101942 (Проектирование организационных структур государственного управления), страница 8

3. Управление перспективного развития и координации программ обучения состоит из четырех отделов:

- отдел воспитательной работы и дополнительного образования, к нему относятся различные секции, кружки, школы искусств;

- отдел развития образования и реализации комплексных проектов;

- отдел информационно-аналитического обеспечения;

- отдел информатизации образования.

Все вышеперечисленные отделы находятся под управлением заместителя директора по перспективному развитию и координации программ обучения.

4. Управление финансово-экономического обеспечения включает в себя два отдела:

- отдел информирования и финансово-экономического обеспечения;

- отдел финансово-экономического мониторинга целевых программ и госзаказа.

Во главе – заместитель директора – начальник управления.

5. Управление бюджетного учета, отчетности и финансового контроля состоит из двух отделов:

- отдел бюджетного учета и отчетности;

- отдел финансового контроля.

Существует еще три невзаимосвязанных отдела, которые подчиняются помощнику директора Департамента, это:

- отдел государственной гражданской службы и кадров (занимается подбором персонала, учетом рабочего времени, отпусками, больничными, военной службой, увольнениями и т.д.)

- общий отдел;

- отдел государственно-правовых и договорных отношений.

Рассматриваемая организационная структура является линейно – функциональной ступенчато-иерархической структурой организации управления. При таком виде организации линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные подразделения. Структура в значительной степени отражает штатное расписание организации.

Преимуществом данной структуры управления является возможность получить высокую степень профессиональной специализации сотрудников; точно определить места и необходимые ресурсы (особенно кадров); способствует стандартизации, формализации и программированию процесса; а так же простота и привычность, четкость распределения функций управления между руководящим персоналом.

Таким образом, проанализировав действующую организационную структуру Департамента образования и науки Ханты - Мансийского автономного округа - Югры, можно выделить ряд недостатков:

1. данная структура не способствует росту потенциала людей, каждый из которых использует только ту часть своих способностей, которая непосредственно требуется по характеру выполняемой работы;

2. невозможность управлять процессом изменений, направленных на совершенствование работы;

3. дублирование функций управления в разных отделах, что приводит к росту затрат на содержание управленческого аппарата.

Для устранения выявленных недостатков структуры департамента образования и науки Ханты-Мансийского автономного округа - Югры необходимо спроектировать новую организационную структуру. Об этом подробно будет написано в следующей главе.

3.2 Проектирование новой структуры управления Департамента образования и науки Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

В современных условиях процесс реструктуризации организации становится объективной необходимостью, обеспечивающий конкурентоспособность предприятия и его выживание. За последнее десятилетие практически ни одна ведущая корпорация в мире не смогла избежать рискованной и болезненной процедуры радикального реструктурирования. Промедление и попытка обойтись без серьезных изменений привели к исчезновению каждой четвертой компании из списка 500 ведущих корпораций мира.

При проектировании организационной структуры управления необходимо обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям. При этом требовалось выполнить следующие условия:

• решение одних и тех же вопросов не должно находиться в ведении разных подразделений;

• все функции управления должны входить в обязанности управляющих подразделений;

• на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом подразделении.

Согласно классической теории организации, структура предприятия должна разрабатываться сверху вниз. Последовательность разработки организационной структуры схожа с последовательностью элементов процесса планирования.

Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям⁵⁸:

1. Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углублённое проектирование как организационной структуры, так и др. важнейших аспектов системы.

2. Разработка состава основных подразделений и связей между ними – заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно – целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются самостоятельные структурные единицы (отделы, бюро, управления, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

3. Регламентация организационной структуры – предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделений; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях; расчёты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры.

На основе вышесказанного предлагается новая структура Департамента образования и науки Ханты – Мансийского автономного округа – Югры, которая представлена в приложении 2.

Рассмотрим подробно преобразования, которые были проведены относительно старой организационной структуры Департамента.

1. Управление по обеспечению прав детей на образование было переименовано в управление реализации государственной политики в сфере общего образования.

Был ликвидирован отдел организации деятельности по опеке и поручительству и охране прав детей в связи с наделениями данными полномочиями департамента труда и социальной защиты населения.

Отдел комплексного обеспечения соблюдения законодательства по обеспечению права на образование был совмещен с отделом координации систем сопровождения и обеспечения безопасности детей, был назван отделом обеспечения безопасности жизнедеятельности и перенесен в управление ресурсного обеспечения.

