Персональные компьютеры обеспечивают формирование первичных до­кументов и учетных регистров, что дает возможность организовать автомати­зированное рабочее место (АРМ) с использованием диалогового режима. АРМ организуется на базе персонального компьютера (ПК), который может использоваться либо автономно, либо во взаимосвязи с другими ЭВМ:

- в первом случае организуется АРМ с замкнутым циклом обработки данных;

- во втором — информационный обмен обеспечивается между отдель­ными АРМ на уровне документа, машинного носителя или автомати­ческий информационный обмен на уровне создания локальной вычис­лительной сети.

При проектировании и создании АРМ бухгалтера можно выделить два основных вида обеспечения: техническое и программное. Стадия техни­ческого обеспечения — приобретение персонального компьютера и соз­дание условий для его рационального и эффективного применения (ком­плектация необходимой периферией). Программное обеспечение — это тот инструментарий, с помощью которого бухгалтер на своем рабочем месте, оснащенном ПК, может вести весь процесс обработки данных, начиная с ввода в машину информации и заканчивая получением реги­стров бухгалтерского учета.

С вводом в эксплуатацию АРМ бухгалтера на базе ПК происходит распределение функций и операций между бухгалтером и персональным компьютером. Бухгалтер выполняет операции:

- по сбору первичных документов;

- контролю их достоверности;

- подготовке для машинной обработки;

• вводу данных в ПК и записи их на носители (диски, дискеты);

• управлению их обработки на машине;

- получению регистров выходной информации;

- контролю, анализу и регулированию расчетов.

Все вычислительные и группировочные операции, выборку, форми­рование и хранение информационных массивов, а также печать выход­ных ведомостей выполняет ПК.

Кроме того, использование в качестве технического средства АРМ бухгалтера современных персональных ЭВМ дает возможность одновременно с децентрализованной обработкой учетных данных обеспечить интегра­цию информационной базы, сократить время обработки; ликвидировать разрыв во времени между хозяйственным процессом, получением пер­вичной информации, ее обработкой и выдачей итоговой информации,

Локальные сети обеспечивают доступ к более мощным ЭВМ и общим базам данных, а также распределение баз данных по сети. Локальные сети могут иметь различную типологию построения, объединять одно­типные и разнотипные ЭВМ:

— наиболее часто используется так называемая звездообразная организа­ция локальной сети, когда одна микро-ЭВМ выполняет роль управляющей и к ней подключаются подчиненные АРМы на базе микро-ЭВМ. Таким образом можно организовать многоуровневую систему обработки данных на базе использования различных типов ЭВМ и операционных систем;

- при организации АРМ бухгалтера используются также сети с кольцевым подключением микро-ЭВМ или через общую шину. Если микро-ЭВМ кольцевой сети выполняет управляющие функции, то она может обеспечить информационно-вычислительное обслуживание опреде­ленного участка учета.

Объединение микро-ЭВМ в локальную вычислительную сеть в преде­лах одного предприятия дает возможность использовать их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную автоматизацию бухгалтерского учета. АРМ бухгалтера организуется по функ­циональному признаку и охватывает участки учета основных средств, мате­риальных ценностей, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций; затраты на производство готовой продукции, а также сводный учет и отчетность (рис. 1).

Рис. 1. Структура бухгалтерии на базе АРМ (автоматизированных рабочих мест)

3. Выбор информационных технологий и программ

Компьютер как физический объект (hardware) не решает все пробле­мы. Необходимо иметь также программы (software), которые помогут обеспечить эффективное функционирование предприятия во всех аспектах — в производстве (производительность), менеджменте, бухгалтерском учете, финансах, делопроизводстве и т. д. Для достижения гарантированного успе­ха при автоматизации бухгалтерского дела необходимо наличие следую­щих семи факторов:

1) система, которую выбирают, должна удовлетворять следующим тре­бованиям:

• быть адаптируемой, то есть ее можно приспособить для существующего бизнеса и модифицировать, если время от времени меняются внутренние и внешние условия его функционирования;

• быть хорошо документированной и легкой в использовании;

• иметь поддержку и сопровождение со стороны местного представи­тельства производителя программ, которое в состоянии профессио­нально и в срок отвечать на все вопросы пользователя;

2) перед переходом на автоматизированную систему необходимо иметь хо­рошо отлаженную систему бухгалтерского учета с ручной обработкой;

3) один из сотрудников фирмы должен нести полную ответственность за проект;

4) весь персонал, так или иначе связанный с проектом (включая даже тех, кто будет вводить данные), должен участвовать как в планирова­нии, так и во внедрении системы;

5) директор фирмы обязан знать весь проект в деталях;

6) менеджер по внедрению должен определять приоритет задач и быть готовым к их поэтапному выполнению;

7) фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых ком­пьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидае­мых результатов.

Рынок программных продуктов по автоматизации бухгалтерского уче­та непрерывно меняется, причем это касается структуры как предложе­ния, так и спроса. Такие перемены обусловлены ростом уровня компью­терной подготовки специалистов-бухгалтеров, потребностями развиваю­щихся малых предприятий, а также появлением более совершенного тех­нического обеспечения по доступным ценам. Зачастую пользователю предлагаются десятки и сотни программных продуктов одного назначе­ния, значительно отличающихся друг от друга по качеству и по цене. При этом как цена, так и количество продаж зачастую мало зависят от реального качества программного продукта. Это создает серьезную про­блему для потенциальных пользователей. Перед ними стоит задача сори­ентироваться в многообразии программных продуктов и сделать пра­вильный выбор.

