102314 (Система кадровой документации ООО "Модерн"), страница 3

Исключение дублированности в функциональных подразделениях;

Четкая координированность действий;

Данная организационная структура наиболее эффективна на сегодняшний день для предприятия.

Система управления складывается и действует не только в соответствии с содержанием функции управления и характером отношений, лежащих в основе управленческих взаимосвязей, но и в соответствии с условиями, в которых формируется система управления, а также в соответствии с присущими системе управления принципами построения, функционирования и преобразования.

Система управления распадается на подсистемы, выделение которых наглядно проявилось относительно недавно.

Первой подсистемой является то, что ранее было принято рассматривать как собственно систему управления. Это совокупность управленческих органон, подразделений и исполнителей, выполняющих закрепленные перед ними функции и решающих поставленные перед ними задачи, а также совокупность методов, с помощью которых осуществляется управленческое воздействие. Это структурно-функциональной подсистема системы управления (СФП).

Структурно-функциональная подсистема выступает как бы в роли «костяка», «остова» или же даже «тела» системы управления. Причем при определенном уровне развития управления «тело» системы управления фактически эквивалентно системе управления в целом. Но всякий развитый организм не эквивалентен только своему телу. Есть еще нечто исключительное, что условно можно назвать «душой» организма. Чем выше уровень развития организма, тем выше значимость этой его подсистемы. Что же можно считать душой системы управления? Ответ на этот вопрос можно получить, если проанализировать вторую подсистему системы управления.

Это информационно-поведенческая подсистема системы управлении (ИПП).

Реальными формами проявления данной подсистемы являются:

• управленческие теории и управленческая идеология;

• формальные и неформальные отношения управленческих работников с представителями внешнего окружения;

• уровень организационного развития, а также уровень развития каждого отдельного работника управленческого звена;

• информированность работников, носители информации, методы распространения информации.

Третьей подсистемой системы управления является подсистема саморазвития системы управления. Появление подсистемы саморазвития системы управления отражает возникновение в системе у правления таких качеств, как стремление к самосовершенствованию, гибкость и адаптивность к изменениям, ориентация на новшества, поиск и разработка прогрессивных идей и ускоренное введение их в практику функционирования системы управления.

Подсистема саморазвития системы управления может быть разделена на две части. Первая часть подсистемы ориентирует систему управления на постоянное совершенствование и развитие. Она обеспечивает потребность системы управления в изменении в направлении улучшения, а также в регулярном обновлении.

Важнейшим направлением функционирования подсистемы развития системы управления является развитие кадров системы управления. Это обусловлено тем, что единственно возможным реальным движением системы управления может быть только движение ее кадров, во-первых, по вертикали (должностное продвижение), во-вторых, по горизонтали (смена профиля работ и рабочего места) и, в-третьих, вглубь (улучшение поведения и способностей в общении, рост позитивного отношения к работе, повышение профессиональной квалификации, производственного кругозора и навыков работы, овладение смежными профессиями и современными средствами обработки и передачи информации.

Все названные подсистемы в той или иной мере присутствуют в системе управления предприятием ООО «Модерн». Попытаемся охарактеризовать органы управления данного предприятия.

Высшим органом управления общества является общее собрание участников. Общее собрание участников общества может быть очередным или внеочередным.

Каждый участник общества имеет на общем собрании участников общества число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале общества, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом.

К исключительной компетенции общего собрания участников относится:

а) определение основных направлений деятельности общества, а также принятие решения об участии в иных хозяйственных обществах, ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций;

б) утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов:

в) изменение устава общества, в том числе изменение размера уставного капитала общества;

г) внесение изменений в Учредительный договор;

д) избрание и досрочное прекращение полномочий ревизионной комиссии общества;

е) создание и ликвидация филиалов и представительств;

ж) принятие решения о размещении обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;

з) утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества;

и) избрание и досрочное прекращение полномочий директора, а также принятие решения о передаче его полномочий коммерческой организации или индивидуальному предпринимателю (управляющему), утверждение такого управляющего и условий договора с ним;

к) принятие решения о реорганизации или ликвидации общества;

л) назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов;

м) назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг;

н) принятие решения о распределении чистой прибыли общества между участниками общества;

о) решение иных вопросов, предусмотренных Федеральным законом.

