18142 (Учет материалов), страница 5

Приемный акт

Движение документации по учету поступления товарно-материальных ценностей

Карточка складского учета

На складе

Книга сдачи документов

В бухгалтерии

Оборотная ведомость

Журнал-ордер

Главная книга

Основным методом проверки операций по поступлению материально-производственных запасов является сопоставление сопроводительной документации поставщика с приходными документами склада и записями в карточках складского учета.

Следует отметить, если при приемке материально-производственных запасов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов, то кладовщик составляет акт о приемке материалов.

Тщательной проверке подлежат операции отгружающие поступления товарно-материальных ценностей, приобретенных подотчетными лицами. На ООО”Терминал” приказом утвержден список лиц, которым разрешено приобретать товарно-материальные ценности за наличный расчет. После осуществления покупки подотчетным лицом составляется авансовый отчет, прикладываются документы, подтверждающие покупку.

При контроле операций по поступлению материально-производственных запасов необходимо проверить действующий на предприятии порядок выдачи доверенностей на их получение. На предприятии ООО”Терминал” этим занимается материальный отдел, который оформляет доверенность и выдает под расписку получателю. Выдача этих доверенностей регистрируется в журнале учета выданных доверенностей и допускается только лицам, работающим на ООО"Терминал”. Использованные доверенности оправдываются приходными документами, а неиспользованные возвращаются обратно в материальный одел. Также на проверяемом предприятии соблюдается срок выдачи доверенностей (15 дней).

Правильная организация отпуска материально-производственных запасов со складов служит немаловажным фактором эффективности производственно-финансовой деятельности предприятия.

При контроле операций по отпуску и реализации материально-производственных запасов необходимо проверить действующую на предприятии систему отпуска и реализации запасов и порядок документального их оформления. Материально-производственные запасы со склада отпускаются по требованиям, на основании которых склад выписывает счета покупателю за отпущенные материально-производственные запасы. Требования являются первичными расходными документами, на основе их ведутся записи в карточках складского учета. Из этого видно, насколько важно проконтролировать правильность и законность составления документа. Также для получения материалов необходима доверенность от предприятия покупателя. ООО”Терминал” контролирует сроки выдачи доверенностей, подписи на них и печать организации. Распечатанные счет фактуры подписывают кладовщик, главный бухгалтер и руководитель. Затем к счет-фактуре оформляют платежные требования-поручения и банковские счет фактуры, которые необходимы для книги продаж. Для наглядности проверки операций по движению материалы составим таблицу.

Таблица 17 Проверка операций по движению товарно-материальных ценностей.

Каналы движения материалов	Методы проверки	Первичные документы	Регистры		выявленные нарушения
			синтетического учета	аналитического учета
1.Поступление	Формальная проверка Арифметическая проверка Сверка приходных документов с записями в карточках складского учета	Счет фактура, накладная, приемный акт (приложение)	Журнал-ордер №6, главная книга	Карточки складского учета	Нарушений не обнаружено
2.Отпуск и реализация материалов	Формальная проверка Арифметическая проверка Сверка расходных документов склада с сопроводительными документами	Требования, счет фактура, квитанция в приеме груза (приложение)	Журнал-ордер №10, Главная книга	Карточки складского учета	Нарушений не обнаружено

Проверка правильности отражения товарно-материальных ценностей в отчетности предприятия.

3.2 Недостатки в учете материалов в ООО “Лесной терминал” и предложения по их устранению.

В результате изучения и анализа учета материалов в ООО “Терминал” были выявлены недостатки в организации бухгалтерского учета, которые явились предпосылками для разработки путей совершенствования учета и аудита материалов с целью более эффективного их использования и приведения в соответствие с нормами законодательства и учетной политикой предприятия.

1. Для совершенствования документооборота и порядка учета расчетов с поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные товарно-материальные ценности в день их фактического поступления на склад.

2. Для оптимизации работы складского хозяйства, а также своевременности применения налоговых вычетов при расчете суммы налога на добавленную стоимость, подлежащей уплате в бюджет, в текст договора поставки с основным поставщиком следует включать условие по своевременному представлению сопроводительных документов и прежде всего счета-фактуры.

3. Для улучшения организации складского учета рекомендуется:

• наладить своевременный учет прихода и расхода материалов на складах;

• своевременно маркировать поступившие на склад материалы индивидуальными бирками;

• произвести перемещение материалов по видам, вместо текущего размещения по моментам прихода;

• на инвентарных карточках указать информацию о местонахождении материала на складе;

• произвести нумерацию полок и стелажей на складах.

