Для упрощения работы с документами в кадровой службе Санкт-Петербургского государственного политехнического университета используют автоматизированные системы. Учет документации ведется с помощью баз данных в Access. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров способствует система под названием «Радость кадровика». Эта система позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации и упорядочивает хранение данных.

Система предоставляет работникам отдела кадров следующие возможности:

• Оперативный доступ к информации о кадровом составе.

• Получение сведений о всех назначениях работника в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека.

• Подготовка и издание приказов.

• Изменение штатного расписания, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях.

• Подготовка аналитических данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов.

• Все сведения хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек.

Однако программу «Радость кадровика» нельзя назвать идеальной. Эта система хоть и проверенная временем и уже довольно привычная для сотрудников отдела кадров Университета, но тем не менее морально устаревшая для современного уровня развития автоматизированных технологий. Для учета, регистрации документов и хранении информации можно порекомендовать более новые и усовершенствованные программы, такие как Lotus Domino или EDMS (Electronic Document Management Systems). Что касается систем, предназначенных непосредственно для кадровых служб, здесь тоже прогресс не стоит на месте. Расширенными функциональными возможностями и самыми последними разработками обладают "АиТ:\Управление персоналом" и Boss-кадровик. Эти современные автоматизированные системы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Анализ основных направлений деятельности сотрудников отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета позволил выявить некоторые особенности ведения делопроизводства в кадровой службе:

1. В основе работы кадровой службы Университета стоит разделение состава его сотрудников на профессорско-преподавательский состав и управленческо-вспомогательный персонал. На этом принципе построено все ведение кадрового делопроизводства.

2. Важной особенностью является четкое разделение обязанностей между сотрудниками отдела кадров. Каждый несет ответственность за определенное направление деятельности отдела, что сводит к минимуму риск разглашения конфиденциальной информации и способствует направленной работе над определенными вопросами.

3. Отдел кадров взаимодействует с другими структурными подразделениями Университета, кроме того все они взаимосвязаны и взаимозависимы. Таким образом, в управлении работой с персоналом задействованы практически все отделы, но документирование занимается исключительно кадровая служба.

4. В кадровом делопроизводстве используются преимущественно документы унифицированных форм. Это обусловлено большой степенью важности оформления и ведения кадровой документации.

5. Принцип разделения состава работников соблюдается при учете и регистрации документов. Кроме того в кадровом делопроизводстве недостаточно двух-трех книг и журналов для учета. Как показывает изучение работы кадровой службы Университета, их необходимо намного больше. Это особенность связана с разнообразием и множеством кадровых документов, каждый вид которого независим от других и требует особого отношения при работе с ним.

6. В кадровом делопроизводстве хранению документов уделяется особое внимание, что обуславливается важностью заключенной в них информации и передачей на дальнейшее хранение.

7. Кроме того весь процесс кадрового учитывает вопрос защиты персональных данных работников. Сотрудники отдела кадров непосредственно связаны в своей работе с подобного рода информацией, что требует от них компетенции в вопросах законодательства и, конечно же, аккуратного и точного ведения делопроизводства.

8. Использование современных автоматизированных технологий, специально предназначенных для работы кадровых служб. Например: «Радость кадровика», "АиТ:\Управление персоналом" и Boss-кадровик.

Установленные в результате преддипломной практики особенности основных направлений деятельности сотрудников отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета относятся к кадровым службам в любых организациях. Такой вывод позволило сделать изучение теоретического материала.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ.

2. Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 1 сентября 2007 года. – М.:Эксмо, 2007. – 272 с.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

4. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299. Ред. от 27.12.2007.

5. Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 № 69.

6. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования – М.: Издательский дом «Академия», 2007.

7. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. – М.: Эксмо, 2007. – 304 с.

8. Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. – 58 с.

9. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. - М.: ИНФРА-М, 2006.

10. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005.

11. Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. – М.: Книга сервис, 2006. – 144с.

12. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Велби, 2006. – 776 с.

13. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. – М.: М ЦФР, 2003.

Приложение 1

Структура отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета

Приложение 2

Унифицированная форма № Т-1 Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

Код

Форма по ОКУД

0301001

по ОКПО

наименование организации

Номер документа

Дата составления

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о приеме работника на работу

Дата

Принять на работу

с

по

Табельный номер

фамилия, имя, отчество

в

структурное подразделение

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом)

руб.

