Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений реквизитов документам, их пересылки по магистралям Интернета, контроля за исполнением документов. Автоматизация последней функции необходима в первую очередь для поиска документов, которые должны быть определенным образом обработаны к заданному сроку, и своевременного напоминания об этом. По истечении определенного времени автоматически производится запрос по заранее заданным правилам, при этом может учитываться имя пользователя, исполнителя. Последняя услуга позволяет защитить информационный ресурс от несанкционированного доступа. Автоматическое создание документов, таких как бланки, анкеты, квитанции, декларации и т.д., возможно с помощью стандартных форм, зарезервированных в системе для этой цели. Электронный архив в "Калужском ОАО "Кристалл" необходим для того, чтобы хранить большой объем информации и быстро находить в нем нужные документы (электронный документ будет найден за несколько секунд, даже если слово, по которому ведется поиск, встречается в тексте в разных формах). Важнейший фактор, влияющий на эффективность работы всей системы, - поисковые возможности. При этом на первое место выходит скорость поиска документов. Системы, которые осуществляют поиск в базе данных, могут по запросу практически мгновенно выдавать документы любой сложности. Чтобы сделать поиск более эффективным, а запросы - простыми, необходимо иметь в системе возможность поиска по всем словоформам (так называемый морфологический поиск).

Пересылка документов может проводится как по локальным, так и глобальным сетям. Для этого должна быть предусмотрена возможность сетевой работы системы, например по принципу "клиент-сервер", когда информация обо всех документах хранится в единой базе на сервере. В современных условиях система управления документооборотом должна иметь поддержку работы в Интернете и интегрировать с традиционными почтовыми программами.

Для управления документооборотом большее значение также имеет наличие набора реквизитов для каждого документа, что значительно упрощает классификацию документов и их поиск. Документы можно найти по таким параметрам, как дата создания (или определенный интервал во времени), автор, входящий / исходящий номер и т.д. Наличие реквизитов - обязательный атрибут системы управления документами.

При автоматизации документооборота важную роль играет фактор цены. Цена складывается из многих составляющих, а именно: цены за программный продукт и его установку, цены за обучение персонала, цены за поддержку программного продукта в процессе эксплуатации. При подборе программных продуктов следует в первую очередь руководствоваться принципом целесообразности. Так как с внедрением системы управления документооборотом ручной труд сотрудников предприятия по обработке документов должен быть минимизирован, а автоматизация должна затрагивать все этапы жизненного цикла документа - от его создания или ввода в систему до отправки в "корзину" или на долгосрочное хранение, первоначальные затраты на приобретение интегрированного программного комплекса и необходимое программное обеспечение вполне целесообразны и оправданы.

Заключение

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависит правильность и своевременность принятого решения. Носителем информации, т.е. результатом отражения фактов выступает документ.

Хозяйственные операции, совершаемы в организации, оформляются документами, которые служат первичной учетной информацией, на основе которой ведется бухгалтерский учет. Классификация документов довольно разнообразна. Документы классифицируются по самым различным однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.

Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и является доказательством чего-либо, т.е. документ многофункционален. Информация, зафиксированная в документе, является основанием не только для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщения, т.е. документ в управленческой деятельности выступает как предмет труда и результат труда.

Процесс управления включает следующие основные типовые документированные операции:

• сбор и обработку документации;

• подготовку решений;

• принятие и документирование решений;

• контроль использования;

• сбор информации об исполнении;

• передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

• хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуются документационно.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД).

ОРД зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз. Учетно-отчетные документы поступают с нижнего уровня на верхний. По ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Полученная информация является базой для планирования и прогнозирования. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Ряд функций управления является типовым. К таким функциям относят:

• прогнозирование;

• планирование;

• организационно-распорядительная деятельность;

• учет и отчетность;

• финансирование;

• материальное и техническое обеспечение; и т.д.

Эти функции отражаются в документах общих для всех учреждений, организаций и предприятий. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документаций.

Документы с момента их составления или получения от других организаций до передачи на хранение в архив проходят определенный путь. Для обеспечения своевременного и правильного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая способствовала бы максимальному ускорению документооборота.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других предприятий до передачи на хранение в архив после записи в учетные регистры.

Задача правильной организации документооборота заключается в том, чтобы ускорить движение документов. На каждом рабочем месте документ должен быть минимальный срок и проходить как можно меньше инстанций. Ускорение документооборота улучшает качество учетных данных и показатели хозяйственной деятельности организации.

Правильная организация бухгалтерского учета требует составление плана документооборота, который должен определять порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию. Обработки, использования для записи в учетные регистры и передачи в архив.

Для обеспечения равномерного движения документов без задержек и скоплений их на отдельных рабочих местах по каждому документу разрабатывают график движения, в котором предусматривается последовательность прохождения документов. Работа, выполняемая каждой инстанцией и намечаются конкретные исполнители, ответственные за соблюдение установленного порядка и сроков оформления и обработки документов.

