160407 (Бюджетное управление), страница 6

Consolidation (Консолидация). Модуль предназначен для сведения бухгалтерских книг. Обеспечивает все необходимые функции: конвертацию валют, исключения внутри компании, аудиторские проверки.

Модуль консолидации содержит инструмент отображения данных, предназначенный для преобразования данных из различных исходных систем, а также поддерживает загрузку и консолидацию данных для разрозненных организаций, которые работают с разными планами счетов, бухгалтерскими книгами и временными структурами. Такой инструмент отображения может использоваться для загрузки данных из других источников, таких как системы управления взаимодействием с клиентами (Customer Relationship Management, CRM) и системы управления ресурсами предприятия (Enterprise Resource Planning, ERP) и традиционных (legacy) систем.

Forecasting (Прогнозирование). В модуле реализован ряд технологий временного прогнозирования, которые можно применить к статистическим данным для генерации достоверных прогнозов на основе выявленных тенденций. Одновременно для каждого набора статистических данных можно прогнозировать несколько комбинаций измерений (единица, продукт, канал распространения и т. п.). Приложение Comshare MPC автоматически выбирает технологию, которая даст наиболее статистически достоверный прогноз. Таким образом, модуль прогнозирования можно использовать для создания индивидуальных бюджетов для всех участников процесса бюджетирования на основе данных за прошлые периоды. Кроме того, можно создавать автоматические «скользящие» прогнозы, по мере загрузки фактических данных и сравнения их с планом.

Management Reporting/Analysis (Управленческая отчетность/анализ). Модуль доступен из всех других компонентов и позволяет пользователю анализировать данные и текстовую информацию в виде специальных представлений данных и диаграмм. Обычно для представления данных используется OLAP-технология, в том числе операции углубления, вращения, цветового кодирования, возможность сортировать представления по определенному столбцу, выполнять вычисления непосредственно на экране и сохранять индивидуальные версии. Кроме того, представления конфигурируются так, чтобы выполнялась детализация до уровня транзакций, например до записей в главной бухгалтерской книге. Поддерживаются различные виды диаграмм, в том числе: гистограммы, с областями, графики, круговые, точечные, для каждой из которых предусмотрен широкий набор опций форматирования.

Также разработано два дополнительных метода визуализации: OverView (Общий обзор) и Exception Alerts (Предупреждения об исключениях), которые отличают продукт Comshare MPC от лежащей в его основе технологии Decision.

OverView представлен в виде гиперболического дерева, в котором могут отображаться сотни и тысячи точек данных в цвето-кодированном представлении. При перемещении мыши по узлам дерева, область под указателем раскрывается, при этом отображается более низкий уровень иерархии, например отдельные единицы товаров, которые составляют данный вид продукции. Изменяя пороговые значения, пользователь легко сможет определить участки высокой и низкой эффективности.

Руководитель бюджетного отдела может использовать OverView для просмотра статуса бюджетного процесса для конкретных его участников. Цветом выделяются различные состояния бюджетов: принят, одобрен, отклонен.

Функцию Exception Alerts может задать конкретный пользователь, чтобы выделить определенные ячейки, которые соответствуют тому или иному критерию. Например, можно вывести информацию по отдельным подразделениям, у которых операционные расходы оказались выше, чем общекорпоративный прогноз.

Дополнительные модули

Вместе с продуктом предлагается два дополнительных модуля. Модуль Production Reporting (Отчетность по производству) использует продукт Crystal Reports, автоматизирует процесс создания, распространения и поддержки форматированных отчетов. Предоставляются шаблоны отчетов, а с помощью дизайнера Crystal Reports можно создавать свои собственные. Шаблоны связываются с конкретными представлениями данных для создания множественных отчетов, которые затем объединяются в книги. Отчеты генерируются в форматах Crystal Reports, HTML или Excel.

Внедрение и администрирование

Comshare MPC — корпоративное приложение, которое обычно внедряется профессиональной службой поддержки фирмы Comshare или другими фирмами, занимающимися консалтинговыми услугами. Продолжительность процесса внедрения может колебаться от нескольких недель до нескольких месяцев, в зависимости от сложности бизнес-процесса, который необходимо реализовать, а также от набора используемых модулей. Для выбора модулей и данных, доступных каждой из групп пользователей, администратор пользуется инструментом View Manager. Например, оперативное руководство отвечает за ввод бюджета своего отдела, поэтому ему предоставляется доступ к модулям Budget и Reporting/Analysis.

