19383 (Автоматизація реферування), страница 2

Реферативний журнал у цілому і, отже, що входять у нього реферати виконують сигнальні функції, повідомляючи про вихід у світло і про наявність первинного джерела інформації. Сигнальні функції рефератів виявляються, коли з їхньою допомогою здійснюється оперативне інформування про плани випуску літератури, про існування неопублікованих, у тому числі депонованих робіт. Для науково-інформаційної діяльності важливо, щоб реферати підготовлялися і доводилися до споживача, випереджаючи вихід у світло первинних документів. У конкретних установах (НДІ, вузах) реферати можуть бути використані для сигнального оповіщення про нові надходження літератури у фонд бібліотеки.

Діапазон використання рефератів дуже широкий. Так, реферати описів винаходів не тільки оповіщають про нові технічні рішення, доносять до споживача суть цих рішень, допомагають пошукові патентної документації. Зібрані воєдино, вони можуть бути використані при попередній експертизі заявок на винаходи. Реферативна інформація про НІР і ОКР спрямована на те, щоб виключити паралелізм і дублювання при проведенні наукових досліджень і конструкторських розробок. Публікація рефератів по завершенні НІР і OKP або їхніх окремих етапів сприяє успішному впровадженню отриманих результатів, а також підвищенню темпів і якості проведених робіт.

Реферат придатний для рішення ще однієї важливої задачі. Він може бути використаний для індексування змісту тексту первинного документа, що істотно (у 2–4 рази) скорочує витрати часу і праці в порівнянні з витратами на виконання цієї роботи безпосередньо по першоджерелу. У зв'язку з цим реферування й індексування варто розглядати як двуединый процес розкриття змісту первинного документа. Тому що реферування передує індексуванню, важливо,. щоб у рефераті знайшли відображення ті ключові слова, що складають ядро тексту первинного документа.

За умови охоплення реферуванням всієї основної літератури в якій-небудь області науки і техніки по змісту рефератів можна судити про збільшення інформації у відповідній області знання. Оскільки реферати відбивають новітні зведення, їхній можна використовувати (не прибігаючи до первинних документів) при рішенні задач прогнозування.

Таким чином, реферат є багатофункціональним вторинним документом. Йому властиві функції: інформативного, індикативного, науково-комунікативного, довідкового, пошукового, адресного, сигнального, прогностична, індексування.

2. Реферування

2.1 Реферування як процес згортання первинної інформації

Основні питання:

1. Основні вимоги до процесу реферування..

2. Основні етапи реферування.

1). Основні вимоги до процесу реферування.

Особливості кожного виду інформаційних документів обумовлюють певні відмінності у їх підготовці. Тому розглянута загальна методика/підготовки інформаційних документів потребує доповнення та конкретизації для основних видів інформаційних документів.

Розгляд цих особливостей розпочнемо з реферування як процесу, в якому відображені методи, що лежать в основі ІАД.

Отже, процес реферування – це процес згортання первинної інформації, що міститься у вихідному документі. До створення реферату пред’являються певні вимоги, що обумовлені особливостями реферату як інформаційної моделі документа:

• повнота відображення інформації;

• об’єктивність відображення інформації;

• змістовність передачі інформації;

• стислість передачі інформації;

• зрозумілість (читабельність) тексту реферату.

Реферат має не тільки багато різновидів, а й свою

літературну форму.

Реферат складається з 3 основних структурних частин:

1. Заголовочна частина / відомості про документ, що

реферується/;

2. Власне реферативна частина / інформація з вихідного документа;

3. Довідкова частина / шифри, індекси первинного документа, відомості про таблиці, схеми, ілюстрації, списки літератури, наявні у первинному документі, а також прізвище референта /.

Обсяг реферату:

оптимальний обсяг друкованого реферату – 200 слів. Згідно з вимогами стандарту 7.9 – 77 "Рефераты и аннотация" обсяг реферату має відповідати таким нормам:

для заміток та коротких повідомлень – 500 др. знаків;

для більшості статей, патентів – 1000 др. знаків;

для документів великого обсягу – 2500 др. знаків. У вторинних виданнях, зокрема, з суспільних наук, допускається публікація розширених рефератів, обсяг яких не регламентується. Загальним же правилом для укладача реферату є максимум інформації у мінімальному обсязі. 2. Основні етапи реферування.