Документооборот в организации устанавливает главный бухгалтер. Утвержденный главным бухгалтером порядок составления, обработки и оперативного использования документов является обязательным для всех работников, имеющих дело с документами. Четкая система документооборота ускоряет оформление и прохождение документов, повышает ответственность учетных работников за своевременность и правильность их использования.

Основные принципы документооборота – прямоточность, непрерывность, ритмичность.

Правила организации документооборота, систематизация и хранение бухгалтерских документов установлены законодательством в области бухгалтерского учета в соответствии с налоговым законодательством в актах, касающихся работы архивов и другими нормативными документами. Однако практика показывает, что вопросом техники оформления учетных документов и организации эффективного документооборота не уделяется должного внимания, хотя первичные учетные документы являются основанием для ведения бухгалтерского и налогового учета.

На практическом примере мы анализировали Калужское ОАО "Кристалл". Для того, чтобы составить общее мнение о деятельности организации и продолжить анализ непосредственно документации и ее движения, необходимо было составить организационно-экономическую характеристику предприятия. Поэтому нами были изучены: бухгалтерский баланс Калужского ОАО "Кристалл", пояснительная записка к балансу, отчет Калужского ОАО "Кристалл" и другие документы – и рассчитаны все дополнительные показатели, которые не указаны в выше перечисленных документах, но необходимы для характеристики деятельности организации. Калужское ОАО "Кристалл" активно ведет свою производственную деятельность и является экономически эффективным субъектам рынка ликеро-водочных изделий, что позволяет регулярно получать прибыль.

Проведенный нами анализ документооборота Калужского ОАО "Кристалл" позволяет сделать следующие выводы.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией оформляются первичными учетными документами. Информация, содержащаяся в первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах – в регистрах синтетического и аналитического учета. В учетных регистрах учет ведется в соответствии с установленной в организации формой ведения бухгалтерского учета с использованием необходимой нормативно-правовой базы.

Учетная политика организации Калужское ОАО "Кристалл" отражает принципы, правила и методы ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.

Однако изменения условий приводит к тому, что руководство организации корректирует учетную политику для того, чтобы достоверно отражать факты хозяйственной жизни и изменения, происшедшие в компании. Кроме того, учетная политика регулирует порядок отражения изменений учетных оценок и ошибок, допущенных в прошлых периодах. Ряд основных положений учетной политики оказал существенное влияние на формирование финансового результата, а также на формирование налоговой базы для некоторых видов налогов Нами были проанализированы основные недостатки ведения бухгалтерского учета в Калужском ОАО "Кристалл". На основе этих недостатков мы предложили возможные пути совершенствования документооборота в организации. Мы считаем необходимым разработку схем, которые помогут ускорить процесс документооборота. Данные схемы приведены в Приложении (Приложение 8,9,10).

Не менее важной является автоматизация управления документооборотом в Калужском ОАО "Кристалл". Мы выявили некоторые недостатки, которыми обладает бумажный документооборот и, и преимущества электронного. Таким образом, обосновали необходимость перехода на более совершенный электронный документооборот не только данной организации – Калужское ОАО "Кристалл", но и любой другой организации. Конечно, автоматизация не решит абсолютно всех проблем, и в организации должны обязательно находится наиболее важные документы в бумажной форме. Хотя поиск в электронных архивах осуществляется гораздо быстрее. Однако автоматизация во многом ускоряет документооборот, систематизируя его и упрощая работу сотрудникам организации.

Итак, подводя итоги, нужно сказать, что документация содержит в себе всю информацию о жизнедеятельности организации. Деятельность организации напрямую зависит от регулярного и непрерывного ведения бухгалтерских и управленческих документов.

Список использованной литературы

1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. – Москва: Омега –Л, 2006 (по состоянию на 1.31. 2006, включая изменения, вступившие в силу с 1.01. 2007)

2. Налоговый кодекс Российской Федерации: Части первая и вторая. – Москва: Омега –Л, 2006 (по состоянию на 1.31. 2006, включая изменения., вступившие в силу с 1.01. 2007)

3. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ "Об акционерных обществах" (с изм. и доп.)

4. Федеральный закон от 22.10. 2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм. и доп.)