В общем, в управлении реализации государственной политики в сфере общего образования осталось два отдела:

- отдел общего образования, который раньше назывался отделом общего, специального и дошкольного образования;

- отдел дополнительного образования и технологий воспитания, который раньше входил в состав управления перспективного развития и координации программ образования. В его функции входит контроль и регулирования нормального функционирования разного рода кружков, секций, школ искусств.

Все отделы данного управления раньше подчинялись начальнику управления, должность которого была сокращена, таким образом управление реализации государственной политики в сфере общего образования осталось в непосредственном подчинении заместителя директора.

2. Управление профессионального образования и науки практически не изменился, сменились только названия отделов:

- отдел высшего профессионального образования и науки был переименован в отдел высшего образования и научного обеспечения регионального развития;

- отдел начального и среднего профессионального образования стал отделом довузовского профессионального образования.

Должность начальника управления была сокращена, управление передали в подчинение заместителю директора по профессиональному образованию и науке.

3. Большим изменениям было подвергнуто управление перспективного развития и координации и программ образования.

Отдел воспитательной работы и дополнительного образования был переименован в отдел дополнительного образования и технологий воспитания и перенесен в управление реализации государственной политики в сфере общего образования.

Отдел развития образования и реализации комплексных проектов был совмещен с отделом информационно-аналитического обеспечения, который в новой структуре управления стал называться отделом стратегического анализа и критериального планирования.

Отдел информатизации образования был переименован в отдел информационного обеспечения управления развитием.

4. В структуре управления финансово-экономического обеспечения появился дополнительный третий отдел – отдел координации деятельности государственных образовательных учреждений.

Название отдела финансово – экономического мониторинга целевых программ и госзаказа было упрощено в отдел экономического обеспечения программной деятельности.

Должность начальника управления была ликвидирована, управление осталось под непосредственным подчинением заместителя директора Департамента. В его же подчинение ввели управление бюджетного учета, отчетности и финансового контроля. Состав его остался прежний:

- отдел бюджетного учета и отчетности;

- отдел финансового контроля.

5. Было создано управление ресурсного обеспечения, в состав которого вошли:

- отдел организационно-правового обеспечения;

- отдел кадрового обеспечения системы образования;

- отдел обеспечения безопасности жизнедеятельности;

- хозяйственная группа.

Отдел организационно-правового обеспечения был образован в результате слияния общего отдела с отделом государственно-правовых и договорных отношений.

В состав отдела кадрового обеспечения системы образования вошел бывший отдел государственной, гражданской службы и кадров и помощник директора.

Хозяйственная группа была выделена из общего отдела. В ее состав входит несколько человек: завхоз и водители.

Таким образом, спроектировав и проанализировав новую структуру управления Департамента образования и науки Ханты – Мансийского автономного округа – Югры, можно сделать следующие выводы:

1. новая структура является более гибкой;

2. отсутствует нагруженность и большое количество отделов и подразделений во всей организационной структуре;

3. каждый отдел занимается строго работой, касающейся только его ведения;

4. не происходит дублирование обязанностей в различных отделах.

О целесообразности проектирования новой структуры управления будет описано в следующем параграфе.

3.3 Обоснование целесообразности проектирования структуры управления Департамента образования и науки Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Для обоснования целесообразности проектирования новой организационной структуры, необходимо дать понятие целесообразности.

Целесообразность - соответствие явления или процесса определённому (относительно завершённому) состоянию, материальная или идеальная модель которого представляется в качестве цели. Целесообразность рассматривается, с одной стороны, как имманентная (внутренняя) взаимосвязь объекта самого по себе, а с другой — как некоторое отношение в сфере взаимодействия объекта и субъекта. Отношение целесообразности, характерное для человеческой деятельности, вместе с тем может выступать в качестве научного принципа исследования структуры и функций саморегулируемых и эквифинальных систем.

Таким образом, в нашем случае целесообразность – это эффективность новой структуры управления Департамента.

Обоснование целесообразности необходимо провести по четырем разновидностям:

- экономическая;

- организационная;

- социальная;

- интегральная.

1. Экономическая целесообразность заключается в экономическом эффекте от внедрения новой структуры управления.

В нашем случае проектирование новой системы является экономически выгодным проектом по следующим параметрам:

- уменьшение количества отделов приводит соответственно к снижению численности работников, в связи с этим значительно снижаются затраты на заработную плату рабочим;