Если бы разработчики программ заранее, еще до начала проектирова­ния, имели возможность получить достоверные данные о потребитель­ских свойствах существующих программных продуктов, то вряд ли воз­никла необходимость наводнять рынок слишком большим числом про­грамм одного назначения, несопоставимых по качеству.

При этом если бы покупатель мог сам оценить качество программно­го продукта, сравнить экономическую эффективность предлагаемых про­граммных средств, провести оценку достоверности информации, содер­жащейся в рекламных сведениях, то наверняка было бы меньше разоча­рования после покупки программных продуктов данного направления.

Такая ситуация не выгодна никому: ни самому продавцу, поскольку производить и предлагать рынку программные средства с заведомо худ­шими эксплуатационными возможностями бессмысленно, ибо слишком велики затраты на их разработку и слишком велик риск, что они не оку­пятся; ситуация не выгодна и обществу, которое несет при этом прямые и косвенные убытки. Произведенный, но не востребованный покупате­лем программный продукт, не имеет остаточной потребительской стои­мости, его нельзя продать на запчасти, переплавить и т. д. Общество не получает отдачи от затрат интеллектуальных и финансовых средств, от­влеченных из других сфер.

Чтобы сделать правильный выбор, пользователю важно знать основ­ные показатели потребительского качества программных продуктов. Из­вестно множество показателей, используемых для характеристики каче­ства разрабатываемых программ. Наиболее важные из них следующие:

- функциональная полнота;

- завершенность разработки;

- быстродействие;

- уровень требований к комплексу технических средств;

- возможность перенастройки на новые условия применения;

- возможность работы в сети;

- качество предоставляемой поддержки и сервиса;

- трудоемкость освоения и внедрения;

- качество пользовательского интерфейса;

- требования к уровню квалификации пользователя;

- удобство копирования и вывода информации;

- наличие и качество средств защиты от несанкционированного доступа;

- качество документации.

Каждый из названных показателей в зависимости от вида программ­ного продукта может иметь разный удельный вес и разделяться на более мелкие составляющие.

Наглядное представление о параметрах перехода к компьютеризиро­ванной обработке данных дает рис. 2.

Рис. 2. Основные параметры, учитываемые при выборе информационных технологий

4. Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета

Автоматизация бухгалтерского учета требует решения следующих за­дач:

- правильно выбрать необходимые программные средства, что весьма сложно в условиях их большого многообразия и отсутствия достаточ­ной информации об их возможностях и достоинствах;

- формирование комплекса необходимых технических средств; опреде­ление их количества, учета технических и эксплуатационных характе­ристик, способа размещения, объема обрабатываемых данных, техно­логии автоматизированной обработки.

Бухгалтерский учет характеризуется рядом особенностей, которые предъявляют свои, специфические требования как к используемым про­граммным средствам, так и к возможностям вычислительной техники. К та­ким особенностям относятся следующие:

- система бухгалтерского учета охватывает весь воспроизводственный про­цесс предприятия, поэтому совокупность учитываемых явлений, факторов и процессов имеет разнообразный характер, а учетные информационные массивы содержат большое количество различных элементов. Это предпо­лагает значительный объем постоянной и переменной информации, сле­довательно, используемые ЭВМ должны обладать большой памятью;

- алгоритмы обработки информации включают как несложные арифмети­ческие действия, так и сложные логические операции;

- между различными учетными объектами существуют сложные связи. Это означает, что осуществляемые хозяйственные операции имеют много измерений, каждое из которых должно своевременно отражаться в учете и быть доступным одновременно для различных структур­ных подразделений предприятия. Следовательно, ЭВМ должны обла­дать системой поддержки и возможностью управления большими ди­намическими массивами;

- система бухгалтерского умета призвана регистрировать все явления и фак­торы, которые вызывают изменения средств предприятия и их источ­ников при условии, что информация возникает в различных местах. Используемые для этого технические средства должны обладать кон­кретными, а не универсальными возможностями; их следует разме­щать в местах возникновения и регистрации информации.

Автоматизация учетного процесса не только обеспечивает ряд общих преимуществ, но частично изменяет и саму методику бухгалтерского учета.

В частности, это проявляется в следующем:

- при внедрении системы автоматизированного документирования, в рамках которой первичный документ создается на машинном носителе (а в случае необходимости — его копия создается на бумажном носителе), появ­ляется возможность одновременно с разработкой документа формиро­вать типовые бухгалтерские проводки, что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые отчеты;

- повышается аналитичность расчетов за счет возможности добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков анали­тики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели;

- ускоряется процесс калькулирования за счет увеличения скорости вы­полнения арифметических расчетов, повышается аналитичность ин­формации калькуляционных листов благодаря одновременному привле­чению большого круга статей;

- быстрее происходит процесс формирования бухгалтерской отчетности и, следовательно, сокращается отчетный период. Баланс, в случае не­обходимости, можно по запросу формировать ежедневно, еженедель­но. Повышается достоверность и аналитичность отчетности.

Перевод бухгалтерского учета на автоматизированную форму одно­временно с увеличением скорости учетного процесса, обеспечением про­стоты и доступности при работе с документами становится важным эле­ментом учетной политики любого предприятия (табл. 1).

Таблица 1