105168 (Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации), страница 6

В ходе проведенного исследования мы выявили следующие факторы, повлиявшие на отношение секретарей к своей работе: изменение выполняемых функций; изменение условий труда; изменение содержания деятельности; изменение мнения общественности.

Основным фактором, изменившим отношение секретарей к своей работе, является, изменение содержания их деятельности. 50% опрошенных высоко оценили значение этого фактора. Если раньше секретари занимались большей частью организационно-техническим обслуживанием руководителя, то сегодня, как показывают результаты опроса, в их работе возросла роль информационно-документного обслуживания. Увеличение функций в области информационно-документального обслуживания связано с расширением содержания деятельности обследуемого предприятия, появлением новых структур, активное с издательствами г. Казани. Это изменение, в свою очередь, повлияло на расширение круга знаний и умений, необходимых секретарям в их профессиональной деятельности. Об этом говорят результаты проведенного опроса.

В опроснике респондентам был предложен перечень знаний и умений для оценки по степени важности их в работе. В оценке большинства респондентов необходимыми им являются знание:

• основ делопроизводства (методы создания и оформления документов; организация работы с документами) (80%);

• функций, задач, структуры организации, в которой работает опрашиваемый субъект, ее связи по вертикали и горизонтали (60%);

• вычислительной и организационной техники (60%);

• основ проведения различного рода мероприятий(60%);

• основ культуры общения со студентами, профессорско-преподавательским составом (60%);

• обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи (в том числе факс, электронная почта) (70%);

• обеспечение работы руководителя (70%);

• составление и оформление документов, в том числе с помощью ПК (70%);

• работа с документами

• организация приема посетителей (50%);

• организация рабочего места руководителя (50%), и др.

Столь высокая оценка предложенных знаний и умений не дает основания полагать, что все респонденты ими владеют. Такая оценка скорее говорит о том, что субъекты опроса осознают значимость этих знаний и умений в своей работе, что уже можно оценить как положительный результат. К большому сожалению, фактическая практическая деятельность респондентов не совпадает с их собственной оценкой данных знаний.

Результаты исследования также показали, что в последние годы существенно изменились условия труда секретарей и мнение общественности об этой профессии. Сегодня невозможно представить, рабочее место секретаря как без новейших электронных приборов, так и без простых средств оргтехники. Изменение содержания деятельности и повышение ее эффективности повлияло на отношение опрошенных к своей работе. Для 50% опрошенных имело значение повышения общественного статуса данного вида деятельности.

Для обеспечения эффективности труда секретарей важное значение имеют мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и рационализацию рабочего места. Условия, в которых проходит трудовой день, оказывают непосредственное влияние на их состояние, настроение и работоспособность. Поэтому условия труда рассматриваются как совокупность элементов производственной среды, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье человека в процессе труда.

Не менее значимым в оценке секретарей оказался фактор изменения выполняемых функций. Так считают 40% опрошенных. Если раньше в их деятельности преобладали в основном технические функции, такие как телефонное обслуживание, стенографирование, материально-техническое обеспечение работы руководителя и т.д., то сегодня в качестве обязательных функций, которые должен выполнять секретарь рассматриваются:

- подготовка документов по различным вопросам;

- сбор информации по каким-либо актуальным темам по заданию руководителя;

- создание аналитических справок по плановой и отчетной документации для руководителя и т.д.

Для выполнения этих функций секретарям нужны глубокие знания основ аналитического свертывания информации – знания в области реферирования, аннотирования и обзорно-аналитической деятельности.

Все перечисленные выше факторы весьма благоприятно повлияли на отношение секретарей к своей работе. На сегодняшний день 60% опрошенных считают свою работу интересной, требующей творческого подхода.

Как видим, на изменение мнения общественности в оценке роли секретарей в различных профессиональных сферах деятельности повлияли следующие факторы: изменение образа секретаря в положительную сторону в связи с возросшими по отношению к ним требованиями; увеличение объема выполняемых функций и т.д. Требования к профессиональным знаниям, умениям, навыкам со стороны к секретарям за последние годы значительно расширились и увеличились.

2.4 Анализ деятельности секретаря ПИК «Идел-Пресс» по документному и бездокументному обслуживанию

В ходе проведенного нами опроса было изучено деятельность секретаря «Идел-Пресс» по документному и бездокументному обслужтванию.

По данным социологического опроса, основными задачами секретарей являются организационное и информационно-документное обеспечение руководителей структурных подразделений и сотрудников. Для решения этих задач секретари выполняют ряд функций, которые закреплены в должностных инструкциях.

По данным опроса также видно, что большинству секретарей приходилось посещать курсы повышения квалификаци, направленные на обучение искать, обрабатывать и хранить информацию в форме лекций (50%), семинаров (20%) и деловых игр (10 %).

В ходе опроса для оценки респондентам был предложен перечень функций из “Типового положения о канцелярии учреждения (ЕГСДОУ)” для выяснения, входят ли они в число их профессиональных обязанностей.

