99646 (PR менеджмент в турагенстве), страница 7

Рассмотрим каждый вид.

Персонал. Работниками фирмы являются энергичные высокообразованные, инициативные люди. Работая, сотрудники постоянно повышают свой профессиональный уровень. Интересуются новыми направлениями, современными разработками в области туризма. За каждым сотрудником закреплены определенные функции, за которые он несет ответственность. Существует режим рабочего дня фирмы, но большинство сотрудников не уходят по "звонку" домой, они работают до тех пор, пока не будут сделаны все запланированные на данный день дела, пока не уйдет последний покупатель.

Финансы. Основным капиталом ООО "Интертур XXI век" является прибыль предприятия. Также фирма использует привлеченный капитал, взятый под определенный процент. В частности организация имеет ежемесячный кредит в банке "овердрафт" и годовой кредит от частных лиц.

Материалы. ООО "Интертур XXI век" занимается предпродажной подготовкой туристских продуктов. Технология продажи туров является одним из важнейших моментов деятельности фирмы.

Информация – это сведения и данные, которые помогают решать ту или иную задачу, принять решение. Она бывает внешняя и внутренняя. Внешнюю информацию мы получаем при помощи телефонов, факсов, электронной почты (E-mail), через Internet, живой речи, литературы. Эта информация может быть получена от покупателей, различных государственных органов и других фирм. Внутренняя информация это та, которая передается внутри организации: от одного отдела в другой, от подчиненного руководителю и т.д. В ООО "Интертур XXI век" информация передается своевременно и объективно. Решения принимаются быстро. Это связано с тем, что в турагентстве обязанности распределены так, что сотрудники, занимающие руководящие должности четко отслеживают все изменения, происходящие на рынке туристических продуктов, в налогообложении, законодательстве и т.д.

ООО "Интертур XXI век" участвует на выставках, выпускает информационные справочники такие как "Пульс цен" или "Скай-Нет",также предоставляет информацию о своей деятельности в специализированных газетах таких как "Туризм России" и т.д., каждый квартал осуществляется почтовая рассылка по покупателям "Direct mail". Основные ресурсы ООО "Интертур XXI век" приведены в таблице 4.

Таблица 4

Основные ресурсы ООО "Интертур XXI век"

Самым ценным ресурсом в организации является персонал. На протяжении трех лет подбирался и формировался коллектив, который работает сейчас. Работает успешно, активно и производительно.

Миссия. Предназначение фирмы в условиях постоянно меняющейся внешней среды является миссией фирмы, которая определяется руководством и реализуется через ее стратегию.

Следует подчеркнуть, что миссия организации – это скорее философское понятие, нежели управленческое. Ответ руководителей на вопрос: "Кто мы есть, что мы делаем и куда направляемся?", проложит курс организации и поможет сформировать ее уникальный характер и неповторимое организационное лицо. "Что компания намерена делать и чем стать?" - в этом и состоит миссия компании. Заявление о миссии определяет характер бизнеса компании и создает ясное видение того, что компания намеревается сделать для своих клиентов. При этом руководители должны четко понимать, каких результатов они стремятся достичь. Управленческая концепция бизнеса должна быть дополнена концепциями будущей структуры компании и долгосрочного направления ее развития. Управленческое видение того, какой вид компания должна иметь и к какой конкретной позиции она должна стремиться, представляет собой стратегическое видение компании. Разработав и доведя до всех миссию и стратегическое видение организации, руководители создают у своих работников "чувство цели" и убедительно обосновывают направления ее развития в будущем. Как правило, миссия организации формируется годами, оттачивается и редко меняется. На формирование миссии влияют:

1. Собственники фирмы, развивающие организацию для того, чтобы за счет прибыли решать свои жизненные проблемы и интересы.

2. Сотрудники фирмы, непосредственно создающие продукт, организующие получение необходимых ресурсов, обеспечивающие (через маркетинг) реализацию продукции и решающие таким образом свои жизненные проблемы и интересы.

3. Покупатели продукции фирмы, за счет своих финансовых ресурсов приобретающие продукцию для удовлетворения своих потребностей и интересов.

4. Деловые партнеры фирмы, оказывающие определенные коммерческие услуги фирме в своих интересах.

