Карточка счета 3310 позволяет получить более детализированную информацию по расчетам с поставщиками уже в разрезе номенклатуры приобретенных ценностей.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ЗА ПОСТУПЛЕНИЕМ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ

3.1 Внутренний контроль за поступлением материальных ценностей

Службе внутреннего контроля предприятия необходимо учитывать, что поступление материальных ценностей осуществляется по следующим основаниям:

— по договорам купли-продажи, договорам поставки;

— внесению в счет вклада в уставный капитал;

— получению активов на безвозмездной основе.

По активам, поступающим на основе договоров поставки или купли-продажи, предприятие должна получить от поставщиков расчетные документы и сопроводительные документы, в том числе товаротранспортные накладные, счета, спецификации, сертификаты и т.д. Предприятие должно установить порядок приемки, регистрации, проверки, прохождения документов (график документооборота) по поступающим товарам. Ответственные лица должны:

— произвести регистрацию документов в журнале учета поступающих грузов;

— проверить соответствие данных документов по количеству, номенклатуре, ценам, срокам поставки в соответствии с договором;

— проверить правильность показателей расчетных документов;

— принять к оплате расчетные документы;

— передать документы в соответствующие службы и отделы предприятия (в небольших предприятиях — в бухгалтерию) согласно графику документооборота.

Если товар получается со склада поставщика или транспортной организации, работнику выдаются необходимые документы и доверенность на получение товарно-материальных запасов (Приложение 1). В этом случае необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями к Стандартам бухгалтерского учета 7 "О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов и отпуска их по доверенности". Доверенностью признается письменное уполномочие доверителя для представительства от его имени, выдаваемое им поверенному, согласно ст. 167 Гражданского Кодекса РК. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером и заверяется печатью. При выдаче доверенности перечень подлежащих получению товаров приводится тогда, когда в документе на отпуск не приведены наименования и количество товаров, подлежащих получению. Поверенное лицо на следующий день после каждого получения товаров, независимо от того, получены они полностью или частями, представляет в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче товаров на склад или материально ответственному лицу. Если поверенное лицо не отчиталось об использовании доверенности по истечении срока, новые доверенности ему не выдаются. Предприятию рекомендуется определить перечень лиц, которые должны обеспечить:

— контроль соблюдения правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;

— инструктаж лиц, которым выдается доверенность о порядке представления документов о выполнении поручений;

— контроль своевременности представления соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности;

— своевременный контроль возврата неиспользованных доверенностей.

Приемка товаров от транспортных организаций по количеству и качеству производится по правилам, действующим на транспорте, и условиям договоров купли-продажи, поставки и т.д.

Если счет поставщика был принят к оплате и оплачен, а при поступлении товаров обнаружилась их недостача по сравнению с данными сопроводительных или иных документов, обнаружены несоответствия цен, оговоренных в контракте, обнаружены арифметические ошибки, счет 3310 "Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам", 4110 "Долгосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам" кредитуется со счетом 1280 "Прочая краткосрочная дебиторская задолженность", 2180 "Прочая долгосрочная дебиторская задолженность".

Списание кредиторской задолженности в пределах и за счет дебиторской задолженности при наличии акта сверки отражается в учете: Дебет 3310, 4110 - Кредит 1210, 2210, 1280, 2180. Погашение кредиторской задолженности поставщикам зачетом аванса Дебет 3310, 4110 - Кредит 1610,2910.

Дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, а также другие, нереальные к взысканию, долги списываются по каждому обязательству на основании материалов инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя предприятия и, согласно учетной политике, учитываются на счетах по учету резерва по сомнительным требованиям. Если эти суммы не учитывались в составе резервов по сомнительным требованиям, то они отражаются на счете 7210. За балансом такая задолженность отражается как списанная задолженность неплатежеспособного дебитора для наблюдения за возможностью ее взыскания.

