекс документов, который зависит от принятого организационного решения и который регулирует структуру предприятия. Эти определения дополняют друг друга и дают более полное описание того, что называется «организационный документ». Организационные документы определяют:

• организационно-правовую форму организации, структуру управления;

• штатную численность, состав (номенклатуру) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей;

• полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;

• правомочия совещательных органов управления организации;

• регламент деятельности аппарата управления организации;

• лицензирование деятельности;

• режим работы и системы охраны;

• организацию и оценку труда работников;

• правила реорганизации организации;

• порядок ликвидации организации.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.

Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику.

Формуляр организационного документа включает в себя постоянные реквизиты "единого" бланка:

• эмблема (03);

• наименование организации (06);

• наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные реквизиты "единого" бланка:

• дата (09);

• регистрационный номер (10);

• место составления или издания документа (12);

• заголовок (17);

• текст (19);

• отметка о наличии приложения (20)2;

• подпись (21);

• гриф согласования (22) или визы (23);

• гриф утверждения (15);

• печать (24) [1].

Теперь хотелось бы более подробно рассмотреть виды организационных документов.

1.1 Распоряжение, приказ

Распоряжение (акт управления) — в административном праве вид акта управления, издаваемого, как правило, единолично руководителем коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; чаще всего, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.[5]. В данной курсовой работе представлен пример распоряжения из Администрации муниципального образования города Краснодар. Этот пример предоставлен в приложении В. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы федерального органа исполнительной власти.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти или по его поручению заместителем руководителя. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий федерального органа исполнительной власти и других органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 13.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

• наименование федерального органа исполнительной власти;

• наименование вида документа — приказ;

• дата и номер — указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2010 г. № 21; 03.07.2010 № 44;

• заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

О командировании работников Министерства в...

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.