103693 (Оглядово-аналітичні документи), страница 2

За цільовим призначенням та методикою створення розрізняють такі види оглядових документів: експрес-інформація, бібліографічний огляд, реферативний огляд, огляд обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова довідка тощо.

Інформаційний огляд посідає провідне місце в системі інформаційних документів. Його особливістю є те, що інформаційний огляд складають шляхом логічної обробки документної інформації з метою одержання вихідного знання про стан, розвиток і можливі шляхи вирішення проблеми. Отже, підготовка оглядової інформації — це не стільки опис, узагальнення документної інформації, скільки аналіз стану та розвитку проблеми на основі використання різноманітних джерел інформації.

Інформаційна характеристика проблеми має бути всебічною і повною. Тому, створюючи оглядові документи, враховують як опубліковані, так і неопубліковані документи, оскільки інформаційний огляд має не лише відповідати запитам споживача інформації, а й надавати максимум потрібної інформації. Відбираючи інформацію, враховують різні погляди на можливість вирішення проблеми. Логічність викладу інформації в оглядовому документі має поєднуватися зі змістовою характеристикою відібраних документів. У зв'язку з цим референт-аналітик має володіти темою огляду, мати так званий апріорний запас знань з теми.

Оглядова інформація — це систематизована узагальнена інформація про стан об'єкта (предмета, питання). Під станом об'єкта розуміють його науковий або технічний рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку.

Оглядова інформація виконує підсумкову, інтеграційну, концентраційну, оціночну, орієнтовну та евристичну функції. Поряд з бібліографічною, фактографічною і концептографічною оглядова інформація відіграє суттєву роль у розвитку будь-якої сфери людської діяльності.

Отримання оглядової інформації базується на таких процесах обробки документальних джерел інформації:

-вилучення з документів, відбір і систематизація системи даних і фактів, які характеризують основні аспекти стану об'єкта, що розглядається;

• доповнення їх, уточнення змісту, оцінка новизни і значущості, перевірка достовірності і встановлення взаємозалежності;

• логічне перетворення даних і фактів з метою отримання нової інформації про стан об'єкта, тобто знання про досягнутий об'єктом рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку.

Сукупність цих процесів становить зміст поняття "інформаційний аналіз і синтез". Поряд з бібліографічним аналізом і методами дисциплінарного аналізу різноманітних наукових і технічних дисциплін він є одним із видів аналітико-синтетичної обробки документної інформації.

Інформаційний реферативний огляд містить систематизовані дані і факти, узагальнену інформацію про стан розробки питання без їхньої критичної (наукової, технічної, економічної) оцінки автором огляду. Основне призначення інформаційного огляду — орієнтування споживачів інформації на ознайомлення зі станом розробки проблеми, питання.

Огляд обґрунтування призначається для доведення необхідності й доцільності проведення конкретного дослідження або розробки, вибору оптимальних шляхів (напрямів, методики, принципового рішення), організації і планування роботи.

Щорічний огляд є базою для оцінки наукового, технічного, організаційно-економічного стану і тенденцій розвитку галузей науки, техніки, освіти, культури. Його готують на основі інформаційних матеріалів, що надійшли за поточний рік.

Щорічна доповідь містить відомості, отримані з першоджерел, про першочергові невирішені проблеми і завдання, найважливіші вітчизняні й світові досягнення і можливості ефективного їх використання.

Оглядова доповідь містить відомості про окремі аспекти стану науково-практичних напрямів, проблем, об'єктів, організацій тощо. Вона має суттєве значення для оцінки поточних змін стану питання (проблеми, теми), що розглядається.

Бібліографічний огляд — це огляд, який містить зв'язну і послідовну бібліографічну характеристику сукупності документних джерел з певного питання (проблеми, теми), що вийшли за певний період часу, а також бібліографічні описи цих документів. Слід розрізняти анотований бібліографічний список і бібліографічний огляд. У першому з них подають бібліографічний опис та анотацію документів, у другому — логічний послідовний виклад змісту первинних документів, їхній бібліографічний опис та огляд документів.

Бібліографічний огляд містить зведену характеристику документів, виконану на основі документографічного аналізу. У бібліографічному огляді подають узагальнений опис змістових елементів, а також наводять формальні ознаки, характерні для цих видань [18, с. 317].

Огляд стану питання — це огляд, що містить систематизовану й узагальнену інформацію про стан наукової розробки і практичної реалізації, тенденції розвитку питання, що розглядається (сфери науки або техніки, галузі, підгалузі, проблеми, питання, об’єкта, організації і т. ін.).

