Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Согласно ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1. замечание;

2. выговор;

3. увольнение по соответствующим основаниям.

Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. Применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине, не допускается.

О применении дисциплинарного взыскания работодатель должен издать приказ.

Если применяется такое взыскание, как увольнение по соответствующим статьям, приказ составляется по унифицированной форме № Т-8 или № Т-8а.

Поскольку унифицированная форма приказа о применении к работнику таких дисциплинарных взысканий, как замечание и выговор, пока не утверждена, то работодатель самостоятельно определяет структуру и содержание данного приказа. Приказ может составляться по простой форме, а может и по унифицированной, утвержденной в организации .

В приказе о применении к работнику дисциплинарного взыскания в виде замечания или выговора необходимо указать:

1) дисциплинарный проступок. Под таковым в юриспруденции понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Дисциплинарные проступки можно разделить на две группы:

а) неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных трудовыми договорами, должностными и производственными (по профессии) инструкциями;

б) нарушение дисциплины труда, т.е. нарушение обязательных для всех работников правил поведения, определенных в соответствии с ТК РФ, федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации, а также неподчинение этим правилам.

Какая-либо дифференциация дисциплинарных взысканий в зависимости от того, что имеет место - неисполнение трудовых обязанностей или ненадлежащее их исполнение, законодательством не предусмотрена. Вместе с тем, если она устанавливается в локальных нормативных актах, то следует исходить из того, что критериями надлежащего исполнения обязанностей являются:

• надлежащий способ;

• надлежащий срок;

• надлежащее место;

• надлежащий объем;

• надлежащий субъект;

• другие;

2) время совершения (обнаружения) дисциплинарного проступка. Эти сведения необходимы для того, чтобы подтвердить, что дисциплинарное взыскание применяется к работнику в пределах сроков, установленных ТК РФ. Частями 2 и 3 ст. 193 ТК РФ установлено, что дисциплинарное взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников; дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее 2 лет со дня его совершения (в указанные сроки не включается время производства по уголовному делу);

3) вид применяемого взыскания (замечание или выговор). В данном случае следует помнить, что в соответствии с ч. 5 ст. 193 ТК РФ за каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание;

4) документы, на основании которых издается приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания. В каждой организации определяется своя схема подготовки таких документов. Если имеет место дисциплинарный проступок группы «а», то факт его совершения, как правило, фиксируется в представлении руководителя структурного подразделения о применении дисциплинарного взыскания к подчиненному работнику. Совершение дисциплинарного проступка руководителем структурного подразделения может подтверждаться докладными или служебными записками руководителей структурных подразделений. Если имеет место дисциплинарный проступок группы «б», то он обычно фиксируется посредством соответствующих актов (об опоздании на работу, об отсутствии на работе и т.д.), составляемых сотрудниками кадровой службы или иного структурного подразделения;

5) документы, содержащие объяснения работника. Частью 1 ст. 193 ТК РФ установлено, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме. Объяснения необходимы для того, чтобы определить вину работника, поскольку она является одним из квалифицирующих признаков дисциплинарного проступка. Как правило, объяснения работника излагаются им собственноручно в объяснительной записке. Если по факту дисциплинарного проступка составляется акт о совершении проступка, то объяснения работника могут быть приведены непосредственно в акте. В случае отказа работника дать объяснения составляется еще один акт. Указание в приказе реквизитов объяснительной записки или акта о проступке крайне желательно (они приводятся в строке «Основание» после документов, подтверждающих совершение дисциплинарного проступка).

Проект приказа о применении дисциплинарного взыскания должен визироваться начальником юридического отдела (юристом). Визированию должна предшествовать проверка приказа на предмет соответствия законодательству применяемого дисциплинарного взыскания, соблюдения сроков привлечения к дисциплинарной ответственности. Начальник юридического отдела (юрист) должен ознакомиться со всеми материалами, касающимися дисциплинарного проступка, а также объяснениями работника, на которого готовится приказ.

Кроме того, в организации может быть предусмотрено визирование проекта приказа непосредственным руководителем работника, привлекаемого к дисциплинарной ответственности.

Согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение 3 рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать такой приказ составляется соответствующий акт. Это правило в равной степени касается как приказа о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения, так и приказа об объявлении замечания или выговора.

Если один дисциплинарный проступок совершен одновременно несколькими работниками (например, после праздников группа работников появилась на работе в состоянии алкогольного опьянения), можно составить приказ о применении дисциплинарных взысканий к работникам. Издание такого приказа возможно только в отдельных случаях (как правило, при совершении дисциплинарного проступка группы «б»), поскольку степень вины каждого работника должна устанавливаться отдельно.

Согласно ч. 2 ст. 194 ТК РФ работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника:

1) по собственной инициативе. Работодатель на основе собственных наблюдений за работником может снять дисциплинарное взыскание (за безупречное поведение работника, высокие показатели труда и иные положительные характеристики). Как правило, отслеживать поведение работника после наложенного на него дисциплинарного взыскания поручается кадровой службе. Она и будет в данном случае выступать инициатором снятия дисциплинарного взыскания;

2) по просьбе самого работника. Работник, осознав свое негативное поведение, приложил максимум усилий для того, чтобы исправить последствия совершенного ранее дисциплинарного проступка, зарекомендовал себя с положительной стороны, увеличил качество и показатели своего труда и, основываясь на этом, самостоятельно подает заявление с просьбой о снятии дисциплинарного взыскания;

3) по ходатайству непосредственного руководителя работника. Инициатива непосредственного руководителя выражается в документе, озаглавливаемом «представление»;

4) по ходатайству представительного органа работников. Свое мнение представительный орган может изложить в той же форме, что и непосредственный руководитель работника, т.е. в представлении.

О снятии дисциплинарного взыскания издается отдельный приказ. Он выпускается на основании резолюции руководителя организации на документе, содержащем просьбу или предложение о снятии с работника взыскания. При этом в документах по кадровому учету (листах взыскания, журналах поощрений и взысканий, др.) проставляются соответствующие отметки. Снятие дисциплинарного взыскания означает, что работник считается не имеющим данного взыскания. Это следует помнить при составлении приказа о снятии дисциплинарного взыскания с работника, имеющего несколько взысканий. Если снимаются все взыскания, то об этом должно быть предельно точно указано в приказе; если только одно, то в приказе о снятии взыскания указывается существо проступка и даются ссылки на приказ о применении именно этого дисциплинарного взыскания.

Глава 3. Организационное проектирование кадровой деятельности

Основной смысл должностных инструкций – в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть, должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту.

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность, иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т.п.

Должностные инструкции работников кадровых служб являются логическим продолжением и развитием положения о кадровой службе. Они разрабатываются по каждой должности, утверждаются руководителем кадровой службы. Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрения работника. Должностные инструкции позволяют рационально распределить функциональные обязанности между работниками, улучшить социально-психологический климат, устранить конфликты, четко определить функциональные связи работника, повысить ответственность.

Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Автор разрабатывает должностную инструкцию менеджера по рекламе. В организации ООО «Модерн» такой инструкции нет и разработка её является новизной для данной организации.

Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

• общие положения;

• функции;

• должностные обязанности;

• права;

• ответственность;

• взаимоотношения (связи по должности).

«Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности.

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел – «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один – «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г.№37.

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел «Должностные обязанности».

Особенность должностной инструкции на конкретного работника состоит в том, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.