По вопросам, указанным в подпунктах «г», «к», решения принимаются при единогласии всех участников.

По вопросу, указанному в подпункте «в», решения принимаются большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов не предусмотрена Федеральным Законом.

По остальным вопросам решения принимаются большинством голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов не предусмотрена Федеральным Законом.

Вопросы, отнесенные к исключительной компетенции общего собрания участников общества, не могут быть переданы им на решение исполнительного органа общества.

Если частником общества является одно лицо, то вопросы, отнесенные к компетенции общего собрания участников, решаются им единолично и оформляются письменно.

Общее собрание считается правомочным, если на нем присутствуют участники, имеющие в общей сложности 60% голосов, а по вопросам требующим единогласия, все участники или их представители.

Решения общего собрания участников общества принимаются открытым голосованием.

Один раз в году проводится годовое собрание участников, на котором утверждаются годовые результаты работы деятельности общества. Указанное общее собрание участников общества должно проводится в любое из чисел с первого по десятое марта года, следующего за тем финансовым годом, в отношении которого утверждаются результаты работы общества.

Участники уведомляются о созыве собрания Генерального директором за 30 дней до даты его проведения. Уведомление должно содержать информацию о времени и месте проведения собрания, а также повестку дня.

Проводимые помимо годового общие собрания участников общества являются внеочередными.

Внеочередное общее собрание участников общества созывается Генеральным директором общества по его инициативе, по требованию ревизионной комиссии общества, аудитора, а также участников общества. Обладающих в совокупности не менее чем одной десятой от общего числа голосов участников общества.

Собрание проводится в порядке, устанавливаемом Правилами процедуры общества и действующим законодательством.

Исполнительным органом общества является Генеральный директор.

Генеральный директор избирается на общем собрании участников сроком на 3 года.

С Генеральным директором общества заключается контракт, который подписывается от имени общества председателем собрания и Генеральным директором.

Генеральный директор самостоятельно решает все вопросы деятельности общества, кроме тех, которые отнесены к ведению общего собрания участников, осуществляет текущее руководство деятельностью общества, принимает меры к реализации решений собрания участников, действует от имени общества без доверенности, представляет его интересы и совершает сделки (с учетом ограничений установленных учредительными документами и Федеральным законом), распоряжается имуществом, и средствами общества, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия, открывает расчетные и иные счета общества, принимает и увольняет работников, привлекает их к материальной и дисциплинарной ответственности, применяет поощрения, издает приказы и распоряжения, обязательные для работников общества.

Генеральный директор не вправе принимать решения обязательные для участников.

Генеральный директор общества несет ответственность перед обществом за убытки, причиненные обществу его виновными действиями (бездействием).

Проверку финансово-хозяйственной деятельности общества осуществляет ревизионная комиссия, избираемая собранием участников в количестве не более трех человек сроком до пяти лет. Генеральный директор общества не может быть членом ревизионной комиссии.

Ревизионная комиссия действует по правилам, установленным действующим законодательством и проводит ежегодно не менее одной ревизии.

Контроль за правильностью ведения и отражения в бухгалтерском учете результатов хозяйственной деятельности общества осуществляет налоговая инспекция и другие государственные органы в пределах своих правомочий.

Трудовой коллектив общества осуществляет свои полномочия в соответствии с действующим законодательством.

Для проверки и подтверждения правильности годовой финансовой отчетности общества оно вправе по решению общего собрания участников ежегодно привлекать профессионального аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его участниками(внешний аудит). Аудиторская проверка годовой финансовой отчетности общества может быть также проведена по требованию любого из его участников.

Порядок проведения аудиторских проверок деятельности общества определяется действующим законодательством.

В случае публичного размещения облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общество обязано ежегодно публиковать годовые отчеты и бухгалтерские балансы.

Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и специалистов, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, табельный учет.

В положении об отделе кадров указываются права, обязанности и ответственность работников кадровой службы.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров генеральному директору организации.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

• разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

• учет личного состава предприятия;

• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

• контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

• анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

• работа по созданию резерва на выдвижение;

• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

• подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

• осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

• организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения» с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения

Отдел кадров находится во взаимосвязи с другими структурными подразделениями, руководителями и сотрудниками.

Учёт рабочего времени, составление отпусков, поощрения и штрафные санкции производится в тесном взаимодействии с прорабами.