64457 (Організація діловодства в музеї)

Міністерство освіти та науки України

Луганський національний педагогічний університет

імені Тараса Шевченка

Кафедра української філології

ДИПЛОМНА РОБОТА

з предмету «Діловодство»

на тему:

«Організація діловодства в музеї»

Виконала студентка 5 курсу

спеціальності «Діловодство»

Семіонова Е.

Перевірив:

доц. к.н Шевчук О.В.

Луганськ 2007

Зміст

Вступ..........................................................................................................................4

РОЗДІЛ 1. ФОРМУВАННЯ МУЗЕЙНОЇ СПРАВИ НА УКРАЇНІ

1.1.Історія розвитку музейної справи..............................................................8

1.2. Нормативно-правова та законодавча база музеїв на Україні.................9

1.3. Основні напрямки музейної політики.....................................................13

РОЗДІЛ 2. МУЗЕЙНІ ФОНДИ: ВИДИ, НАПРЯМКИ ТА ПРИЗНАЧЕННЯ

2.1. Поняття та призначення музейних фондів..............................................16

2.2. Основний музейний фонд.........................................................................17

2.3.Науково-допоміжний фонд........................................................................22

2.4. Фонд сировинних матеріалів....................................................................23

РОЗДІЛ 3. ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА В МУЗЕЇ

3.1. Облік музейних фондів..............................................................................24

3.2.Порядок приймання музейних предметів (на постійне зберігання).......27

3.3. Реєстрація нових надходжень...................................................................34

3.4. Організація інвентаризації музейних предметів.....................................36

3.5. Організація обліку музейних предметів...................................................42

3.6. Організація обліку інших фондів..............................................................46

3.7. Організація обліку музейних предметів у філіях та відділах.................47

3.8. Допоміжні форми та додаткові описи......................................................48

3.9. Організація звірення предметів з обліково-фондовою документацією музею.........................................................................................................................49

3.10. Зберігання обліково-фондової документації музею.............................53

РОЗДІЛ 4. ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ МУЗЕЙНИХ ФОНДІВ

4.1. Сховища музейних фондів та іх обладнання...........................................54

4.2. Режим музейного зберігання.....................................................................57

4.2.1. Температурно-воложистний режим.................................................57

4.2.2. Світловий режим................................................................................65

4.2.3. Забруднення повітря..........................................................................70

4.2.4. Біологічний режим.............................................................................74

РОЗДІЛ 5. ПЕРСПЕКТИВИ РОЗВИТКУ МУЗЕЙНОЇ СПРАВИ НА УКРАЇНІ....................................................................................................................88

Висновки та пропозиції............................................................................................92

Список використаних джерел..................................................................................93

Вступ

Музеї - це культурно-освітні та науково-дослідні заклади, призначені для вивчення, збереження та використання пам'яток природи, матеріальної і духовної культури, прилучення громадян до надбань національної і світової історико-культурної спадщини.

Основними напрямами музейної діяльності є культурно-освітня, науково-дослідна діяльність, комплектування музейних зібрань, експозиційна, фондова, видавнича, реставраційна, пам'яткоохоронна робота.

Актуальність даної теми полягає у тому, що з розвитком музейної справи на України, виникає необхідність детального вивчення обліку музейних фондів та предметів, а також у зв´язку з поповненням фонду виникає необхідність вивчення таких питань, як інвентаризація та реєстрація нових надходжень.

Об´єктом вивчення даної теми являється система діловодства в музеях – методи обліку фондів, методи та способи складання основних документів.

Мета дипломної роботи – дослідження системи діловодства в музеях: основні вимоги до складання документів (інвентарна картка, інвентарна книга, топографічний опис, складання актів і т.д.), організація обліку та інвентаризації музейних предметів, реєстрація нових надходжень, та деяки інші питання.

