19340 (Стан та напрями удосконалення первинного обліку оплати праці), страница 4

• для розрахунку заробітної плати за місяць.

Табелі усіх форм є єдиною підставою для нарахування оплати праці працівникам з погодинною оплатою.

2.6 Первинний облік праці та порядок нарахування оплати праці працівникам інших виробничих підрозділів

Первинним документом для обліку праці та нарахованої оплати на транспортних роботах, виконаних вантажними автомобілями, є "Подорожній лист вантажного автомобіля" (ф. № 2). На лицьовому боці листа записують завдання водію, характеристику автомобіля й реєструють видачу палива, на зворотному — виконання завдання, що засвідчується підписом відправника й одержувача вантажу, визначають обсяг виконаних робіт та нараховують оплату праці.

Подорожній лист легкового автомобіля (ф. № 3) є підставою для нарахування оплати праці водіям легкових автомобілів, "Подорожній лист автобуса" (ф. № 6) — для нарахування оплати праці водіям автобусів.

У разі простою заповнюють "Обліковий листок обліку простоїв" (ф. № П-16). У ньому вказують час і причини простоїв, а також вжиті заходи з їх усунення.

На будівництві, у промислових та різних допоміжних виробництвах, а також на ремонтних роботах первинним документом обліку праці та нарахування її оплати є "Наряд на відрядну роботу". Він має два варіанта: перший (ф. № 70) призначений для бригади, а другий (індивідуальний) (ф. № 70а) — для обліку робіт, виконаних кожним працівником за 15 днів або місяць. На лицьовому боці Наряду вказують завдання, розряд роботи та норми часу і розцінки за одиницю робіт. У другому варіанті документа зазначають кількість виготовлених виробів або обсяг виконаних робіт, відпрацьований час і суму нарахованої заробітної плати. На зворотному боці першого варіанта документа заповнюють табель, у якому відмічають час, відпрацьований кожним працівником. Заробіток між членами бригади розподіляють у табелі пропорційно обсягу виконаних робіт чи відпрацьованого часу та кваліфікації працівників (їхнього розряду).

ІІІ. Автоматизація первинного обліку з оплати праці

Облік розрахунків з оплати праці - досить складне завдання, що включає нарахування сум заробітної плати, розрахунок утримань і відрахувань до соціальних фондів, визначення заборгованості підприємства перед співробітниками. Крім того, необхідно розподілити суму нарахованої зарплати на витрати підприємства за статтями та елементами витрат, а також оформляти ряд друкованих форм установленого зразка.

Облік заробітної плати можна вести у програмі" 1С: Бухгалтерія". Однак для великих підприємств із різними формами оплати праці (погодинна, відрядна, акордна, за договорами цивільно-правового характеру тощо), із широким списком доплат і утримань та, навіть, просто з великою кількістю працівників (понад 100 осіб) краще вести облік зарплати у спеціалізованій програмі" 1 С: Зарплата" і кадри, котра дозволяє вести кадровий облік персоналу з великим набором кадрових звітів. При цьому до програми " 1 С: Бухгалтерія" переносяться зведені проводки без аналітики щодо співробітників.

Облік розрахунків щодо заробітної плати ведеться в " 1 С: Бухгалтерії" на пасивному субрахунку 661. Аналітика по ньому ведеться в розрізі двох субконто: Сотрудник та Месяц начисления зарплаты. Перше субконто містить значення з однойменного довідника, а друге субконто є значенням типу Дата.

До довідника Сотрудники варто ввести дані про всіх працівників, причому їх можна згрупувати (адміністрація, відділ збуту, виробничий відділ тощо). Розглянемо заповнення елемента довідника Сотрудники.

Усю інформацію про співробітника розподілено за чотирма закладками.

На закладці Общие вводяться основні відомості про співробітника. Поле Табельный номер автоматично заповнюється програмою при введенні нового співробітника. Поле Ф.И.О. є комбінацією полів Фамилия, Имя й Отчество і автоматично заповнюється в міру їх заповнення. Значення поля Должность використовується для формування різних друкованих форм. Значення поля Пол використовується в деяких регламентованих звітах. У полі Основной не ставиться прапорець для сумісників і ставиться для штатних працівників. Поле Фирма, в которой работает сотрудник заповнюється автоматично, з відповідної константи. Поля Дата приема і Дата увольнения використовуються для формування регламентованого звіту Форма 8-ДР при розрахунку середньоспискової чисельності для нарахування комунального податку і формування регламентованих звітів до соціальних фондів. Ці поля впливають також на порядок розрахунку прибуткового податку, якщо в місяці приймання (або звільнення) співробітник відпрацював менше 15 календарних днів.