4. Для оптимизации уплаты налога на прибыль, необходимо перейти при списании материалов с метода средней себестоимости на метод ЛИФО (метод позволяющий списывать расходы по более современным, то есть высоким ценам). При этом необходимо, в пояснительной записке к отчетности за 2005 год в разделе об учетной политике указать, что в 2005 году организация при списании МПЗ оценивала их по средней себестоимости , а ,начиная с 2006 года, - будет оценивать по методу ЛИФО.

5.Для рационального учета материалов, который бы способствовал оперативной работе, планированию и бухгалтерскому учету следует разработать детализированную группировку материалов. С этой целью перечень наименований отдельных видов материалов классифицируется по определенному признаку: материалы должны делиться на группы, группы делятся на подгруппы. В рамках каждой подгруппы материалы, в свою очередь, группируются по профилю, марке, сорту, а затем по размеру и пр.

За каждым наименованием, сортом, разделом материалов закрепляется постоянный шифр (номенклатурный номер), однозначно его идентифицирующий.

Шифр (номенклатурный номер) материала может иметь следующую структуру:

Х Х ХХ ХХХ

где Х характеристика (размер, сорт);

Х вид материала, марка;

ХХ подгруппа материала;

ХХХ группа материала.

Наличие на предприятии систематизированного перечня материалов создает основу для применения единой классификации материалов в конструкторской, технологической, плановой и учетной документации, для механизации учетно-вычислительных работ, применения оперативно-бухгалтерского метода учета движения материалов на складах.

6. Для получения более объективной информации о реальной стоимости материалов, организации предлагается формировать резервы под снижение стоимости материальных ценностей. В действующем плане счетов бухгалтерского учета введен счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». Появление такого счета связано с правом организаций в конце отчетного года отражать в бухгалтерской отчетности материально-производственные запасы по текущей рыночной стоимости, если она ниже стоимости материалов соответствующих строк, характеризующих состояние материальных ценностей, уменьшая их стоимость, по которой они числятся в бухгалтерии. Введение в рабочий план счетов счета 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» и внесение в учетную политику предприятия положений о создании таких резервов позволит предприятию формировать более достоверную бухгалтерскую отчетность.

7.Уделять повышенное внимание организации и осуществлению внутреннего контроля учета материалов, а также за организацией и ведением бухгалтерского учета материальных ценностей, движением производственных запасов и инвентаризацией материальных ресурсов.

В частности, в ходе анализа состояния внутреннего контроля и системы учета материально-производственных запасов было проведено тестирование, результаты которого отражены в следующей таблице.

Таблица 19 Анкета тестов проверки состояния внутреннего контроля и системы учета материально-производственных запасов.

№ п/п	Содержание вопроса	Содержание ответа	Символы значений	Выводы
I.Внутренний контроль
1	Имеется ли служба внутреннего аудита, ревизионная комиссия?	Имеется ревизионная комиссия	У2	Ревизионная комиссия на общих началах
2	Имеются ли должностные инструкции или положение о работе службы внутр контроля	Нет	У2	В составе ревизионной комиссии нет специалистов
3	Проводится ли инвентаризация производственных запасов?	Только в конце года. Ревизионная комиссия практически ее не проводит.	У1	Отсутствует фактический контроль со стороны ревизионной комиссии и необходимо провести инвентаризацию
4	Проводится ли проверка полноты и своевременности оприходования материалов?	Только по первичным документам	У2	Риск контроля высокий
5	Проверяется ли использование материалов первичные по различным направлениям?	Проверяются только первичные и сквозные документы	У2	Нет фактического контроля. Провести проверку.
6	Проверяется ли законность и целесообразность расходования производственных запасов?	Только при реализации	У2	Проверить другие каналы расходования
7	Проверяется ли правильность оценки производственных запасов внутренними контролерами?	Нет	У1	Риск высокий. Проверить оценку материально-производственных ресурсов.
II. Система учета
8	Произведена ли классификация производственных запасов для их учета?	Да	У3	Проверить организацию аналитического учета
9	Организован ли АУ на должностном уровне, ведутся ли карточки складского учета?	Да	У3	Проверить выборочно записи на счетах 10,12,13
10	Выделяются ли НДС отдельной строкой в расчетных и платежных документах?	Да	У2	Выборочно проверить эти документы
11	Составляют ли акты списания МБП, приходящих в непригодность ?	Да	У2	Проверить полноту заполнения актов при списании МБП, приходящих в негодность.
12	Сверяются ли данные АУ и СУ систематически?	Только в конце года	У1	Велика вероятность искажения периодической отчетности организации

Примечание:

Значения символов: