103693 (Оглядово-аналітичні документи)

38

Зміст

Вступ

Розділ 1. Оглядово-аналітичні документи – основа інформаційно-аналітично-го забезпечення управління

1.1 Види та структура інформаційно-аналітичних документів

1.2 Загальна методика створення інформаційно-аналітичного документа

Розділ 2. Система та загальні підходи до інформаційно-аналітичногозабезпечення управління установи

2.1 Сутність інформаційного забезпечення управління

2.2 Шлях інформаційного документа до споживача

Розділ 3. Інформаційно-документне забезпечення органів влади (на прикладі міської ради м. Кузнецовськ)

3.1 Документне забезпечення роботи міської ради

3.2 Вдосконалення документування в Кузнецовській міській раді

Висновки

Список використаної літератури та неопублікованих документів

Додатки

Список скорочень слів і словосполучень,які вживаються у тексті

АРМ - автоматизоване робоче місце;

БД – база даних;

ДЗУ - документне забезпечення управління;

ІАД – інформаційно-аналітична діяльність;

ІД – інформаційна діяльність;

НТІ – науково-технічна інформація;

ОАД – оглядово-аналітичний документ;

ОДА – обласна державна адміністрація;

ОМС – орган місцевого самоврядування;

ОРД - організаційно-розпорядча документація;

ПОД - пошуковий образ документа;

ПОЗ - пошуковий образ запиту;

СІАЗ – система інформаційно-аналітичного забезпечення;

СЕД – система електронного документообігу;

ЕК - експертна комісія;

ЕПК - експертно-перевірна комісія;

Вступ

Актуальність теми: Протягом усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується. Це приводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять. Щоб подолати кризові явища у сфері документних комунікацій, які виникають час від часу, людство винайшло чимало засобів, серед яких: писемність і папір, друкарський верстат і бібліотеки, архіви, органи інформації, автоматизовані інформаційні мережі й багато іншого. Але накопичити інформацію замало, важливо надати її користувачу в потрібному обсязі й у потрібний час.

Стиснення, згортання інформації здійснюється в ході наукової обробки документа. З первинного документа беруть потрібні користувачам відомості про його зміст і формальні ознаки й на цій основі складають вторинні документи, які публікуються в інформаційних виданнях, використовуються в бібліотечних і бібліографічних каталогах і картотеках, у банках даних тощо, тобто забезпечують інформування користувачів про відповідні первинні документи.

В останні роки у світі велика увага приділяється створенню оглядово-аналітичних документів.

Оглядово-аналітична діяльність органів і служб НТІ сприяє удосконалюванню роботи підприємств і організації, впливає на розвиток галузей промисловості і народного господарства. Особлива цінність цього виду інформації полягає в тому, що добір її ведеться систематично фахівцями й ученими високої кваліфікації, а узагальнюючі доповіді (огляди) надходять у відповідні вищі організації.

Створення ефективної та надійної системи інформаційно-аналітичного обслуговування на всіх рівнях управлінської ієрархії є однією з найважливіших передумов прийняття якісних державно-управлінських рішень. У процесі їх реалізації інформаційно-аналітична підтримка також є необхідною для організації моніторингу в системі організаційного забезпечення управлінських рішень. Через це інформаційно-аналітичне обслуговування має велике значення в процесі прийняття й реалізації управлінських рішень.

Процес організаційного оформлення інформаційно-аналітичної діяльності (створення інформаційно-аналітичних служб) в органах управління був ініційований розвитком реформ в Україні.

Українські аналітичні служби покликані здійснювати інформаційний супровід управління на відповідних рівнях та у відповідних сферах.

Завдання інформаційної аналітики: кількісні перетворення інформації (інформаційне згортання - бібліографування, анотування, реферування) та її структурне упорядкування (систематизація, предметизація і т.д.). Аналітика дозволяє зробити висновки, отримати нове знання не дослідно-експериментальним шляхом, а на основі аналізу та інтерпретації існуючих теорій, статистичних даних, засобами моделювання дійсності.

У процесі прийняття управлінських рішень, що зачіпають долю мільйонів людей, використання повною мірою всіх можливостей інформаційної аналітики як науки досить важливе.