На другій закладці Данные по зароботной плате вводиться величина окладу працівника та авансу, якщо такий є. Ці поля заповнювати не обов'язково, але тоді доведеться щоразу при заповненні документа Начисление ЗП вводити відповідні суми вручну. Поля Колличество льгот і Колличество детей заповнюються, якщо співробітник має додаткові пільги щодо прибуткового податку. До поля Колличество детей вноситься кількість неповнолітніх дітей, на яких надається пільга. До поля Колличество льгот вноситься кількість додаткових неоподатковуваних мінімумів (крім одного неоподатковуваного мінімуму), на які співробітник може мати право з різних підстав. Якщо встановлено прапорець Член профсоюза, із зарплати працівника будуть автоматично утримуватися профспілкові внески.

Особливу увагу звернемо на групу реквізитів Затраты по заработной плате. Поле Счет затрат заповнюється тільки у випадку, якщо константу Использовать счета расходов установлено у значення Только 9 класс. В інших випадках це поле не заповнюється, оскільки при використанні рахунків класу 8 зарплата розподіляється за елементами витрат - по декількох рахунках. Поле Вид затрат повинно заповнюватись обов'язково, для цього з довідника Виды затрат слід вибрати зарплату відповідної категорії персоналу. Потрібно також зазначити вид діяльності, до якого відносяться витрати на оплату праці цього співробітника.

На двох останніх закладках реєструється інформація про паспортні дані, домашню адресу і телефон співробітника, а також індивідуальний податковий номер та дані податкової інспекції, що видала довідку про його присвоєння. Значення цих полів використовуються удрукованих формах касових ордерів та в деяких регламентованих звітах. Перелічені реквізити не є обов'язковими для заповнення.

Зміна ставок податків та відрахувань

У Законі України "Про розмір внесків на деякі види загальнообов'язкового державного соціального страхування" від 11.01.2001 р. № 9 2213-111 було змінено розміри деяких внесків. Зокрема, з 01.03.2003 р. утримання до Фонду на випадок безробіття зменшено з 2,1 до 1,9 відсотка фонду оплати праці. Розмір внеску до Фонду з тимчасової втрати працездатності від зарплати, що менше 150 грн., становить 0,5 відсотка.

Закон № 9 492-ІУ набув чинності з 01.03.2003 р., але в релізі 7.70.210 від 03.03.2003 р. ці зміни ще не відображено. Однак розробники програми врахували, що зміни в оподаткуванні відбуваються досить часто, тому вся інформація про податки та відрахування зберігається в " 1С: Бухгалтерії" в однойменному довіднику, всі реквізити якого - періодичні. Ставки відрахувань щодо заробітної плати містяться у двох групах: Налоги й отчисления по ЗП с сотрудников та Налоги й отчисления с фонда ЗП, ставка комунального податку у групі Местные.

Відкриємо довідник командою Справочники/Налоги и отчисления. Розкриємо групу з кодом ЗПСотр., у ній групу з кодом Сотр.Нетрудосп. Установивши курсор на рядку з найменуванням І предел, клацнемо мишкою по кнопці История. У діалоговому вікні, що відкрилося, встановимо курсор у графу Ставка налога і введемо на дату 01.03.03 нове значення ставки -0,0050, тобто 0,5 відсотка. Потім введемо до цього ж рядка граничне значення зарплати, до якого діє нова ставка (графа Предел) -150 грн.

Із 01.03.2003 р. при розрахунку утримання до Фонду з тимчасової втрати працездатності від зарплати менше 150 грн. програма використовуватиме ту ж ставку - 0,5 відсотка. Просто видалити рядок І предел не можна, це порушить роботу програми.

Розкривши групу ЗП Фонды, доповнимо історію реквізиту Безработица с фонда ЗП новим значенням - 0,0190 (тобто 1,9%) з 01.03.03. Нагадаємо, що попереднє значення періодичного реквізиту діє до його зміни. Тому значення ставки, межі та графи з додатковою інформацією на кожну дату можна не повторювати.

Ставка податку, межа, використовувана при розрахунку за шкалою, та додаткові параметри встановлюються окремо для кожного податку. Якщо ви не є платником будь-якого податку (відрахування), не можна видаляти відповідний рядок із довідника, слід установити для цього платежу нульову ставку.

У графі з додатковою інформацією відображено важливу розрахункову інформацію, зокрема максимальну базу обкладення збором.

Щоб відобразити зміну цієї бази, наприклад, із 1600 грн. на 2200 грн., яка відбулася 01.05.02 р., слід по черзі вибрати потрібні елементи довідника і, натиснувши на клавішу F5, вибрати зі списку рядок Допол. инф. У вікні історії параметра Макс. база, що відкрилося, слід створити новий рядок з новою датою та значенням. Зверніть увагу: назви параметрів у графі з додатковою інформацією (наприклад, Макс. база) є ідентифікаторами для програми, в них не можна змінювати жоден символ, навіть пропуск. Найкраще створити новий рядок копіюванням попереднього і потім внести до нього виправлення.