5. Внешняя среда организации, требующая от фирмы поддержки для формирования социальной и экологической среды обитания фирмы.

При формировании миссии компании необходимо учитывать интересы всех пяти указанных субъектов, каждый из которых в разных решениях оказывает разное влияние. Четко сформулированная миссия показывает отличие компании от других, подобных ей. Для этого должны быть сформулированы следующие характеристики: философия фирмы, выбранная администрацией компании для организации работы; сфера деятельности фирмы, учет которой необходим для выбора ресурсов и продукта; система целей фирмы, показывающая к чему стремится организация; технологические возможности фирмы.

Таким образом, миссия – это не конкретное указание о том, что и в какие сроки сделать. Она формирует лишь направление движения организации с учетом ее внешних и внутренних условий. Миссия организации в известной степени влияет на прогноз действия фирмы, который определяется рыночными условиями и выбранным сроком существования фирмы. Именно здесь раскрывается управленческое содержание миссии, поскольку миссия – это совокупность стратегий, которые вырабатывает администрация компании для достижения глобальных целей. При разработке миссии, т.е. совокупности стратегий, исследуются не только внешняя среда (геополитические, экономические и социальные условия), но и системные характеристики фирмы, совокупность ресурсов, производственных либо организационных процессов, продукции. При рассмотрении всех этих характеристик важное значение приобретают разработка и определение долгосрочных и краткосрочных целей организации. И в этой связи понятие миссии тесно связано с понятием целевого управления. ООО "Интертур XXI век" занимается туристской деятельностью. Миссия организации: быть самой лучшей Российской компанией по продаже туристических продуктов. Разработка миссии ООО "Интертур XXI век" является первым этапом стратегического планирования деятельности организации.

ООО "Интертур XXI век" существует для того, чтобы добиться чего-то в рамках окружающей ее среды. Конкретная цель или миссия ООО "Интертур XXI век" ясна обычно с самого начала. Однако с течением времени по мере роста организации, программа может потерять свою четкость.

Многие фирмы разрабатывают миссию своей деятельности. Хорошо проработанная миссия позволяет сотрудникам фирмы почувствовать себя участниками общего дела в освоении открывающихся возможностей, дает им цель, подчеркивает их значимость, нацеливает на достижения.

Цели организации. Если миссия задает общие ориентиры, направления функционирования организации, то конкретные конечные состояния, к которым стремится организация, фиксируются в виде ее целей, т.е. говоря иначе, цели – это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность. Цель – это желаемый результат, к которому стремится организация. Стремление ликвидировать разрыв между фактическими и желаемыми результатами работы делает организацию более изобретательной, стремящейся быстрее улучшить свои финансовые и рыночные позиции, а также более энергичной и сконцентрированной на осуществлении необходимых действий. Известен целый ряд подходов к классификации целей, в том числе существует два вида целей с той точки зрения, какой период времени требуется для их достижения. Это долгосрочные и краткосрочные цели. Цели, достижение которых предполагается к концу производственного цикла, - долгосрочные цели. Отсюда следует, что в различных отраслях должны быть различные временные промежутки для краткосрочных и долгосрочных целей. Если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются еще и промежуточные цели, которые называются среднесрочными. Однако несмотря на ситуационность в выборе целей, выделяются четыре сферы, применительно к которым организации устанавливают цели, исходя из своих интересов. Этими областями являются:

Доходы организации

Работа с клиентами

Потребности и благосостояние сотрудников

Социальная ответственность

Наиболее распространенными направлениями, по которым в деловых организациях устанавливаются цели, являются следующие:

Прибыльность

Производительность

Положение на рынке

Финансовые ресурсы

Мощности организации

Разработка, производство продукта и обновление технологий

Изменения в организации и управлении

Человеческие ресурсы

Работа с покупателями

Оказание помощи обществу

Краткосрочные цели выводятся из долгосрочных, являются конкретизацией и детализацией долгосрочных целей. Краткосрочные цели как бы устанавливают вехи на пути срочных целей. Именно через достижение краткосрочных целей организация шаг за шагом продвигается в направлении достижения своих долгосрочных целей.

В любой крупной организации, имеющей несколько различных структурных подразделений и несколько уровней управления, складывается иерархия целей, представляющая собой декомпозицию целей более высокого уровня в цели более низкого уровня.