Другим основним правилом для укладача реферату слід вважати таке: написання тексту реферату ніколи не розпочинають одночасно із читанням тексту вихідного документу.

Референт повинен розпочинати роботу по складанню реферату із загального ознайомлення із текстом першоджерела, щоб охопити основний зміст первинного документу:

1 етап – загальне ознайомлення з вихідним документом

(першоджерелом).

2 етап – читання вихідного документа та виділення

інформативних фрагментів.

3 етап–аналіз інформативних фрагментів та відбір основної інформації.

4 етап – узагальнення відібраної інформації, побудова схеми викладу інформації.

5 етап – написання тексту реферату.

На першому етапі референт знайомиться з основним змістом первинного документа, його тематичною спрямованістю, структурою, цільовим та читацьким призначенням, обсягом тощо. З цією метою він переглядає зміст вихідного документа, титульні елементи, видавничу анотацію, передмову, післямову, структуру глав.

На другому етапі у тексті виділяються змістові фрагменти тексту (частини первинного документа, які містять різні аспекти його змісту).

На третьому етапі визначається основна інформація з кожного інформативного фрагменту, неінформативні відомості відкидаються.

На четвертому етапі відібрана інформація має бути систематизована, тобто об’єднана у нову цілісність, у новий текст, але при збереженні змістової характеристики первинного документа. Для логічності викладу інформації референт складає робочий план реферату.

На п’ятому етапі складається текст реферату. Референт повинен при цьому дотримуватися вимог структури та обсягу реферату..

Методи реферування.

Щоб створити реферат, адекватний первинному документу, потрібно зберегти в процесі АСОД семантичні характеристики вихідного документа. Їх потрібно відшукати у первинному документі, перенести в інформаційний документ та відобразити у пошуковому образі первинного документа. Саме ці змістовні ознаки потрібні споживачеві, він шукає їх у масиві інформації.

Такими ознаками можуть бути основні аспекти змісту. Їх потрібно відобразити у рефераті.

Вибір змістових аспектів (сторін змісту) у первинному документі та створення на їх основі вторинного документа одержав назву поаспектного методу реферування.

Схеми змістових аспектів досить поширені в роботі референтів. Найбільш розповсюдженими є три формалізованих схеми змістових аспектів: універсальна, для описових текстів, для розповідних текстів. Змістові аспекти єдині для різних галузей знань, хоча й відрізняються за своїм змістом та формою. За допомогою цих схем проводять інформаційний аналіз документа. Референт їх використовує на 2, 3 етапах реферування.

Поаспектний метод може слугувати основою для формалізації процесів складання рефератів, зменшує вплив суб’єктивного фактора на процес реферування.

2. Методи викладу інформації у рефераті.

Розрізняють три основних методи викладу інформації у рефераті: екстрагування, перефразування, інтерпретація.

Екстрагування – це побудова реферату на основі витягу із вихідного тексту речень, що містять змістові аспекти. Тобто текст реферату будується з речень тексту первинного документа. Ці речення визначаються за зовнішніми ознаками, т. з. маркерами (словесними кліше, мовними зразками). Найчастіше цей метод викладу інформації застосовується при автоматизації реферування.

Перефразування – це побудова реферату на основі передачі змісту вихідного документа у перефразованому вигляді. При такому методі допускається заміщення, суміщення та узагальнення текстових речень. Текст реферату лише частково співпадає з вихідним документом.

Інтерпретація – це побудова реферату на основі узагальненого уявлення про зміст вихідного документа. При такому

методі референт оперує не самим текстом первинного документа, а його змістом. Найчастіше зустрічається при реферуванні зарубіжних матеріалів або документів великого обсягу (напр. дисертацій).

Ще слід зупинитися на формуванні початку реферату. Початок реферату не повинен містити зайвої інформації, загальновідомих положень. Слід уникати дублювання назви вихідного документа. Початок реферату має встановити межу, з якої починається виклад нової інформації. 3. Особливості підготовки рефератів з суспільних наук.

Дослідження в суспільних науках, їх результати, узагальнення, висновки використовують для викладу певних ідеологічних поглядів та політичних доктрин. Тому при реферуванні документів з суспільних наук потрібно проаналіувати світогляд та переконання автора. Важливо також враховувати конкретні історичні умови, місце й час розвитку подій.

