17171 (Основные требования к подготовке служебных документов и ведению деловой переписки в деятельности пограничных органов), страница 2

капитан (подпись заверяющего) 0.В. Иванов

тел. …………

15.10.08 г.»

Обычно документы (если они не направляются одновременно нескольким адресатам) изготавливаются в двух экземплярах: подлинник - в адрес, второй экземпляр – в подразделение-исполнитель (подразделение органа безопасности по направлению деятельности). Если же документ предназначен для представления нескольким адресатам, то все его подписываемые экземпляры, направляемые в эти адреса, оформляются как подлинники.

Датой документа является дата его подписания. Даты в документах оформляются арабскими цифрами в последовательности: день, месяц и год. В их текстах и угловых штампах бланков применяется словесно-цифровой способ оформления даты, например: «14 марта 2008 г. (года)». В остальных случаях дата обозначается цифрами, причем день и месяц показывают двумя парами арабских цифр, а год четырьмя арабскими цифрами, например: «14.03.2008»

На всех экземплярах документов на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу указываются инициалы, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. На экземпляре, остающемся в деле, дополнительно указываются: количество отпечатанных экземпляров, список их рассылки, с чего печатался документ (номер тетради, блокнота, отдельных листов бумаги, машинного носителя информации), фамилия печатавшего документ, дата печатания, наличие чернового материала.

3.2 Адресат и заголовок

Документ может адресоваться организации, ее структурному подразделению или должностному лицу.

В документах, направляемых в различные адреса указываются (в дательном падеже) полное наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому направляется документ. При этом инициалы и фамилия адресата пишутся ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ. Если документ направляется должностному лицу, которое имеет звание, то, как правило, указывается и его звание. Если документ направляется нескольким адресатам, то на каждом его экземпляре-подлиннике указывается только адресат, которому он предназначен.

В документах, направляемых в учреждения, общественные организации, на предприятия указывается также их полный почтовый адрес.

Наименование адресата на бланке пишется через один межстрочный интервал в правой верхней его части, тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Звание, инициалы и фамилия пишутся на полтора межстрочных интервала ниже наименования должности. При адресации документа лицу, не имеющему звания, инициалы ставятся перед фамилией, тогда как при адресации лицу, имеющему звание, они указываются после фамилии. Предпочтительно центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной из них.

При направлении документа в организацию наименование организации

пишется в именительном падеже.

Например:

Приволжский федеральный округ

Документ адресуется должностному лицу организации в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решение по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже.

Например:

Полномочному представителю

Президента Российской Федерации

в Южном федеральном округе

инициалы, фамилия

Документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой и точной форме отражающий существо вопроса, излагаемого в документе. Заголовок документа должен быть максимально лаконичным, отражать суть содержания документа и правильно ее формулировать, отвечать на вопрос «О чем (о ком)?». Например: «Об отмене...», «О состоянии...».

Реквизит «Заголовок» располагается под угловым штампом и печатается от левой границы текстового поля, строчными буквами (кроме начальной), через один межстрочный интервал. Длина строки – не более 30 печатных знаков, точка после заголовка не ставится, заголовок не подчеркивается и в кавычки не заключается. Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.

В документах, подготовленных в ответ на поручения, в обязательном порядке делается ссылка на номер и дату поручения, которая указывается либо вместо реквизита «Заголовок», либо в скобках непосредственно под заголовком через один межстрочный интервал от него, либо в основном тексте без скобок. Например: На N 1/1/0777 от 29 сентября 2008 г., либо на N 1/1/0777 от 29.09.08 г.

Текст документа, если он направляется должностному или частному лицу, надлежит начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается в центре строки.

3.3 Подпись

Документы подписывают должностные лица войск, органов и организаций Пограничной службы Российской Федерации в пределах своих полномочий по ведению переписки. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Реквизит «Подпись» включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, изготовленный с использованием бланка, его личную подпись и ее расшифровку. Отделяется от текста или от предыдущего по тексту реквизита тремя межстрочными интервалами и пишется от левого поля через один межстрочный интервал. Расшифровка подписи включает в себя инициал имени и фамилию.

При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне (если они имеют равные должности) или одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При направлении документов в государственные органы Российской Федерации, в которых введены звания, в случаях, когда эти звания включаются в реквизит «Адресат», указывается также (строчными буквами) звание подписывающего.

Допускается в уместных случаях завершать документы словосочетанием «С уважением,».

3.4 Приложения

При наличии приложений к документу в реквизите «отметка о наличии приложения» указываются краткое содержание каждого из них, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество листов и грифы секретности. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение одно и его наименование упоминается в тексте документа, то в реквизите «приложение» оно не повторяется, а указывается: «По тексту» и далее его регистрационный (подписной) номер, номер экземпляра количество листов и гриф секретности.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе указывается: «Приложение: согласно описи № ___ на ___листах». При наличии нескольких приложений к документу на каждом из них проставляется порядковый номер: «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т.д.

Если прилагаемый документ имеет свое приложение, то после основной записи дополнительно указывается: «… и приложение к нему, всего на __ листах».

При направлении документа нескольким адресатам, а приложения к нему – отдельным из них, в реквизите «отметка о наличии приложения» указывается, кому оно направляется. Например: «Приложение:…, только в первый, третий адрес».

Заключение

Документы играют важную роль в деятельности пограничных органов управления. Правильное понимание должностными лицами органов управления теоретических основ документоведения, твердое знание современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению документов, к организации их движения, учета и хранения, в значительной мере способствует повышению эффективности управленческого труда, вносит в работу управленческого персонала организованность и слаженность. Важная роль в привитии культуры документной деятельности принадлежит сотрудникам секретариатов и делопроизводств пограничных органов различного уровня⁵.

При составлении деловых писем необходимо помнить, что по письму можно судить не только о человеке, который его написал (исполнителе), но и об организации, которую он представляет.

Служебная (деловая) документация является одним из важнейших ресурсов общества, необходимым источником информации для управленческих решений, доказательством в правовых отношениях, документированной памятью общества.

Список использованной литературы

1. Висовень В.Н., Комиссаров А.В., Конопатов С.Н. Служебное документоведение. Курс лекций.- М., 2008.

2. Делопроизводство в кадровой службе\Сост. А.В. Верховцев – М.: ИНФРА-М, 1999.

3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений. Учебник.- М.: ИНФРА-М, 2009.

4. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. Учебник. – М.: ИНФРА-М, 1999.

5. Петрова Ю.А., Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя. – М., 2009.

6. Приказ ФПС России от 18 мая 2002 г. № 320. «Об утверждении инструкции по делопроизводству в войсках, органах и организациях пограничной службы Российской Федерации».

7. Приказ Министерства обороны РФ от 23 мая 1999 г. № 170 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации».

Приложение

Вариант служебного письма

На № _____от __________ _____г.

Уважаемый ……………………………..!

Направляем Вам отчет по ……………………………………. за 2008 год

Приложение: по тексту, № __________, экз. № ____, на ___ листах.

С уважением,

должность подпись фамилия, инициал

1 Приказ ФПС России от 18 мая 2002 г. № 320. «Об утверждении инструкции по делопроизводству в войсках, органах и организациях пограничной службы Российской Федерации».

2 Приказ Министерства обороны РФ от 23 мая 1999 г. № 170 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации».

3 А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г. Коновалова. Этика деловых отношений. Учебник.- М.: ИНФРА-М, 2009.

4 Петрова Ю.А., Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя. – М., 2009.

5 В.Н. Висовень, А.В. Комиссаров, С.Н. Конопатов. Служебное документоведение. Курс лекций.- М., 2008.