19048 (Аудит кассовых и банковских операций), страница 3

По второму виду метода аудитор определяет порядок ведения кассовых операций с целью выявления подложных неоформленных первичных документов. Денежные средства из кассы выдаются по надлежаще оформленным первичным документам - расходным кассовым ордерам, платежным ведомостям, заявлениям на выдачу депонированных сумм, счетам и т.д., которые в обязательном порядке подписываются руководителем и главным бухгалтером. При отсутствии хотя бы одной подтверждающей подписи, а так же разрешительной руководителя можно говорить о хищении, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Обращают внимание на подлинность подписи получателя, для чего, либо вызывают данное лицо, либо сверяют его подпись, проверяют наличие данных паспорта или документа его удостоверяющего.

Платежные ведомости проверяются на итог суммы, указания её прописью, указания номера и даты её составления, проведения этой суммы в журнале регистрации платежных поручений, возможен и устный опрос получателей денег и сотрудников предприятия.

По третьему варианту проверки аудитор проверяет наличие не оприходованных и присвоенных сумм для этого он применяет методы получения письменного объяснения или подтверждения проверку документов, полученных от клиента, проверку документа подготовленного на самом предприятии клиента. Это могут быть суммы из банка, юридических и физических лиц.

При проверке работы кассы возможно выявление использования одних и тех же документов на приход и на расход, для этого аудитор проводит контроль хозяйственных или бухгалтерских операций.

Проверяется возможность списания сумм по подложным документам или без основания. Тогда возможен устный опрос и встречная проверка документов. В случае сомнения по увеличению сумм списания, аудитор проводит арифметический контроль и проверяет подлинность по документам третьих лиц.

В случае сомнений по депонированным суммам при их присвоении, проверятся наличие заявления на выдачу этой суммы, проверятся подлинность подписи, проводится устный опрос.

Аудитор просматривает возможность получения сумм, причитающихся другим организациям, тогда аудитор делает запрос на это предприятие с просьбой подтвердить факт получения денежных сумм по указанной операции.

Для определения возможного нарушения предельного расчета наличными, превышения лимита кассы, расчета с населением с применением контрольно-кассовых машин, а также применение их без регистрации в налоговой инспекции, аудитор проводит контрольную проверку первичных документов, разрешающих документов, журналов регистрации.

При обнаружении отклонений от правил ведения кассовых операций аудитор составляет таблицы.

Для установления действительности аудитор определяет: цель, средства и технику исполнения.

Цель устанавливает - все ли поступления и расход денежных средств санкционированы главным бухгалтером.

Средства - приказ руководителя о необходимости подписывать денежные документы.

Техника исполнения - это последовательный просмотр всех денежных документов и выяснение наличия в них подписи главного бухгалтера. Для этого используют образцы подписей главного бухгалтера.

При организации контроля кассовых операций аудитор может проверить соответствие дат на кассовых документах датам их проводки. Для этого он составляет таблицу в случае обнаружения подобных фактов.

Все возможные случаи отклонений увязываются с данными аналитического, синтетического учета, сверяются сданными сводных регистров, организуются встречные проверки, проводятся устные опросы, берутся письменные объяснения.

По каждому факту отклонений от Порядка ведения кассовых операций, аудитор обязан сообщать руководителю предприятия, чтобы принимались соответствующие меры для их устранения.

В случае устранения обнаруженных ошибок силами предприятия, правильного исправления отчетов, на предприятие не будут налагаться штрафные санкции.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги ". Одновременно создают машинограмму " Отчет кассира". Оба названных регистра должны создаваться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные кассовой книгой.

В последней за каждый месяц машинограмме " Вкладной лист кассовой книги", должно автоматически печататься общее количество листов книги за каждый месяц, а в последней машинограмме за календарный год-общее количество листов за год. Аудитору необходимо выборочно проконтролировать итоги страниц книги и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую.

При компьютерной обработке кассовых операций проверяется правильность работы программных средств.

Для аудитора важным моментом является использование во время работы всей информационной базы. При заключении договора проведения аудита, обязательным условием является полное предоставление всех необходимых документов, расчетов объяснений.

На основании информационной базы аудитор формирует мнение о законном ведение бухгалтерского учета на предприятии.

2.2 Источники информации

Чтобы сформировать свое мнение о постановке бухгалтерского учета, достоверности и объективности учетных данных, эффективности системы внутреннего контроля, аудитор должен собрать достаточное количество доказательств этому. Собирая доказательства, аудитор использует ограниченное число методов их получения.

Перед началом работы аудитор составляет Вопросник аудитора для проверки кассовых операций. На основании проведенного опроса, у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины на предприятии. Можно констатировать, что кассовая дисциплина на предприятии не соблюдается, а порядок ведения кассовых операций нарушается. Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

-если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс- анализа отчеты и кассовые операции составляют небольшой удельный вес в общем объеме хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку кассовых операций в обычном порядке для оценки материальных ценностей статьи "КАССА" в отчетности предприятия;

-если удельный вес кассовых операций велик, то это может послужить основанием аудитору для отказа от выражения собственного мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствия бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

В общем по результатам опроса аудитор формирует план проведения проверки кассовых операций и намечает состав процедур.