Результаты опроса показали, что все перечисленные в опроснике функции в работе секретарей получили распространение. Наиболее распространенным в работе опрошенных, по нашим данным, являются:

• учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству (10 %);

• телефонное обслуживание (90%);

• организация приема работников и посетителей (70%);

• прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы (70%);

• оформление и рассылка организационно-распорядительных документов, писем, заявок, протоколов, телефонограмм, факсов и т.п. (40%);

• техническое обеспечение работы руководителя (90%);

• оформление протоколов, рассылка выписок из них (60%);

• подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам (30%);

• введение табеля учета рабочего времени (90%);

• стенографирование (90%).

Все оцененные выше профессиональные обязанности секретарей, по мнению специалистов-документоведов, условно можно разделить на работу по информационно – документному и организационному (бездокументному) обслуживанию.

К операциям по информационно-документному обслуживанию из перечисленных выше функций можно отнести следующие: учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; оформление (печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.д.; подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и др. документов; анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам; оформление протоколов, рассылка выписок из них; контроль за исполнением решений дирекции; прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб граждан; прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы; стенографирование; машинописные работы; сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей руководителя; введение табеля учета рабочего времени.

Такие функции, как организация приема посетителей и работников; техническое обеспечение работы руководителя; телефонное обслуживание; подготовка командировок; организация презентаций и специальных приемов гостей; контроль за праздничными и юбилейными датами относятся к бездокументному обслуживанию.

Как видим, любая организационная работа всегда сопровождается созданием и ведением достаточно большого количества документов, так как устное слово может быть забыто, неточно понято и передано. Поэтому все этапы организационной работы обычно документируются: в процессе подготовки совещания создается целый ряд документов (проект решения, приглашение, повестка дня и т.д.); записывается телефонограмма; ведется запись приема посетителей; документируется процесс подготовки командировок (приказ, командировочное удостоверение). Документы надо не только правильно составлять и оформлять, но и передавать, сохранять, быстро находить в случае необходимости. Поэтому в работе секретарей много места отводится так же умению работать с документами.

Специальную информацию, необходимую при выполнении своих профессиональных обязанностей, секретари находят в:

• общении с коллегами (90 %);

• справочных изданиях:

справочниках (90 %);

словарях (60 %);

энциклопедиях (50 %).

• средствах массовой информации (80 %);

• периодических изданиях (80 %);

• учебно-методических изданиях (70%).

При такой высокой оценке источников выявления специальной информации, лишь 50 % опрошенных заявили, что они часто испытывают необходимость в специальной литературе. Это говорит о том, что у большинства секретарей их трудовая и информационная активность находится на низком уровне.

По замечанию большинства опрошенных респондентов, им более всего приходится составлять документы информационно-справочной группы - протоколы, акты, заявки, письма. Среди опрошенных (60%) были и те, которые утверждали, что они готовят пакет документов для заключения договоров с юридическими органами (редакциями) и лицами. Все сказанное выше свидетельствует о том, что на содержание деятельности секретарей значительное влияние оказывает сфера и профиль деятельности.

Как видим, служба документационного обеспечения управления в «Идел-Пресс» представлена секретариатом, в которой практически присутствуют все специалисты, ответственнее за документационное обеспечение управления. Анализ содержания деятельности работников по должностным инструкциям свидетельствует о том, что организация документного и бездокументного обслуживания являются ключевыми в их профессиональной деятельности. Тому свидетельство перечень их профессиональных обязанностей.

Результаты проведенного исследования показывают, что работа секретаря творческая. Для выполнения на качественном уровне всех профессиональных обязанностей им нужны глубокие знания в области организации и технологии документационного обеспечения управления.

Поэтому одним из направлений совершенствования деятельности секретаря является повышение квалификации секретаря, совершенствование условий труда (техническое оснащение рабочего стола, автоматизации ДОУ), и т.п.

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ПИК «ИДЕЛ-ПРЕСС»

3.1 Повышение квалификации секретаря

Одно из перспективных направлений совершенствования деятельности секретаря - повышение уровня информационной культуры - повышение квалификации.

Вопросы, связанные с повышением квалификации секретарей, все чаще ставятся на повестку дня в связи с внедрением новых информационных технологий и, как следствие, с повышением требований к профессиональной квалификации.

В системе непрерывного профессионального образования важное место занимает повышение квалификации и переподготовка. Повышение квалификации выступает связующим звеном между теорией и практикой, а также целостной системой, которая поставляет специалистам необходимую им информацию в структурированном виде, с использованием различных форм и методов ее передачи. Повышение квалификации имеет целью расширение и углубление профессиональных знаний секретаря в соответствии с занимаемой им должностью и функциональными обязанностями. Переподготовка преследует цель освоения новых профессиональных знаний, в связи с внедрением новых автоматизированных технологий и т.п.

Важно также требование дифференцированного подхода к различным группам и категориям секретарей в зависимости от сферы деятельности, его образования, производственного стажа и опыта работы.

Требование систематичности и последовательности означает, что повышение квалификации осуществляется не эпизодически, а постоянно и должно быть направлено на систематическое расширение и углубление профессиональных знаний.

Выполнение этих требований тесно связано с разработкой учебных планов, программ и долгосрочных планов повышения квалификации, с переходом от более простых к более сложным формам обучения.