Comshare MPC — хорошо продуманный программный продукт с удобным пользовательским интерфейсом, предоставляющим множество функций для решения задач финансового управления, планирования и контроля в рамках предприятия. Компании, ищущие интегрированное приложение с гибким подходом к выбору сервера базы данных, с успехом могут применить его в своей практике.

Интерфейс системы

Система имеет веб-интерфейс, построенный на основе приложений Java. Это несколько утяжеляет ее (повышаются требования к сети, клиентским компьютерам), но помогает частично избавиться от крайне бедного оформления, присущего веб-интерфейсам. Графические представления весьма разнообразны, используются нестандартные средства отображения данных.

Рис.4 Диалоговое окно Comshare MPC-Expense Budget Approval

Comshare MPC интегрирована со многими ведущими корпоративными системами. Средним компаниям может быть также интересна интеграция с такими легкими системами как 1С:Бухгалтерия.

Клиентское приложение, выполненное на основе MS Excel, облегчает обучение пользователей работе на новом программном обеспечении. Внедрение системы Comshare MPC по оценкам разработчиков занимает от двух до четырех месяцев.

Достоинства. Этот продукт выделяется богатыми возможностями для создания отчетов - к услугам пользователя предлагается множество графиков и таблиц. Система очень наглядна: в ней можно задать цветовое выделение отклонений значений от заданных. Например, отклонение на 10% будет выделено розовым, на 15% - зеленым, а на 20% - красным. При работе с многостраничными консолидированными отчетами это особенно удобно: вы можете обращать внимание только на проблемные показатели. Сказанное касается и показателей, которые вычисляются по формулам, например оборачиваемости или ликвидности. Кроме того, система позволяет создавать довольно сложные модели и корректно работать с удаленными филиалами.

Недостатки. Comshare построена несколько необычно - состоит из большого числа отдельных модулей. Поэтому, чтобы, например, рассчитать оборачиваемость активов, придется запустить первый модуль, в котором нужно нарисовать схему движения активов, затем во втором модуле составить формулу, в третьем - создать отчет и т. д. Через несколько часов работы такая последовательность действий может вызывать раздражение.

Клиентами Comshare в основном являются торговые, производственные, финансовые организации (в том числе банковские, страховые и лизинговые). Среди российских пользователей системы Сomshare MPC — Соликамский магниевый завод, комбинат «Акрихин», «КМББанк», «КомиАрктикОйл», «Чайковский текстиль», ПГ «Ричел», «ОПТИМАТелеком», «Самарателеком», Сыктывкарский фанерный завод и другие.

CPM решение от компании Hyperion

Приложение для планирования и контроля от крупной транснациональной американской компании Hyperion Solutions Corporation (HYSL) носит название Hyperion Pillar. Оно является частью пакета Hyperion Enterprise Performance Management, в которое помимо него входят такие приложения, как Hyperion Enterprise для финансового учета и отчетности, Hyperion Performance Scorecard для стратегического управления, моделирования бизнес процессов, Hyperion Business Modeling для реализации методов функционально-стоимостного управления, Activity Based Management для экономического анализа, оценки качества работы и управления на основе фактических показателей.

Hyperion Pillar — система, ориентированная на экономистов, поэтому для реализации бюджетных моделей вовсе не требуются специальные знания в компьютерной области. На практике это позволяет достигать существенной экономии средств. Кроме того, сокращаются сроки внедрения, поскольку все параметры и настройки определяются непосредственно будущими пользователями системы.

Формирование планов и бюджетов

Встроенный в систему инструментарий позволяет создавать разные сценарии развития, анализировать варианты (анализ «что, если…»), проводить бизнес-моделирование и динамические вычисления, а расширенные возможности создания трендов — прогнозировать финансовые и количественные показатели, основываясь на данных предыдущих периодов с учетом фактора сезонности.

