Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений применяется так называемая пролонгация, т.е. продление договора. Однако в этом случае обязательно согласование ассортимента поставляемых товаров.

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, изменение и расторжение договора возможны по соглашению сторон, если иное не предусмотрено кодексом, другими законами или договором.

Производственные запасы материалов в основном пополняются за счет поставок от предприятий-поставщиков.

В договорах предусматривается (см. приложение 1):

1. Наименование материалов.

2. Количество.

3. Цена.

4. Сроки действия договора и поставок.

5. Способы транспортировки.

6. Порядок расчетов.

7. Порядок приемки материалов.

8. Санкции за несоблюдение условий договора.

2.3 Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Итак, после общего ознакомления с предприятием ООО «Русские автотракторные запчасти», положения его на рынке, ознакомления с уставом, учетной политикой, организационной структурой можно приступить непосредственно к рассмотрению учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Учет расчетов с поставщиками бухгалтерия ООО «Русские автотракторные запчасти» ведет на пассивном синтетическом счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". К данному счету открыты следующие субсчета:

60.1 - Расчеты с поставщиками в рублях;

60.2 - Авансы выданные в рублях;

60.3 - Векселя выданные;

Если при заключении договора предусмотрен аванс (предварительная оплата) поставщику, то он отражается в бухгалтерском учете на счете 60.2 «Расчеты с поставщиками» без применений счета 61 «Расчеты по авансам выданным».

Все расчеты с поставщиками отражаются бухгалтерией предприятия в карточке поставщика, где указывается номер и дата документов, на основании которых будет производиться расчет, а также суммы по дебету и кредиту счета 60.2.

Оплата поставщикам за поставленную продукцию (товары, работы, услуги) производится по безналичному расчету через банк платежными поручениями, наличными денежными средствами через кассу.

На предъявленные, на оплату счета поставщиков кредитуют счет 60.1 «Расчеты с поставщиками» и дебетуют счет 41.1 «Товары на складе»

На счете 60.1 задолженность отражается в пределах сумм акцепта. При обнаружении недостач по поступившим ТМЦ, несоответствия цен, обусловленных договором, и арифметических ошибок менеджер составляет Акт приемки, где указывается вид транспорта поставщика, результат недогруза или некачественного сырья. При этом в бухгалтерии составляется следующая проводка:

дебет счета 63 «Расчеты по претензиям»

кредит счета 60.1 «Расчеты с поставщиками»

После чего поставщик высылает в денежном выражении суммы недостачи:

Дебет счета 51 «Расчетный счет»

Кредит счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» или присылает взамен некачественного товара новый:

Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам»

Кредит счета 60.1 «Расчеты с поставщиками».

Сумма НДС включается поставщиками в счета на оплату и отражается бухгалтерией по дебету счета 19.3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60.1 «Расчеты с поставщиками».

Погашение задолженности перед поставщиками отражается: по дебету счета 60.1 и кредиту счета 51 «Расчетный счет».

Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и услуг подрядчиками производятся на основании заключенных между ООО «Русские автотракторные запчасти» и поставщиками договоров – поставки (см. приложение …), где оговариваются вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ, коммерческие условия поставки, количественные, качественные и стоимостные показатели поставок материальных ценностей (выполняемых работ, услуг), сроки отгрузки материальных ценностей, порядок расчетов, ответственность и срок действия договоров, указываются реквизиты поставщика и покупателя с оттисками печатей обоих сторон. Вес ТМЦ, поступающие на ООО «Русские автотракторные запчасти» от поставщиков сопровождаются накладными (см. приложение 9) или товарно-транспортными накладными и счет – фактурами (см. приложение 10), причем счет – фактуру поставщик направляет сразу с накладной.

Поступающие на предприятие ТМЦ менеджер принимает по количеству и качеству. После приемки ТМЦ на склад товару присваивается номенклатурный номер, учет товаров ведут в разрезе наименований. Поступившее на предприятие запасные части приходуют по покупным ценам поставщика. Все накладные на приход ТМЦ сдаются на проверку в бухгалтерию после оприходования товара на склад.

После оплаты поступивших запасных частей поставщикам, данные из счета – фактуры заносятся в журнал регистрации счетов фактур. Итоговые данные накладных сверяются со счет фактурами. После обработки счетов фактур в бухгалтерии они заносятся в книгу покупок по концу месяца (см. приложение 24).

ООО «Русские автотракторные запчасти» применяют журнально-ордерную форму учёта расчётов с поставщиками, который осуществляется в журнале-ордере № 6 (см. приложение15).

Поставщик на отгруженные материалы выписывает расчетные документы и передает их покупателю для оплаты. Эти документы проверяют на соответствие с договором, регистрируют в книге поступления грузов и дают акцепт. Затем они передаются в бухгалтерию для учета и оплаты. С этого момента у предприятия возникают расчеты с поставщиком. По мере поступления материала на склад, выписываются приходные документы, которые передаются по реестру в бухгалтерию. Бухгалтерия подбирает документы склада к расчетным документам поставщика и производит запись в журнале-ордере № 6.

Счета – фактуры от поставщиков заносятся в книгу покупок. После ее составления она подшивается, пронумеровывается и подтверждается печатью.

