Стоит ли говорить, что благодаря единой среде сотрудничества, каждый работник начинает более четко осознавать свою роль в процессе управления организацией. Достоверность бюджета повышается за счет вовлечения рядовых исполнителей в процесс его составления.

Разумеется, построение такой системы не возможно без мощнейшего механизма консолидации финансовых и количественных данных. Механизма, позволяющего любому подразделению использовать собственную валюту и вместе с тем агрегированный баланс конвертировать в корпоративную валюту. Кроме того, реальный механизм консолидации подразумевает наличие функции “исключения” внутрикорпоративных оборотов. Консолидация в огромной разветвленной структуре – очень трудно контролируемый процесс.

В кризисный момент требуется без промедления перевести организацию на “аварийный бюджет”. При этом времени на пересмотр, согласование и опубликование всех статей бюджета в разрезе всех центров затрат, естественно, нет. Специализированные компьютерные системы класса BPM позволяют вести несколько версий бюджета или финансового плана организации и, при необходимости, оперативно переключать все структурные подразделения на новую версию.

Аналитическая функциональность BPM-приложений обеспечивает возможность составления отчетности “на лету”: любой элемент существующих измерений можно с помощью мыши положить в аналитическое окно и прямо на экране создать свой “куб” данных. Так называемые “контрольные агенты” BPM вовремя обнаруживают отклонения фактических показателей от их плановых величин и оповещают об этом. Сбывается мечта любого директора – когда можно придя с утра на работу, включить компьютер и увидеть там сразу же все болевые места вверенного тебе предприятия, сфокусировать свое внимание на тех местах, где возникли отклонения. А если менеджер уже сработался с системой, то она ему сможет предложить даже некоторые возможные варианты решения возникших проблем.

Смешать! Но не взбалтывать!

На рис. 3 представлена диаграмма интеграции специализированных программных приложений, позволяющая примерно оценить применимость тех или иных классов приложений в зависимости от размера предприятия. Горизонтальная ось “Размер предприятия” может быть выражена в объемах продаж, рыночной стоимости или, скажем, количестве персонала. Она не содержит градаций, так как диаграмма призвана изобразить тенденцию роста, а не конкретные его показатели. Со столь же высокой степенью условности выделены следующие классы приложений:

Рис. 3. Диаграмма интеграции специализированных программных приложений

АРМ (автоматизированные рабочие места) – автоматизированные рабочие места. В данном контексте могут представлять собой более-менее комплексную систему, состоящую или из отдельных “доморощенных” подсистем, или из какого-то стержневого приложения низшего по отношению к ERP класса, или даже из электронных таблиц Excel. Для малых предприятий, где все управление финансами осуществляется одним - двумя специалистами, один из которых главный бухгалтер, зачастую вполне достаточно скомбинировать приложение класса “1С” с электронными таблицами для покрытия практически всех управленческих задач. Процессы бюджетирования (или бюджетного планирования) на таких предприятиях обычно производятся генеральным директором в электронных таблицах.

ERP (enterprise resource planning) – информационная система управления ресурсами предприятия. В системах такого класса ведется операционный (управленческий) и бухгалтерский учет, осуществляются функции производственного планирования и планирования поставок. Среди наиболее известных западных систем подобного класса представленных в России можно назвать Axapta, Baan, J.D. Edwards, R/3.

BPM (Business Performance Management) – информационная система, предназначенная для автоматизации процессов управленческого планирования и контроля – тех самых “стыковых” задач. Ориентированное на решение задач финансового управления, такое приложение является, по сути, OLAP-системой с характеристиками ERP (возможность многопользовательского ввода информации, поддержка исполнения бизнес-процессов, потоков работ и регламентов). Наиболее известные западные системы этого класса, представленные у нас, это Comshare MPC, e.Planning, Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer.

OLAP – средство аналитической обработки данных в реальном режиме времени. В отличие от BPM, OLAP-приложения не “заточены” ни на какие конкретные задачи, хотя некоторые формы встроенной бизнес-логики (готовые аналитические отчеты, перечень бизнес-объектов и т.п.) в этих приложениях иногда присутствует. Для того чтобы охарактеризовать данный класс систем, а не в целях обзора рынка, можно так же привести несколько названий: BusinessObjects, Essbase, Oracle Express, SAS и многие другие.

