103693 (Оглядово-аналітичні документи), страница 6

Особисті, офіційні документи – службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника ради представлені - автобіографіями, дорученнями, заявами, посвідченнями, пропозиціями, розписками, скаргами.

До фінансово-розрахункової та облікової документації належать акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом – договори на поставку, купівлю-продаж (Додаток), позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка.

Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції. У структурних підрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числі копії вже завершених документів, які виконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом.

Документаційне забезпечення документів в Кузнецовській міській раді здійснюється відповідно до “Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України”, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Згідно інструкції регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.

Частиною організації роботи з документам є система збереження документів - сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи [29, с. 56].

Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ називається «номенклатурою справ».

Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві. Вони розміщені у певній послідовності, з зазначенням строків зберігання справ, відповідна номенклатура справ існує і в Кузнецовській міській раді.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ Кузнецовської міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів, а саме:

1. Міська рада:

- Комісія з питань поновлення прав реабілітованих;

- Робота з депутатами.

2. Організаційно-контрольний відділ.

Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою (Додаток 8).

У Кузнецовській міській раді використана індивідуальна номенклатура справ, яка складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Така індивідуальна номенклатура справ складена з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у міській раді.

У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів ( Додаток 8). У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років (Додаток 8).

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у службових «справах».

Слід відмітити, що справа - це комплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документів службового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретного питання. Формування справи - це групування окремих документів відповідно до встановленої номенклатури. Справи формуються за місцем реєстрації самих документів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особи групують виконані документи згідно з профілем свого підрозділу.

Кузнецовською міською радою визначений конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи згруповані за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ є «номенклатурою справ» (Додаток 8).

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ органу виконавчої влади складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів. Зведена номенклатура після погодження з архівом затверджується керівником органу державної влади.

На практиці використовуються три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна [5, с. 298].

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

Примірна номенклатура встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Індивідуальна номенклатура справ установи складається із номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Типові та примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники при складанні індивідуальних номенклатур справ.

Індивідуальна номенклатура справ складається з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у конкретній організації (або структурному підрозділі).

Розробляють індивідуальну номенклатуру справ відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи.

Розробляючи індивідуальну номенклатуру справ на основі примірної або типової номенклатури, яка застосована у Кузнецовській міській раді, врахована специфіка діяльності цієї установи.

Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці (Додаток 8), яка має такі графи:

1. Індекс справи

2. Заголовок справи (тому, частини)

4.Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

5. Примітки

У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу організації (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 1 - 5, де 1 — індекс структурного підрозділу; 5 — номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

У другій графі наведений заголовок справи. Він відображає види документів, що зберігаються у відповідній справі, й розкривати їх зміст: 1 – 5: Документи комісії з питань економічного розвитку галузей народного господарства, бюджету, фінансів, регуляторної та податкової політики. .

У заголовках справ, що містять листи, обов'язково зазначають кореспондента та питання, з якого формується справ: 2 – 18: Листування з облдержадміністрацією, іншими обласними організаціями, установами міста з питань діяльності промислових підприємств

Якщо у справі згруповано планово-звітну документацію, то у заголовку обов'язково зазначають період місяць, квартал, рік), за який створено документи, наприклад:

- оперативні (місячні) плани роботи організації;

Третя графа номенклатури справ заповнюється із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов'язково оформлюють після закінчення діловодного року.

У четвертій графі номенклатури справ зазначені строки зберігання і посилання на статті відповідного Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання документів.

Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) організації за погодженням з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому у п'ятій графі роблять примітку: «Строк зберігання встановлено ЕПК ,(назва державного архіву) протокол від ____№ ».

Під час формування у справу документів з грифом «Для службового користування» (незалежно від їх змісту) строк зберігання справи не встановлюють, а у четвертій графі проставляють відмітку «ЕК». Після закінчення діловодного року цю справу переглядає ЕК і визначає строк її зберігання.

Для справ, що містять копії документів, строк зберігання не встановлений, тому що ці документи на зберігання не передаються, а у четвертій графі зазначається: «Доки не мине потреба» або «До заміни новими»: 2-55: Журнал обліку видачі посвідчень про відрядження – 3р. Ст.. 100-6 – після закінчення журналу (Додаток 10).

У п'ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляють відмітки про початок ведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про всіх відповідальних за ведення цієї справи тощо [13, с. 18].

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігаються у архіві органу державної влади для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з керівництвом органу державної влади. Схоронність документів органів державної влади здійснюється згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».

Функціонально номенклатура справ визначає систему зберігання та використання документів, виконується в кількох примірниках і зберігається:

• у підрозділі установи, яка веде діловодство, як робочий примірник;

• у відомчому архіві як обліковий документ поточного зберігання;

• у державному архіві як довідковий матеріал постійного зберігання.

Органи міської влади створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав законних інтересів громадян.

Кабінет Міністрів України рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесі організації електронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженого постановою від 28 жовтня 2004 р.

Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Застосувавши комп’ютерну техніку Кузнецовська міська рада підключилася до інформаційної мережі Інтернет, створена своя WEB-сторінка (www.kuznetsovsk-rada.gov.ua.) з відображенням на ній всіх новин про роботу міськради, користуються послугами електронної пошти (e-mail:office-vkkmr@kuznetzovsk-rada.gov.ua.). Це поліпшило роботу влади з населенням міста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дає можливість постійного доступу до електронної програми “Електронний уряд”, а це – новини про все, що відбувається у роботі уряду – вищого органу державної влади: закони, постанови, рішення, розпорядження.

У Кузнецовській міській раді не застосовують в організації документного забезпечення комп’ютерні технології. Комп’ютерізація дає можливість швидко отримати, обробити документи та потрібну інформацію

Основними завданнями документного забезпечення управління Кузнецовської міської ради є:

— скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму;

— забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, опрацювання і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими (Додаток 10, 11), або замість них.

Так, для будь-якої організації постійне удосконалення документного забезпечення управління є життєво важливим і це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень. Тому в Кузнецовській міcькій раді вводять систему електронного документообігу (СЕД), що скорочує час обробки вхідної та вихідної документації.

Допомогою в цьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні карти управлінської документації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ (Додаток 9).

3.2 Вдосконалення документування в Кузнецовській міській раді

Вдосконалення нормативно-правової бази райдержадміністрацій, зміни у функціях їх діяльності, викликаних, насамперед, Законом України "Про місцеве самоврядування" безперечно, відбилися на документуванні.

Згідно з Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", сільським та селищним радам делеговані повноваження органів виконавчої влади. У зв'язку з цим райдержадміністрації контролюють тільки здійснення делегованих повноважень, що призвело до звуження такого виду документів, як довідково-інформаційні (доповідні записки, довідки про результати перевірок). Водночас у відділі організаційної роботи збільшився обсяг аналітичної документації (огляди, інформаційно-аналітичні довідки, листи). Зміни, які відбулися останнім часом в структурі райдержадміністрації, звичайно, відбилися на процесах документування управлінської діяльності і призвели до змін у діловодстві. Наприклад, збільшення обсягу інформаційно-аналітичних документів обумовлюється функціонуванням відділу внутрішньої політики. Одночасно зменшилося наповнення номенклатури справ правовою документацією, що обумовлюється організацією самостійних районних управлінь юстиції [7, с. 16].