Для проведения аудита кассовых операций аудитору необходима достаточная информационная база.

Источниками информации для проверки являются различные документы. Это первичные типовые документы, регистры аналитического и синтетического учета, финансовая отчетность.

Состав первичных документов по кассе это приходные и расходные ордера, платежные ведомости, кассовая книга.

С другой стороны, состав первичных документов чрезвычайно разнообразен, так как кассовые операции связаны практически со всеми разделами учета - реализацией, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками, продавцами, покупателями. Следовательно, при проверке кассовых операций необходимо сопоставление кассовых документов с прочими документами, чтобы проведенная работа по контролю отражала достоверную картину.

Основные документы, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке:

-кассовая книга;

-отчеты кассира,

-приходные кассовые ордера;

-расходные кассовые ордера;

-Журнал регистрации приходных кассовых ордеров;

-Журнал регистрации расходных кассовых ордеров;

-Журнал выдачи доверенностей;

-Журнал регистрации депонированных сумм;

-Журнал регистрации платежных или расчетно-платежных ведомостей

-оправдательные документы к кассовым документам;

- авансовые отчеты;

- накладные на отпуск материалов;

- заявления на выдачу депонированной заработной платы;

- и т.д.

Многочисленные и разнообразные операции движения денежных средств в кассе предприятия находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- Баланс предприятия Ф. №1 -третий раздел актива;

- Отчет о финансовых результатах и их использовании Ф. №2, Раздел 3 "Движение денежных средств";

- Главная книга;

- Журнал-ордер № 1, ведомость № 1 по учету операций в кассе.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете все документы должны иметь правильно заполненные реквизиты, иметь порядковый номер, проходить по учету, по дате, указанной в документе, подписи должностных лиц иметь расшифровку по фамилии и занимаемой должности.

Кассовая книга по правилам должна быть пронумерована, прошита, закреплена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В случае, если заканчивается кассовая книга, то новая должна иметь следующий порядковый номер и в нее заносятся остатки с предыдущей книги. Следующая книга начинается с указания даты её заполнения и указывается даты её закрытия.

Книги кассира -операциониста также нумеруются, прошиваются и заверяются печатями и подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге по движению денежных средств подтверждаются приходными и расходными документам, которые в свою очередь регистрируются в Журналах приходных ордеров и расходных ордеров. Это позволяет в дальнейшем проконтролировать наличие этой операции, избежать повторных проводок, хищений.

Регистрация депонированной заработной платы в журнале и сопоставление этих сумм с данными аналитического учета по депонированной заработной плате, позволяет выявить случаи некорректных действий, злоупотребления. По закону депонированная заработная плата храниться в течение 3-х лет, а затем списывается на прибыль предприятия. Получить депонированную заработную плату можно только по отдельному заявлению, подписанному руководителем и главным бухгалтером., по отдельной ведомости на выдачу депонированной заработной платы. Правила её оформления те же, т.е. она подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Расчетно-платежные и платежные ведомости имеют порядковый номер, дату заполнения, подписываются руководителем и главным бухгалтером, указывается срок выдачи заработной платы, прописью указывается сумма. Для их регистрации открывается журнал, куда в установленном порядке заносится запись за какой период выдается заработная плата или иное денежное вознаграждение из фонда заработной платы или из фонда потребления.

В случае необходимости к некоторым кассовым документам прикладываются оправдательные документы. Они имеют юридическую силу. Должны быть полностью оформлены, подписаны. Авансовые отчеты сопровождаются чеками касс магазинов, товарными чеками, проездными билетами, счетами гостиниц, счетами рестораном для отчета по представительским расходам и т.д.

Для аудитора важны и отчетные формы, по которым он сопоставляет остатки по аналитическим счета с синтетическими, просматривает достоверность движения денежных средств.

Аудитор сопоставляет остатки поданным аналитических счетов с данными синтетического счета 50 "Касса", с данными Главной книги по счету 50 "Касса", которые должны совпадать.

В приложении к балансу раздел 3 " Движение денежных средств " итоговые данные по движению денежных средств в кассе должны совпадать с оборотами в кассовой книге и остатками на счетах 71 " Расчеты с подотчетными лицами" и счетом 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет "Депонированная заработная плата".

2.3 Обобщение результатов проверки

По окончанию проверки аудитор составляет аудиторское заключение. Оно состоит из трех частей - вводной, аналитической и заключительной.

В аналитической части дается подробная оценка каждой статьи баланса.

Подбор материалов для аналитической части ведется методом пошагового приближения. Первым шагом является опрос работников и проведение ряда процедур по проверке достоверности ответов.

По итогам первого шага делаются выводы работы кассы по обнаруженным недостаткам.

Вторым шагом является проведение процедур с целью выявления наиболее типичных и массовых ошибок при ведении кассовых операций.

Ошибки могут носить обратимый и необратимый характер.

Если установлен факт злого умысла, то аудитор дает оценку действиям должностного лица, заполняет таблицу с указанием результатов проверки.

В заключительной части аудитор дает положительное, относительно положительное, отрицательное или отказывается от составления аудиторского заключения

Заключение аудитора прикладывается к годовому отчету.