102387 (Совершенствование документирования управленческой деятельности), страница 4

Основными пользователями СЭД являются крупные организации и иные структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Несмотря на все перечисленные достоинства, внедрение мощных систем электронного документооборота не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по–прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных организаций. Решением может стать применение технологии построения КЭА (корпоративного электронного архива). Речь идет об интегрированной системе глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объёмов ЭД. Причем технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так и обеспечения его должного функционирования и развития.

Однако, если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышением эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объёмы информации.

Для реализации КЭА организуют сеть, включающую рабочие станции и серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества используют промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит её к классу традиционных информационно–поисковых систем. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно–зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учётом специфики морфологии и семантики естественного языка.

Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его целостности, данные должны храниться в надежных высокоскоростных системах архивирования, а графические образы документов — на носителях, характеризуемых длительностью использования [41].

Таким образом, можно с достаточной определённостью сказать, что на сегодняшний день электронные системы являются самым эффективным способом оптимизации и рационализации документооборота организаций, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности. Но важно отметить, что применение СЭД не даёт желаемого результата без использования унифицированных, стандартизованных форм документов и без КЭА — только сочетание всех концепций и направлений совершенствования даёт наилучший результат.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

Администрация Губернатора Иркутской области (далее — АГИО) является ИОГВ (исполнительным органом государственной власти) ИО (Иркутской области), сформированным для обеспечения деятельности Губернатора и администрации ИО — высшего ИОГВ области.

АГИО обладает правами юридического лица, в том числе выступает истцом и ответчиком в суде; имеет бюджетную смету, лицевой счет, печать с изображением государственного герба РФ, иные штампы и бланки; финансируема из областного бюджета в установленном порядке и расходует полученные средства в соответствии с утвержденной бюджетной росписью.

АГИО в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Федеральными конституционными законами, Федеральными законами, правовыми актами Президента РФ и Правительства РФ, иными Федеральными правовыми актами, Уставом и законами ИО, иными правовыми актами ИО, а также Положением об АГИО [12, 17, 16].

Местонахождение АГИО: 664027, г. Иркутск, ул. Ленина, 1А.

2.1.1 Цели администрации Губернатора Иркутской области

В соответствии с Положением об АГИО [17], её целями является следующее:

• Обеспечение реализации полномочий Губернатора и администрации ИО и осуществление контроля за их исполнением;

• Содействие Губернатору в решении вопросов, касающихся обеспечения прав и свобод человека и гражданина;

• Обеспечение деятельности Губернатора по решению кадровых вопросов;

• Обеспечение планирования деятельности Губернатора;

• Содействие Губернатору в развитии государственного управления и проведении административной реформы на территории области, направленной на повышение эффективности деятельности системы ИОГВ ИО;

• Обеспечение реализации Губернатором иных возложенных на него законодательством полномочий.

2.1.2 Функции администрации Губернатора Иркутской области

Для обеспечения достижения организационных целей на АГИО возложено выполнение следующих функций:

• Подготовка проектов законов ИО и проектов заключений на них для внесения их Губернатором в Законодательное собрание в порядке законотворческой инициативы;

• Подготовка предложений о подписании или отклонении Губернатором законов ИО;

• Подготовка, согласование и представление Губернатору проектов правовых актов, аналитических докладов, справок и иных необходимых ему документов и материалов;

• Обеспечение обнародования законов ИО, опубликования правовых актов Губернатора и администрации ИО;

• Подготовка материалов для публичных выступлений Губернатора;

• Обеспечение деятельности общественных консультативно–совещательных органов при Губернаторе во взаимодействии с управлением делами администрации ИО;

• Осуществление контроля за исполнением законодательства (в части, касающейся полномочий Губернатора), правовых актов Губернатора и администрации ИО, других решений главы области;

• Подготовка проектов обращений Губернатора в суды;

• Подготовка предложений Губернатору по обеспечению согласованного функционирования и взаимодействия ИОГВ ИО;

• Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО с политическими партиями, общественными и религиозными объединениями, профессиональными союзами, СМИ и иными физическими и юридическими лицами;

• Обеспечение диалога со структурами гражданского общества области, содействие их развитию и укреплению;

• Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО при осуществлении международных и внешнеэкономических связей, в том числе с иностранными партнерами;

• Обеспечение и организация взаимодействия Губернатора, администрации ИО с государственными органами, органами местного самоуправления муниципальных образований РФ;

• Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО с полномочным представителем Президента РФ в Сибирском Федеральном округе;

• Подготовка предложений Губернатору по повышению эффективности государственной гражданской службы ИО;

• Содействие Губернатору в реализации полномочий по кадровой политике;

• Обеспечение реализации Губернатором его полномочий, касающихся государственных наград РФ и ИО;

• Организация и обеспечение исполнения в пределах полномочий законодательства об обороне, воинской обязанности и военной службе;

• Обеспечение совместной деятельности Губернатора, администрации ИО с правоохранительными и судебными органами, расположенными на территории области;

