102387 (Совершенствование документирования управленческой деятельности), страница 5

Для распределения деятельности по этапам работы с документами УДО поделено на отделы: приёма и отправки корреспонденции, учёта и контроля исполнения документов, копировально–множительное бюро, архив (Приложение № 2).

Между отделами УДО функции распределены следующим образом:

Отдел приёма и отправки корреспонденции

• Приём поступающих документов, их сортирование и распределение по структурным подразделениям администрации;

• Регистрация входящих и исходящих документов;

• Доставка документов в структурные подразделения администрации;

• Контроль за оформлением исходящих документов в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям оформления;

• Обработка (конвертование, взвешивание, штемпелевание) и отправка исходящих документов;

• Заполнение реестров отправляемой корреспонденции;

• Количественный учёт документооборота [23].

Отдел учёта и контроля исполнения документов

• Формирование и ведение справочно–информационного массива;

• Учёт документов с грифом «коммерческая тайна», «конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях администрации;

• Оформление и рассылка распорядительных документов по указанию начальника УДО;

• Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка дел к сдаче в архив АГИО, а также к сдаче в Государственный архив;

• Контроль за своевременным исполнением документов; информирование руководства о ходе исполнения документов;

• Контроль за сроками исполнения подразделениями администрации поручений Губернатора, руководителя АГИО, их заместителей;

• Анализ контроля исполнения документов, подготовка аналитических справок [22].

Копировально–множительное бюро

• Копирование и тиражирование документов;

• Подготовка и брошюрование издаваемой продукции [20].

Архив

• Приём, учёт, хранение и использование дел;

• Оказание методической помощи в оформлении дел;

• Контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях организации;

• Контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях администрации;

• Подготовка дел к передаче на хранение в государственный архив [21].

2.2.3 Документирование управленческой деятельности

При возникновении управленческой проблемы или задачи процесс решения данного вопроса строго фиксируют на материальном носителе.

Губернатор, руководитель АГИО, их заместители, начальники структурных подразделений для решения управленческих проблем и задач дают указания исполнителям, письменно оформленные в виде распоряжений, приказов, служебных записок. Исполнители занимаются сбором и изучением информации по данному управленческому вопросу, в ходе решения которого готовят проект документа — так начинается процесс документирования. После проверки правильности оформления реквизитов и написания текста проект документа утверждает начальник структурного подразделения (Губернатор, руководитель АГИО, их заместители — это зависит от степени важности вопроса, уровня властных полномочий, на котором его решают). До этого этапа документ существует в черновом варианте, и в процессе работы его размножают в необходимом количестве. После утверждения проект документа становится оригиналом и существует в единственном экземпляре (Рис. 2.2.1).

утверждение

изучение

задачи / проблемы

устранение фактических неточностей; грамматических, пунктуационных ошибок; оформление

сбор

информации

исполнитель

составление текста,

оформление

Рис. 2.2.1 Процесс документирования

2.3 КРИТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

2.3.1 Анализ унифицированности текстов и стандартизованности оформления документов

Ввиду того, что АГИО является государственным учреждением, ГОСТ, типовые инструкции, правила и иные нормативные документы в области делопроизводства носят для неё не рекомендательный, а обязательный характер. Все служащие администрации при создании и оформлении документов руководствуются ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, Федеральным законом «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485–1, ОКУД, ГСДОУ и иными нормативными актами, регулирующими документирование [17].

На основе ГОСТ Р 6.30—2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти начальник УДО разработал Инструкцию по делопроизводству в АГИО [19], в которой отражены правила подготовки и оформления отдельных видов документов; требования к оформлению бланков и реквизитов документов; организации документооборота, доставки, приёма, обработки и распределения входящей и исходящей корреспонденции; порядку прохождения внутренних документов, регистрации, контролю исполнения, составлению номенклатуры дел, формированию и оформлению дел, экспертизе ценности документов, подготовке и передаче документов на архивное хранение.

Группой инспекторов УДО была создана Памятка по подготовке и оформлению служебных документов в АГИО [24], в которой даны перечни наиболее употребительных грамматических конструкций официально–делового стиля, описаны трудные случаи использования названий органов, действующих при Президенте РФ и Правительстве РФ, должностей; особенности склонения фамилий, имён, географических наименований; приведены правила изготовления документов с помощью печатающих устройств.

Экземпляры памятки и инструкции разосланы во все структурные подразделения АГИО и доведены до сведения всех должностных лиц, в чьи обязанности входит создание и оформление документов. Кроме того, в ПК каждого служащего имеется банк унифицированных форм документов, используемых в работе. Банк форм подлежит периодической актуализации, в процессе которой из его состава выводят устаревшие, разрабатывают новые, включают вновь утвержденные и корректируют действующие формы, что связано с изменениями в нормативных документах по вопросам ДОУ, а также управленческой деятельности АГИО.