Цели совершенно необходимы для успешного функционирования и выживания организации в долгосрочной перспективе. Однако если цели неверно или плохо определены, это может привести к очень серьезным негативным последствиям для организации. Большой опыт человечества по установлению целей позволяет выделить несколько ключевых требований, которым должны удовлетворять правильно сформулированные цели.

Во-первых, цели должны быть достижимыми. Они не должны быть нереалистичными, выходящими за предельно допустимые возможности исполнителей.

Во-вторых, цели должны быть гибкими. Цели следует устанавливать таким образом, чтобы они оставляли возможность для их корректировки в соответствии с теми изменениями, которые могут произойти в окружении.

В-третьих, цели должны быть измеримыми. Это означает, что цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы их можно было количественно измерить, или можно было каким то другим объективным способом оценить была ли цель достигнута.

В-четвертых, цели должны быть конкретными, обладающие необходимой специфичностью, помогающей однозначно определить, в каком направлении должно осуществляться функционирование организации. Чем более конкретна цель, тем легче выразить стратегию ее достижения.

В-пятых, цели должны быть совместимы. Совместимость предполагает, что долгосрочные цели соответствуют миссии, а краткосрочные цели – долгосрочным. Важно, чтобы цели не противоречили друг другу, относящиеся к прибыли и к установлению конкурентной позиции, или цели усиления позиции на существующем рынке и цели проникновения на новые рынки, цели прибыльности и благотворительности.

В-шестых, цели должны быть приемлемыми для основных субъектов влияния, определяющих деятельность организации, и в первую очередь для тех, кому придется их достигать.

Долгосрочные цели фирмы:

- Увеличивать ежегодные продажи на 10% в течение пяти лет.

-Стать продавцом лучших туристических услуг с минимальными затратами на рынке.

-Делать такие выборочные приобретения, которые дополнят наш текущий бизнес и позволят увеличить общий доход.

Краткосрочные цели:

-Увеличить объем реализованной продукции на 5% за счет проведения рекламной компании и разработки эффективной системы скидок.

Глава 3. Мероприятия в области развития PR для ООО "Интертур XXI век"

3.1 Создание структурного подразделения "Пресс-служба" в структуре ООО "Интертур ХХI век"

О необходимости постоянной работы со СМИ и своими потребителями задумываются большинство компаний, ведущих агрессивную политику на рынке. Вместе с тем главным вопросом для руководителя становится достижение реальной эффективности деятельности PR отдела, которую можно было бы оценить исходя из самых прагматичных параметров, а именно повышение продаж и увеличение числа клиентов. И здесь достижение результата будет напрямую зависеть от трех ключевых факторов: управление, кадры и система оценки результата.

Первым шагом В ООО "Интертур ХХI век" на пути создания собственного PR отдела должно стать совершенно четкое определение функций, целей и задач нового подразделения. Как правило, функцией PR является представление информационных интересов организации во внешней среде – среди СМИ, потребителей, партнеров, а также обеспечение внутрикорпоративной коммуникации.

Однако главный вопрос, на который должно ответить руководство ООО "Интертур ХХI век", - какие цели ставятся перед отделом PR и как это соотносится с активностью уже существующих отделов, таких как рекламный и маркетинговый. Необходимо четко разграничить полномочия и определить главную задачу именно для PR отдела. На этом этапе для сохранения общей организационной структуры ООО "Интертур ХХI век" вполне вероятно ограничение функций нового отдела. Например, задачей PR станет концентрация на коммуникации со СМИ, а общение с потребителями и партнерами, а также внутрикорпоративное общение разделят между собой уже существующие отделы. Разумеется, в этом случае возможности PR не будут использованы на 100%, однако иногда ради стабильности ООО "Интертур ХХI век" в целом целесообразно пойти на такой шаг.

Случаи, когда отдел PR создается только потому что так положено или похожая структура есть у конкурентов, единичны. Однако у многих возникает проблема внутренней коммуникации, когда возникает некоторая конкуренция между маркетинговым и PR отделом или из-за неопределенности полномочий PR специалист не может получить информацию о деятельности других подразделений компании. Как результат – PR отдел концентрируется на преодолении внутренних разногласий, а на выполнение основной задачи не хватает ресурсов.