18093 (Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации)
Описание файла
Документ из архива "Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "бухгалтерский учет" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "курсовые/домашние работы", в предмете "бухгалтерский учет и аудит" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "18093"
Текст из документа "18093"
Федеральное агентство по образованию России
ГОУ СПО «Барнаульский торгово-экономический колледж»
ПЦК правовых дисциплин
Дисциплина «Организация хранения, консервация и реставрация документов»
КУРСОВАЯ РАБОТА
на тему: «Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации»
Выполнил студент Н.А. Шестова
Специальность 0611 ДОУ и архивоведение
Руководитель работы О.И.Горшкова
Барнаул 2009
Содержание
Введение
1. Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации
-
Понятие учета документов в государственном (ведомственном) архиве
-
Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий
-
Порядок размещения и топографирование документов в архиве
-
Порядок выдачи дел из хранилища
-
Поверка наличия и состояния документов в архивах
Заключение
Список использованных источников
Введение
Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации — исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.
Государственные архивы — это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации. [2, стр.4]
Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.
Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.
Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ РФ, определяются Федеральным Архивным агентством.
Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители. [3, стр.7]
Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.
Предметом курсовой работы является учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
Таким образом, цель данной курсовой работы - изучение системы учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
Цель работы предопределяет следующие задачи:
-
Изучить литературу по данной теме;
-
Определить понятие «учет документов»;
-
Рассмотреть проведение учета особо ценных документов АФ РФ;
-
Рассмотреть порядок размещения и топографирование документов в архиве;
-
Проследить порядок выдачи дел из хранилищ;
Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании курсовой работы. Это законы, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ; нормативно-методическая база:
-
ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
-
Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации;
-
Основные правила работы архивов организаций.
Вопрос учета и обеспечения сохранности документов АФ РФ довольно хорошо освещен в учебной литературе по архивоведению, например, у таких авторов как Михайлов О.А. «Электронные документы в архивах», Тельчаров А.Д. «Архивоведение», Артемьева СИ., Иванцова Н.Ф. «Архивоведение», Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение».
Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.[7, стр.9]
1. Теоретические основы учета и обеспечения сохранности
документов архивного фонда Российской Федерации
-
Понятие системы учета документов в государственном
(ведомственном) архиве
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.
Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда). [7, стр.10]
Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.
Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.
Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:
-
Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям — отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов. [7, стр.15]
-
Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности — опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные — временными.
-
Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения. [7, стр. 20]
Учет документов в государственных архивах
Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы, вспомогательные формы учета, взаимосвязь между учетными документами хранилищ и подразделением централизованного учета, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схема организации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы по учету документов (вид работы, вид учетного документа, место его заполнения — централизованный учет или хранилище). Схема наглядно отражает взаимосвязь централизованного учета и учета хранилищ и помогает правильно осуществить организацию учета.
Основными учетными документами в государственном архиве являются:
-
книга учета поступлений (для учета каждого поступления документов в архив) (Приложение А);
-
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (для учета каждого поступления этих фондов);
-
список фондов (для учета каждого фонда или коллекции или объединенного фонда, а также количественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мере поступления) (Приложение Б);
-
список фондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составе такие дела) (Приложение Г);
-
лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда) (Приложение В);
-
архивная опись (для поединичного и суммарного учета дел);
-
опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих особо ценные документы);
-
опись страхового фонда (для поединичного и суммарного учета таких дел);
-
реестр описей особо ценных дел (для учета количества описей особо ценных дел (Приложение Д);
-
инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности (для поединичного и суммарного учета таких дел);
-
паспорт архива (для отражения состояния архива на 1 января каждого года);
-
паспорт хранилища (произвольной формы; для суммарного учета фондов и единиц хранения и их состояния в данном хранилище на 1 января каждого года);
-
сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (представляются в соответствующий орган управления архивным делом для внесения изменений в фондовый каталог и последующей отсылки в ЦФК). [9, стр.56]
Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один рая составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для включения в автоматизированную систему научно-технической информации (АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации.
На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержит документы по истории фондообразователя и фонда (историческую справку, копию характеристики фонда, составленную для путеводителя), акты (приема, передачи документов, проверки их наличия, о недостаче дел в фонде, переработке фонда и другие), пересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д.
Для учета документов в отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами форме. Учет листов в деле ведется с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр.