104941 (Влияние унификации документов на систему делопроизводства), страница 8

К вопросам делопроизводства на государственном уровне вернулись только в конце 1950-х гг.

Постановление Правительства СССР от 10.10.1959 г. № 1375 поручало ряду ведомств разработку единой системы делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования современной техники. Впервые на уровне правительственного решения ставилась задача разработки единых общегосударственных норм делопроизводства.

Для реализации этого постановления в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Совещание отметило недостатки, характерные для деятельности аппарата управления, и разработало предложения по совершенствованию работы с документами. Практически полностью они совпадали с недостатками и предложениями, сформулированными на совещании 1941 г. В их числе было предложение создать в Московском государственном историко-архивном институте факультет организации и механизации делопроизводства.

Однако наряду с направлением на разработку единой системы делопроизводства в этот же период предпринимаются попытки регулировать делопроизводство путем нормативных актов разного уровня.

Постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 г. "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР" была утверждена Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР. Она явилась основой для разработки учреждениями РФ своих инструкций по делопроизводству.

Главное архивное управление при Совете Министров СССР в 1963 г. утвердило "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", повлиявшие на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

Разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) началась после выхода постановления Совета Министров СССР от 25.07.1963 г. "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Постановление подчеркнуло связь делопроизводства и архива. Разработка основных разделов ЕГСД поручалась Главному архивному управлению, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Открытие факультета государственного делопроизводства в МГИАИ и создание ВНИИДАД позволило совершить качественный скачок в области подготовки кадров и разработки теоретических основ делопроизводства. ВНИИДАД разрабатывал ее нормативно-методическую базу, ФГД готовил специалистов для работы с документами. Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект в развитии отечественного делопроизводства уже в 1970—80-е гг. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Отсутствие на этом нормативном документе грифа утверждения постановлением правительства практически лишило ее официального статуса, но не снизило высокого теоретического уровня и методического значения.

Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за годы советской власти была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

С 1970-х гг. начинается разработка целого ряда прикладных исследований, связанных с документированием управленческой деятельности и работой с документами в управленческом аппарате. Прежде всего следует отметить развитие процессов унификации и стандартизации состава и правил оформления управленческой документации.

В 1972 г. были введены в действие первые стандарты на организационно-распорядительную документацию (ОРД): ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец". Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

Тогда же установлена и единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Он был переработан в 1983 и 1998 гг.

Центральным бюро нормативов по труду при Министерстве труда и социальных вопросов СССР началась разработка нормирования труда работников делопроизводства. Разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции, машинописные, стенографические работы, которые использовались для установления норм выработки и расчета количественного состава работников делопроизводственной службы.

Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли "Основные правила работы ведомственных архивов", изданные в 1986 г. Правила содержат методику организации хранения документов в делопроизводстве, работы архива организаций.

Продолжалась работа Главархива СССР над созданием типовых перечней.

С 1970-х гг. в управление стали внедрять средства вычислительной техники, и в этой связи возникли планы создания Автоматизированных систем управления (АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации (УСД), представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, закрепленный в ГОСТ 6.10.1-75 "Унифицированные системы документации. Основные положения" (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2-83 "Унифицированные системы документации. Термины и определения".

Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости установления юридической силы документов на машинном носителе. Первым нормативно-техническим документом, закрепившим правила удостоверения электронных документов, стал ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники".

Полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г. Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, вошедших в систему документации, ее кодовое обозначение. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД был разработан ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в областях экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. В их числе Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

В состав УСД вошла Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), включающая три государственных стандарта, Альбом унифицированных форм документов, Методические указания по их применению.

Характеризуя период советского делопроизводства, следует отметить:

• формирование системы советского делопроизводства начинается в первые годы советской власти. Преобразования затрагивают в основном вопросы документирования;

• в 1920-х— начале 1930-х гг. в рамках движения за научную организацию труда делаются попытки поставить делопроизводство на научную основу. Однако общегосударственные правила работы с документами так и не были приняты;

• в 1960-е гг. прослеживается стремление придать делопроизводству общегосударственный характер путем разработки единых правил и норм в работе с документами, подготовки специалистов в области делопроизводства, оптимизации делопроизводственных процессов через внедрение средств механизации;

• качественный перелом в развитии советского делопроизводства начинается в 1970-е гг. с созданием ЕГСД, государственных стандартов, УСД, разработкой целого ряда документов по упорядочению делопроизводственных процессов. Этот процесс активно развивается и в 1980-е гг. Делопроизводство в этот период носит общегосударственный характер и представляет систему, охватывающую как документирование, так и организацию работы с документами в государственных учреждениях, организациях, предприятиях, а также вопросы организации службы документационного обеспечения управления, их механизацию и автоматизацию. Развитие делопроизводства в 1970—80-е гг. явилось основой для развития современного делопроизводства в организациях Российской Федерации.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х. гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др. технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов появилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

Особенно остро отставание нашей страны выявилось в 80-90 гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементарной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции "бумажного офиса". Это отнюдь не умоляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов, унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по велению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. не одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

В 2003 г. был издан ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Заключение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.