Визначимо завдання роботи:

• Визначення нормативно-правової та законодавчої бази музейної справи;

• Визначення напрямків роботи музеів – пріорітети музейної політики;

• Зробити дослідження у системі обліку музейних фондів (організація інвентаризації, реєстрації) а також визначити основні вимоги до складання документів ( актів, карток реєстрації тощо) та навести приклади складання поточних та основних документів обліку музейної справи.

• Визначити основні вимоги щодо зберігання документів;

• У кінці роботи зробити висновки на навести пропозиції щодо вдосконалення системи музейного діловодства на Україні.

У даній роботі використовуються наступні терміни:

Ìóçåéíèé ôîíä Óêðà¿íè – öå ñóêóïí³ñòü ðóõîìèõ ïàì’ÿòîê ïðèðîäè, ìàòåð³àëüíî¿ ³ äóõîâíî¿ êóëüòóðè, ÿê³ ìàþòü õóäîæíº, ³ñòîðè÷íå, åòíîãðàô³÷íå òà íàóêîâå çíà÷åííÿ íåçàëåæíî â³ä ¿õ âèäó, ì³ñöÿ ñòâîðåííÿ ³ ôîðìè âëàñíîñò³, òà çáåð³ãàþòüñÿ íà òåðèòî𳿠Óêðà¿íè, ñêëàäàºòüñÿ ³ç äåðæàâíî¿ ³ íåäåðæàâíî¿ ÷àñòèíè.

Äåðæàâíà ÷àñòèíà Ìóçåéíîãî ôîíäó Óêðà¿íè – öå ìóçåéí³ ç³áðàííÿ òà îêðåì³ ïàì’ÿòêè, ùî º äåðæàâíîþ âëàñí³ñòþ. Ìóçåéí³ ïðåäìåòè òà êîëåêö³¿, ÿê³ º â ìóçåÿõ, ïåðåäàíèõ ³ç äåðæàâíî¿ âëàñíîñò³ ó êîìóíàëüíó, º äåðæàâíîþ âëàñí³ñòþ ³ íàëåæàòü äî äåðæàâíî¿ ÷àñòèíè Ìóçåéíîãî ôîíäó Óêðà¿íè.

Ïàì‘ÿòêè – îᑺêòè ïðèðîäè, ìàòåð³àëüíî¿ ³ äóõîâíî¿ êóëüòóðè, ùî ìàþòü õóäîæíº, ³ñòîðè÷íå, åòíîãðàô³÷íå òà íàóêîâå çíà÷åííÿ ³ ï³äëÿãàþòü çáåðåæåííþ, â³äòâîðåííþ òà îõîðîí³ â³äïîâ³äíî äî çàêîíîäàâñòâà .

Ìóçåéíèé ïðåäìåò – ïàì’ÿòêà, ÿêà ìຠ³ñòîðè÷íó ³ êóëüòóðíó ö³íí³ñòü ³ íàëåæèòü äî ìóçåéíîãî ç³áðàííÿ. Ìóçåéí³ ïðåäìåòè ï³äëÿãàþòü îáîâ’ÿçêîâîìó îáë³êó, ÿêèé âåäåòüñÿ ó ïîðÿäêó, âñòàíîâëåíîìó ̳í³ñòåðñòâîì êóëüòóðè ³ òóðèçìó Óêðà¿íè.

Ìóçåéíà êîëåêö³ÿ – ñóêóïí³ñòü (êîìïëåêñ) ìóçåéíèõ ïðåäìåò³â ó ñêëàä³ îñíîâíîãî ìóçåéíîãî ôîíäó, îá’ºäíàíèõ çà îäí³ºþ àáî ê³ëüêîìà ñï³ëüíèìè îçíàêàìè, ùî ìຠíàóêîâå çíà÷åííÿ ÿê ºäèíå ö³ëå (êîëåêö³ÿ ìîæå áóòè îñîáèñòà, ìåìîð³àëüíà, òåìàòè÷íà, ñèñòåìàòè÷íà).

