17588 (Ревизия сохранности имущества организации), страница 3

В ходе ревизии ревизор контролирует соблюдение сроков проведения инвентаризаций: проверяет, проводились ли инвентаризации в соответствии с утверждённым планом; выдерживались ли рекомендуемые сроки проведения инвентаризаций; выявляет факты передачи товарно-материальных ценностей одним материально ответственным работником другому без проведения инвентаризации.

Большое внимание ревизор должен уделить состоянию инвентаризационной работы в организации. При этом контролируются как организационные моменты, так и приемы, используемые при проведении инвентаризаций, правильность и своевременность выведения их результатов, состояние задолженности материально ответственных лиц по признанным недостачам (порче) товарно-материальных ценностей.

Особое внимание должно быть уделено профилактическим мерам, направленным на обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей кооперативной организации, а также на возможности взыскания потерь с виновных лиц. Такие меры включают в себя не только правильный подбор кадров материально ответственных лиц, но и укрепление материально-технической базы конкретного субъекта хозяйствования (сигнализация, решетки, укрепление стен и т.д.), выполнение графика проведения инвентаризаций, проведение контрольных проверок качества инвентаризаций. Важным также является своевременное и правильное заключение трудовых договоров с материально ответственными лицами, проведение разъяснительной работы с ними по вопросам административной и уголовной ответственности за нанесение вреда кооперативной организации. Исходя из вышесказанного, можно рекомендовать ревизору следующие направления контроля качества инвентаризаций: а) проверить правильность ведения Книги учета инвентаризаций: своевременно ли регистрируются распоряжения о проведении инвентаризаций; имеются ли необходимые подписи на распоряжениях (председателя правления, главного бухгалтера); соблюдается ли принцип внезапности (распоряжение должно выдаваться председателю инвентаризационной комиссии не раньше, чем за 2-3 часа до начала проведения инвентаризации); б) проверить выполнение правил создания инвентаризационных комиссий: не включены ли в составы инвентаризационных комиссий лица, не компетентные в вопросах проведения инвентаризации; не назначали ли председателем комиссии по инвентаризации ценностей в одном и том же предприятии одного и того же работника два раза подряд; включались ли в состав инвентаризационной комиссии бригадир и работающие на день проведения инвентаризации материально ответственные лица; в) оформляется ли протоколом инвентаризационной комиссии распределение участков работы между всеми членами инвентаризационной комиссии и членами бригады (при проведении инвентаризаций по местам хранения ценностей с согласия членов бригады); г) приглашались ли для участия в проведении инвентаризации представители органов страховой организации после стихийных бедствий (наводнение, пожар и т.д.).

В ходе анализа инвентаризационных описей целесообразно: проверять правильность заполнения реквизитов, связанных с определением цены; обращать внимание на наличие подписей на инвентаризационных описях соответствующих работников кооперативной организации о проверке цен. Цены, вызывающие сомнения, должны быть сверены ревизором с первичными документами и другой информацией; осуществлять выборочно проверки правильности таксировки и подсчета итогов в инвентаризационных описях. Неправильная таксировка и подсчет итоговых данных, как на отдельных страницах описи, так и по инвентаризационной описи в целом, является одним из распространенных способов сокрытия хищений; сопоставлять данные различных экземпляров одной и той же инвентаризационной описи. Записи во всех экземплярах должны быть тождественны, наличие различий должно послужить ревизору основанием для углубленного анализа записей в указанном документе.

Особому контролю следует подвергать инвентаризационные ведомости, в которых встречаются следующие недостатки: наличие не оговоренных исправлений единиц измерения, цен, количества и сумм в инвентаризационных описях по отдельным наименованиям товаров; наличие подчисток в записях инвентаризационных описей; неверно произведенная таксировка и подсчет итогов в инвентаризационной описи; указание в инвентаризационной описи наименований товарно-материальных ценностей, которые не поступали в межинвентаризационный период и не числились в остатках по предыдущей инвентаризации; указание одной записью в инвентаризационной описи остатков ценностей одинаковой цены, но разных наименований; отсутствие в инвентаризационной описи подписи материально ответственного лица, удостоверяющей факт предъявления инвентаризационной комиссии всех документов и товарно-материальных ценностей; отсутствие в инвентаризационной описи подписи материально ответственного лица, сдавшего (принявшего) товарно-материальные ценности; отсутствие в инвентаризационной описи подписей лиц, ответственных за проверку правильности указания цен на товарно-материальные ценности; наличие расхождений в экземплярах описи, составленной инвентаризационной комиссией и составленной материально ответственным лицом (лицами).