Огляд стану питання (проблеми, теми) складається з таких елементів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки, рекомендації, додатки, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики, зміст [18, с. 323].

Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень.

Прогнозний огляд містить аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об’єкта (його структури, найважливіших показників і чинників, що визначають його розвиток), з метою виявлення закономірностей розвитку об’єкта, необхідних для проведення робіт з прогнозування. Цей огляд базується на аналізі первинних документів глибокої ретроспективи.

Прогнозний огляд складають для інформування про перспективи розвитку об’єкта на 5—10 років уперед і передбачають аналіз.

Прогнозний огляд має таку структуру: вступ (підстави для складання огляду), аналітична частина (стан об’єкта, тенденції і прогноз розвитку), висновки, пропозиції.

Інформаційний звіт про діяльність розпочинається з анотації або реферата з коротким викладом завдання дослідження та отриманих результатів і зі вступу, в якому характеризуються вітчизняні й зарубіжні досягнення з досліджуваної проблеми. У самому тексті звіту викладають зміст завдання, формулюють технічне завдання, аналізують відомі методи і способи вирішення, розрахунки і результати експериментів. Завершується звіт висновками із зіставленням та аналізом результатів, отриманих у ході дослідження теоретичних та експериментальних даних, і, нарешті, висновками з оцінкою результатів і шляхів їх використання.

Модифікацією аналітичного документа за цільовим призначенням та методикою створення є такі інформаційні документи, як тематична підбірка, дайджест, прес-реліз, досьє і т. ін. Такі документи часто називають синтезованими.

Тематичні підбірки як вид аналітичних документів — це синтезована сукупність первинних документів, частин тексту, рефератів, анотацій, рисунків, схем, діаграм тощо, підібраних з певного питання (проблеми), їх роблять за двох умов: при сталому споживацькому інтересі до певної проблеми і тоді, коли немає узагальнених публікацій з неї, інформація розосереджена в широкому колі джерел.

Структура тематичної підбірки має, як правило, такий вигляд: титульна сторінка, на якій, окрім теми, вказують хронологічні межі відбору документів або рік початку виявлення інформації, якщо тематична підбірка поповнюється новими матеріалами; зміст; коротка передмова (від укладача); певним чином згруповані копії текстів документів, інколи ілюстрований матеріал; бібліографічний список усіх виявлених і включених до підбірки копій джерел; список переглянутих джерел.

Близьким за характером аналізу і подання інформації є дайджест.

Дайджест — це документ, що становить добірку витягів із конкретного тексту, відібраних і згрупованих таким чином, щоб дати про нього загальне уявлення, чи добірку найцікавіших матеріалів, передрукованих з інших видань. Дайджести можуть бути неперіодичними, періодичними та продовжуваними. Дайджестом також називають короткий виклад чого-небудь.

Дайджест - це вторинний документ, результат аналітико-синтетичної обробки первинних документів, який містить новий текст “під завдання”: під рішення, яке приймає керівник; під навчальне завдання, запропоноване студентам; під потреби педагога, бізнесмена, які мають використати новий матеріал і т. д. Дайджест має проблемно-тематичне спрямування.

Структура дайджесту має такий вигляд: титульна сторінка; зміст; передмова (від укладача); основний текст, звично розділений на параграфи; список використаних джерел; додатки -ілюстративний матеріал — таблиці, графіки, діаграми, які розкривають основний текст); словник або глосарій основних термінів (у разі необхідністі).

Дайджести створюють у друкованій або електронній формі на замовлення споживачів.

Прикладом аналітичного вторинного документа є досьє.

Досьє — це формалізований, тобто складений за певним планом вторинний документ, який містить розгорнуту характеристику об’єкта (окремої особи, організації, товару або послуги і т. д.).

Досьє створюють шляхом аналітико-синтетичної переробки значної кількості первинних документів і постійно актуалізують, оскільки фактичні дані швидко змінюються.

Якщо досьє створюють на особу (персональна БД типу “Хто є хто в науці”), то в ньому фіксується: прізвище, ім’я, по батькові; науковий ступінь, вчене звання, нагороди; місце роботи, посада; рік народження; біографічні дані; напрями діяльності; публікації, винаходи; публікації про певну особу; членство в організаціях, редакціях, радах, спілках; джерела виявлених відомостей.

Якщо досьє створюють на організацію, то фіксують: повну назву організації; рік заснування; адресні дані; юридичну особу; номер і дату видачі ліцензії; сферу діяльності; товари, що виробляються (послуги, що надаються); умови продажу товарів або надання послуг; ділові партнери; відгуки про дану організацію (включно з дипломами конкурсів, виставок, нагород, компрометуючі відомості); членство в міжнародних, національних і регіональних асоціаціях; добродійна діяльність; джерела виявленої інформації.