Ïðåäìåò ìóçåéíîãî çíà÷åííÿ – ïðåäìåò, ÿêèé ìຠìóçåéíó ö³íí³ñòü, àëå íå âõîäèòü äî ñêëàäó ìóçåéíîãî ç³áðàííÿ, ³ âèÿâëåíèé â ïåð³îä íàóêîâîãî êîìïëåêòóâàííÿ ìóçåéíèõ ôîíä³â. Ïðåäìåò ìóçåéíîãî çíà÷åííÿ, ÿêèé âêëþ÷åíî äî ìóçåéíîãî ç³áðàííÿ ³ ïðîéøîâ âñ³ ñòà䳿 íàóêîâî¿ îáðîáêè, íàáóâຠñòàòóñ ìóçåéíîãî ïðåäìåòà

Åêñïîíàò – ìóçåéíèé ïðåäìåò, ÿêèé âèñòàâëåíî äëÿ îãëÿäó, º ñòðóêòóðíîþ îäèíèöåþ åêñïîçèö³¿ ³ ñêëàäຠîñíîâó ìóçåéíî¿ êîìóí³êàö³¿. Åêñïîíàòîì ó ìóçå¿ ìîæå áóòè ÿê ñïðàâæí³é (îðèã³íàëüíèé) ïðåäìåò, òàê ³ â³äòâîðåííÿ, ìàêåòè-ìîäåë³ àáî íàóêîâî-äîïîì³æí³ ìàòåð³àëè.

Ìóçåéíèé îáë³ê ïàì‘ÿòîê (ìóçåéíèõ ïðåäìåò³â ³ êîëåêö³é) – öå âèçíà÷åííÿ ê³ëüêîñò³, ñêëàäó ³ ñòàíó â îäèíèöÿõ îáë³êó òà â³äîáðàæåííÿ ¿õ ó ôîíäîâî-îáë³êîâ³é äîêóìåíòàö³¿ ìóçå¿â. ³í ô³êñóº ¿õ íàëåæí³ñòü äî ïåâíèõ êëàñèô³êàö³éíèõ ãðóï, çàáåçïå÷óº ¿õ îðãàí³çàö³éíó óïîðÿäêîâàí³ñòü, ìîæëèâ³ñòü àäðåñíîãî ïîøóêó òà êîíòðîëü çà ¿õ íàëåæí³ñòþ ³ ñòàíîì. Ìóçåéíèé îáë³ê ñêëàäàºòüñÿ ç äâîõ ñòàä³é: ïåðâèííî¿ ðåºñòðàö³¿ ³ íàóêîâî¿ ³íâåíòàðèçàö³¿.

Îäèíèöÿ îáë³êó – ïðåäìåò àáî ãðóïà ïðåäìåò³â (êîëåêö³ÿ, êîìïëåêò), çàðåºñòðîâàíèé â ôîíäîâî-îáë³êîâ³é äîêóìåíòàö³¿ ï³ä îäíèì íîìåðîì.

Îáë³êîâà äîêóìåíòàö³ÿ – ñèñòåìà äîêóìåíò³â, ÿêà ñêëàäàºòüñÿ ç äîêóìåíò³â ïåðâèííî¿ ðåºñòðàö³¿ (àêòè ïðî ïðèéìàííÿ ³ âèäà÷ó) òà ³íâåíòàðíèõ êíèã – êíèã íàäõîäæåíü îñíîâíîãî ôîíäó, íàäõîäæåíü íàóêîâî-äîïîì³æíîãî ôîíäó, òèì÷àñîâèõ íàäõîäæåíü, îáë³êó ñèðîâèííèõ íàóêîâèõ ìàòåð³àë³â, ðåºñòðàö³¿ àêò³â ³ äîêóìåíò³â íàóêîâî¿ ³íâåíòàðèçàö³¿, êîòð³é ï³äëÿãàþòü ìóçåéí³ ïðåäìåòè îñíîâíîãî ôîíäó, ùî íàä³éøëè íà ïîñò³éíå çáåð³ãàííÿ. Äî îáë³êîâî¿ äîêóìåíòàö³¿ íàëåæàòü òàêîæ êíèãè ðåºñòðàö³¿ ñàìèõ îáë³êîâèõ äîêóìåíò³â.