Історію реквізитів може мати не лише кінцевий (найнижчий) елемент довідника, а й група елементів. Адже по суті група - той же елемент довідника, тільки вона має підпорядковані елементи. У додаткових параметрах групи Подоходный с сотрудника міститься інформація про ставку прибуткового податку із сумісника (ідентифікатор Ставка совместителя), до якої суми нарахувань береться до уваги пільга щодо прибуткового податку на неповнолітніх дітей (ідентифікатор Учит. детей до). Там же зазначено, чи буде розраховуватися прибутковий податок з усієї бази оподаткування (ідентифікатор Учитывать безработицу = О) або спочатку з нарахованої зарплати буде знято суму утримань до Фонду безробіття, а потім буде розраховуватися прибутковий податок (Учитывать безработицу = 1).

Внесення початкового сальдо

Початкові залишки щодо зарплати можна ввести ручними операціями, але набагато зручніше користуватися документом Начисление ЗП у відповідному режимі. Виконаємо команду Документи / Зарплата / Начисление ЗП (або Журнали / Зарплата / Новий). У новому документі в полі Вид выплаты виберемо значення Внесение остатков.

Аналітика по субрахунку 661 ведеться у двох розрізах: щодо співробітників та за місяцями нарахування, виплати зарплати. Дата, введена до відповідного поля документа, визначає значення другого субконто субрахунку 661. Якщо на підприємстві утворилася заборгованість щодо зарплати за декілька місяців і хочете ввести її окремо по місяцях, то для кожного місяця слід створити окремий документ, зазначивши в ньому відповідну дату.

Документ можна заповнювати, вводячи нові рядки клавішею або вибираючи пункт Новая строка в меню Действия. А можна скористатися і сервісним механізмом автозаповнення. Натиснувши кнопку Заполнить, перенесете до табличної частини документа весь список співробітників. Для формування проводок із початковим сальдо по кредиту субрахунка 661 Расчеты по заработной плате в кореспонденції з допоміжним рахунком ОО використовується тільки значення колонки Ост. вып. (залишилося виплатити), тому досить заповнити лише цю колонку і провести документ. Але якщо хочете автоматично формувати форму № 8-ДР, слід заповнити колонки Начислено та Подоходный і К выплате. Якщо не було авансів або часткових виплат, суми в колонках К виплате і Ост. вып. збігатимуться.

Облік авансів

Встановивши поле Вид выплати у значення Аванс, переведете документ Начисление ЗП у режим реєстрації авансів щодо заробітної плати.

У цьому режимі документ не формує бухгалтерських проводок, оскільки видача суми авансу з каси підприємства реєструється видатковим касовим ордером. Режим Аванс використовується для отримання друкованої форми платіжної відомості. Крім того, якщо при подальшому нарахуванні основної зарплати сформувати розрахунково-платіжну відомість, в ній буде автоматично враховано суму виплаченого раніше авансу.

Документ надає додатковий сервіс. При натисненні на кнопку Заполнить відбувається автозаповнення документа списком співробітників. Якщо в довіднику Сотрудники було заповнено поле Аванс, суми авансів буде перенесено до документа. Утім, їх можна тут же відкоригувати або ввести заново. Кнопка Печать дозволяє отримати і роздрукувати платіжну відомість.

Нарахування заробітної плати

Для нарахування основної зарплати, розрахунку утримань зі співробітника та нарахувань на фонд зарплати, а також отримання різних друкованих форм використовується все той же документ Начисление ЗП, але в полі Вид выплаты слід вибрати рядок Основная ЗП.

За умовчанням поле Колличество рабочих дней має значення 22 дні. Перед заповненням документа слід уточнити кількість робочих днів у місяці, що розраховується.

Документ можна заповнювати рядок за рядком (клавішею Іns), але можна скористатися і кнопкою Заполнить. При цьому до табличної частини документа переноситься список співробітників, кількість робочих днів у місяці з поля в заголовку та сума окладу - з довідника Сотрудники. Якщо співробітник відпрацював неповний місяць, кількість відпрацьованих ним днів слід відкоригувати вручну, а суму в полі По окладу буде перераховано автоматично. Крім того, при необхідності можна вручну внести до відповідних полів суми відпускних, лікарняних за рахунок соцстраху та підприємства, суму виданої працівнику оподатковуваної та неоподатковуваної матеріальної допомоги. Червона "галочка" у другій колонці із заголовком "?"означає, що за введеними сумами нарахувань слід розрахувати (або перерахувати) суми утримань. Розрахунок утримань здійснюється кнопкою Рассчитать. Розрахувати можна параметри або для всього списку співробітників, або тільки для одного співробітника якщо стосовно нього вводилися зміни. У результаті розрахунку буде заповнено графи табличної частини документа - Подоходный, Пенсионный, Безработица тощо. Буде також заповнено поле Среднесписочная численность сотрудников для розрахунку комунального податку.

На закладці Дополнительно зазначено види валових витрат щодо зарплати, відрахувань до фондів щодо комунального податку, а також рахунок і субконто для списання витрат стосовно цього податку в бухгалтерському обліку. Перед першим використанням документа слід перевірити, а при необхідності - змінити встановлені за умовчанням значення цих полів.