Досьє може складатися на довгострокові соціально-економічні, науково-технічні й культурні програми (проекти) міжнародного, національного або регіонального рівнів. У цьому разі досьє містить такі позиції: назва програми (проекту); назва підпрограми; категорія (міжнародна, всеукраїнська, регіональна, галузева); організації-учасники (розробники); координатор (керівник); джерела фінансування; інвестор, спонсор; термін та етапи розробки; основний зміст (у цілому і за етапами); кінцеві результати; стадія реалізації на поточний момент; джерела виявлених відомостей.

Складаючи досьє, використовують дані з різноманітних джерел (довідників, газетних і журнальних публікацій, матеріалів виставок, рекламних проспектів, ресурсів Інтернет тощо), доповнюючи результатами опитування компетентних осіб.

Аналогічними за змістом досьє про організацію (установу) є прес-релізи.

Прес-реліз — листівка, спеціальний бюлетень або брошура, головним чином, з офіційним повідомленням для органів масової інформації.

До прес-релізів висувають такі інформаційні вимоги:

1)зацікавленість споживачем (інформативність);

2)змістовність (інформаційна місткість);

3)яскравість у рекламному оточенні (контрасність);

4)виразність основних елементів (первинна фіксація уваги);

5)запам’ятовуваність (вторинна фіксація уваги — зворотна інформація);

6)вчасність — необхідність для певних споживачів у потрібний час [18, с. 329].

1.2 Загальна методика створення інформаційно-аналітичного документа

Аналітичні документи дають змогу уявити інформаційну модель проблеми. Це, перш за все, аналітичний огляд, інформаційно-аналітична довідка, інформаційний звіт про діяльність тощо. Саме ці документи, створювані внаслідок аналітико-синтетичної переробки інформації з первинних документів, дають змогу всебічно висвітлити проблемну ситуацію. Для створення таких документів застосовують як загальнонаукові методи, так і інформаційно-прогностичні методики (контент-аналіз, івент-аналіз, моделювання, когнітивне картування і т. ін.) [18, с. 321].

Різноманітні інформаційні документи об'єднані цільовим призначенням і методикою підготовки.

Загалом уже склалася певна методика підготовки інформаційних (вторинних) документів: загальна (для всіх видів) та часткова (для певного виду).

Загальна методика підготовки інформаційного документа охоплює такі послідовні операції:

• уточнення інформаційної потреби споживача (споживачів) інформації, визначення кола і послідовності перегляду джерел;

• визначення цільового призначення інформаційного документа, який відповідає інформаційному запиту споживача;

• бібліографічний пошук і відбір існуючих інформаційних документів, що відповідають запиту споживача з метою відбору релевантних і пертинентних документів;

• по можливості повне виявлення первинних документів, профільних з інформаційним запитом споживача (інформаційна розвідка, попередній аналіз документів);

• критеріальний аналіз виявлених первинних документів та диференціація їх на "потрібні — непотрібні", відбір необхідних для здійснення аналізу і синтезу їх (проміжний аналіз);

• всебічний аналіз змістових і формальних характеристик первинного документа (документів) для безпосереднього включення в процес аналітико-синтетичної обробки (остаточний аналіз);

— логічне перетворення вилучених даних з метою отримання нової синтезованої інформації про предмет створення вторинного документа;

• визначення структури та послідовний виклад змісту вторинної інформації в інформаційному документі.

Вихідним для створення інформаційного документа є конкретний інформаційний запит споживача (споживачів), який відображає його потребу у вторинній інформації. Для того щоб мати повне уявлення про інформаційну потребу, створюють особливий пошуковий образ запиту (ПОЗ), який поєднує: чітке словесне (вербальне) формулювання змісту інформаційної потреби, її межі (тобто діапазон тематичних характеристик, формальних аспектів), глибину запиту (історія та (або) сучасний стан розвитку теми, проблеми, науковий і (або) науково-популярний рівень її викладу в первинних документах тощо).

Кожний первинний і вторинний документ має свій конкретний набір специфічних ознак, що створюють пошуковий образ документа: певний семантичний зміст, виражений у назві і в тексті, цільове призначення й адресність, характер інформації, автор (його авторитет), рік видання, місце виходу у світ та інші характеристики. Пошуковий образ документа (ПОД) - це узагальнена програма конкретного документа, його інформаційна формула [18, с. 295].

Відбір первинних документів для створення вторинних документів здійснюють шляхом зіставлення ПОЗ і ПОД.