Аналитические возможности

Организация данных по аналитическим направлениям предоставляет возможность классифицировать информацию таким образом, чтобы бюджет отражал специфику бизнеса. Например, в качестве аналитических направлений (справочников) могут быть заданы план счетов, номенклатура производимой продукции, финансовая структура компании, справочники клиентов, поставщиков, ресурсов, проектов и др. Кроме того, Hyperion Pillar позволяет создавать атрибуты, объединяющие элементы справочников по различным категориям в соответствии с их иерархией и необходимостью группировки. При этом сохраняется возможность получать отчеты по любому критерию, с детализацией информации в зависимости от конкретных управленческих задач.

Контроль исполнения бюджета

Система разрешает контролировать исполнение бюджета путем сравнения плановых и фактических показателей, а также анализировать причины возникающих отклонений.

Организация бюджетного процесса

Возможности Hyperion Pillar позволяют организовать процесс работы с бюджетом с учетом корпоративной иерархии — «сверху вниз», «снизу вверх» или по смешанной схеме. Встроенный механизм консолидации/дистрибуции данных обеспечивает необходимый обмен бюджетной информацией. При этом обеспечивается участие в бюджетном процессе пользователей и групп (подразделений), находящихся на разных иерархических уровнях. Для этого в системе существует три типа пользователей — администратор, консолидатор и планировщик. Для каждого сотрудника определяется участок работы, список лиц, от которых он получает исходную информацию, и тех, кому он передает результаты своей работы.

Отчетность

Система содержит встроенные средства формирования отчетности, включая отчет о прибылях и убытках, балансовый отчет и отчет о движении денежных средств. Кроме того, пользователи могут создавать собственные отчеты с применением встроенного инструментария.

Интеграция с внешними системами

Источниками данных для Hyperion Pillar могут служить бухгалтерские и учетные системы, системы класса ERP, а также другие источники. Интеграция Hyperion Pillar с другими системами может осуществляться несколькими способами: путем импорта/экспорта информации через текстовые файлы, электронные таблицы, механизм Copy&Paste, а также с использованием средств специализированного пакета Hyperion Application Link. Кроме того, возможна «бесшовная» интеграция с ERPсистемами — SAP R/3, JD Edwards, PeopleSoft, Oracle Applications, Baan и другими (с применением специальных шлюзов, сертифицированных производителями соответствующих ERPсистем).

В схема работы Hyperion Pillar в общих чертах

Hyperion Pillar - это наиболее крупная и развитая система, поддерживающая полную автоматизацию процесса.

В общих чертах схема работы выглядит так.

Менеджер центра учета (планировщик) заполняет предлагаемые ему формы, прогнозируя поступления и перечисляя запланированные затраты. Описание начинается от каждого отдельного элемента, с указанием физических объемов, взаимосвязей между различными типами поступлений и издержек; далее данные объединяются программой в бюджет центра и в таком виде становятся доступны менеджеру верхнего уровня (консолидатору). Тот собирает бюджет на своем уровне уже не из отдельных затрат или поступлений, а из бюджетов нижестоящих центров и т.д.

В результате получается не просто фиксированный, пусть даже и в разных вариантах, прогноз, а динамическая модель компании, в которой за каждый уровень модели отвечают руководители соответствующих подразделений и выстроена строгая технология внесения изменений.

Положительные результаты очевидны - динамическая модель дает многократную экономию времени и снижение числа ошибок при корректировке бюджета, а это и является основной задачей внедрения подобных систем. Проблема только в том, что внедрение таких моделей обязательно требует существенно большей аккуратности при их использовании, а значит, понадобится не только дополнительное обучение персонала, но и усилия по поддержанию определенного уровня дисциплины в вопросах подготовки бюджетов.

Интерфейс на уровне работы с бюджетом выглядит очень привлекательно, красиво и не слишком путано.

На уровне ввода данных по отдельным пунктам немного хуже, - к сожалению, не предусмотрено ничего, что помогло бы работать эффективнее (групповое заполнение данных и т.д.), хотя это логично следовало бы из структуры программы. При учете связей между элементами бюджета приходится работать с немного перегруженными информацией диалогами, но это все же лучше, чем задавать формулы, как приходится поступать в решениях, собранных на электронных таблицах.