141948 (Результирующее содержание организационно-администоративной работы в системе социальных служб, учреждений и организаций)

ТОЛЬЯТТИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА

Кафедра «Социальные технологии»

ЛЕКЦИЯ

по дисциплине «Опыт организационно-административной работы в системе социальных служб, учреждений и организаций»

на тему

«Результирующее содержание

организационно-административной работы»

Подготовили: студенты 4 курса

гр. См-401 Захарова О.

Дорожкина Д.

Попцова Н.

Проверила: Головина Е.В.

Тольятти-2007

Тема 6. Результирующее содержание

организационно-административной работы.

1. Понятие результативности деятельности организации

2. Факторы результативности организации.

3. Критерии организационной результативности и виды результатов.

4. Оценка результативности деятельности организации

2. Понятие результативности деятельности организации

Можно выделить несколько основных подходов к определению результативности деятельности ор­ганизаций:

1. Понимание результативности как степени до­стижения цели организации. В этом случае важ­но признание динамичности целей и различия между официаль­ными и оперативными целями организации. Такой подход ока­зывается эффективным, если организационные цели конкретны, измеримы и охватывают широкий спектр деятельности организа­ции.

2. Понимание результативности как способности организаций использовать среду для приобретения редких ресурсов. Одним из основных аспектов данной концепции является взаимозависи­мость между организацией и внешней средой предприятия как форма обмена определенными продуктами. В отличие от требо­вания «максимизации», выдвигаемого в других подходах, данная методология предполагает «оптимизировать» использование среды.

3. Понимание результативности как способности организаций достигать максимальные результаты при фиксированных затратах или способности минимизировать затраты при достижении тре­буемых результатов.

4. Понимание результативности как способности к достижению целей на основе хороших («здоровых») внутренних характеристик. По мнению сторонников этого подхода, эффективная организа­ционная структура усиливает удовлетворенность, чувство гарантированности и контроль персонала над деятельностью организации. Основной недостаток данной концепции — чрезмерное вни­мание к средствам достижения целей в ущерб оценке результатов.

5. Понимание результативности как степени удовлетворенности клиентов и заказчиков. Данный подход применим в ситуации, когда мощные группы лиц вне организации способны оказывать существенное влияние на ее функционирование.

По мнению авторов, системный подход — наиболее плодо­творный. Результативность деятельности организации рассматри­вается в этом случае через систему общественных ценностей, от­вечающих потребностям общественного развития, и трактуется как способность системы к выполнению функций целеполагания (формулировка целей в соответствии с потребностями), целеобеспечения (использование социально одобренных целей), достиже­ния цели, экономичности (достижение определенного соотношения между результатами и затратами), факторной обусловленности (учет внешних и внутренних факторов условий функционирования пред­приятия). Данное определение достаточно широко и охватывает как внутренние, так и внешние аспекты эффективности.

Известный экономист Д. Синк под эффективностью органи­зационной системы понимает результативность ее функциониро­вания, которая складывается из следующих семи составляющих:

• действенность — степень достижения поставленных целей;

• экономичность — степень использования ресурсов;

• качество — степень соответствия спецификациям и назначе­нию;

• прибыльность, или соотношение между валовым доходом и суммарными издержками;

• производительность — соотношение количества произведен­ных продуктов к потребленным ресурсам;

• качество трудовой жизни — степень удовлетворения личных потребностей и запросов участников производства в процессе тру­довой деятельности;

• внедрение новшеств как характеристика преобразования на­учно-технического потенциала предприятия.

Исходя из этого результативность системы оценивается через систему показателей, отражающих каждый из названных призна­ков. Данный подход к пониманию сущности и оценки эффектив­ности системы получил широкое распространение в зарубежных системах оценки эффективности деятельности организации и подробно изучается в учебном курсе «Управление производительно­стью».

Сопоставление предложенных подходов с пониманием сущно­сти результативности свидетельствует о многозначности этого по­нятия. Общим для всех определений является представление об результативности как о способности системы к достижению целей, в качестве которых выступают удовлетворение интересов заказчи­ков, оптимальное использование внешней среды, повышение эко­номичности, результативности системы и др.

В силу относительной самостоятельности организаций форму­лируемые ею цели имеют двойственную природу.

Поскольку любая организация является элементом более круп­ной организационной системы и действует в предписанных ей рамках, часть организационных целей формируется сверху. Их можно рассматривать как внешние цели - ограничения или фак­торы - условия (например, изготовление изделий в соответствии с графиком поставок или организация выпуска продукции в коли­честве, указанном в заявке потребителя и др.). Внешние цели ха­рактеризуют те свойства предприятия и среды, которые суще­ственно влияют на ее деятельность и должны быть учтены при оценке эффективности.

Помимо внешних целей организация имеет и собственные вну­тренние, или автономные, цели. Внутренние цели, в отличие от внешних, связаны с выполнением основных функций организа­ций. В зависимости от роли в процессе принятия организацион­ных решений внутренние цели могут быть классифицированы на цели-направления, которые должны быть достигнуты в качестве результата, и условия, определяемые как внутренние цели-огра­ничения. В качестве целей-направлений могут быть названы раци­ональная организационная структура предприятия, совершенная система оперативного планирования и управления, синхронное выполнение процессов и работ и др. К числу целей-ограничений относятся ограничения по ресурсам, затратам на реорганизацию процессов производства и др.