Ревизор проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций. Он должен убедиться в том, что окончательные результаты инвентаризации определены верно и они правильно отражены на счетах бухгалтерского учета, что предприняты все меры к взысканию причиненного кооперативной организации вреда. Следует учитывать, что при выведении окончательных результатов инвентаризации, должны быть выполнены определенные подходы и требования. Поэтому ревизор проверяет: все ли поступившие от инвентаризационных комиссий материалы подвергаются тщательной проверке; все ли обнаруженные ошибки в ценах, в таксировке и подсчетах исправлены и оговорены за подписью лиц, проверяющих описи, председателя инвентаризационной комиссии и материально ответственных работников; своевременно ли и правильно составлена сличительная ведомость. Ревизора должен насторожить факт, когда фактическое наличие товаров в полной мере совпадает с учетными данными, особенно по тем ценностям, которые приходуются и отпускаются в развес и большими партиями (десятками килограмм); приложены ли к материалам инвентаризации объяснительные записки материально ответственного лица (лиц) при выявлении отклонений (излишки, недостача товарно-материальных ценностей, пересортица); имеются ли подробные объяснения материально ответственных лиц о причинах допущенных отклонений; сделаны ли инвентаризационной комиссией выводы по результатам инвентаризации; своевременно ли оприходованы излишки товарно-материальных ценностей по рыночной стоимости и взыскана недостача; допускался ли суммарный зачет недостач излишками; допускалось ли списание естественной убыли в случае отсутствия фактической недостачи; имеется ли распоряжение руководителя предприятия на отнесение стоимости недостачи в пределах норм списания на расходы по реализации. В случае если на товар нет утвержденной нормы его убыли, то отсутствие товара рассматривается как недостача; обосновано ли отнесена недостача товара сверх норм естественной убыли на виновных лиц.

В ходе проверки инвентаризационных материалов выявляются и анализируются факты отнесения сумм недостач товарно-материальных ценностей или их порчи на финансовые результаты вследствие того, что виновные лица не установлены или судом отказано во взыскании с них убытков от недостач товаров и тары или их порчи. Ревизор проверяет, учтены ли суммы недостач, отнесенные на финансовые результаты, на забалансовом счете и принимаются ли меры по их взысканию. Анализируются источники погашения недостач, потерь от порчи товарно-материальных ценностей, определяется доля участия материально ответственных лиц, страховых компаний, финансовых результатов, прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, в погашении недостач. Ревизор устанавливает работников, не принявших соответствующих мер по выявлению виновных лиц. Он принимает меры к розыску лиц, допустивших недостачи, и к взысканию с них вреда в административном или судебном порядке. Особое внимание ревизор должен уделить полному и своевременному взысканию с виновных лиц причиненного райпо материального ущерба.

В ходе ревизии ревизор проверяет (оценивает) качество проводимой в райпо инвентаризационной работы: проверяет правильность и достоверность записей в «Книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций»; анализирует состав работников, участвующих в контрольных проверках, и результаты контрольных проверок; выявляет факты, когда при значительном объеме хранящихся материальных ценностей не полностью проверяется содержание тары, в которой хранятся материальные ценности (например, винно-водочные изделия в закрытой таре, кондитерские и другие изделия в аналогичной упаковке; устанавливает, сколько раз виновные за внесение в описи заведомо неправильных остатков товарно-материальных ценностей (без проверки, со слов материально ответственных лиц, по учетным данным), привлекались к ответственности; изучает последовательность работы с инвентаризационными описями (проверка по существу, проверка цен, правильность оформления, наличие подписей, наличие исправлений и т.п.); анализирует, как часто в ходе инвентаризационных проверок выявляется потеря качественных характеристик самим товаром, своевременно ли составляются акты, устанавливаются ли виновные лица; выявляются ли инвентаризационными комиссиями товары, длительное время хранящиеся без движения, предлагаются ли меры по их дальнейшему использованию; устанавливает, составляются ли отдельные инвентаризационные описи на товарно-материальные ценности и тару, находящиеся в пути, на ответственном хранении, а также отпущенные во время проведения инвентаризации; рассматривает вопрос о том, каким образом результаты проведенных инвентаризаций, включая выявленные недостатки, доводятся до работников кооперативной организации: материально ответственных лиц, руководства, как используются эти материалы для разработки профилактических мероприятий по сохранности товарно-материальных ценностей.

Для положительного решения взыскания ущерба в кооперативной организации должен быть созданы определенные условия, соответствующие законодательной базе Республики Беларусь. В связи с этим ревизор должен проверить: имеются ли правильно оформленные договоры с материально ответственными лицами; имеются ли ограничения материальной ответственности коллективными договорами, соглашениями; имеется ли в организации перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми должны заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности или коллективной (бригадной) материальной ответственности, и утвержден ли этот перечень руководителем организации.