Предприятия могут создавать резерв по сомнительным требованиям. Задолженность может быть текущей или нормальной, т.е. когда она образуется закономерно в соответствии с действующими формами и видами расчетов. Задолженность с истекшими сроками исковой давности определяется сопоставлением сроков возникновения права на иск и установленных законодательством сроков предъявления исков. Понятие "сомнительные требования" относится к дебиторской задолженности предприятий, не погашенной в срок и не обеспеченной гарантиями. Организация оценивает и признает сумму сомнительных требований (долгов) как расход в соответствии с определенным методом оценки. При этом в финансовой отчетности раскрывается дебиторская задолженность за вычетом резерва по сомнительным требованиям. В бухгалтерском учете операции по резервированию сомнительных требований рекомендовано осуществлять следующим образом:

Дебет 7440 – Кредит 1290 – создание резерва по сомнительным требованиям;

Дебет 1290 – Кредит 1210,2210,1280,2180 – списание задолженности за счет созданного резерва по сомнительным требованиям;

Дебет 7440 – Кредит 1290 – восстановление неизрасходованных сумм резервов по сомнительным требованиям (сторно).

Особенности возникновения сомнительного требования определяются гражданским законодательством, где срок исковой давности установлен в три года. В соответствии с главами 6 и 7 Гражданского Кодекса РК срок, установленный законодательством или сделкой, определяется календарной датой или указанием на событие, которое должно неизбежно наступить. Течение срока исковой давности начинается по окончании установленного срока исполнения. Существуют и иные условия возникновения обстоятельств течения срока исковой давности, в данном случае рассматривается порядок определения сроков исковой давности по контрактам, предусматривающим их исполнение на определенную дату. Предприятие в бухгалтерском балансе раскрывает дебиторскую задолженность за вычетом резерва по сомнительным требованиям. В налоговом учете суммы резерва по сомнительным требованиям на вычет не относятся.

В соответствии с главами 6 и 7 Гражданского Кодекса РК срок, установленный законодательством или сделкой, определяется календарной датой или указанием на событие, которое должно неизбежно наступить. Течение срока исковой давности начинается по окончании установленного срока исполнения. Существование сальдо по счетам 1210 "Краткосрочная дебиторская задолженность", 2110 "Долгосрочная дебиторская задолженность" обусловлено действующей системой расчетов за продукцию, товары, услуги. Так как продукция (работы, услуги) оплачивается в основном перечислением денежных средств на расчетный счет, то и возникает временной разрыв между поступлением товаров и их оплатой. В случае выплаты аванса под поставку товаров или полной предоплаты и непоставки поставщиком товаров по разным обстоятельствам применяются соответствующие меры, предусмотренные гражданским законодательством. Например, взыскание с недобросовестного поставщика сумм оплаты и неустойки, с применением ставки рефинансирования. Применение ставки рефинансирования предусмотрено Гражданским кодексом РК в части ее использования при расчетах неустойки за неправомерное пользование чужими деньгами. В статье 353 Гражданского Кодекса РК, которая, затем упоминается в других законодательных актах, отмечено, что размер неустойки исчисляется, исходя из официальной ставки рефинансирования на день исполнения денежного обязательства или его соответствующей части.

Суммы кредиторской задолженности, с истекшим сроком исковой давности, списываются по каждому обязательству на основании материалов инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя предприятия и учитываются на счете 6160 "Прочие доходы от финансирования", 6280 "Прочие доходы".

3.2 Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками

В процессе хозяйственной деятельности могут возникнуть расхождения данных бухгалтерского учета с фактическим наличием.

Расхождения можно выявить путем периодической сверки данных фактических остатков средств с данными бухгалтерского учета путем сверки. В системе 1С:Предприятие для этого предназначен документ Акт сверки взаоморасчетов (Приложение 7).

Документ Акт сверки взаоморасчетов предназначен для проведения сверки взаиморасчетов организации с поставщиками. Сверка взаиморасчетов может быть проведена как сразу по всем договорам с поставщиками, так и по конкретному договору. Можно указать период, за который необходимо провести сверку; если период не указан, произойдет сверка по всем операциям с контрагентом, осуществленными с момента начала ведения учета в информационной базе. Сверку можно производить как в тенге, так и в иностранной валюте.

Сверка расчетов заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах. Сверка – это способ бухгалтерского учета, при помощи которого сопоставляются и регулируются учетные данные в средствах субъекта с их фактическим наличием с целью обеспечения соответствия этих показателей.

Сверка расчетов проводится с целью обоснованности и сокращения сумм дебиторской и кредиторской задолженности, для контроля за соблюдением платежной дисциплины, взаиморасчетов по заключенным договорам, уточнению сроков оплаты, чтобы не допустить выплату штрафных санкций, неустоек и образование резерва по сомнительным долгам.