• Подготовка предложений Губернатору по вопросам административно–территориального устройства области;

• Обеспечение деятельности Губернатора по вопросам помилования;

• Сбор, обработка и анализ информации о социально–экономических и политических процессах в области, в стране и зарубежом;

• Учет и анализ обращений граждан, предложений общественных объединений и органов местного самоуправления муниципальных образований ИО, представление соответствующих докладов Губернатору;

• Организация мероприятий по обеспечению мобилизационной подготовки и мобилизации в случае необходимости;

• Обеспечение Губернатора и администрации ИО бесперебойной, оперативной и достоверной специальной документальной связью;

• Обеспечение информационного сопровождения деятельности Губернатора, администрации ИО и оперативное информирование Губернатора о позиции СМИ по поводу его решений и выступлений;

• Формирование архивного фонда законов области, правовых актов Губернатора и администрации ИО и иных необходимых документов;

• Осуществление контроля в сфере размещения государственных заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд области;

• Контроль за реализацией приоритетных национальных проектов и областных государственных целевых программ;

• Производство по делам об административных правонарушениях в установленной сфере деятельности в порядке, предусмотренном законодательством.

Исполнительно–распорядительные, контрольные и иные функции реализуют самостоятельные структурные подразделения АГИО в соответствии с положениями о таких подразделениях [17].

2.1.3 Структура администрации Губернатора Иркутской области

В соответствии с Уставом ИО [16] администрация состоит из руководителя АГИО, его заместителей, руководителя протокола Губернатора, полномочного представителя Губернатора в Законодательном собрании ИО, пресс–секретаря и референтов Губернатора, иных должностных лиц. Многие из перечисленных лиц входят в состав самостоятельных структурных подразделений администрации: управления (главное правовое, контрольное, экспертное, секретариат руководителя АГИО (на правах управления), по взаимодействию с Федеральными округами, по региональной политике, специального обеспечения аппарата Губернатора, по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам; по правоохранительной и оборонной работе, по связям с общественностью и национальным отношениям, документационного обеспечения аппарата Губернатора ИО, финансового обеспечения аппарата Губернатора ИО, пресс–службы и информации), отделы (по вопросам обеспечения конституционных прав граждан, протокольно–организационный)http://www.govirk.ru/qa/1886.html, комиссия по правам человека при Губернаторе ИО. Главенствующая власть в АГИО принадлежит Губернатору (Приложение № 1).

Губернатор и руководитель АГИО дают указания и поручения в письменной форме заместителям, руководителям иных ИОГВ. Письменные указания и поручения оформляют распоряжениями, приказами, служебными записками. Неисполнение указаний и поручений влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством об областной государственной службе и Трудовым Кодексом РФ [8, 2].

Контроль за деятельностью администрации в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным и областным законодательством осуществляют Губернатор ИО, Законодательное собрание ИО, Контрольно–счётная палата ИО, Президент РФ, Федеральные органы исполнительной власти, органы прокуратуры и суды.

2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

В процессе управленческой деятельности внутри каждого структурного подразделения АГИО создают и оформляют документы, которые, исходя из своих функций, обеспечивают управленческий процесс в организации.

Функции регулирования документирования (соблюдение правильности создания и оформления документов, рационализации работы с ними) в администрации осуществляет УДО (управление документационного обеспечения) аппарата Губернатора. Оно является её самостоятельным структурным подразделением. В своей деятельности УДО руководствуется действующим законодательством, распорядительными актами Федеральных органов власти и управления, Уставом ИО [16], инструкцией по делопроизводству АГИО [19], Положением об УДО [18].

2.2.1 Основные задачи и функции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области

Основными задачами УДО являются обеспечение четкой организации работы с документами, планирование, организация и совершенствование деятельности управления. Для осуществления указанных задач на УДО возложены следующие функции:

• Контроль за состоянием делопроизводства в администрации;

• Обеспечение условий для эффективного документационного обеспечения деятельности Губернатора и должностных лиц АГИО;

• Разработка унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов различного назначения, классификаторов документов и информационных показателей; сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

• Справочно–информационная работа;

• Обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации;

• Осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;

• Осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки в подразделения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции;

• Оформление и рассылка распорядительных документов; контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела;

• Подготовка дел к сдаче на архивное хранение, в том числе и в государственный архив; участие в отборе документов на государственное хранение;

• Проведение экспертизы ценности документов;

• Организация работы заседаний при руководстве администрации; контроль за выполнением принятых решений;

• Участие в разработке НИТ, базирующихся на использовании компьютерной техники, проектировании и актуализации БД;

• Разработка нормативно–методических документов по вопросам ДОУ;

• Разработка проектов правовых и иных актов;

• Формирование предложений о ежегодном плане и показателях деятельности УДО;

• Рационализация рабочих мест работников УДО;

• Участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров УДО;

• Изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области ДОУ;

• Осуществление иных функций в соответствии с Федеральным и региональным законодательством [18].

2.2.2 Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области