За соблюдением требований, отражённых в вышеописанных нормативных актах следят начальники структурных подразделений администрации. Инспекторы отдела приёма и отправки корреспонденции контролируют правильность оформления исходящих документов, проверяя наличие подписей, приложений, грифов согласования и утверждения; соблюдение правил оформления реквизитов.

2.3.2 Анализ использования НИТ в документировании

Рабочие места служащих администрации оборудованы компьютерами, принтерами, факсимильными и телефонными аппаратами. В копировально–множительном бюро имеются ризограф, сканер, листоукладочная и брошюровальная машины.

Инспекторы отдела учёта и контроля исполнения документов с помощью ПК осуществляют контроль и учёт документов, ведут информационно–справочную работу. Архив также оборудован ПК, с помощью которого архивист работает с БД дел, переданных на хранение (пополнение, учёт, составление справок).

Однако, несмотря на наличие большого количества ПК, объединенных в ЛВС, и другой современной оргтехники, с полным основанием можно говорить о том, что в АГИО на сегодняшний день ведут бумажный документооборот.

Регистрацию входящей и исходящей корреспонденции осуществляют традиционным способом — в журналах, — что значительно увеличивает трудозатраты и время на поиск документов.

В отделе приёма и отправки корреспонденции средства оргтехники отсутствуют — многостраничные реестры исходящей корреспонденции составляют собственноручно, получая второй экземпляр посредством копировальной бумаги.

Для внутренней передачи документов служащие самостоятельно передвигаются по зданию АГИО, что ведёт к значительным потерям времени.

Для поиска документов, находящихся в оперативном пользовании или на архивном хранении, также требуются значительные затраты времени.

Во всех структурных подразделениях АГИО создание, оформление документов и работу с ними осуществляют только посредством ПК и вспомогательной оргтехники. Специализированное ПО для ведения электронного документооборота не установлено — в администрации циркулируют огромные потоки бумажной документации. Согласно статистическим данным, предоставленным отделом учёта и контроля исполнения документов, документооборот одного календарного года, в среднем, составляет 67857 документов (Рис. 2.2.2). Схема документооборота АГИО представлена в Приложении № 3.

Анализ технического оснащения в целом показывает, что в АГИО уже есть условия для ведения электронного документооборота: все ПК служащих объединены в ЛВС, накопление и резервирование информации производится на двух серверах (Pentium IV, 512 Mb, HDD 120 Gb, платформа Windows 2000 Server, СУБД Sybase), работоспособность которых в критические моменты поддерживают два ИБП (APC Back–UPS RS 800). Клиентские компьютеры имеют следующие характеристики: Pentium II, Windows XP Pro, 512 Mb, HDD 80 Gb.

V

Год 2005 2006 2007

Рис. 2.2.2 Объём документооборота в период с 2005 по 2007 гг.

2.3.3 Вывод

При проведении системного анализа документирования управленческой деятельности АГИО были выявлены следующие недостатки, характеризуемые, в общем смысле, недостаточной автоматизацией процесса:

• Отсутствие специализированного ПО для документирования и работы с документами;

• Отсутствие оргтехники в отделе приёма и отправки корреспонденции.

Следствием из перечисленных недостатков является:

• Нерациональное использование временных, трудовых и материальных ресурсов;

• Повышенная трудоёмкость процесса.

Так как анализ унифицированности оформления документов и следования стандартам явился положительным, проведение мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО в данном аспекте не требуется.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ

3.1 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

С целью устранения выявленных недостатков мы предлагаем:

• Приобрести ПК в отдел приёма и отправки корреспонденции, присоединить его к ЛВС; для печати документации использовать по сети принтер отдела учёта и контроля исполнения документов, находящегося в наименьшем удалении от указанного отдела;

• Установить СЭД;

При покупке ПК необходимо учесть характеристики программного и аппаратного обеспечения, которые удовлетворили бы требованиям СЭД: Pentium II и выше, Windows 2000 Professional / Server / XP Pro, от 128 Mb, HDD 80 Gb, LAN. После установки компьютера необходимо его соединение с ЛВС. Проведённые замеры показали, что для этого требуется 11 метров кабеля; также необходимо 2,5 метра для присоединения принтера. Исходя из функционального назначения и внешней среды, наиболее подходящим средством коммутации является кабель «витая пара». Следующим этапом по совершенствованию документирования управления будет внедрение СЭД.

По исследованиям, проведённым независимыми экспертами компании DSS Consulting в 2007 году [33] (Рис. 3.1.2), наиболее востребованным и зарекомендовавшим себя на рынке программных продуктов, предназначенных для оптимизации ДОУ, является система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело–Предприятие» (Рис. 3.1.1), разработанная ЭОС («Электронными офисными системами») (г. Москва).

«Дело–Предприятие» — система, позволяющая создать в организации электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, автоматизирующее все аспекты ДОУ современных организаций.

Рис. 3.1.1 СЭД «Дело–Предприятие»