102387 (Совершенствование документирования управленческой деятельности)

29

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 4

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 8

1.1 ТОЛКОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ 8

1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ 10

1.2.1 Становление документирования в России 10

1.2.2 Становление документирования зарубежом 14

1.3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ 16

1.3.1 Унификация текстов документов 16

1.3.2 Стандартизация оформления документов 20

1.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 22

1.4.1 Переход к безбумажной технологии управления 22

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 28

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ

ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 28

2.1.1 Цели администрации Губернатора Иркутской области 28

2.1.2 Функции администрации Губернатора Иркутской области 29

2.1.3 Структура администрации Губернатора Иркутской области 31

2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 33

2.2.1 Основные задачи и функции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области 33

2.2.2 Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области 35

2.2.3 Документирование управленческой деятельности 36

2.3 КРИТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 37

2.3.1 Анализ унифицированности текстов и стандартизованности оформления документов 37

2.3.2 Анализ использования НИТ в документировании 39

2.3.3 Вывод 41

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ 42

3.1 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 42

3.1.1 Описание СЭД «Дело–Предприятие» 44

3.1.2 Внедрение СЭД «Дело–Предприятие» 46

3.1.3 Расчёт стоимости внедрения СЭД «Дело–Предприятие» 47

3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 49

3.2.1 Расчёт возврата от инвестиций 50

3.2.2 Расчёт периода возврата инвестиционных вложений 51

3.2.3 Расчёт роста производительности труда 52

3.2.4 Вывод 54

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 54

СПИСОК НОРМАТИВНЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях ускорения социально–экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организациями, в данном случае, администрацией Губернатора Иркутской области, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Научное значение. В дипломной работе проведён анализ документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области, основанный на изучении структуры данной организации, функций и задач её подразделений и должностных лиц, стадий подготовки документов, степени унифицированности их содержания и оформления, следования стандартам в области ДОУ, характера применения НИТ. В исследовании представлены показатели материальных затрат, экономической и производительной эффективности от внедрения данного проекта.

С точки зрения практического значения исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, его результаты могут быть использованы специалистами управления документационного обеспечения администрации Губернатора Иркутской области в целях эффективного формирования документационных ресурсов организации, регламентирования способов и процессов их создания, рационализации работы с ними с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В качестве гипотезы исследования выдвинуто утверждение о том, что совершенствование документирования управленческой деятельности способствует рационализации работы персонала, в чьи обязанности входит создание и оформление документов, и даёт экономический эффект, выраженный, главным образом, снижением затрат на оплату труда посредством сокращения штата работников ввиду снижения трудоёмкости процесса.

Целью написания дипломной работы является разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации на примере администрации Губернатора Иркутской области с учётом проведённого анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ. Достижение цели предполагает решение следующих задач:

– определение понятий «совершенствование», «документирование», «управленческая деятельность», «организация»;

– анализ мирового опыта в области оптимизации работы с документами;

– рассмотрение аспектов совершенствования содержания, оформления и работы с документами, их способов, принципов, этапов, результатов;

– изучение нормативно–правовых источников, регламентирующих документирование управленческой деятельности организаций, в том числе нормативных актов администрации Губернатора Иркутской области;

– исследование специфики документирования управленческой деятельности организаций в целом и с учётом особенностей ДОУ администрации Губернатора Иркутской области;

– внесение предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности в администрации Губернатора Иркутской области с учетом рекомендаций нормативно–методических источников и специализированной литературы;

– проведение оценки эффективности предлагаемых мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности.

Объектом исследования выступает документирование управленческой деятельности.

Предметом исследования является совершенствование документирования управленческой деятельности организации на примере администрации Губернатора Иркутской области.

Теоретической основой для исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории и практики документоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.

Методологическая основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.

В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание абстрактно–теоретического и конкретно–исторического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономический расчёт.

Источниковой базой дипломной работы являются нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет. Обширную группу источников составили делопроизводственные документы администрации Губернатора Иркутской области и её самостоятельных структурных подразделений.