Ðåºñòðàö³ÿ ïåðâèííà – ïåðøà ñòàä³ÿ îáë³êó ìóçåéíèõ ôîíä³â, ï³ä ÷àñ ÿêî¿ ô³êñóþòüñÿ îñíîâí³ â³äì³íí³ îçíàêè ïðåäìåò³â ìóçåéíîãî çíà÷åííÿ â êíèç³ íàäõîäæåíü (ÊÍ) îñíîâíîãî àáî íàóêîâî-äîïîì³æíîãî ôîíäó íà ï³äñòàâ³ ðåçóëüòàò³â éîãî ïîïåðåäíüîãî âèâ÷åííÿ.

²íâåíòàðèçàö³ÿ íàóêîâà– äðóãà ñòàä³ÿ îáë³êó îñíîâíîãî ôîíäó, êîëè ô³êñóþòüñÿ ðåçóëüòàòè âèâ÷åííÿ ìóçåéíèõ ïðåäìåò³â ç ìåòîþ þðèäè÷íîãî çàêð³ïëåííÿ ïðåäìåòà çà â³äïîâ³äíîþ ìóçåéíîþ çá³ðêîþ ³ îõîðîíè íàóêîâèõ äàíèõ ïðî íüîãî.

²íâåíòàðíèé íîìåð – ïîðÿäêîâèé íîìåð îáë³êó ìóçåéíîãî ïðåäìåòà çà ³íâåíòàðíîþ êíèãîþ. ²íâåíòàðíèé íîìåð ïðîñòàâëÿºòüñÿ íà ïðåäìåò³ â ïðîöåñ³ íàóêîâî¿ ³íâåíòàðèçàö³¿, ñêëàäຠ÷àñòèíó îáë³êîâîãî ïîçíà÷åííÿ.

Ñêëàä ìóçåéíèõ ôîíä³â – ñóêóïí³ñòü êîíêðåòíèõ ïðåäìåò³â ³ ìàòåð³àë³â, ùî óòâîðþº ïåâíó ìóçåéíó çá³ðêó. Ñòðóêòóðà ìóçåéíèõ ôîíä³â âèçíà÷àºòüñÿ çã³äíî ç ïðîô³ëåì òîãî ÷è ³íøîãî ìóçåþ ³ ðåãóëþºòüñÿ ïðîöåñîì êîìïëåêòóâàííÿ òà âèâ÷åííÿì ìóçåéíèõ êîëåêö³é, à òàêîæ îñîáëèâîñòÿìè ¿õ çáåðåæåííÿ.

Наукова та практична цінність полягає у тому, що з розвитком музейної справи на України, виникає необхідність детального вивчення обліку музейних фондів та предметів, але ця галузь діловодства – музейне діловодство - не достатньо розвинуто на Україні, тому виникає потреба у вивченні та досліженні системи діловодства (організації діловодства) в музейній справі.

Дипломна робота складається з 4 розділів, переліка використаної літератури, та додатків.

У першому розділі висвітлюються такі важливі питання, як нормативно-правова та законодавча база музеїв (визначення основних законів, що регулюють музейну справу на Україні, визначення Центральним органом виконавчої влади у сфері музейної справи) а також висвітлені основні приорітетні напрямки музейної політики.

Другий розділ присвячен музейним фондам (надаються основні визначення, та описуються основні фонди – основний, науково-допоміжний та сировинних матеріалів).

У третьому розділі наведені основні вимоги обліку фондів, організація інвентаризації та реєстрації, вимоги до складання документів – актів, карток надходження та ін. Цей розділ присвячен темі дипломної роботи – організації діловодства, у цьому розділі визначаються основні питання обліку.

Четвертий розділ присвячен перспективам розвитку музейної справи, а також обліку документів та наведена Програма розвитку.

Далі наведені висновки та закінчує дипломную роботу перелік використаних джерел.