Ревизор проверяет правильность определения размеров и возмещения причиненного организации ущерба в случаях хищения, недостачи товарно-материальных ценностей. Ревизор контролирует рассмотрение результатов инвентаризации, утверждение их руководителем [11].

В качестве дополнительного контроля за сохранностью средств организаций потребительской кооперации в периодической печати различными авторами предлагается использование общественного (демократического) контроля. В частности, Царик В.М. указывает, что целесообразным было бы эффективно использовать возможности демократического контроля в целях профилактики краж и ограблений, с помощью которых можно осуществлять постоянный контроль за достаточной технической укрепленностью объектов и соблюдением определенных правил наемными работниками по обеспечению сохранности кооперативной собственности и недопущению условий провоцирующих на противоправные действия. Ущерб от краж только в 2003 году по системе Белкоопсоюза составил 1,7 млрд р. [16, с. 46-47].

3.1 Особенности ревизии сохранности имущества в розничной торговле

Ревизия сохранности товарно-материальных ценностей в розничной торговле имеет ряд особенностей. Они определяются большой массой наличных денег, многочисленной сетью магазинов, значительным числом материально ответственных лиц и товарных документов, отсутствием в магазинах количественно-суммового учета товаров. Эти особенности затрудняют контроль и нередко приводят к недостачам и хищениям.

Большинство хищений в торговле маскируется путем приписки товаров и завышения цен в инвентаризационных описях, выписки бестоварных накладных на возврат товара на базы или в другие торговые объекты, неполного оприходования товаров, позаимствования денежных средств в соседних магазинах, печатания нулевых чеков или повторного их использования, неполного оформления товарных документов для последующей их подделки и др.

Для выявления хищений ревизующим рекомендуется использовать комплекс различных приемов: осмотр и исследование первичных документов (накладных на возврат товаров, актов на списание товаров, описей-актов на переоценку товаров, инвентаризационных ведомостей, рекламационных актов и т.д.), анализ ежедневного движения торговой выручки, встречную проверку, частичное восстановление количественного учета или контрольное сличение, аналитическую проверку и т. д.

Основное внимание в процессе ревизии уделяют проверке товарно-денежных отчетов. Для этого проверяют, все ли первичные документы приложены к отчету, изучают правильность и законность их оформления, точность таксировки и соответствие дат на документах отчетному периоду, затем сличают записанные в отчете остатки ценностей на начало отчетного периода с остатками на конец предыдущего периода и также сверяют их с журналом формы № К-3. При этом необходимо производить встречную проверку записей и документов отчета данного материально ответственного лица с взаимосвязанными операциями по отчетам других материально ответственных лиц. Обращать внимание на правильность проставления в отчетах корреспонденции счетов, раздельного отражения товаров и тары, соответствие остатков по таре с данными по ведомости количественно-суммового движения тары и журнала формы № К-3.

Сверяют итоговые суммы, подсчитанные по дебету и кредиту в журнале формы № К-3 с составленными на их основании мемориальными ордерами и остатками в товарно-денежных отчетах. При этот в журнале формы № К-3 могут оказаться лицевые счета материально ответственных лиц, уволившихся из данной организации. Это может быть результатом отказа от приема испорченных товаров вновь назначенными работниками или сокрытия недостачи, допущенной уволенными лицами. Ревизору необходимо проверить фактическое наличие таких ценностей и принять меры к их передаче и уценке. Кроме того, встречные суммы в журнале формы № К-3 сверяют по корреспондирующим счетам с записями в журналах по счетам № 41/3, 41/4, 43 (если предприятия общественного питания, заготовительные и производственные предприятия находятся на одном балансе) и счетам № 50, 42 и др.

Выборочно пересчитывают месячные итоги по каждой графе аналитических счетов журнала формы № К-3, проверяя правильность подсчета итогов и обоснованность исправлений в товарно-денежных отчетах, особое внимание при этом обращают на торговые скидки и надбавки. Все записи по дебету и кредиту счета 42 «Торговая наценка» проверяют сплошным порядком. Все представленные поставщиками торговые скидки в накладных сличают с записями в товарно-денежных отчетах, а затем пересчитывают их в отчетах и сверяют с записями в журнале формы № К-3 и книге формы № К-39.

Во время ревизии, если будут установлены недостачи ценностей, применяют приемы контрольной проверки документов о движении ценностей в присутствии соответствующих материально ответственных лиц. Наряду с актом (ведомостью) о движении ценностей производят анализ движения выручки по местам, сумме и датам ее сдачи, составляют ведомость движения отдельных дорогостоящих товаров. Эти документы вместе с объяснительными записками материально ответственных лиц, копиями отельных накладных, сличительными ведомостями прилагаются к промежуточному акту ревизии.