18093 (Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации), страница 5

На каждое необнаруженное дело составляется карточка, которая включается в картотеку необнаруженных дел и ставится там в порядке номеров фондов, описей, дел. [11, стр.51]

При выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, последняя пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки по каждой группе ошибок в соответствующих графах. Из листа проверки обобщенные данные переносятся в акт. По окончании проверки в конце каждой описи (после заверительной надписи) делается запись "проверено" и проставляется дата проверки, а также должности и подписи лиц, проводивших ее.

Если при проверке наличия не обнаружены какие-то дела, по окончании работы принимаются меры их розыска. Наибольшая вероятность найти отсутствующие дела под тем же номером, но в комплексе дел другого года или другой описи как неправильно подложенные. Однако вести розыск необнаруженных дел рекомендуется более углубленно. Для этого следует изучить учетные документы по выдаче дел из хранилищ; организовать розыск дел в структурных подразделениях, где они образовались, имея в виду возможное их оставление для практического использования и ошибки в оформлении выдачи; изучить документы дела фонда (акты о выделении дел к уничтожению, выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия, в которых эти дела, возможно, также числились отсутствующими).

Найденные дела подкладываются на места, а в карточке учета необнаруженного дела записывается — "найдено и подложено в фонд дела, причина отсутствия которых подтверждена документами, исключаются из описей и других учетных документов. На дела, пути розыска которых исчерпаны (розыск может проводиться в течение года), составляется акт о необнаружении, а на неисправимо поврежденные дела — акт о неисправимых повреждениях дел. Такие дела снимаются с учета в установленном порядке. [9, стр.219]

Заключение

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации — общенационального историко-культурного достояния, государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене. Важнейшее значение для создания и совершенствования архивного дела, обеспечивающего надежную сохранность историко-культурного наследия страны, имеют механизмы реализации законов.

Таким образом, в заключение данной работы можно сказать следующее: учет архивных документов является тем инструментом, который определяет осуществление учета образующихся в их деятельности документов и обеспечения их сохранности.

Архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

Список использованных источников:

Законодательная база:

1. Закон Алтайского края «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах»

2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Нормативно-методическая база:

1. ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

2. ГОСТ 7.48-2000 «Основные термины и определения»

3. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

4. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002

5. Основные правила работы ведомственных архивов Российской Федерации, М., 2002

6. Основные правила работы архивов организаций, М., 2003

Литература:

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002

2. Алтайский архивист. – 2003 № 2

3. Андреева В.И. Делопроизводство (с образцами документов на основе ГОСТов РФ). – М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. – 192с.

4. Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф., «Архивоведение» - Бийск, 2002

5. Архив фирмы.- М., 1997

6. Архипова Н.Г. Делопроизводство на компьютере. – М., 2004 – 260с.

7. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины «Архивоведение». - М., 1999

8. Безопасность архивов и архивных фондов. - М., 2000

9. Болгова Е.Н. Отбор на государственное хранение управленческих документов. Методические рекомендации. – М., ВНИИДАД, 2001

10. Бункина Н.К., Семенов А.Н. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 2002

11. Вялова М.Н. Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций. - М., Мосгорархив, 2001

12. Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспеченю сохранности документов. – М., 2003

13. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М., 1996

14. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. – М., 2000

15. Отечественные архивы. – 2004 № 4

16. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М-СПб., 2001

17. Тельчаров А.Д. «Архивоведение» - М., 2005