104941 (Влияние унификации документов на систему делопроизводства), страница 6

Таким образом, цели, которые ставили перед собой авторы письмовников, можно представить в виде некоторой иерархии:

• цель первого уровня: дать образцы, которыми можно было бы пользоваться при подготовке документов;

• цель второго уровня: дать описание порядка производства дел, подкрепленное законами, образцы и формы деловых бумаг, составляемых в процессе производства дела;

• цель третьего уровня: дать теорию документирования, на ее основе ввести единообразные формы деловых бумаг и упростить делопроизводство.

Различные письмовники по-разному распределяются в зависимости от установки. На цель первого уровня была ориентирована большая группа сборников, издававшихся на протяжении всего рассматриваемого периода и включавших, как правило, только образцы документов с кратким руководством, как "сочинять и писать" разного рода письма; описанием разновидностей писем, требованиями к слогу, форме и структуре текстов. Как правило, эти сборники содержат образцы разного рода личных писем (дружеских, поздравительных, благодарительных, просительных, извинительных, сатирических, издевочных, нравоучительных и других - всего более 20 разновидностей); образцы коммерческих писем, в том числе векселей, и разного рода документов, предназначенных для подачи в присутственные места: контрактов, паспортов, аттестатов, духовных завещаний и др. Некоторые письмовники этой группы включали в качестве примеров письма великих особ, снабжались российским дорожником, сведениями о ярмарках, торговых городах, европейских "деньгах и монетах".

На цель второго уровня – дать порядок производства дела, образцы и формы деловых бумаг - была ориентирована большая группа сборников, которые, по мнению исследователей, по своей направленности и содержанию выходят за рамки письмовника и являются одновременно руководствами по делопроизводству, а также включают сведения о содержании той деятельности, в процессе которой оно совершается. К этой группе относятся работы И.Моркова, С.Смирнова, С.Ушакова, А.Щедрина, Д.Долгова, Л.Камбека, А.Гарнака, А.Н.Долгова, Н.Мартынова и др.

Эта группа представляет собой наиболее развитый, разработанный тип письмовника. С точки зрения структуры выделяются три их разновидности.

Первая - с алфавитным принципом расположения образцов по "азбучному порядку".

Примерная схема их построения такова: общий очерк истории развития учреждений и законодательной регламентации их деятельности, образцы документов, расположенные по алфавиту, с кратким описанием функционального назначения данного вида или разновидности документа и извлечением из законодательных актов. Например, в работе И.Моркова последовательно даны образцы аттестатов, билетов для проживания, внутренних векселей, договор, доношениях, духовных завещаний, апелляционных жалоб, записей, закладных, крепостных заёмных писем, записок, купчих, наставлений и других документов.

Другая разновидность - это письмовники, образцы документов в которых систематизированы по разделам. Так, в сборнике В.Мартынова выделены: деловые письма, судопроизводственные бумаги, коммерческая корреспонденция, договоры и обязательства.

В каждом разделе образцы сгруппированы по направлениям или видам деятельности учреждений (например, судопроизводственные бумаги, делятся на бумаги по гражданским и уголовным делам; гражданское судопроизводство, в свою очередь, представлено бумагами, издаваемыми в порядке исковом, охранительном, понудительном, упрощенном и исполнительном) или по видам документов. В разделе "Деловые письма" выделены официальные письма, прошения, другие бумаги официального характера, которые содержат прошения и жалобы, подаваемые на высочайшее имя, и другие прошения, рапорты, записки, заявления.

В письмовниках этого типа комплексы документов выделяются по двум принципам: одни документы сгруппированы в единый массив по силу деятельности (судопроизводственные бумаги, коммерческая корреспонденция), другие – по типу взаимоотношений учреждений и лиц (деловые письма, договоры и обязательства). В строгом смысле это не является классификацией из-за отсутствия единых критериев, но и в таком виде эти представления существенно пополняют знания об истории развития документов (систем документации, классификации документов).