В цій галузі використовується переважно розширений реферат, тому що джерела реферування мають великий обсяг та своєрідний стиль викладу. Обсяг реферату вважається оптимальним, якщо він становить не більше 1/10 обсягу вихідного документу. Реферат на такі документи повинен містити інформацію про автора первинного документа. Реферат має широку читацьку адресу, він багатьом замінює читання першоджерела. Для забезпечення найбільшої інформативності реферату в ньому викладаються кінцеві висновки, результати та інша фактографічна інформація автора, його погляди.

Замість приміток користуються оціночними зворотами типу, "автор справедливо стверджує", "автор вважає" тощо.

Припускається пояснення змісту першоджерела. Але реферат не повинен перетворюватися у вступну статтю до первинного документа, переказ його змісту чи критичну рецензію.

2.2 Вітчизняне реферування та видання реферативної інформації

Практично всі розвинуті країни світу мають реферативні служби, що готують та видають реферативну інформацію з різноманітними покажчиками, як на папері, так і на мікро- та машинних носіях.

США володіють найстарішою і добре розвинутою системою реферування НТІ, яка побудована на галузевому та тематичному принципах. Реферативні служби об’єднані в Національну федерацію служб реферування та індексування. Ще з 1963 року цією федерацією видається "Повний покажчик науково-технічних реферативних та бібліографічних видань світу", в якому в систематизованому вигляді наводяться дані про періодичні видання вторинної інформації 40 країн світу. У 1966 році в США створено Комітет з науково-технічних зв’язків, а також державні центри з документації, на які покладені завдання з організації діяльності реферативних служб країни .

У Великій Британії при Міністерстві освіти та науки ще 1965 року створено Управління з науково-технічної інформації, на яке покладено функції координації діяльності реферативних служб у країні, стимулювання дослідних робіт в галузі інформаційного обслуговування, в тому числі реферативною інформацією .

В Японії функціонує Національна служба реферування з природничих наук та техніки на базі Японського центру науково-технічної інформації. Виходять 9 серій реферативного журналу "Поточна бібліографія з науки та техніки" в традиційній формі та на машиноносіях .

У зв’язку з тим, що збільшується кількість науково-технічної літератури у світі, збільшується і кількість реферативної інформації, її обсяги подвоюються через кожні 15 років. Відповідно зростає кількість реферативних служб, робота яких організується за централізованою та децентралізованою схемами. Так, в ряді країн, наприклад у Франції, Японії, Російській Федерації, Румунії, Угорщині, функціонує лише один інформаційний орган, шо охоплює реферування всієї літератури в галузі науки та техніки.

У Росії протягом більш 40 років функціонує реферативна служба на базі ВІН1ТІ, яка готує та видає реферативну інформацію з вітчизняних та зарубіжних публікацій. У ВІН1ТІ щорічно оброблюється біля 13 тис. зарубіжних журналів ЗО країн світу 60 мовами. У реферативні журнали (РЖ) ВІН1ТІ щорічно включається біля 1 млн рефератів. У 1995 році було видано 27 зведених томів РЖ, до яких увійшли 204 випуски з найбільш актуальних проблем науки та техніки.

Вся створена ВІН1ТІ реферативна інформаційна продукція та бази даних (БД) є інтелектуальною власністю ВІН1ТІ як юридичної особи; вони не можуть бути власністю якогось окремого підрозділу ВІН1ТІ.

Децентралізована підготовка та видання реферативної інформації спеціалізованими службами реферування прийнята у Німеччині, США та в інших країнах. Такі служби створюються за тематичним принципом у залежності від тематичної направленості самих служб. Однак треба відзначити, що децентралізація реферативної діяльності приводить до значного дублювання як в національному, так і в міжнародному масштабах.

Тому виникла ідея створення всесвітньої служби реферування, яка об’єднувала б реферативні служби різних країн . У межах такої всесвітньої служби окремі інформаційні органи повинні діяти на принципах координації та взаємодії. Кожна реферативна служба зобов’язується обробити літературу своєї країни для центрального або міжнародного реферативного центру. З свого боку центральна служба поставляє місцевим службам свої видання і БД та забезпечує їх іншими видами обслуговування . Тепер функції спеціального органу, що відає діяльністю реферативних і бібліографічних служб окремих країн, покладені на Реферативне бюро Міжнародної ради наукових спілок (РБ МРНС).