103956 (История и применение трудовых книжек), страница 4

Последствия нарушений работодателями Правил для работников трудно предсказать, поскольку внесение в трудовую книжку ошибочных или неправильных записей в определенных случаях могут лишить работника возможности трудиться, своевременного назначения пенсии, получения различных, предусмотренных законодательством льгот и преимуществ, связанных с особым характером работы. 16

Работник вправе обратиться за защитой и восстановлением своих нарушенных прав, как в территориальные органы государственной инспекции труда, так и в комиссию по трудовым спорам (если таковая имеется в организации), или в суд. В случае обращения в суд работник вправе потребовать кроме восстановления нарушенного права также и возмещения морального вреда.

Таким образом, трудовая книжка - один из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность и трудовой стаж работника. Согласно существующему законодательству, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации более пяти дней, если для сотрудника работа в этой организации является основной.

2.2 Требования к оформлению и ведению трудовых книжек

Статья 66 Трудового кодекса РФ предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Согласно пункту 9 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 "О трудовых книжках" (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

-фамилия, имя, отчество;

-дата рождения (число, месяц, год);

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Записываются сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

-образование;

-профессия;

-специальность.

Данные сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании, о квалификации или, в случае поступления на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, - на основании документов о наличии специальных знаний.

Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальных знаний и навыков, то запись о профессии (специальности) можно сделать без соответствующих документов. При отсутствии у новых работников профессий поле должно быть оставлено незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. На это есть прямое указание в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Запись о приеме на работу - это начало заполнения содержательной часта трудовой книжки в данной организации. В дальнейшем в трудовую книжку должны вноситься дополнительные сведения, отражающие специфику трудовой деятельности работника и происходящие в организации изменения.[7]

Записи в трудовую книжку вносятся на основании документально подтвержденных данных. Записи о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, поощрениях вносятся на основании приказов (распоряжений) администрации организации в течение недели после издания приказа (распоряжения). Исключением относительно внесения записи в недельный срок являются случаи прекращения трудовых отношений. Запись о расторжении трудового договора должна быть внесена в день его расторжения.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Одной из наиболее распространенных ошибок является отсутствие в трудовых книжках следующих сведений:

- о присвоении рабочему нового разряда или об установлении второй и последующих профессий;

- о выполнении работ по вновь установленной профессии;

- о работе в составе специализированной или комплексной бригады с одновременным указанием совмещения нескольких профессий;

- о переводе работника на другую постоянную работу.

Эта информация должна быть внесена в трудовую книжку в том же порядке, что и сведения о приеме на работу.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке (унифицированная форма Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Работник, ставя свою подпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенных записей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печать организации, которая впервые заполнила трудовую книжку. Данные, внесенные на первую страницу трудовой книжки, могут быть заверены печатью отдела кадров или печатью обособленного подразделения (представительства, филиала), в которое трудоустраивается работник. [8]

Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее Инструкция №69) записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, число и месяц записываются двузначными цифрами, а год - четырехзначными. Записи производятся аккуратно и без сокращений перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Требование о недопустимости сокращений касается оформления каждого раздела трудовой книжки.

В Инструкции №69 установлен порядок заполнения сведений о работнике, о работе, о награждении работника, об увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также рассмотрены особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

Заполнению "Сведений о работнике" при ведении трудовой книжки посвящен раздел 2 Инструкции №69 по заполнению трудовых книжек. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом: фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Несмотря на видимую несложность заполнения данных сведений на практике очень часто встречаются ошибки. Неточно заполненные сведения о работнике в трудовой книжке могут привести к возникновению проблем при оформлении пенсий, в результате чего, работники будут вынуждены подтверждать свои права иными документами либо будут устанавливать факт принадлежности им трудовой книжки в судебном порядке. [8]

Чаще всего такие ошибки возникают при написании данных работника на слух, и, как правило, выражаются в не полном соответствии паспортных данных, данным в трудовой книжке. Дата рождения записывается арабскими цифрами, всего должно быть восемь цифр.

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов:

- аттестата;

- удостоверения;

- диплома.

Присутствие записи об образовании в трудовой книжке нового образца обязательно. Возможно внесение записи о неоконченном образовании, соответствующая запись также вносится на основе надлежаще заверенных документов: зачетной книжки, студенческого билета, справки образовательного учреждения или документа о незаконченном высшем образовании.

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

При отсутствии у новых работников профессий поле должно остаться незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации.

Даты заполнения трудовой книжки и начала работы могут не совпадать. Дата заполнения трудовой книжки требует буквенно-цифрового обозначения, так, как этого требует строка. [9]

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Таким образом, в титульном листе предусмотрено проставление двух подписей. Лица заполняющего книжку и работника.

Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек должна быть проставлена разборчиво. Каких либо законодательных объяснений, что означает разборчиво не предусмотрено. Поэтому лучше вместо собственноручной подписи писать фамилию полностью и разборчиво.

Титульный лист трудовой книжки должен быть заверен печатью организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Трудовая книжка без печати на титульном листе не действительна. Если работодатель выдает трудовую книжку работнику в случае отсутствия ее в связи с утратой, повреждением или по иной причине (по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку)) вновь оформленная трудовая книжка также должна быть заверена печатью. В Инструкции №69 сказано, что трудовая книжка может быть заверена также печатью кадровой службы организации. [10]

Заполнением раздела "Сведения о работе" начинается информативная часть трудовой книжки. В разделе указывается (в виде заголовка) полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком производятся следующие записи:

- в графе 1 - ставится порядковый номер вносимой записи;

- в графе 2 - указывается дата приема на работу;

- в графу 3 вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

В соответствии со статьей 57 ТК РФ, наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. В пункте 3.1 Инструкции №69 сказано, что в трудовой книжке запись о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производится, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Таким образом, работодатели не обязаны называть должности, руководствуясь Квалификационным справочником должностей, специалистов и других служащих, а также Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих. Исключение будут составлять случаи, указанные в статье 57 ТК РФ и пункте 3.1 Инструкции №69.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках.

Трудности при несоблюдении этих требований в первую очередь могут возникнуть при назначении пенсии. Чаще всего это касается вопросов зачета периода работы на должностях связанных с "вредностью" в качестве льготного периода. Когда работнику при оформлении пенсии отказывают в зачете определенного периода в качестве льготного на том основании, что в списках должностей, специальностей и профессий, дающих право на льготное начисление, данной специальности нет. [13]

Такая ситуация решается заменой первоначального приказа с неправильным наименованием должности необходимо на новый, сделанный задним числом. После этого необходимо переделать остальные документы, в которых фигурировало неправильное название должности работника.

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому внесена запись.

Дата ставиться арабскими цифрами: число и месяц – два знака, год – четыре знака (например, 11 мая 2006 года). Не допускается сокращение слов. Пример формы раздела "Сведения о работе" представлен на рисунке 1.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку.

Отмечается в трудовой книжке и установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Рисунок 1 - Сведения о работе