Розробленість теми: розробкою методики аналітико-синтетичної обробки документів, продуктом котрої є і оглядово-аналітична інформація, займались науковці різних країн і різних часів. Серед них О.М. Оленін, філолог О.Х. Востоков, письменники М.І. Греч, М.М. Загоскін, байкар І.А. Крилов, бібліографи В.С. Сопіков, В.Г. Анастасович та ін.

Фахівців інших країн, що займалися теоретичною розробкою методики складання описів, відомі Антоніо Паніцці, В.І. Собольщиков, американські бібліотекарі Чарльз Джюїтт і Чарльз Кеттер, німецький бібліограф Карл Дзяцко та інші. Сьогодні проблемами аналітико – синтетичної обробки документів займаються Н.М. Кушнаренко, В.К. Удалова, Г.М. Швецова-Водка, В. Корнієнко та ін.

Об’єктом дослідження є оглядово-аналітичні документи.

Предметом - інформаційно-аналітичне забезпечення цими документами управління установою.

Мета: характеристика та аналіз оглядово-аналітичних документів як основи інформаційно-аналітичного забезпечення управління установою.

Відповідно визначеної мети поставлені такі завдання:

- розкрити зміст поняття “оглядово-аналітичні документи”;

- охарактеризувати види оглядово-аналітичних документів;

- дослідити процес створення оглядово-аналітичного документа;

- розкрити сутність поняття інформаційно-документного забезпечення управління установою;

- подати систему та охарактеризувати загальні підходи до інформаційно-аналітичного забезпечення управління в установі;

-простежити шлях інформаційно-аналітичного документа до споживача.

Методологічною основою роботи є положення таких наук як логіка, документознавство, бібліотекознавство, бібліографознавство, інформаційний менеджмент. В процесі наукового дослідження використовуються такі методи: методи аналізу і синтезу, абстрагування, порівняльний аналіз та ін.

Структура роботи відображає логіку дослідження і підпорядкована його меті та завданням.

Робота складається з трьох розділів:

1.Оглядово-аналітичні документи – основа інформаційно-аналітичного забезпечення управління.

2.Система та загальні підходи до інформаційно-аналітичного забезпечення управління установи.

3.Інформаційно-документне забезпечення органів влади (на прикладі міської ради м. Кузнецовськ)

Перший розділ висвітлює сутність, функції, різновиди та розкрито процес створення оглядово-аналітичних документів.

У другому розділі розкрито сутність та подано систему загальних підходів, щодо інформаційно-аналітичного забезпечення управління в установі.

Третій розділ являє собою практичну частину з даного дослідження та висвітлює йнформаційно-документне забезпечення міської ради м. Кузнецовська.

Вступ до дипломної роботи формує її сприйняття, висновки узагальнюють досягнуті результати дослідження і висвітлюють подальші тенденції розробки теми.

Розділ 1. Оглядово-аналітичні документи – основа інформаційно-аналітичного забезпечення управління

1.1 Види та структура інформаційно-аналітичних документів

Оглядово-аналітична діяльність останнім часом набуває особливої актуальності в усіх сферах наукової і практичної діяльності.

Оглядово-аналітичний документ (ОАД) — документ, що є результатом аналітико-синтетичної обробки сукупності документів з певної проблеми (теми, питання), містить зведену згорнуту та узагальнену характеристики взаємопов'язаних об'єктів, фактів, явищ, подій.

ОАДи — документи змішаного характеру на "перехресті" первинних і вторинних документів. Вони є результатом аналізу і синтезу інформації, запозиченої із "чужих" первинних документів (тому їх можна вважати вторинними документами) і, разом з тим, містять нову "свою" інформацію оціночного характеру, тобто можуть вважатися первинними документами. Такі документи зараховують до фактографічних або концептографічних вторинних документів. Серед них: рейтинги, досьє, довідники, дайджести, тематичні підбірки, рецензії, критичні, аналітичні, прогнозні огляди і т. ін. Вони надають інтерпретовану інформацію, яка орієнтує споживачів у документному потоці або в певній проблемі. При цьому під інтерпретацією розуміють не лише висловлювання критичних суджень відносно первинних документів, фактів і концепцій, які аналізують, а й розгортання — внесення в текст необхідних деталей, уточнень, пояснень і коментарів, що забезпечує краще розуміння їх і сприйняття (інформаційне згортання).