Как видно из рисунка, главное в интеграционном процессе – трезвая оценка текущего размера предприятия и четко взвешенный баланс выбираемых для его автоматизации приложений. Немаловажно, чтобы каждое в отдельности приложение имело большой запас расширения – было бы данному предприятию, что называется, “на вырост”. Описание подводных камней интеграции может легко привести к написанию отдельной статьи. Целью же представления нашей интеграционной диаграммы было – отвести каждому классу свою роль. При чем, роль эта вовсе не так мала, как может показаться, например, в случае с ERP-системами, изначальная маркетинговая позиция которых предполагает покрытие всех ячеек подобной матрицы. Доля продаж ERP-систем во всем мире по отношению к общему объему рынка программных приложений, автоматизирующих управленческие функции, в последнее время значительно уменьшилась. Но уменьшение это носит только относительный характер. Общая доля рынка информационных технологий выросла в разы! Просто и производители программного обеспечения и потребители их продуктов поняли, что создание единой системы “на все случаи жизни” объективно не возможно.

С чего же начать?

Если предприятие только планирует построение корпоративной системы, следуя логике последовательности фаз управления, можно рекомендовать начать с автоматизации функций бюджетирования и финансового планирования. Используя для этого BPM-приложение, фактические данные можно будет вводить вручную либо импортировать из существующих электронных таблиц. Помимо чисто прикладных функций, BPM обладает еще и интегрирующим свойством, позволяющим объединять в единую информационную среду все имеющиеся на предприятии АРМы и элементы “островковой” автоматизации. Такой проект, с одной стороны, приучает сотрудников к коллективной работе и приносит реальный управленческий эффект; с другой – не является пока еще полномасштабной автоматизацией ежедневных операций со всеми вытекающими от сюда последствиями (большие сроки внедрения, болезненный реинжиниринг бизнес-процессов, смена корпоративных стандартов, не полный охват и т.п.). Поработав в такой системе, предприятие становится более подготовленным к продолжению строительства корпоративной системы управления путем внедрения MRP и ERP приложений.

Конечно же, построения корпоративной системы управления – процесс индивидуальный для каждого конкретного предприятия. И в этом нелегком деле самой неправильной тактикой может стать чрезмерная осторожность, многолетние “выборы” программ и нежелание принимать решение о начале работ. Еще ни один бизнес не стал успешным без системы.

§2 Управление эффективностью бизнеса

В большинстве компаний базовые задачи производственного планирования и управленческого учета решаются системами класса ERP (Enterprise Resource Planning). Однако они выдают только обработанную информацию, а в дальнейшем ее необходимо анализировать. И сегодня для эффективного управления этого не достаточно. Скорости бизнес-процессов возрастают и человек не может оперативно отреагировать на сиюминутные изменения во внутренней и внешней бизнессреде. Поэтому все больше ощущается потребность в автоматизации самого процесса принятия управленческих решений.

Планировать, анализировать и контролировать бюджеты можно с помощью многих корпоративных информационных систем. В чем сегодня бюджетируют российские компании? Самый распространенный инструмент — это Excel. Можно вводить формулы, импортировать информацию и т. д. Но каждый, кто составляет бюджеты в Excel, знает, сколь сложно консолидировать данные, разграничивать доступ к ним для пользователей различных уровней.

Производительность Excel невелика. Но для многих небольших компаний — это эффективный инструмент. А если необходимо вести автоматический мониторинг данных, выполнять сложный анализ по типу drill­down, сравнивать не только план и факты, но и различные версии, тем более в сложной, холдинговой, географически распределенной структуре, то единственное эффективное решение — специализированное программное обеспечение, автоматизированные системы бюджетирования.

CPM решения

Наиболее известные в настоящее время системы класса CPM (Corporate Performance Management), позволяющие структурировать и автоматизировать основные процессы управления — Comshare MPC, Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer, Adaytum e.Planning, и др.

§3 Информация об автоматизированных системах бюджетирования

Comshare MPC

Наиболее современной из систем CPM является Comshare MPC — программный продукт американской компании Comshare Inc. Компания Comshare образована в 1966 году и является одним из старейших поставщиков OLAP-продуктов, первые ее программы появились еще в 1982 году. Эти исторические корни во многом определили и идеологию системы Comshare MPC. Строго говоря, продуктом для бюджетирования следует считать систему BudgetPLUS, являющуюся одним из центральных приложений Comshare MPC. Но эта компонета настолько прочно интегрирована с другими приложениями, что рассматривать ее отдельно не имеет смысла.