Реализация целей составляет основное содержание результативности организаций. Если цели данного периода не достигнуты, то деятельность организации не может быть признана эффективной. Вместе с тем сам факт получения результата не дает возможности определить эффективно или неэффективно достижение цели, если не установлено соотношение затрат и результатов данной дея­тельности. Требование экономичности деятельности организации пред­полагает установление определенного соответствия между полу­ченными результатами и затратами на их достижение. Если использовать изложенные положения в качестве исходных при определении сущности результативности, то можно сделать вывод, что деятельность организации может быть признана эф­фективной при выполнении следующих условий:

• цели в каждый данный момент времени рассматриваются в ка­честве временных, подвижных, производных от требований, предъ­являемых со стороны как общества, так и самой организации;

• содержание целей отвечает сущностным характеристикам ор­ганизации и отражает внешние и внутренние условия функцио­нирования предприятия;

• поставленные цели успешно достигнуты: достижение целей оправдано затрачиваемыми на это средствами, требуемое соотно­шение затрат и результатов деятельности выполнено;

• для достижения целей использованы принятые, одобренные обществом средства; необходимость этого условия определяется социально-экономической природой системы организации; его выполнение позволяет избежать дополнительных затрат, связан­ных с социальной реабилитацией проводимых работ.

Исходя из этих положений можно сформулировать следующее определение. Результативность деятельности организации — это ее свойство, связанное со способностью организации формулировать свои цели с учетом внешних и внутренних условий функциони­рования и достигать поставленных результатов путем использова­ния социально одобренных средств при установленном соотноше­нии затрат и результатов.

Данное определение отражает и «внутреннюю», и «внешнюю» стороны эффективности организаций, а именно рациональное ис­пользование организационных ресурсов и достижение результата с учетом внешних факторов — условий функционирования орга­низаций.

Как видно из модели эффективности деятельности организа­ции производства, представленной на рис. 1, повышение орга­низационной эффективности возможно при условии, что деятель­ность организации осуществляется в направлении достижения цели, зафиксированной в правом верхнем углу схемы, т.е. если обеспечивается снижение издержек и соблюдаются условия, от­вечающие потребностям общественного развития производства.

Для того чтобы целенаправленно воздействовать на повыше­ние эффективности деятельности организации, необходимо иметь четкое представление о факторах, определяющих ее уровень.

Рис. 1 Модель эффективности деятельности организации.

2. Факторы результативности организации.

Можно выделить три группы взаимообуслов­ленных факторов результативности:

• общесистемные факторы, определяющие пред­посылки эффективного функционирования ор­ганизации, к числу которых относятся степень реализации прин­ципов деятельности организации, организационная культура, обо­снованность системы отбора и оценки организационных решений, наличие организационного механизма, осуществляющего коорди­нацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов;

• внешние факторы-ограничения деятельности организации производства, обусловленные закономерностью коммуникативно­сти систем, основными из которых являются требования внешней среды, ограничения инвестиционных ресурсов;

• факторы управления развитием организации — наличие про­граммы развития организации производства, обеспеченность орга­низационными ресурсами.

По значимости и силе влияния отдельных факторов в их чис­ле можно выделить такие, которые оказывают наиболее сущест­венное воздействие на эффективность системы организации. Эти факторы можно назвать критическими. Эффективность деятель­ности организации в основном определяется именно критически­ми факторами, тогда как промежуточные факторы лишь немного изменяют ее параметры.

Приведем характеристику основных критических факторов.

Принципы деятельности организации являются основой по­строения практической работы предприятия. Их реализация по­зволяет повысить результативность за счет согласования и упоря­дочения связей основных элементов и процессов производства, а также связей организации с внешней средой.

Организационная культура является фактором, позволяющим организации опосредованно воздействовать на эффективность при­нимаемых решений. Существует тесная взаимозависимость меж­ду культурой организации и успехом предпринимательской дея­тельности. Все преуспевающие предприятия наряду с четким пред­ставлением о стратегии своего развития, гибкой организационной структурой и высококвалифицированными сотрудниками владе­ют сильной культурой и особым стилем, которые вместе способ­ствуют достижению высокой эффективности организации. При возникновении проблем на предприятиях с развитой культурой организации ее сотрудники способны оперативно принимать нуж­ные организационные решения, поскольку основополагающие цен­ности организации определены, понятны и воспринимаются все­ми работниками.

Наличие организационного механизма, осуществляющего коор­динацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов. Организационный механизм характеризует субъекты производства и отношения, которые устанавливаются и поддерживаются меж­ду ними в процессе производства, а также формы проявления этих отношений, систему организационных норм и процедур. Наличие организационного механизма позволяет осуществлять целенаправ­ленную работу по упорядочению связей и повышению степени согласованности процессов и работ. Если с изменением требований окружающей среды число и характер взаимосвязей элементов ме­няются при условии сохранения или повышения организованнос­ти, то можно говорить о высокой результативности функционирова­ния организации. Привести же организационные отношения в определенный порядок и обеспечить согласованную работу отдель­ных звеньев в меняющихся условиях можно, лишь располагая хо­рошо отлаженным механизмом координации.

Требования внешней среды характеризуют общественные потреб­ности, конкретизированные в свойствах и объемах производства продукции, сроках ее поставки, а также ограничения, связанные с воздействием на окружающую среду и возможностями матери­ального производства. Данные требования необходимо учитывать при формировании организационных целей и выборе путей их достижения. Если этого не происходит, организация теряет «об­щественную» направленность и выступает как закрытая система, реализующая свои собственные цели.

Ограничения инвестиционных ресурсов как фактор эффективно­сти деятельности организации определяют возможность достиже­ния конечного результата, адекватного поставленным целям, с использованием имеющихся финансовых возможностей. В том случае, если организационные проекты, концепции не имеют не­обходимой финансовой поддержки, вероятность их практической реализации и получения эффекта (а это определяющее условие эффективности) незначительны.