Третья разновидность письмовников представляет собой самую многочисленную и наиболее интересную группу. Образцы документов в них расположены в порядке, отражающем процесс делопроизводства или процесс производства дела. Ценность их заключается в том, что делопроизводство рассматривается как процесс, неразрывно связанный с тем или иным видом деятельности. Соответственно и образцы документов представлены в них не как некоторая совокупность, которую можно расположить в алфавитном порядке или по тематике, а в строго определенной последовательности, отражающей процесс производства дела по тому или иному виду деятельности. Кроме того, данный тип письмовников демонстрирует соединение требований закона с обобщением наиболее прогрессивной для того времени практики делопроизводства.

Анализ этого типа сборников позволяет говорить об определенной схеме, в соответствии с которой в большинстве случаев располагается материал:

1. Орган управления - присутственное место (его структура, компетенция, законы, на основании которых он действует);

2. Вопросы, решаемые органом управления (присутственным местом);

3. Порядок рассмотрения и решения дел;

4. Образцы документов.

Рассмотрим в качестве примера работу А.Щедрина (1823 г.). Автор приводит все основные законы, на которых строилась деятельность судебных установлений, начиная с Генерального регламента Петра I. Далее - порядок (процесс) производства дела, который, например, в Правительствующем сенате представлен следующим образом:

О докладах;

Форма докладного реестра;

О журналах;

Форма, по которой надлежит вести журнал;

О присяге;

О свидетелях;

О письменном свидетельстве;

О выписках и экстрактах;

О записках в Правительствующем сенате;

О помещении в выписках приличных законов;

О вызове к рукоприкладству;

Форма рукоприкладства к экстракту и выписке;

О голосах;

О сроке окончания дел;

О решительном приговоре;

Форма подписки по выслушании решения;

О даче с решительных дел копий;

О штрафах.

Такая последовательность делопроизводства отражала все стада подготовки вопроса к слушанию (доклад, назначение дела к слушанию) - журнал заседания Сената, присяга, свидетельства, выписка, записка, экстракт, рукоприкладства), рассмотрения или слушания дела в Сенате (сбор голосов, сроки окончания дел), решения дела (решительный приговор, копии с решительных приговоров, штрафы).

По этому же принципу - в соответствии с процессом судопроизводства - даются образцы документов в разделе о делопроизводстве общих судебных установлений:

Подача исковой жалобы;

Извещение ответчика и истца;

Доверенности, поручные записи и др.;

Приступ к судоговорению;

Судоговорение;

Судные речи;

Окончание судоговорения (резолюция),

В некоторых случаях в письмовниках в отдельную группу выделяются образцы, относящиеся к "обряду внутреннего порядка" присутственного места, это - формы реестров, книг, тетрадей для фиксации движения документов в учреждении. В совокупности они отражают, говоря современным языком, систему документирования документооборота.

Если говорить в целом, то данный тип сборников позволяет получить сведения о содержании и структуре документируемого вида деятельности, о системе документирования, о система документов, которые использовались в процессе производства дела, о системе документов, которые создавались в процессе производства дела, о системе документов, создаваемых в процессе исполнения решения по делу, о системе документооборота учреждения; о система документов, фиксировавших документооборот.

В целом, из письмовников данного типа мы можем получать достаточно полные сведения о системе делопроизводства России конца ХУШ - начала XX в.

Работы Ф.Русанова, В.Вельдбрехта, Н.В.Варадинова ориентированы на то, чтобы дать теорию документирования и на ее основе ввести единообразные формы деловых бумаг и упростить делопроизводство. Очевидно, что данные работы выходят за рамки обычных письмовников. Важно, что и в теоретической части, и в расположении образцов документов их авторы соблюдают последовательность, отражающую порядок производства дела. Науку делопроизводства В.Вельдбрахт определяет как правила, которыми канцелярия руководствуется при документировании производства дела. Аналогичный подход обнаруживается и у Н.В.Варадинова. Основную группу делопроизводственной документации - канцелярские дела и бумаги - он определяет как "по форме написанные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица". К канцелярским делам и бумагам он относит входящие дела и бумаги, докладные дела и бумаги, заключительные или определительные бумаги, исходящие дела и бумаги.