Модульное приложение Comshare MPC 5.0

MPC — главный продукт Comshare для управления эффективностью бизнеса. MPC версии 5.0 (вышедший в октябре 2002) поддерживает полный цикл управления эффективностью бизнеса. Основные нововведения продукта: бюджетирование по сотрудникам и ресурсам, расширение возможностей финансовой консолидации, а также более четкая интеграция с продуктами платформы Microsoft Business Intelligence.

Цикл финансовой обработки

Comshare MPC — это Web-решение со встроенной финансовой аналитикой, поддерживающее полный цикл управления эффективностью бизнеса и обеспечивающее в едином интегрированном приложении все основные функции, которые могут быть необходимы компаниям для управления бизнесом. Comshare MPC поможет смоделировать бизнес-планы, связать стратегии с бюджетами, автоматизировать глобальную финансовую консолидацию, сгенерировать статистически точные бюджеты и планы, создать отчеты и провести анализ данных удобными и понятными способами. И тогда цикл планирования, прогнозирования, отчетности, анализа и настройки позволит менеджерам управлять ключевыми бизнес-целями в рамках всей компании, быстро обнаруживать и устранять отклонения, регулировать стратегии и заново прогнозировать результаты в реальном времени.

Архитектура приложения

В Comshare MPC нет привязки к определенной базе данных, поэтому приложение может функционировать как на реляционной БД, так и на многомерных платформах, что позволяет клиентам Comshare сократить вложения в технологическую инфраструктуру и подготовку специалистов, упрощая поддержку и сводя к минимуму потребность в обучении.

Модульный подход

Благодаря такому уровню интеграции продукт оставляет целостное впечатление, что выделяет его на фоне разработок конкурирующих фирм, которые либо делают то же самое, но с использованием нескольких приложений, либо решают лишь часть задач управления эффективностью бизнеса.

Comshare MPC состоит из пяти взаимозависимых модулей.

Planning (Планирование). Этот модуль предназначен для финансового планирования и обеспечивает ряд дополнительных функций для поддержки процесса стратегического планирования. Для того чтобы разносторонне оценить деятельность компании (с точки зрения юридического лица, продукта, рынка, времени и т. п.) используются бизнес-модели. С их помощью можно проводить анализ возможностей: варьируя различные предпосылки (входные данные), можно, например, выяснить, как 10—15%-ый рост валовых доходов повлияет на доходность акций. Результаты подобных анализов передаются в централизованную базу (но могут быть также сохранены и на локальной машине).

Кроме того, есть специальная функция Goal Seeking (Поиск цели), которая, зная результат расчета какого-то показателя, позволяет определить входные параметры, т.е. позволяет определить условия достижения некоторой цели. Таким образом, можно выполнять планирование «сверху-вниз» для всех подразделений и сравнивать их с планами, разработанными по методу «снизу-вверх» в процессе бюджетирования.

Budget (Бюджет). Модуль предназначен для поддержки итерационного процесса бюджетирования («снизу-вверх»). Исходный бюджет можно сформировать, скопировав данные прошлого года или выполнив статистическое прогнозирование (подробнее см. ниже в описании модуля Forecasting). Разработчик бюджета получает соответствующую информацию (например ключевые финансовые цели или расписание процесса бюджетирования) в текстовом виде. Ввод данных вручную осуществляется с помощью специальных форм, таким образом, чтобы каждый пользователь мог составлять планы в наиболее удобных (значимых) для него единицах измерения. Например, директору завода предпочтительно планировать, используя объемы продукции, а финансовым менеджерам удобно выражать доходы и расходы в местной валюте.

Данные в модуль можно вводить через Web, при этом доступны инструменты редактирования данных, есть возможность вставлять примечания.

Для тех, кто предпочитает Excel, предусмотрен специальный встраиваемый модуль, который позволяет вводить и подтверждать бюджетные данные (нетекстовые) непосредственно в Excel. Модуль стандартный и, как большинство его аналогов, может использоваться для выполнения анализа с помощью стандартных функций Excel непосредственно на базе данных приложения.

В состав модуля входят два дополнительных компонента. Первый, Salary Planning (Планировщик зарплат), предназначен для планирования на уровне отдельного сотрудника и позволяет распределять расходы на сотрудника по отделам или ЦФО (центров финансовой ответственности), а также по дополнительным измерениям, таким как проект или операция. Таким образом, Comshare MPC поддерживает анализ эффективности проектов. Кроме того, можно рассчитать амортизацию и балансовую стоимость на основе предопределенных профилей ресурсов. Эти показатели можно использовать для второго компонента модуля бюджетирования — Asset Budgeting (Бюджетирование основных средств).