Слово "аналітичний" однаково може використовуватись в усіх видах оглядів, оскільки для підготовки їх застосовують різноманітні види аналізу і синтезу документної інформації. Крім того, провідне значення для всіх видів інформаційних документів має його основна — аналітична частина.Поки що немає загальновизнаної класифікації ОАД. Практичне значення має класифікація, згідно з якою оглядово-аналітичні документи поділяють на види за сукупністю ознак.

Для класифікації ОАД суттєве значення мають такі ознаки:

• функціональне призначення (предметний аналіз);

• характер проблеми (теми, питання), що розглядається;

• цільове і читацьке призначення;

• зміст (тематичні межі);

• глибина ретроспекції;

• форма надання інформації;

• спосіб розповсюдження;

• періодичність підготовки і видання.

За сукупністю перелічених ознак розрізняють два види ОАД: оглядові та аналітичні документи.

Оглядові та аналітичні документи, маючи загальний об'єкт аналізу - первинний документ, відрізняються предметом аналізу.

Предметом аналізу огляду є зміст документів, тоді як предметом аналітичного документа - стан теоретичної розробки проблем науки, економіки, техніки, виробництва, управління.

Він передбачає:

• системний підхід до вивчення предмета;

• вивчення закономірностей розвитку об’єкта і формування документного потоку;

• виявлення всіх його сутнісних зв'язків з огляду на умови, місце і час;

• вивчення предмета в його розвитку і саморуху;

• дослідження суперечностей у самій сутності предмета;

• використання системи фактів, виявлення нового, теоретичного узагальнення фактів, визначення конкретних закономірностей явищ, які вивчають;

• вивчення предмета відповідно до практики, перевірка практикою отриманих результатів [18, с. 313].

Найдосконалішим видом вторинних документів, які повно і кваліфіковано висвітлюють не окремі першоджерела, а конкретну тему в згорнутому й узагальненому вигляді, є аналітичні документи. Довгий час аналітичні документи зараховували до оглядових, об’єднуючи в групу оглядово-аналітичних документів. У зв’язку зі зростаючою суспільною потребою в аналітичній інформації, специфікою складання, розмаїттям аналітичних документів, їх доцільно розглядати як самостійний вид вторинного документа.

Нині немає загальноприйнятої класифікації аналітичних документів. Однак основною ознакою класифікації вважається глибина аналізу змісту першоджерела. На цій основі виділяють такі види аналітичних документів: огляд стану питання, критичні, аналітичні, прогнозні огляди, аналітичні довідки, довідники, рейтинги, інформаційні звіти про діяльність, тематичні підбірки, дайджести, прес-релізи, досьє і т. ін.

Аналітичні документи містять узагальнену інформацію, отриману в результаті всебічного, глибокого і критичного аналізу первинних документів, аргументовану оцінку стану і тенденцій розвитку проблеми, що розглядається, їх створюють у процесі поглибленого аналізу і синтезу первинних документів з метою вилучення, оцінки, узагальнення і використання інформації, що в них міститься. Для аналітичного документа характерною є наявність “аналітичної частини”, яку становлять як ідеї, концепції, погляди, висновки, запозичені з первинного документа, так і власні думки, ідеї, судження автора вторинного документа [18, с. 321].

Серед вторинних документів особливе місце посідають оглядові документи.

Оглядовий документ — це інформаційний документ, який містить один або кілька оглядів. Він відображає зміст основних первинних документів з певної проблеми (теми, питання), оцінку їх на основі їхньої аналітично-синтетичної обробки. Його основу становить огляд.

Огляд — це текст, який містить концентровану інформацію, отриману в результаті відбору, аналізу, систематизації і логічного узагальнення відомостей з великої кількості першоджерел з певної теми за певний проміжок часу [10, с. 89 ]

Оглядовий документ як вторинний (інформаційний) документ має певні специфічні риси: 1) це інформаційна модель стану, тенденцій розвитку та шляхів вирішення проблеми; 2) це узагальнена характеристика кількох чи сукупності документів.

Оглядові документи класифікують за різними ознаками. За глибиною згортання інформації розрізняють аналітичні огляди, які містять аргументовану оцінку інформації, рекомендації з її використання і реферативні огляди описового характеру. Крім того, готують бібліографічні огляди, які містять характеристики первинних документів як джерел інформації, що появилися за певний час або об'єднані якоюсь спільною ознакою. Другий та третій види оглядів часто називаються інформаційними оглядами.