Такой подход к делопроизводству и его структуре в литературе называют деятельностным. Содержанием его является рассмотрение делопроизводства в соответствии с процессом той деятельности, которую он обеспечивает. С позиций этого подхода получает свое объяснение и вся классификация документов, данная Н.В.Варадиновым, становится понятной и структура той части работы, которая содержит образцы документов.

Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с порядком делопроизводства, Н.В.Варадинов подчеркнул, что они составляют внутреннее письмоводство присутственного места. Поместив присутственное место в систему управления, где есть равные, высшие и низшие места и лица, и замкнув систему делопроизводства этого присутственного места на внешний контур через систему отношений, он, естественным образом, выделил группу сношений присутственных мест и лиц и просительские дела и бумаги. Иначе говоря, Н.В.Варадинов выделил комплексы документов, посредством которых документируются взаимоотношения присутственных мест и лиц и которые, если они поступают в учреждение, составляют систему бумаг, используемых в процессе производства дел, а если они отправляются из учреждения, относятся к системе документов, создаваемых в процессе исполнения дел (решений).

Анализ письмовников конца ХVIII в. - начало XX в показывает, что они представляют собой обширную и разнообразную по форме и содержанию совокупность источников по истории русского делопроизводства, в которых наряду с вопросами законодательной регламентации нашла широкое отражение в практика делопроизводства.

Делопроизводство учреждений, рассматриваемое в тесной связи с содержанием той или иной деятельности (судопроизводство, коммерческая работа) предстает как совокупность различных систем документирования, систем документации и документооборота.

Образцы документов, представленные в сборниках, как правило, группируются в комплексы в соответствии с представлением о порядке Производства дел, что обеспечивает им все признаки системности (целостность, внутренняя взаимосвязанность). Поэтому сборники образцов документов, и в первую очередь те из них, которые ориентированы на цель второго уровня, а также руководства по делопроизводству дают возможность по образцам получать достаточно полные сведения о структуре и содержании документируемого вида деятельности, системах документации и документооборота.

Количество изданных с конца ХVIII в. по начало XX в. сборников образцов, их структура и содержание позволяют считать, что они были достаточно мощным рычагом воздействия на практику делопроизводства, способствовали выработке и закреплению устойчивых навыков документирования, вводили единые формы документов с унифицированным текстом. Сборники образцов представляют интерес не только как источники по истории делопроизводства, опыт их разработки и применения, актуален и в наши дни как одно из средств массового воздействия на практику документирования.

2.5 Делопроизводство в советскую эпоху и современный период

События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России. Высшим органом государственной власти стал Всероссийский съезд Советов. Исполнительным органом между съездами был Всероссийский Центральный исполнительный комитет (ВЦИК). Высший орган управления был назван Советом народных комиссаров (Совнарком). Отраслевыми органами управления являлись народные комиссариаты (наркоматы), органами государственной власти на местах — губернские и уездные Советы, а органами государственного управления — их исполнительные комитеты (исполкомы).

Создание новых органов власти и управления потребовало новых правил документирования. Были изданы правовые акты, регламентировавшие порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу законов; оформление официальных документов; порядок использования печатей.

Становление советского государственного аппарата, несмотря на трудности гражданской войны, сопровождается поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства, о чем свидетельствует постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 08.12.1918 г. "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты", который предписывал заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги — телефонограммами, и установить контроль за всеми распорядительными документами; всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. Ту же цель преследовал проект декрета "Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях", подготовленный в декабре 1918 г. в Наркомате Госконтроля. Этот проект дорабатывался Междуведомственным совещанием, созданным в январе 1919 г. из представителей пяти наркоматов. В проекте ставилась цель достигнуть оперативности в процессе документирования и экономить бумагу. Для этого предлагалось письменные сношения заменить телефонными переговорами и телефонограммами, не составлять сопроводительные письма, не изготовлять лишние копии с документов. Документы предписывалось составлять четко и кратко, используя общепринятые сокращения, исключив из них фразы учтивости. Рекомендовалось активно использовать типовые тексты. Подписывать официальные документы должны были не более двух должностных лиц. Для написания документа следовало пользоваться меньшими форматами бумаг (до 1/8 листа) и посылать документы без конвертов. Организация работы с документами в данном проекте почти не затрагивалась, он не был утвержден.