коп.

цифрами

надбавкой

руб.

коп.

цифрами

с испытанием на срок

месяца(ев)

Основание:

Трудовой договор от

"

"

20

г. №

Руководитель организации

должность

личная подпись

расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен

"

"

20

г.

личная подпись

Приложение 3

Унифицированная форма N Т-2 Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Код

Форма по ОКУД

0301002

по ОКПО

наименование организации

Дата составления

Табель- ный номер

Идентификационный номер налогоплательщика

Номер страхового свиде- тельства государст- венного пенсионного страхования

Алфа- вит

Характер работы

Вид работы (основная, по совместитель- ству)

Пол (мужской, женский)

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

работника

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Трудовой договор

номер

дата

1. Фамилия

Имя

Отчество

Код

2. Дата рождения

день, месяц, год

3. Место рождения

по ОКАТО

4. Гражданство

по ОКИН

5. Знание иностранного языка

по ОКИН

наименование

степень знания

по ОКИН

6. Образование

по ОКИН

среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное

Наименование образовательного учреждения

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний

Год окончания

наименование

серия

номер

Квалификация по документу об образовании

Направление или специальность по документу

Код по ОКСО

Наименование образовательного учреждения

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний

Год окончания

наименование

серия

номер

Квалификация по документу об образовании

Направление или специальность по документу

Код по ОКСО

Послевузовское профессиональное образование

Код по ОКИН

аспирантура, адъюнктура, докторантура

Наименование образовательного, научного учреждения

Документ об образовании, номер, дата выдачи

Год окончания

Направление или специальность по документу

Код по ОКСО

Код

7. Профессия

по ОКПДТР

основная

по ОКПДТР

другая

Продолжение приложения 3

8. Стаж работы (по состоянию на

"

"

20

г.):

Общий

дней

месяцев

лет

Непрерывный

дней

месяцев

лет

Дающий право на надбавку за выслугу лет

дней

месяцев

лет

дней

месяцев

лет

9. Состояние в браке

Код по ОКИН

10. Состав семьи:

Степень родства (ближайшие родственники)

Фамилия, имя, отчество

Год рождения

1

2

3

11. Паспорт:

N

Дата выдачи

"

"

г.

Выдан

наименование органа, выдавшего паспорт

Дата регистрации по месту жительства

"

"

г.

Номер телефона

II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

1. Категория запаса

6. Наименование военного комиссариата по месту жительства

2. Воинское звание

3. Состав (профиль)

7. Состоит на воинском учете:

4. Полное кодовое обозначение ВУС

а) общем (номер команды, партии)

5. Категория годности к военной службе

б) специальном

8.

отметка о снятии с воинского учета

Работник кадровой службы

должность

личная подпись

расшифровка подписи

Работник

личная подпись

"

"

20

г.

Продолжение приложения 3

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
Дата		Структурное подразделение					Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации							Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.						Основание									Личная подпись владельца трудовой книжки
1		2					3							4						5									6
IV. АТТЕСТАЦИЯ
Дата аттестации		Решение комиссии													Документ (протокол)								Основание
															номер			дата
1		2														3			4					5
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
Дата					Вид повышения квалификации				Наименование образовательного учреждения, место его нахождения				Документ (удостоверение, свидетельство)															Основание
начала обучения	окончания обучения			наименование									серия, номер				дата
1	2			3				4				5						6				7					8
VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
Дата						Специальность (направление, профессия)					Документ (диплом, свидетельство)															Основание
начала переподготовки			окончания переподготовки								наименование							номер				дата
1			2			3				4							5				6				7

Продолжение приложения 3

VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ

Наименование награды (поощрения)

Документ

наименование

номер

дата

1

2

3

4

VIII. ОТПУСК

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)

Период работы

Количество календарных дней отпуска

Дата

Основание

с

по

начала

окончания

1

2

3

4

5

6

7

IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

Наименование льготы

Документ

Основание

номер

дата выдачи

1

2

3

4

X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения)

Дата увольнения

"

"

20

г.

Приказ (распоряжение) N

от

"

"

20

г.

Работник кадровой службы

должность

личная подпись

расшифровка подписи

Работник

личная подпись

0 Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., доп. и переработ. – М.: Эксмо, 2007.