Расчеты с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками – проверяют в соответствии с выбранной учетной политикой субъекта. Необходимо помнить, что срок исковой давности составляет три года (ст.178 Гражданского Кодекса РК), в налоговом учете – два года (п.43 ст.5 Закона РК "О налогах и других обязательных платежах в бюджет"). Срок исковой давности начинается с момента просрочки долга, который устанавливается исходя из условия договора. Дебиторская задолженность, срок исковой давности по которой истек, должна быть списана по решению руководителя субъекта либо за счет созданного резерва (Международный стандарт бухгалтерского учета №18 "Выручка"), а если резерв не создавался, то на результат хозяйственной деятельности и подлежит вычетам при налогообложении (ст.17 Налогового Кодекса РК).

Проверка по счетам расчетов должна осуществляться по следующим основным направлениям: наличие и правильность оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке материальных ценностей (работ, услуг); правильность оплаты или получения сумм за полученные или отгруженные материальные ценности; полнота оприходования и списания полученных ценностей.

При проверке следует обратить внимание на следующее:

• имеются ли договора на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и правильность их оформления;

• при наличии дебиторской и кредиторской задолженности необходимо установить дату возникновения и причину образования;

• имеется ли задолженность с истекшим сроком исковой давности, принимаются ли меры к ее взысканию.

При этом следует иметь в виду, что к важнейшим основам правопорядка при осуществлении сделок на поставку товаров (выполнения работ или оказания услуг) относятся соблюдение формы договора, полнота и своевременность исполнения обязательств сторонами соответствующих договоров вне зависимости от срока договора. Сделки, осуществляемые сторонами умышленно без соблюдения установленной Гражданским кодексом РК формы, не в полном объеме или несвоевременно, в соответствии с Гражданским кодексом РК являются ничтожными. Установлено, что обязательным условием договоров, предусматривающих поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг), является определение срока исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы или оказанные услуги).

Установлено также, что предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленные товары (выполненные работы, оказанные услуги) равен трем месяцам с момента фактического получения товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Суммы неистребованной кредитором задолженности по обязательствам, порожденным указанными сделками подлежат списанию по истечении четырех месяцев со дня фактического получения предприятием-должником товаров (выполнения работ, оказания услуг) как безнадежная дебиторская задолженность на убытки предприятия-кредитора, за исключением случаев, когда в его действиях отсутствует умысел; при поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы (неотфактурованные поставки), необходимо проверить:

• не числятся ли эти поступившие ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со складов поставщиков, и не числится ли стоимость этих ценностей как дебиторская задолженность;

• проводилась ли инвентаризация расчетов. Посмотреть ее результаты, а в необходимых случаях провести встречную проверку расчетов;

• полнота оприходования материальных ценностей;

• правильность установления цен на материальные ценности, соответствуют ли они ценам, указанным в договорах поставки;

• правильность списания затрат с кредита расчетов с дебиторами и кредиторами на себестоимость продукции (работ, услуг);

• правильность списания задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Согласно Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности в РК, дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по решению руководителя предприятия и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов, либо на результаты хозяйственной деятельности, если в период предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались или на уменьшение финансирования (фондов). Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым исковая давность истекла, подлежат отнесению на результаты хозяйственной деятельности или на увеличение финансирования (фондов).

Проверяется:

• правильность отражения операций при оплате векселями;

• предъявлялись ли претензии поставщикам и подрядчикам в случае несоответствия цен и тарифов, обусловленных договорами, а также при выявлении арифметических ошибок в счетах; при обнаружении несоответствия качества стандартам или техническим условиям; за недостачу груза в пути сверх норм естественной убыли;

При проверке расчетов с подрядчиками следует установить:

• обеспечены ли объекты источником финансирования;

• имеется ли проектно-сметная документация на строящиеся объекты;

• нет ли приписок объемов выполненных работ;

• правильность ведения аналитического и синтетического учета по счетам 3310 "Краткосрочная кредиторская задолженность";

• правильность составления бухгалтерских проводок по счетам расчетов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В рамках данного курсового проекта была изучена система учета приобретения материальных ценностей и расчетов с поставщиками, действующая в Республике Казахстан в настоящее время.