5. Федеральный закон от 21.11. 1996 №129-ФЗ (ред. от 28.03. 2002)"О бухгалтерском учете" (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01. 2004)

6. Федеральный закон от 20.02. 1995 №24-ФЗ (ред. от 10.01. 2003)"Об информации, информатизации и защите информации"

7. Приказ Минфина РФ от 06.07. 1999 №43н (ред. от 18.09. 2006)"Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99)

8. Приказ Минфина РФ от 29.07. 1988 №34н (ред. от 18.09. 2006)"Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации"

9. Приказ Минфина РФ от 09.12. 1998 №60н (ред. от 30.12. 1999)"Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98)

10. Приказ Минфина РФ от 22 июля 2003г №67н "О формах бухгалтерской отчётности организаций"

11. Постановление Госстандарта РФ от 3.03. 2003 № 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30 - 2003")

12. "Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете" (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105

13. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник, 2-е изд. –М.: ЮНИТИ, 2004

14. Бухгалтерский учёт: Учебник/ И.И. Бочкарёва, В.А. Быков и др.; Под ред. Я.В. Соколова. – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2005

15. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учёт: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2006

16. Гартвич А.В. Самоучитель по бухгалтерскому учёту с обучающей программой. – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2006

17. Гомолова А.И. Бухгалтерский учёт. - 2-е изд. перераб. и доп. – М.: Академия, 2005

18. Гмыра Ф.А. Бухгалтерский учёт организаций: Практическое пособие. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005

19. 22 положения по бухгалтерскому учету. – М.: Эксмо, 2007

20. Камышанов П.И. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: составление и анализ. - 2-е изд., испр. и доп. – М.: Омега-Л, 2005

21. Кирьянова В.В. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2005

22. Коваль Л.С. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. – Методическое пособие. – М., Воронеж, 2006

23. Конраков Н.П. Бухгалтерский учёт: Учебник. – М.: ИНФРА – М, 2005

24. Кутер М.И. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004

25. Макальская М. Л, Денисов А.Ю., Самоучитель по бухгалтерскому учету: Учебное пособие. – 14-е изд., перераб. И доп. – М.: "Издательство "Дело и Сервис", 2003

26. Медведев М.Ю. Общая теория учёта: естественные, бухгалтерские и компьютерные методы. – М.: 2005

27. Никитин В.М., Никитина Д.А. Теория бухгалтерского учёта: Курс лекций. – М.: Издательство "Дело и Сервис", 2004

28. Основы теории и практики бухгалтерского учета: Учебное пособие/Под ред. проф. В.А. Пипко. –М.: "Финансы и статистика", 2005

29. От первичных документов к бухгалтерской отчётности. Под ред.В.М. Власовой. – М.: Эксмо, 2006

30. Панковская П.Я. Курс теории бухгалтерского учёта: Учебное пособие. – 3-е изд., перераб. – Мн.: ООО "Информпресс", 2004

31. Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учёта и аудита: учебник. – Ростов-на-Дону, 2005

32. Церпенто С.И. Теория бухгалтерского учёта: учебное пособие. – М.: КНОРУС, 2005

33. Шведская В.М., Головко Н.К. бухгалтерский учёт: Учебное пособие для студентов экономических вузов. – М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2002

34. Экономический анализ: Учеб. /Г. В, Савицкая. – 9-е изд., испр. – М.: Новое знание, 2004

35. Бочкова Л.С. Баланс: доскональный анализ важнейших показателей. // Главбух. – 2006г.

36. Карзаева Н.Н. Представление годовой бухгалтерской отчётности // Бухгалтерский учёт. 2005. №3

37. Крылатская М.В. Пояснительная записка к балансу. // Главбух. – 2005г. №1

38. Лисакова М.К. Годовая отчётность. // Главбух. – 2006г. №1

39. Палий В.Ф. Актуальные вопросы теории бухгалтерского учета // Бухгалтерский учет. –2005 г. №3

40. Парушина Н.В. Как организовать документооборот и хранение бухгалтерских документов. // Бухгалтерский учет. – 2005г. №24

Приложение 1

Таблица "Классификация бухгалтерских документов"⁶

Признаки классификации	Виды бухгалтерских документов
Назначение	Распорядительные	Исполнительные	Бухгалтерского оформления	Комбинированные
Место составления	Внутренние		Внешние
Порядок составления	Первичные		Сводные
Способ охвата операций	Разовые		Накопительные
Содержание	Материальные	Денежные		Расчетные
Сроки хранения	Текущего хранения		Постоянного хранения

Приложение 2

Пример графика документооборота по предприятию, учреждению

Наимено- вание докумен- та

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

коли- чество экземп- ляров

ответ- ствен-ный за вы- писку

ответ- ствен- ный за офор - мление

ответ- ствен- ный за испол- нение

срок ис - пол - нения

ответ- ствен- ный за про - верку

кто пред - став - ляет

поря- док пред- став- ления

срок пред- став- ления

кто ис - пол- няет

срок ис - пол - нения

кто испол- няет

срок пере- дачи

Требова- ние

2

цех

ОМТС бух - гал - терия

склад

еже - днев- но (до. . ча - сов)

бух - гал - терия

1 экз. - цех 2 экз. - склад

при от - чете, при рее - стре

еже - днев- но (до. . ча - сов)

бух- гал- те - рия

еже - днев- но

бух- гал- те - рия

по ис - тече- нии квар- тала

Приложение 3

УТВЕРЖДЕНО