Ретроспективному анализу документирования посвящены работы М. И. Басакова, Г. В. Гузиловой, М. В. Ларина, опубликованные в периодической печати. Они детально описывают становление отечественного документирования с Х века до настоящего времени и кратко касаются зарубежной практики создания документов и работы с ними.

Фундаментальными научными исследованиями по совершенствованию создания и оформления управленческих документов являются работы О. И. Бондыревой, С. Н. Дёмина, Ю.Н. Столярова, В. Э. Баласаняна, нашедшие отражение в учебных пособиях и периодике. Этими учёными подробно описаны принципы унификации и стандартизации в документоведении.

В рамках исследований И. Е. Ивановой по совершенствованию работы с документами разносторонне рассмотрен подход безбумажной технологии управления. Также теме автоматизации, электронного документооборота и НИТ в сфере ДОУ посвящены труды В. Э. Баласаняна и Л.Р. Фионовой. Материал по данным вопросам взят из периодических источников.

При написании работы особое внимание было обращено на публикации М. В. Ларина, В. М. Рубцова, О.И. Рыскова, в которых отражены основные направления государственной политики и регулирования в области ДОУ как РФ, так и зарубежных стран. Важное значение имело знакомство с законодательством РФ, нормативными документами в области ДОУ.

Анализ источников и литературы по данной теме позволил определить основные направления исследования и выводы, которые легли в основу настоящей дипломной работы.

Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная дипломная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка нормативных источников и литературы, семи приложений.

Апробация работы. Тезисы исследования изложены автором в опубликованных материалах конференций, прошедших в рамках «Недели науки Иркутского государственного лингвистического университета» в феврале 2008 года, и доложены на научно–практической конференции «Документоведение и ДОУ».

Выводы настоящей дипломной работы ориентированы на внедрение в практику документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 ТОЛКОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ

Совершенствование — от глагола «совершенствовать» — делать лучше, совершеннее [48]; процесс рационализации объектов, предметов, явлений, действий с учётом последних достижений науки и техники [42].

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам [5]. М.И.Басаков [25:59] описывает его как «процесс создания и оформления документов». Мы будем рассматривать это понятие как процесс создания и оформления документов на различных носителях по установленным правилам.

Управленческая деятельность (управление) — сознательное, заранее продуманное действие со стороны одних людей (управляющих) на других (управляемых) и экономические объекты с целью получения желаемого результата [46]; процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формулирования и достижения целей организации [43]; деятельность по эффективному и прогрессивному использованию ресурсов, достижению целей организации, а также росту эффективности и производительности [27].

Организация — предприятие, учреждение, фирма независимо от форм собственности и подчиненности [13], призванное выполнять заданные функции, решать определенный круг задач [49].

Таким образом, в данной работе мы будем рассматривать совершенствование документирования управленческой деятельности организаций как совокупность действий, направленных на повышение эффективности и рационализацию создания и оформления документов, возникающих в процессе управления.

1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ

1.2.1 Становление документирования в России

По данным археологов и лингвистов уже в X в. в Древнерусском государстве начала складываться культура написания документов (договоры с Византией 911 и 945 гг.). В этот период в основном документируют правовые отношения. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами («Русская Правда», Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота) создают документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (уставные, вкладные, купчие грамоты; заёмные, закладные кабалы, фиксирующие заём денег; житийные записи — при срочном найме работников; полные грамоты — при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.).

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Стали вырабатываться типовые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составляли своеобразные пособия по делопроизводству — «формулярники». Установили приёмы засвидетельствования документов, их составления — документы начинают проходить стадии написания (чернопись, редакция, беловик); начали использовать скрепы, печати, мосты (подписи на склейках) — так появляются элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

До конца XIV в. основным материалом для письма служил пергамент. Самой древней формой документа на Руси была грамота — отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15–17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составляли уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стали использовать полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писали сплошным текстом, без разделения на слова. Из знаков препинания к XIV в. стали использовать точку в конце предложения.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства. Этот период (XV–XVII вв.) принято называть приказным: по названию первых государственных учреждений — приказов.