Все данные журнала-ордера № 6 сходятся с данными Книги покупок.

2.4 Учет расчетов с покупателями и заказчиками

Отгрузка и отпуск готовой продукции ООО «Русские автотракторные запчасти» осуществляется складом на основании товарно-транспортных накладных и счетов – фактур, которые заносятся в книгу регистрации выданных счетов – фактур, а по мере оплаты данные из счетов – фактур заносятся в книгу продаж (см. приложение 12). Отгрузка (отпуск) продукции покупателям производится в соответствии с заключенными договорами – поставки или непосредственно в процессе свободной продажи.

Приемка поставляемой продукции по количеству и качеству производится заказчиком на складе ООО «Русские автотракторные запчасти». С этого момента заказчику переходит право собственности на продукцию. Поставляемая продукция ООО «Русские автотракторные запчасти», в соответствии с договором на поставку, отпускается по отпускным ценам, действующим на момент отгрузки.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками ООО «Русские автотракторные запчасти» ведется на активном синтетическом счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

К каждому счету открыты следующие субсчета:

62.1 – Расчеты с покупателями в рублях;

62.2 – Авансы выданные в рублях;

62.3 – Векселя полученные.

На ООО «Русские автотракторные запчасти» бухгалтерский учет ведется по отгрузке продукции, а исчисление всех налогов производится исходя из оплаченной покупателями продукции.
По мере предъявления покупателям (заказчикам) расчетных документов за отпущенную продукцию бухгалтерия ООО «Русские автотракторные запчасти» отражает по кредиту счета 90 «Продажи» и дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» сумму, на которую предъявлены расчетные документы. Одновременно себестоимость отгруженной продукции списывается с кредита счета 43 «Готовая продукция» в дебет счета 90 «Продажи». Затем начисляется НДС по отгруженной продукции: Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит счета 76.

После оплаты продукции покупателями в бухгалтерском учете заносятся следующие записи:

Дебет 50 (51) «Касса» («Расчетный счет») Кредит 62.1 «Расчеты с покупателями».

Одновременно списывается себестоимость оплаченной продукции:

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и Кредит 43 «Готовая продукция».

Оплата НДС в бюджет отражается в бухгалтерском учете ООО «Русские автотракторные запчасти» Дебет 68.1 «Расчеты по НДС» и Кредит 51 «Расчетный счет».

Учет расчетов с покупателями и заказчиками бухгалтерия ООО «Русские автотракторные запчасти» ведет при помощи компьютеров в журнале-ордере №11 по кредиту счета 62 и в ведомости по данному счету – по дебету. Все это является основанием для разработки оборотных ведомостей по счету 62, по итоговым данным которых делаются записи в Главную книгу.

2.5 Порядок проведения инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчетов с покупателями и заказчиками

Инвентаризация является одним из условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

Случаи обязательного проведения инвентаризации установлены в Федеральном законе от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательна инвентаризация. Правила ее проведения определены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49.

Инвентаризации подлежат не только имущество организации, но и ее обязательства.

Порядок проведения инвентаризации расчетов в целом схож с порядком проведения инвентаризации имущества и активов. Для инвентаризации расчетов так же, как и для инвентаризации имущества, создается инвентаризационная комиссия. По итогам работы комиссии составляется акт инвентаризации. Но сроки проведения этих видов инвентаризации отличаются. Инвентаризация имущества может начинаться с 1 октября, в то время как инвентаризацию расчетов можно провести только по окончании года. Различается и состав комиссии: при инвентаризации расчетов в комиссию не входят материально ответственные лица.

Инвентаризация расчетов с поставщиками (подрядчиками) и покупателями (заказчиками) заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Для этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами. В них указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов.

На подготовительном этапе лица, ответственные за отражение соответствующих хозяйственных операций, представляют инвентаризационной комиссии:

• регистры бухгалтерского учета по счетам расчетов;

• первичные учетные документы, оформляющие хозяйственные операции по счетам расчетов;

• акты сверки.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

1. правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

2. правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

3. правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

При инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками проверке подвергается счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарно-материальным ценностям, оплаченным, но находящимся в пути. Необходимо проверить по заключенным с поставщиками таких ценностей договорам, когда происходит момент перехода права собственности на эти товарно-материальные ценности.

Проверке подлежат также расчеты с поставщиками по неотфактурованным поставкам (поставкам товарно-материальных ценностей без сопроводительных документов). Необходимо проверить наличие приказа руководителя предприятия на оприходование конкретно этих поставок и (или) наличие номенклатуры-ценника с установлением цены на подобные товарно-материальные ценности, а также сам факт оприходования поставок.

При проверке расчетов с покупателями и заказчиками следует проверить, не числятся ли в составе полученных авансов суммы, которые следует зачесть в счет уже отгруженной продукции (выполненных работ, оказанных услуг).

Сальдо по всем счетам расчетов должно быть показано в развернутом виде, т.е. кредиторская задолженность не может быть зачтена за счет дебиторской задолженности.

При проверке как кредиторской, так и дебиторской задолженности следует помнить о сроке исковой давности. Статьей 196 ГК РФ общий срок исковой давности установлен в три года.