РОЗДІЛ 1. ФОРМУВАННЯ МУЗЕЙНОЇ СПРАВИ НА УКРАЇНІ

1.1. Історія розвитку музейної справи

На певному етапі стали зберігати предмети, пов'язані з релігійними уявленнями та естетичними потребами. Давні цивілізації, спочатку східні, а потім і античні, мали розвинуті колекції музейного типу: давньоєгипетські "будинки життя", колекції Ура (держава шумерів), античні музейони. У середні віки особливо активну роль у зібранні та зберіганні пам'яток відіграли церкви. У монастирях, замках, храмах з'являлися і прамузейні колекції – з творів мистецтв, історичних і наукових цінностей. З епохи Відродження музейні зібрання вже розглядаються як першоджерела науки, які використовуються для освіти і задоволення естетичних потреб: кунсткамери, натуралієнкамери, мюнцкабінети, музеуми.

У більш пізні часи музейні зібрання формуються з метою фіксації суспільного історичного досвіду, який передається від покоління до покоління, а музеї – як хранителі цього досвіду. Виникнення сучасних музеїв як спеціальних закладів датовано другою половиною XVII ст. Саме в цей період, коли в країнах Європи відзначався розквіт науки, мистецтва, літератури, техніки, з'явились різні колекції, що відобразили цілий ряд історичних аспектів розвитку суспільства. Перші музеї виникли на основі приватних колекцій, що збиралися однією людиною або представниками різних поколінь однієї родини. Вони були відкриті для публіки і відтворювали смаки та інтереси окремих колекціонерів. Публічні музеї були не чим іншим, як приватним зібранням, яке дозволяли оглядати в певні часи і на певних умовах ("у понеділок, вівторок та п'ятницю відчинено для всіх, у кого чисте взуття" – Хофбург, Відень, 1792 р.; "у середу та суботу, за виключенням дощових днів" – Прадо, Мадрид, 1820р.).

Для залучення відвідувачів у музеях іноді виставляли на показ кістки відомих злочинців. Наступний важливий крок у розвитку музеїв був зроблений у другій половині XVIII ст. В цей період відбувалося становлення ряду суспільних дисциплін одночасно з накопиченням та систематизацією зібрань відповідних джерел. Таким чином, діяльність музею вперше почала набувати наукового характеру. Музеї стали розглядатись як сховища культурно-історичної спадщини, наукових цінностей, технічного досвіду. В Україні попередниками музеїв були в княжу добу бібліотеки і ризниці церков і монастирів, скарбниці князів, згодом у XVI-XVIII ст. – колекції гетьманів, козацьких старшин, монастирів. Музеї ж як спеціальні заклади почали з'являтися у першій половині XIX ст. Це були переважно археологічні та історико-краєзнавчі музеї.

Протягом ХХ ст. музейна справа в Україні розвивалась, шукала нові методи та підходи в роботі, завдяки чому стали змінюватись і самі музеї. Із сховищ приватних колекцій вони поступово перетворювалися на центри наукових досліджень, а з часом – і просвітницької роботи. Не втрачаючи при цьому своїх попередніх функцій, музеї були визнані як заклади культури та дозвілля. В той же час складається концепція музею як багатофункціонального закладу, який спроможний різними шляхами слугувати суспільству з урахуванням інтелектуального рівня його членів. Історія музейної справи – це історія людства. Historia est vitae magistra (історія – вчитель життя). Цей вислів видатного давньоримського політичного діяча та оратора Цицерона.

Основним призначенням музеїв є збереження пам'яток минулого для майбутніх поколінь, а розвиток музейної справи є найбільш перспективним напрямком для досягнення цієї мети. У статті другій першого розділу Закону України "Про музеї та музейну справу", прийнятому у 1995 році, музейна справа характеризується як спеціальна галузь культурно-освітньої та наукової діяльності, яка здійснюється музеями щодо комплектування, збереження, вивчення і використання пам'яток природи, матеріальної і духовної культури.